Dieser Workflow-Profi meisterte die Aufgabenzuweisung in 30 Tagen mit Clockify
“Wir integrieren Clockify mit Asana. Starte einfach den Timer direkt dort – das spart so viel Zeit.”
– Jennifer Curfman
Zeiterfassung kann für viele von uns ein wunder Punkt sein.
Sie zwingt uns oft dazu, uns einer unangenehmen Wahrheit darüber zu stellen, wie wir unsere Zeit verbringen — etwa durch Ablenkungen oder indem wir ewig für Routineaufgaben brauchen. Wer gibt das schon gerne zu?
Lerne nun Alyssa Lang kennen, die Workflow Queen. Sie hat das Zeiterfassungs-Problem beim Schopf gepackt und ihr Zeitmanagement-Wissen in weniger als zwei Jahren zu einem florierenden Geschäft ausgebaut.
Alyssa begann damit, Workflow-Prozesse zu erstellen, um ihre Zeiterfassungsfähigkeiten zu verbessern. Jetzt lehrt sie Buchhalter und Wirtschaftsprüfer, wie sie Zeit sparen und ihre Praxen skalieren können.
Als treue Clockify-Nutzerin seit 2020 weiß Alyssa, wie sie ihren Workflow perfektioniert.
Wir haben uns mit Alyssa und Jennifer Curfman, der Content Creatorin der Workflow Queen, zusammengesetzt, um über alles rund um Clockify und Zeitmanagement zu sprechen.
Wer ist die Workflow Queen?
Alyssa Lang ist eine Vollzeit-Dozentin und Asana Certified Pro, die Buchhaltern und Wirtschaftsprüfern hilft, spezifische Prozesse und Technologien zu implementieren, um Zeit bei der täglichen Arbeit zu sparen.
Wie Jennifer uns erzählte, hatte Alyssa, bevor sie Workflow Queen gründete, bereits 5 Jahre lang eine Steuer- und Buchhaltungsfirma geleitet. Damals erstellte sie Systeme, um ihre Arbeitslast zu optimieren. Bald sah Alyssa, wie nützlich diese für andere in der Branche sein könnten.
Als sie erkannte, dass dies zu einem Geschäft ausgebaut werden könnte, überlegte Alyssa mögliche Namen, wie Jennifer erklärte:
“Sie wollte wirklich der ‚Workflow Ninja‘ sein, weil sie sich so fühlte! Aber der Name war bereits vergeben. Dann schrieb ihr jemand zufällig auf Facebook eine Nachricht, der eine 1-zu-1-Asana-Einrichtung für seine Buchhaltungsfirma wünschte, und er sagte: ‚Hey, ich habe gehört, du bist die Workflow Queen?‘ Und sie wusste — das war es.”
💡 Clockify Pro-Tipp
Wenn du im Rechnungswesen tätig bist, hast du wahrscheinlich einen engen Zeitplan. Lerne in dem folgenden Artikel, wie du die Kontrolle über dein Zeitmanagement übernimmst:
Zeiterfassung bei der BuchhaltungWas hat die Workflow Queen dazu bewogen, Clockify zu wählen?
Als Nächstes fragten wir Jennifer, warum Alyssa Clockify als ihren bevorzugten Team-Zeiterfasser gewählt hat:
“Als Alyssa ursprünglich Zeit erfasste, benutzte sie ein anderes Tool, aber die Benutzeroberfläche war nicht das, was sie wollte. Es fehlten einige Funktionen. Sie fand bald Clockify und ist seitdem dabei geblieben.”
Wie Alyssa bereits weiß, strebt unsere Zeiterfassungs-App ein einfaches, benutzerfreundliches Design an. Aber vielleicht noch wichtiger für unsere Gesprächspartnerin ist, wie gut Clockify mit Asana integriert ist.
Wenn du Asana-Nutzer bist, hier ist ein Video-Tutorial, wie du dieselbe Integration schnell einrichtest.
✉️ Wenn du Clockify-Nutzer bist (oder auch Pumble und Plaky, im Rahmen des CAKE.com-Bundles nutzt) und deine eigene Kunden-Erfolgsgeschichte in unseren Blogs vorstellen möchtest, kontaktiere uns unter pr@cake.com!
💡 Clockify Pro-Tipp
Die Zeiterfassung von Asana reicht nicht aus, wenn du detaillierte Analysen benötigst. Erfahre, wie du Clockify und Asana für den idealen Workflow verbindest:
Asana Zeiterfassung: So nutzt du es zur Verbesserung deines WorkflowsWelche Clockify-Funktionen sind für Workflow Queen unverzichtbar?
Das Workflow Queen Team ist sehr spezifisch in Bezug auf die Funktionen, die sie am meisten schätzen. Wir waren neugierig, wie sich ihre Zeitmanagement-Bedürfnisse von denen, sagen wir, eines Marketing-Unternehmens unterscheiden würden.
Schauen wir uns also die am häufigsten genutzten Clockify-Funktionen des Unternehmens an, laut Jennifer
Clockify-Funktion #1: Zeiterfassung
Jennifer veranschaulichte, wie die Zeiterfassung von Aufgaben in Clockify Teil ihres täglichen Ablaufs wurde:
“Grundsätzlich nutzen wir es im täglichen Ablauf so, dass wir jede einzelne Aufgabe, die wir erledigen, erfassen. Meine Beschreibung wäre buchstäblich so etwas wie: ‚Antworten auf Nachrichten.”
Offensichtlich ist das Protokollieren aller Aktivitäten in die Denkweise ihres Teams integriert. Mit Clockify zeigte Alyssa ihrem Personal, dass die Verfolgung jeder kleinen Aufgabe keine weitere Micromanagement-Praxis ist — es ist tatsächlich hilfreich. Jennifer bestätigte als Mitarbeitende diese Einstellung:
“Nach der Einstellung wird dir gesagt: ‚Hör zu, du wirst alles erfassen, was du tust.‘ Und es kommt nicht aus einem Aspekt des Micromanagements, sondern aus dem Aspekt, dass‚ unser Hauptziel in diesem Unternehmen ist, effizient zu sein.”
In der Praxis kannst du unseren Zeiterfasser nutzen, um:
- Zeit für Aufgaben mit dem Timer oder der Arbeitszeittabelle zu erfassen,
- Aufgaben nach Projekt, Tags und Abrechenbarkeit zu kategorisieren,
- erfasste Stunden manuell zu bearbeiten, und
- Pausenzeiten zu protokollieren.
💡 Clockify Pro-Tipp
Brauchst du Hilfe beim Start deiner Zeiterfassungsreise mit Clockify? Konsultiere unsere Anleitungen:
Zeitmanagement-RessourcenClockify-Funktion #2: Tags
Jennifer enthüllte auch, dass das Unternehmen regelmäßig Tags für eine bessere Organisation verwendet — aber mit einem innovativen Dreh:
“Wir verwenden Tags, um alles zu kategorisieren. Am Ende der Woche analysieren wir, wie viel Zeit wir für jede Aufgabe aufgewendet haben, und entscheiden: ‚Ist dies etwas, das wir minimieren müssen?‘ Wir verwenden Tags, um Aufgaben zu kennzeichnen, wie zum Beispiel ‚minimieren‘ oder ‚weitermachen‘.”
Wir fanden die Verwendung von Tags — nicht als Projekt- oder Aufgabenindikatoren, sondern als Anweisungen zum Handeln — wirklich klug. Ergo können Tags als sofortige Erinnerungen daran dienen, wie eine bestimmte Aktivität gehandhabt werden sollte, um deine Produktivitätsniveaus aufrechtzuerhalten oder zu maximieren.
💡 Clockify Pro-Tipp
Hast du Probleme, deinen vollen Terminkalender in Einklang zu bringen? Finde heraus, wie du Aufgaben für Spitzenleistungen priorisierst:
Vom Chaos zur Klarheit: So priorisierst du Aufgaben richtigClockify-Funktion #3: Integrationen
Alyssas Team nutzt auch die zeitsparenden Vorteile der Clockify-Integrationen, insbesondere Asana:
“Wir integrieren Clockify mit Asana, und das ist so hilfreich, weil wir Asana nutzen, um uns zu sagen, was wir den ganzen Tag über tun sollen. Wenn du den Timer direkt dort starten kannst, ist das eine enorme Zeitersparnis. Außerdem ist es einfach, daran zu denken, deine Zeit zu erfassen, weil es direkt dort ist.”
Wenn du neu bei Clockify bist, wird es dich freuen zu erfahren, dass unsere Integrationen auf allen deinen Geräten funktionieren. Tatsächlich ist unser Zeiterfasser in folgenden Formaten erhältlich:
- Webversion,
- Browser-Erweiterung,
- Desktop-App und
- Mobile App.
Abgesehen von Asana teilte Jennifer auch mit, dass sie den Timer von Clockify mit webbasierten Apps wie Google Docs und Google Sheets verwendet.
Die Workflow Queen: Nutze Clockify für die besten Ergebnisse
Unabhängig von ihrer gewählten Branche können die meisten produktivitätssteigernden Ratschläge von Alyssa auch auf ein breiteres Publikum angewendet werden. Als Jennifer gefragt wurde, wie man die Geschäftsleistung am effizientesten steigern kann, indem man Clockify nutzt, schlug sie vor:
“Wir empfehlen dir, es mindestens 30 volle Tage lang zu nutzen. Weil das ein voller Abrechnungszyklus ist. Und du kannst wirklich den Anfang und das Ende sehen von ‚okay, wohin geht meine Zeit in einem Monat?‘ Das ist die Mindestzeit, um eine gute Analyse zu erhalten.”
Alyssa unterstützt diesen Tipp mit positivem Kundenfeedback und sagt, dass Kunden nach diesen 30 Tagen oft angenehm überrascht von den Daten sind:
“Sie sind wirklich überrascht, wie viel Zeit sie für administrative Arbeit aufwenden. Wir nennen es ‚im Detaildschungel feststecken‘, wo du im Morast steckst und alles tust, nur um zu überleben. Das macht es unmöglich, das Geschäft zu skalieren und zu wachsen, weil du ständig all diese Dinge tust.”
Die Rolle von Clockify in den Zukunftsplänen von Workflow Queen
Um beide Gesprächspartner zu zitieren: Jede Minute zu erfassen, kann dir helfen, eine diszipliniertere und effizientere Person zu werden.
Neben besserer Disziplin und Produktivität bietet Clockify dem Team weitere Zeiterfassungs-Vorteile:
- Schaffung einer besseren Work-Life-Balance,
- Skalierung des Geschäfts schnell und strategisch, und
- Eliminierung von Zeitverschwendern von Anfang an.
Um die oben genannten Vorteile voll auszuschöpfen, verlässt sich Workflow Queen auf 3 leistungsstarke und dennoch erschwingliche Clockify-Funktionen:
- Erfassung der Zeit für alle arbeitsbezogenen Aufgaben,
- Nutzung von Tags zur Organisation und Optimierung von Aufgaben, und
- Synchronisierung von Clockify mit anderen Apps, um Zeit zu sparen.
