Respuestas a más de 45 preguntas sobre planillas de horarios
¿Te sientes preocupado que tus empleados puedan cometer fraude en las planillas de horarios? ¿O tienes problemas de entender las implicaciones legales y financieras de los datos de las planillas de horarios en general? Para disparar toda la confusión, aquí están las respuestas a las preguntas más comunes sobre las planillas de horarios.
1. ¿Qué es una planilla de horarios?
Una planilla de horarios es el registro de la cantidad de tiempo que un empleado ha pasado trabajando durante un período de tiempo fijo, como un día, una semana o un mes. Las planillas de horarios pueden también incluir la información en qué proyectos el empleado ha trabajado, para qué cliente y más.
2. ¿Quién inventó las planillas de horarios?
El primer nombre en la historia de control de tiempo que se vincula con el concepto moderno de una planilla de horarios es Williard Bundy. Inventó y luego patentó el primer reloj mecánico automático en 1888.
3. ¿Cómo funcionan las planillas de horarios?
Las planillas de horarios requieren que los empleados introduzcan sus horas trabajadas cada día. Los datos de tiempo pueden ser detallados, incluyendo las horas de inicio y fin de trabajo, descansos, horas extras, y más.
4. ¿Cuáles son los tipos de planillas de horarios?
Distinguimos las planillas de horarios según el período de tiempo que cubren y la información que requieren:
- Planillas de horarios mensuales,
- Planillas de horarios quincenales,
- Planillas de horarios semanales,
- Planillas de horarios bisemanales,
- Planillas de horarios diarias para empleados,
- Planillas de horarios diarias para supervisores,
- Planillas de horarios del proyecto, etc.
5. ¿Por qué tengo que llenar una planilla de horarios?
Como propietario de una empresa pequeña, necesitas las planillas de horarios para:
- Facturar a los clientes con precisión,
- Monitorear los costes del proyecto,
- Medir el desempeño de los empleados, y
- Seguir la eficiencia en el trabajo.
Lo más importante, las planillas de horarios te ayudan a pagar a tus empleados con precisión. Las planillas de horarios llenadas adecuadamente y a tiempo son obligatorias para el procesamiento de la nómina.
6. ¿La planilla de horarios es una tarjeta para fichar?
No, la planilla de horarios no es una tarjeta para fichar, pero las dos son muy similares. Ambas sirven como registros de horas que has trabajado. Sin embargo, una planilla de horarios registra más datos que una tarjeta de tiempo tradicional:
- Una tarjeta para fichar es una tarjeta con marca de tiempo destinada únicamente a registrar las horas de inicio y fin del empleado en el trabajo, es básicamente un sistema simple de fichaje de inicio y fin.
- Una planilla de horarios registra el tiempo trabajado en varias tareas y proyectos para la facturación del cliente y el procesamiento de la nómina.
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7. ¿La planilla de horarios es mejor que una tarjeta para fichar?
Si las planillas de horarios o tarjetas para fichar son mejores para tu empresa depende de tu industria. También varía dependiendo de si tus empleados trabajan en una oficina, desde casa o en el campo.
Por ejemplo, si estás gestionando un equipo que cambia entre tareas, planillas de horarios serían la mejor opción, ya que te permiten llenar esta información.
Por otro lado, si estás gestionando a los trabajadores de un restaurante que han establecido roles que no cambian, depender de tarjetas de fichar sería más práctico.
8. ¿Qué es una aplicación de planilla de horarios?
Una aplicación de planilla de horarios es una solución digital para control de tiempo en planillas de horarios. Este tipo de software típicamente te permite añadir horas de inicio y fin para proyectos. Las aplicaciones como Clockify pueden también calcular horas facturables para la nómina.
9. ¿Las startups realmente necesitan un software de planilla de horarios para realizar el seguimiento de los empleados y el desempeño del proyecto?
Las startups y otros negocios no son obligados legalmente a seguir el tiempo utilizando un software, pero el uso de un software de planilla de horarios sin duda puede facilitar el control de tiempo.
Si tu equipo de startup completa sus planillas de horarios regularmente, podrás:
- Facturar a los clientes de manera fácil y correcta,
- Pagar a tu equipo correctamente,
- Controlar el coste del proyecto, y
- Minimizar el tiempo dedicado a procesos manuales.
Además, las planillas de horarios te ofrecen informes precisos que sirven como prueba del trabajo y progreso de tu startup. Estos registros pueden resultar cruciales para ganar a potenciales inversores.
10. ¿Por qué es importante una planilla de horarios para la nómina?
Uno de los usos principales de las planillas de horarios completadas es calcular la nómina. La nómina se calcula en función de las horas de trabajo añadidas a la planilla de horarios. En esencia, así es como funciona:
- Los empleados completan sus planillas de horarios,
- Se suman las horas que trabajaron los empleados durante una semana o un mes, y
- La suma total por empleado se convierte a formato decimal y se multiplica por sus respectivas tarifas por hora (por ejemplo, 7,5 x 30 $ = 225 $).
Una opción es calcular la nómina manualmente (si tu empresa utiliza planillas de horarios físicas para realizar un seguimiento del tiempo de trabajo de los empleados). Sin embargo, automatizar el cálculo con un software de control del tiempo es la solución mucho más rápida y precisa.
11. ¿Cómo llenar correctamente una planilla de horarios para fines de nómina?
Para que se utilice la planilla de horarios con el propósito de la nómina, necesita tener:
- Nombre de empleado,
- Total de horas trabajadas,
- Horas extras, y
- Tarifa por hora.
12. ¿Cómo calcular las ganancias en base a una planilla de horarios?
Para calcular las ganancias que has obtenido en un proyecto particular utilizando un software de planilla de horarios, simplemente:
- Define tu tarifa por hora para ese proyecto, e
- Introduce todo el tiempo que has dedicado a ese proyecto.
Una vez que introduzcas tus datos, sólo tendrás que ver cómo el tiempo que has dedicado a trabajar en ese proyecto se multiplica automáticamente con tu tarifa por hora. Los resultados te muestran tus ganancias para ese proyecto.
13. ¿Cómo facturar una planilla de horarios?
La manera más fácil de facturar una planilla de horarios es utilizar un software de facturación. Sigue las horas facturables, y luego añade el total a tu factura.
Una vez que introduzcas el precio de unidad, el software de facturación calculará el importe total debido. Las aplicaciones como Clockify incluso te permiten seguir las horas facturables directamente en tu factura.
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14. ¿Qué es la congelación de planillas de horarios?
La congelación de planillas de horarios significa bloquear una planilla de horarios para que no se pueda editar. Muchas aplicaciones de planillas de horarios tienen esta opción. Por ejemplo, puedes bloquear las horas facturables que los empleados han registrado el mes pasado.
El propósito principal de congelar la planilla de horarios es asegurar que los datos se utilizan para la nómina o que las facturas no se puedan cambiar después.
15. ¿Es una planilla de horarios un documento legal?
Sí, las planillas de horarios son documentos legales, ya que la Ley de Normas Justas de Trabajo (FLSA, por sus siglas en inglés) requiere que los empleadores mantengan informes de horas que los empleados trabajan. Estos registros garantizan que los empleados reciban el pago justo y el tiempo libre y los beneficios a los que tienen derecho.
16. ¿Qué es el cumplimiento de planilla de horarios??
El cumplimiento de planilla de horarios está vinculado con una serie de leyes y agencias federales importantes, concretamente la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA) y la Agencia de Auditoría de Contratos de Defensa (DCAA).
Todos los empleados que se rigen por las normas y reglamentos de la FLSA (también conocidos como empleados no exentos) deben cumplir con los requisitos de mantenimiento de registros de la FLSA, incluyendo:
- Las horas trabajadas al día,
- Total de horas trabajadas a la semana,
- Tarifa por hora regular, y
- Pago por horas extras.
Para obtener más información sobre el cumplimiento de tus planillas de horarios, consulta nuestras guías sobre el cumplimiento de la FLSA y la DCAA.
17. ¿Qué es la atestación de la planilla de horarios?
La atestación de la planilla de horarios es el proceso en que un empleado confirma la precisión de la planilla de horarios. La atestación ayuda a los empleadores a verificar que la planilla de horarios no tenga discrepancias, garantizando una compensación justa de empleados.
18. ¿Quién es el responsable de la legitimidad de planillas de horarios, el empleador o el empleado?
Al final, es responsabilidad del empleador garantizar que los datos de tiempo proporcionados por el empleado sean correctos. Por esta razón, el propietario de la empresa, debería crear políticas claras para establecer las reglas para enviar las planillas de horarios. Esto minimizará las inconsistencias de las planillas de horarios, facilitándote garantizar su precisión.
19. ¿Qué industrias exigen que los empleados sigan sus horas de trabajo en una planilla de horarios?
Los empleados de todas las industrias pueden seguir el tiempo en planillas de horarios. El control de tiempo en planillas de horarios no se exige legalmente en ninguna industria. Sin embargo, la FLSA exige que todos los empleadores mantengan registros de tiempo, independientemente del formato que elijan.
20. ¿Cuándo tengo que llenar y enviar una planilla de horarios?
La hora exacta y la forma de enviar tus planillas de horarios dependerán de la política de planillas de horarios de tu empresa. Es mejor que rellenes tus planillas diariamente, mientras las tareas exactas en las que has trabajado están frescos en tu mente.
Luego deberás enviar tus planillas de horarios completas para su aprobación al aprobador de planillas de horarios asignado, antes de la fecha límite establecida por la empresa.
21. ¿Cómo prevenir el fraude en la planilla de horarios en tu empresa?
Puedes prevenir el fraude en las planillas de horarios en tu empresa al:
- Hacer políticas claras de planillas de horarios: con énfasis en las consecuencias que traerá el ignorar las políticas,
- Usar un software de planillas de horarios: para detectar inconsistencias más fácilmente, y
- Definir las reglas internas de control e informes de gestión: para ayudar a identificar irregularidades en la nómina, exceso de horas de trabajo y presupuesto excedido desde el principio.
Deberás establecer medidas disciplinarias para los infractores. Una vez que las personas conozcan las consecuencias de sus acciones, es más probable que sigan las reglas.
22. ¿Puede un empleador retener el pago de los empleados asalariados por una planilla de horarios tardía?
En los EE. UU., el empleador no puede retener legalmente el pago de sus empleados, incluso si no han enviado las planillas de horarios.
Por ejemplo, el Departamento de Relaciones Industriales de California claramente indica que los empleados deben recibir el pago a tiempo “independientemente de si se presenta la tarjeta de tiempo”. El sitio web oficial del estado de Oregón añade que un empleador no debe retrasar o negarse a emitir un cheque de pago como forma de acción disciplinaria, incluso si la planilla de horarios se envía con retraso.
El empleador es responsable de llevar un registro preciso de las horas trabajadas por los empleados. Si un empleado no lleva un control del tiempo de acuerdo con la política del empleador, es responsabilidad del empleador abordar la situación. Sin embargo, sigue estando legalmente obligado a pagar al empleado.
23. ¿Cómo llenar la sección de descanso de mi planilla de horarios de trabajo?
Para llenar la sección de descansos en tu planilla de horarios, simplemente introduce el tiempo que has dedicado a tu descanso. Bajo la ley federal, los descansos breves (entre 5 y 20 minutos) son compensables.
Sin embargo, el descanso para almuerzo (30 minutos o más) es típicamente tiempo no pagado. Incluso en este caso, los descansos aún se deberían añadir a la planilla de horarios por razones de cumplimiento.
24. ¿Puede un empleador cambiar una planilla de horarios?
Sí, un empleador puede cambiar una planilla de horarios: la FLSA requiere que las empresas mantengan registros de las planillas de horarios de sus empleados no exentos. La responsabilidad de la precisión de las planillas de horarios al final cae con el empleador.
Debido a esto, los empleadores tienen la discreción de cambiar los registros de tiempo de sus empleados. Sin embargo, deben asegurarse de que los registros de tiempo sean fieles al tiempo que trabajaron los empleados.
25. ¿Se consideran confidenciales las planillas de horarios de empleados?
Sí, las planillas de horarios de empleados son confidenciales, en ciertos casos. Una planilla de horarios se considera confidencial si contiene:
- Evaluación de rendimiento,
- Tiempo de baja, o
- Número seguro social.
Dicho de otra manera, es prohibido que el gobierno local proporcione acceso a estas planillas de horarios.
Si la planilla de horarios contiene solo la información sobre las horas de trabajo del empleado, es probable que cae bajo la Ley de Registros Públicos y no es confidencial. Estas planillas de horarios se utilizan para la nómina y se consideran registros financieros más que registros personales.
26. ¿Puedo recuperar salarios faltantes si mi empleador ha utilizado planillas de horarios defectuosas?
Sí, puedes tomar acción para recuperar tus salarios faltantes. Los empleados pueden experimentar uno o más de los siguientes problemas debido a las planillas de horarios incorrectas:
- Salarios mínimos no pagados,
- No recibir el pago por las horas trabajadas (incluyendo las horas extras), y
- Clasificación errónea de empleados.
Si aún no has recibido los salarios debidos bajo la FLSA, puedes presentar una queja con la División de Horas y Salarios (WHD, por sus siglas en inglés) del Departamento de Trabajo o presentar una demanda directamente contra tu empleador.
Sin embargo, antes de tomar cualquier acción legal, deberías intentar resolver el problema con tu empleador de manera informal. A lo mejor tu empleador o departamento de nómina hizo un error honesto, en cual caso, una conversación sencilla arreglará las cosas.
27. ¿La precisión diaria de una planilla de horarios es importante si el cheque final está igual?
Sí, la precisión de las planillas de horarios es esencial. Además de asegurar el cumplimiento legal, mantener las planillas de horarios correctas es vital para facturar a los clientes con precisión y establecer relaciones profesionales con clientes. Si el cliente demanda prueba de trabajo cuando ocurre un problema, podrás enviarle las planillas de horarios en un par de clics.
Sin embargo, si ocurre un problema y tus planillas de horarios no son suficientemente precisas, muchos problemas pueden afectar a tu negocio, incluso si tienes razón. Por ejemplo, puedes perder el contrato, el cliente puede pedirte por un reembolso de dinero y tu reputación podría verse dañada.
28. ¿Qué pasa si envío una planilla de horarios con retraso?
Enviar una planilla de horarios con retraso puede resultar en:
- Errores en la nómina,
- Retrasos con el cheque de pago y la facturación,
- Problemas con la gestión de proyectos,
- Disputas con clientes.
Dependiendo de la política de la empresa y la frecuencia de envíos retrasados de planillas de horarios, los empleados pueden enfrentarse a multas. Esto puede variar desde la acción disciplinaria (por ejemplo, aviso o suspensión escrita/verbal) hasta la terminación del empleo.
29. ¿Qué medidas de seguridad son necesarias para proteger datos confidenciales de la planilla de horarios?
Para una protección eficaz de datos confidenciales de las planilla de horarios los empleadores deben adoptar ciertas precauciones de seguridad:
- Medidas administrativas: hacer auditorías regulares, establecer políticas de ciberseguridad y realizar sesiones de formación en seguridad.
- Medidas técnicas: implementar Autenticación multifactor (MFA, por sus siglas en inglés) para iniciar sesión en el sistema de planillas de horarios, utilizando los VPNs para prevenir los terceros de interceptar datos confidenciales y actualizar regularmente tu software de planilla de horarios.
Como gerente de proyectos, puedes también proteger datos confidenciales de planillas de horarios de amenazas internas revisando los permisos de acceso. Por ejemplo, puedes restringir el acceso para los empleados que han dejado la organización o han cambiado su rol.
30. ¿Qué pasa si mientes en una planilla de horarios?
Mentir en tu plantilla de horarios te puede causar serios problemas.
Digamos que la política de la empresa te exige llegar al trabajo a las 7 a. m., pero llegas a las 7:20 a. m. y escribes que has llegado a las 7 a. m. Y una vez confrontado al respecto, mientes, diciendo que tu planilla de horarios está correcta.
Sin embargo, hay una manera fácil que cualquiera puede verificar esto, y las consecuencias de mentir pueden ser graves (por ejemplo, te pueden despedir o puedes enfrentarte a una multa civil). En algunos casos, el fraude en la planilla de horarios puede llevar a cargos criminales y fuertes multas.
Por lo tanto, lo mejor es reconocerlo, y admitir que mentiste. Así evitarás medidas disciplinarias severas en el trabajo, especialmente si es tu primera infracción.
31. ¿Puedo completar una planilla de horarios para otra persona?
Completar una planilla de horarios y añadir tiempo para otros es legal, especialmente si eres un supervisor que añade horas para fines de nómina. Sin embargo, la persona que trabajó estas horas necesita revisar la planilla de horarios antes de enviarla. Si hay inconsistencias, deberá notificar al supervisor.
Si todo es correcto, es habitual que el empleado y el supervisor firmen la planilla de horarios para verificar su exactitud.
32. ¿Mi ex empleador está obligado a proporcionarme una copia de mi planilla de horarios?
Si tu ex empleador está legalmente obligado a proporcionar acceso a tus planillas de horarios depende del estado de tu empleo. Ya que los EE. UU. carecen de una ley federal que gobierne el acceso de los empleados a sus archivos personales (incluyendo las planillas de horarios), este derecho depende de la ley estatal.
Por ejemplo, los empleadores en Alaska están obligados a permitir que sus empleados actuales y anteriores vean y copien sus archivos personales. Además, los empleados públicos en Texas pueden solicitar sus archivos bajo la Ley de Información Pública. Por lo contrario, los empleados privados no tienen este derecho (a menos que la política de la empresa lo permita).
33. ¿Cómo evitar que un usuario llene las planillas de horarios para proyectos antiguos?
Con Clockify, puedes evitar que los empleados llenen las planillas de horarios para proyectos antiguos al:
- Bloquear las planillas de horarios después de una cierta fecha, o
- Establecer un bloqueo automático en sus entradas de tiempo que se pone en marcha después de un punto fijo (por ejemplo, puedes establecer un bloqueo automático que entra en vigor el miércoles, y bloquea la edición de entradas de tiempo para las últimas 2 semanas).
Configurar un bloqueo automático es una opción excelente si te preocupas por no olvidar de bloquear las planillas de horarios manualmente.
34. ¿Cuándo se celebran los días festivos estatales?
Las ferias estatales se celebran en fechas específicas determinadas por cada estado de EE. UU. y pueden variar significativamente. Además, muchas ferias estatales se alinean con las fiestas federales.
La mayoría de las empresas de los EE. UU. con el PTO respetan los siguientes días festivos federales:
- Día de Año Nuevo (1 de enero),
- Día de los Caídos (último lunes de mayo),
- Día de la Independencia (4 de julio),
- Día del Trabajo (primer lunes de septiembre),
- Día de Acción de Gracias (cuarto jueves de noviembre), y
- Día de Navidad (25 de diciembre).
35. ¿Si eres contratista con una semana de vacaciones pagadas, la semana de vacaciones es 0 horas en una planilla de horarios o cae bajo tu tiempo total de proyecto?
Cómo se clasifica tu tiempo de vacaciones pagadas depende de la empresa en la que trabajes como contratista.
Digamos que tienes un contrato para 48 horas a la semana durante 20 semanas. Si tomas una semana de vacaciones pagadas, algunas empresas contarán este tiempo (48 horas) como vacaciones, es decir, el tiempo separado del proyecto. Otras lo contarán como parte del tiempo total del proyecto. Si no estás seguro de cómo añadir este tiempo a tu planilla de horarios, pregúntele al personal correspondiente en tu empresa contratada.
36. ¿Cómo programar una planilla de horarios?
Para asegurarte de que tu sistema de planilla de horarios funcione sin problemas, deberás diseñar un horario en el que tu equipo tenga que registrar una cierta cantidad de horas de trabajo dentro de un período de tiempo fijo.
Deberás también configurar un sistema de recordatorio que se asegure de que los empleados registren sus horas de trabajo programadas.
Clockify te permite establecer objetivos de seguimiento de tiempo para tu equipo. Luego la aplicación les recuerda automáticamente por correo electrónico si aún no han registrado sus objetivos de horas diarias/semanales/mensuales.
37. ¿Qué pone la gente en la planilla de horarios cuando va al baño?
Los descansos para ir al baño habitualmente tienden a caer en la categoría de los descansos breves. Por lo tanto, se consideran tiempo de trabajo remunerable.
Aunque típicamente no es obligatorio, es posible que algunos empleados necesiten registrar sus descansos para ir al baño si se establece en la política de su empleador. Esto permite a los empleadores:
- Seguir el tiempo general no productivo de los empleados, e
- Identificar el posible mal uso de tiempo (por ejemplo, si un empleador toma excesivos descansos para hacer llamadas telefónicas personales).
38. ¿Cómo crear una planilla de horarios en Jira u otras herramientas empresariales populares?
Para seguir el tiempo en Jira u otras herramientas empresariales populares para fines de planillas de horarios, utiliza las extensiones de Clockify para Chrome, Firefox, o Edge.
Podrás realizar un rastreo del tiempo en las tareas de Jira directamente desde Jira y sincronizarlas automáticamente con la versión web de Clockify. Luego podrás exportarlas en forma de planilla de horarios a Excel y CSV.
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39. ¿Cómo añadir horas extras a una planilla de horarios
Bajo las regulaciones de horas extras de EE. UU., los empleados no exentos por hora tienen derecho al pago de horas extras. Por lo tanto, deberían tener cuidado al añadir estas horas a sus planillas de horarios.
Una forma eficiente de añadir y calcular el pago de horas extras es usar una calculadora de tarjeta de tiempo. El pago de tus horas extras se calcula automáticamente según tu tarifa base de pago y tarifa de horas extras.
🎓 Los 5 pasos para calcular las horas extras para evitar errores de nómina
40. ¿Cómo medir los resultados creativos de los trabajadores que no llenen la planilla de horarios?
Si tus empleados no llenan sus planillas de horarios para medir sus resultados creativos, aún así puedes guiarlos hacia los resultados que quieres:
- Definiendo una mapa de ruta para tu proyecto o el producto que estás desarrollando,
- Asignando las tareas directamente a los miembros del equipo y luego pedirles estimaciones para la finalización de tareas, y
- Revisando el progreso de tareas regularmente a través de las reuniones diarias.
Sin embargo, completar las tareas del mapa de ruta en un orden aleatorio y adoptar una política flexible sobre la verificación del progreso puede dañar el proyecto y la productividad de tus empleados a largo plazo. En cambio, llenar las planillas de horarios resulta menos complicado al seguir y mantener el progreso del proyecto, incluso para los resultados creativos de los trabajadores.
41. ¿Cómo llenar una planilla de horarios si tu equipo ha pasado todo el día en una sesión de formación?
Cómo registras el tiempo que tu equipo dedica a las sesiones de formación interna depende de la política de tu empresa.
El tiempo dedicado a las sesiones de formación interna se puede categorizar bajo proyectos Formación o Desarrollo profesional.
Cuando registres tus horas de formación, vincúlalas a un proyecto específico (por ejemplo, Desarrollo profesional) y márcalas como no facturables para asegurar que están registradas correctamente.
42. ¿Cuáles son los desafíos comunes al implementar un nuevo sistema de planillas de horarios, y cómo superarlos?
Algunos desafíos comunes al implementar un nuevo sistema de planillas de horarios son:
- Resistencia de los empleados debido al miedo a lo desconocido,
- Dificultad al usar una herramienta de planilla de horarios compleja o no intuitiva,
- Problemas con integración, y
- Preocupaciones con la privacidad de datos.
Para hacer que la transición sea más fluida, explica los beneficios del nuevo sistema de planillas de horarios a tus empleados (como la productividad mejorada y el estrés reducido de los administradores). De esa manera, aceptarán los cambios rápidamente y se sentirán más motivados para usar el nuevo sistema consistentemente.
Además, para evitar la frustración de los empleados, asegúrate de que el sistema no sea demasiado complicado de usar. Después de todo, una herramienta de planilla de horarios debería facilitar el control de tiempo, no añadir más trabajo o confusión.
43. ¿Cómo los empleados pueden seguir su tiempo para tareas no facturables, como reuniones internas o desarrollo profesional?
Con una aplicación de planilla de horarios potente como Clockify, los empleados pueden registrar el tiempo dedicado a las tareas no facturables.
Para seguir el tiempo no facturable dedicado a las reuniones internas, haz lo siguiente:
- Abre la página de planilla de horarios en Clockify,
- Elige un proyecto (por ejemplo, Interno), y
- Añade tus horas de trabajo en el espacio correcto.
Luego, pasa el cursor sobre la entrada de tiempo, haz clic en los 3 puntos y deshabilita el interruptor Facturable para marcarla como no facturable.
Todas tus horas facturables y no facturables se categorizan en los informes de Clockify, donde las puedes analizar en más detalle.
44. ¿Qué es el tiempo no asignado, y cómo representarlo en una planilla de horarios?
El tiempo no asignado se refiere al tiempo que no ha sido asignado a una tarea, proyecto o cliente específico.
En una planilla de horarios, el tiempo no asignado puede representar el tiempo dedicado a:
- Descansos,
- PTO,
- Baja por enfermedad, o
- Trabajo administrativo no facturable.
🎓 Cómo seguir la asignación de recursos
45. ¿Cómo crear una planilla de horarios simple en Google Sheets o Excel?
Para crear una planilla de horarios en Excel y calcular las horas de empleados automáticamente, necesitas:
- Incluir las etiquetas básicas (intervalo de tiempo cubierto, nombre de empleado, tarifa de pago, etc.),
- Añadir etiquetas de planilla de horarios (día, horas de inicio y fin de trabajo, horas de inicio y fin de descanso, total de horas, etc.),
- Definir fórmulas de Excel para automatizar los cálculos,
- Formatear las celdas para tener más claridad, y
- Descargar tu planilla de horarios para una transparencia de clientes.
🎓 Plantilla gratuita de planilla de horarios de Excel (+ guía y mejores alternativas)
46. ¿Cómo podemos automatizar la compilación de planillas de horarios en toda la empresa?
Automatizar la compilación de planillas de horarios en toda la empresa solo es posible mediante el uso de un software de planillas de horarios. De esta manera, todas las planillas de los empleados se agrupan, ordenan y organizan en un lugar seguro.
Los empleados inician sesión en el software a través de sus cuentas personales y completan sus planillas; tú, como administrador, puedes rastrear y analizar el progreso de tu proyecto en tiempo real.
47. ¿Cuál es la relación entre el software de planilla de horarios y la productividad?
Seguir el tiempo con un software de planilla de horarios ha demostrado tener muchos beneficios para las empresas relacionados con la productividad. Algunos de estos incluyen:
- Desalentar la multitarea,
- Mejorar el enfoque en las prioridades,
- Fomentar la priorización,
- Mantenerse organizado y a tiempo,
- Mejorar la responsabilidad y transparencia del equipo, y
- Minimizar la pérdida de tiempo.
Puedes alcanzar excelentes resultados de trabajo si tus empleados llenan sus plantillas de horarios de papel con un bolígrafo o si utilizan un método diferente de planilla de horarios no electrónica.
Sin embargo, un software de planilla de horarios facilita una productividad mejor y la gestión de tiempo al automatizar estos procesos, haciendo que todo sea más fácil y eficaz.
Bonus: ¿Qué es un excelente software gratuito de planilla de horarios y rastreo del tiempo?
Para una solución de control de planillas de horarios simple, gratis y eficiente, prueba Clockify.
Obtendrás un software confiable de mantenimiento de registros que podrá almacenar meses y años de datos de planillas de horarios, para una cantidad ilimitada de:
- Usuarios,
- Proyectos,
- Tareas, y
- Clientes.
Dentro de la página de planilla de horarios de la aplicación, podrás:
- Añadir, eliminar y editar filas de planilla de horarios,
- Añadir tantos proyectos por día como necesites,
- Hacer que todo el tiempo que añades a la planilla se calcule automáticamente, y luego se mostrarán en la sección Informes de la aplicación,
- Copiar una plantilla de planilla de horarios con proyectos de la semana pasada y simplemente completar la plantilla con nuevos datos esta semana,
- Crear plantillas de planillas de horarios que puedes usar en cualquier momento, y
- Añadir tiempo para otros a través de la opción Compañeros.
También podrás exportar los datos de tu planilla en Excel, CSV y PDF para la facturación de los clientes o la nómina.
Utilizar una solución de planilla de horarios eficiente y fácil de usar como Clockify permite a los propietarios de pequeñas empresas y gerentes de proyectos:
- Seguir las horas de empleados correctamente (especialmente para el trabajo remoto o flexible),
- Prevenir el fraude en las planillas de horarios,
- Garantizar el cumplimiento de las leyes de trabajo y evitar problemas legales relacionados al cumplimiento de planillas de horarios,
- Ahorrar tiempo y reducir la carga administrativa, y
- Obtener mejor información sobre el rendimiento del equipo y la asignación de recursos.
Además, tener datos precisos sobre el control de tiempo garantiza una facturación precisa de los clientes y mejora la rentabilidad.
Clockify también ofrece soporte al cliente gratis y completamente humano (disponible 24/7 a través del chat, correo electrónico y teléfono) si tienes cualquier pregunta sobre la configuración o el uso de Clockify.
Agiliza el proceso de planilla de horarios y mejora las operaciones empresariales con una herramienta de planilla de horarios simple pero efectiva.
