Cómo un profesional financiero ahorra 4 horas por semana con Clockify
"La integración de Clockify funciona sin problemas y probablemente me ahorra 4 horas a la semana.”
– Ben Cole
El experto en finanzas y ventas Ben Cole es presidente de ERP Connect Consulting, una plataforma que ayuda a las empresas a gestionar todo el dinero que entra y sale del negocio.
A medida que creció la lista de clientes de Ben, la carga de trabajo se volvía cada vez más difícil de gestionar y predecir:
"Creo que el mayor obstáculo es lo inesperado. De momento tengo 6 o 7 reuniones más por hoy. Pero nunca sabes cuándo alguien va a llamar y necesitar algo.”
Resulta que Clockify fue una gran parte de la solución. Para descubrir cómo él y su equipo utilizan nuestro rastreador para ahorrar un montón de tiempo cada semana, hemos decidido hablar con Ben.
Cómo Clockify ayudó a Ben y a su equipo
Para mantenerse productivo durante cada día ajetreado, Ben necesita abordar su carga de trabajo de manera eficiente, al tiempo que compagina su vida personal y profesional:
“Diría que la principal cosa que tienen en común [mi vida personal y profesional] es que estoy muy ocupado. Ya sea intentando crear nuevos productos o encontrar nuevos clientes, o simplemente tratando de mantener el ritmo con mi vida personal, ya que tengo una prometida y tenemos un gato y un perro, y me encanta jugar al golf y esquiar.”
Para aprovechar al máximo cada día, Ben y su equipo utilizan una serie de tecnologías específicas, entre las que Clockify desempeña un papel fundamental:
Como era de esperar, sentíamos curiosidad por conocer las ventajas que Ben y su equipo habían tenido al utilizar nuestra aplicación de bloqueo del tiempo durante los últimos dos años.
Ventaja 1: Facturación automatizada
Clockify facilita a Ben la creación de facturas dentro de la plataforma y su envío a los clientes.
“No podría imaginar nuestra organización sin Clockify, ya que toma todos los registros de tiempo y los introduce directamente en una factura en mi sistema financiero. Luego, solo tengo que hacer clic en un botón y envía por correo electrónico todas mis facturas a mis clientes.”
Puesto que Clockify genera las facturas automáticamente según el tiempo registrado, Ben y su equipo ahorran un montón de tiempo que, de otro modo, habrían dedicado a crear facturas manualmente.
Además, las funciones de facturación de Clockify no dejan mucho margen para los errores, lo que reduce los problemas de facturación y aumenta la satisfacción de los clientes. Como resultado, su empresa cobra más rápido y fácil, sin ningún tipo de complicaciones.
Ventaja 2: Planificación más eficiente
Ben dice que el calendario de Clockify le ayuda a gestionar su horario ajetreado:
“Tengo esta reunión que puedo marcar como administrativa, y luego la siguiente reunión podría ser una reunión facturable con el cliente. Entonces, me ayuda mucho usar eso y al final del día entrar en Clockify y literalmente solo hacer clic en cada evento del calendario.”
Además, la vista de calendario permite al equipo de Ben trabajar transparentemente y obtener una vista clarísima de sus tareas, actividades y eventos:
“Básicamente, lo convierte en una entrada de tiempo facturable de cliente o en una entrada administrativa, y Clockify sigue cuánto tiempo todos trabajan. Así que el calendario definitivamente ocupa el primer puesto entre las funciones que uso.”
Ben también utiliza el calendario como una agenda de bloqueo de tiempo y un puntal de la productividad:
“En un día ajetreado, será difícil recordar las 15 reuniones diferentes que tuviste. Pero no pasa nada, ya están en mi calendario. Simplemente hago clic en ellas.”
En general, Ben está contento con Clockify porque le ahorra a él y a su empresa decenas de horas cada mes.
Ventaja 3: Seguimiento de tiempo más fácil
Clockify permite al equipo de Ben evitar una de las tareas más pesadas: registrar el tiempo:
“Lo último que quieres hacer es gastar 15 minutos introduciendo tu tiempo manualmente. Entonces, Clockify lo hace muy fácil, tanto por mi parte como por la del usuario.”
Con el quiosco de fichar de Clockify, Ben puede fácilmente seguir la asistencia de los empleados y obtener informes de fichajes. Pero, lo más importante, su equipo puede fichar su tiempo en cualquier momento, en línea o sin conexión, lo que es bastante conveniente.
Además, Ben no tiene que recordar a los miembros de su equipo que introduzcan sus entradas de tiempo. Clockify lo hace por él y envía recordatorios automáticos al equipo:
“Clockify tiene estupendas funciones para recordar a la gente que envíen sus horas. Entonces, no tengo que hacer un seguimiento con nadie. Clockify lo hace por mi, y he visto muy buenos resultados en cuanto a la rapidez con la que la gente está introduciendo su tiempo.”
Los recordatorios automáticos ahorran mucho tiempo a Ben cada semana, lo que libera sus horas de trabajo para tareas más productivas.
Ahorra horas cada semana con Clockify
El ejemplo de Ben nos muestra que siempre podemos hacer más sin tener que perjudicar nuestro equilibrio entre la vida laboral y la personal, aún con un horario ajetreado.
Para Ben y su equipo, gestionar su tiempo de trabajo con Clockify fue una parte clave de su éxito. Con Clockify, tú también puedes:
- Obtener facturas precisas automáticamente,
- Organizar tu tiempo de forma más eficiente, y
- Seguir el tiempo sin sobrecargar a nadie.
No te pierdas la oportunidad de multiplicar por diez tu productividad.
