Esta profesional de flujo de trabajo sobresalió en la distribución de tareas en 30 días con Clockify
“Integramos Clockify con Asana. Iniciar el temporizador justo allí, nos ahorra tiempo.”
– Jennifer Curfman
Seguir el tiempo puede suponer un problema para muchos de nosotros.
Nos suele hacer enfrentar la verdad incómoda sobre cómo pasamos el tiempo, como por ejemplo en las distracciones o gastando demasiado tiempo en tareas rutinarias. ¿Quién quiere admitirlo?
Pues, conoce a Alyssa Lang, la Workflow Queen. Tomó las riendas del seguimiento del tiempo y expandió su conocimiento sobre la gestión del tiempo en un negocio creciente en menos de dos años.
Alyssa empezó a crear los procesos de trabajo para mejorar sus habilidades de cronometraje. Ahora enseña a contables y contadores cómo ahorrar tiempo y ampliar sus prácticas.
Como un fiel usuario de Clockify desde el año 2020, Alyssa sabe cómo perfeccionar su flujo de trabajo.
Charlamos con Alyssa y Jennifer Curfman, la creadora de contenidos para Workflow Queen, sobre todo lo de Clockify y gestión del tiempo.
¿Quién es la Workflow Queen?
Alyssa Lang es una educadora a tiempo completo y Asana Certified Pro que ayuda a los contables y contadores a implementar procesos y tecnologías específicos para ahorrar tiempo en el trabajo diario.
Como nos cuenta Jennifer, antes de fundar Workflow Queen, Alyssa ya llevaba 5 años dirigiendo una empresa de contabilidad y asesoría fiscal. En aquella época, creaba sistemas para ayudar a simplificar su carga de trabajo. Pronto, Alyssa se dio cuenta cuán útil podían ser para los demás en el sector.
Al darse cuenta de que esto podía convertirse en un negocio, Alyssa pensó en posibles nombres, como explicó Jennifer:
“Ella realmente quería ser la “ninja del flujo de trabajo” porque así es como se sentía. Pero ese nombre ya estaba cogido. Entonces, alguien le envió un mensaje al azar por Facebook, queriendo hacer una configuración individualizada de Asana para su empresa de contabilidad, y le dijo: “Oye, ¿he oído que eres la reina del flujo de trabajo?”. Y ella supo que eso era lo que quería.”
💡 Consejo Pro de Clockify
Si te dedicas a la contabilidad, probablemente tengas una agenda muy apretada. Aprende a tomar las riendas de tu gestión del tiempo en el siguiente artículo:
Seguir el tiempo al hacer la contabilidad¿Qué llevó a Workflow Queen a elegir Clockify?
Luego, le preguntamos a Jennifer por qué Alyssa eligió Clockify como su controlador preferido del tiempo de equipo:
“Cuando Alyssa seguía el tiempo en el principio, usaba una herramienta diferente, pero la interfaz no era lo que quería. Le faltaban algunas funciones. Pronto encontró Clockify y no lo cambió.”
Como Alyssa ya sabe, nuestra aplicación de cronometraje tiene un diseño simple y fácil de entender. Pero, para nuestra interlocutora, más importante que eso es lo bien que Clockify se integra con Asana.
Si eres un usuario de Asana, aquí tienes un videotutorial sobre cómo configurar la misma integración.
✉️ Si utilizas Clockify (o utilizas Pumble y Plaky, dentro de CAKE.com Bundle) y te gustaría tener tu propio testimonio publicado en nuestro blog, ¡ponte en contacto con nosotros en pr@cake.com!
💡 Consejo Pro de Clockify
El seguimiento del tiempo de Asana erra el tiro en cuanto a la analítica detallada. Descubre cómo conectar Clockify y Asana para un flujo ideal de trabajo:
Seguimiento del tiempo de Asana: Cómo usarlo para mejorar tu flujo de trabajo¿Qué funciones de Clockify son esenciales para Workflow Queen?
El equipo de Workflow Queen es muy específico cuando se trata de las funciones que más utilizan. Nos interesaba cómo se difieren sus necesidades de gestión del tiempo en comparación con las personas de la industria de marketing.
Entonces, vamos a descubrir las funciones de Clockify más utilizadas por la empresa, según Jennifer.
Función 1 de Clockify: Rastreador de tiempo
Jennifer explica cómo el seguimiento del tiempo en Clockify se convirtió en parte de su rutina diaria:
“Esencialmente, la manera en lo usamos en nuestra estructura diaria es registrar cada tarea que realizamos. Literalmente, mi descripción sería: “Responder a mensajes”.”
Obviamente, registrar todas las actividades forma parte de la mente de su equipo. Con Clockify, Alyssa demostró a su equipo que el seguimiento de cada pequeña tarea no es una práctica de microgestión, sino que es útil de verdad. Jennifer, como empleada, confirma esto:
“Cuando te contratan, te dicen: “Mira, vas a registrar todo lo que haces.” Y no parece microgestión, se entiende como el propósito número uno de la empresa: ser eficiente.”
En práctica, puedes usar nuestro controlador de tiempo para:
- Controlar el tiempo dedicado a las tareas con el temporizador o planilla de horarios,
- Clasificar las tareas por proyecto, etiqueta y facturabilidad,
- Editar las horas registradas manualmente, y
- Registrar el tiempo de pausa.
💡 Consejo Pro de Clockify
¿Necesitas ayuda para empezar a utilizar Clockify para controlar tu tiempo? Consulta nuestras guías:
Recursos de gestión de tiempoFunción 2 de Clockify: Etiquetas
Jenniffer también reveló que la empresa utiliza habitualmente las etiquetas para mejorar la organización, pero con un toque innovador:
“Utilizamos etiquetas para clasificar todo. Al final de la semana, analizamos cuánto tiempo hemos dedicado a cada tarea y decidimos: ¿Es esto algo que debemos minimizar?. Así que utilizamos etiquetas para clasificar tareas como “minimizar” o “seguir haciendo”, por ejemplo.”
Nos pareció muy inteligente su uso de las etiquetas, no como indicadores de proyectos o tareas, sino como instrucciones para la acción. Por lo tanto, las etiquetas pueden servir como recordatorios instantáneos de cómo manejar una determinada actividad para mantener o maximizar tus niveles de productividad.
💡 Consejo Pro de Clockify
¿Te cuesta equilibrar tu apretada agenda? Descubre a continuación cómo priorizar tareas para obtener el máximo rendimiento:
Del caos a la claridad: cómo priorizar las tareas correctamenteFunción 3 de Clockify: Integraciones
El equipo de Alyssa también aprovecha las ventajas de ahorro de tiempo que ofrecen las integraciones de Clockify, especialmente Asana:
“Integramos Clockify con Asana y nos resulta muy útil, porque utilizamos Asana para saber qué hacer a lo largo del día. Poder poner en marcha el temporizador desde allí mismo supone un gran ahorro de tiempo. Además, es fácil acordarse de llevar un control del tiempo, porque lo tienes justo ahí.”
Si eres nuevo en Clockify, te alegrará saber que nuestras integraciones funcionan en todos tus dispositivos. De hecho, nuestro registrador de tiempo está disponible en los siguientes formatos:
- Versión web,
- Extensión para navegador,
- Aplicación de escritorio, y
- Aplicación móvil.
Además de Asana, Jennifer también compartió que utiliza el temporizador de Clockify con aplicaciones basadas en la web como Google Docs y Google Sheets.
Workflow Queen sobre cómo utilizar Clockify para obtener los mejores resultados
Independientemente del sector que haya elegido, la mayoría de los consejos de Alyssa para aumentar la productividad también pueden aplicarse a un público más amplio. Cuando se le preguntó sobre la forma más eficaz de aumentar el rendimiento empresarial utilizando Clockify, Jennifer sugirió:
“Te recomendamos que lo hagas al menos durante 30 días completos. Porque ese es un ciclo contable completo. Y así podrás ver realmente el principio y el final de ”vale, ¿dónde se va mi tiempo en un mes?”. Ese es el tiempo mínimo necesario para obtener un buen análisis.”
Alyssa respalda su consejo con comentarios positivos de los clientes, diciendo que a menudo salen de esos 30 días gratamente sorprendidos por los datos:
“Están realmente sorprendidos por la cantidad de tiempo que dedican a tareas administrativas. Lo llamamos “estar atrapado en la rutina”, es decir, estar sumido en el fango, haciendo todo lo posible por sobrevivir. Eso hace que sea imposible ampliar y hacer crecer el negocio, porque estás constantemente ocupado con todo.”
El papel de Clockify en los planes futuros de Workflow Queen
Haciéndonos eco de ambos interlocutores, llevar un control minucioso del tiempo puede ayudarte a ser una persona más disciplinada y eficiente.
Además de una mayor disciplina y productividad, Clockify ofrece al equipo otras ventajas en cuanto al control del tiempo:
- Crear un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal,
- Ampliar el negocio de forma rápida y estratégica, y
- Eliminar las pérdidas de tiempo desde el principio.
Para disfrutar plenamente de las ventajas mencionadas, Workflow Queen confía en tres potentes y asequibles funciones de Clockify:
- Registrar el tiempo dedicado a todas las tareas relacionadas con el trabajo,
- Usar etiquetas para organizar y optimizar las tareas, y
- Sincronizar Clockify con otras aplicaciones para ahorrar tiempo.
