Übersicht über Stundensätze
Verwalte deine Stundensätze in Clockify, um deine Zeitnachweise präzise zu halten und gleichzeitig deine Einnahmen korrekt abzubilden. Dies vereinfacht die Lohnabrechnung, Rechnungsstellung und Berichterstattung.
Clockify berechnet deine Gesamteinnahmen, indem die zugewiesenen Stundensätze auf deine abrechenbaren Zeiteinträge angewendet werden. Wenn du einen Bericht erstellst, multipliziert Clockify die Dauer eines abrechenbaren Zeiteintrags mit dem entsprechenden Stundensatz.
Aktiviere den Abrechnungssatz, indem du auf das $-Symbol bei deinem Zeiteintrag auf der Timer-Seite klickst.
Zeiteinträge werden standardmäßig als abrechenbar markiert.
Falls dein Team nicht auf Stundenbasis abrechnet, können Arbeitsbereichs-Admins die Einstellung „Abrechenbare Stunden aktivieren“ über die Arbeitsbereichseinstellungen > Tab „Berechtigungen“ deaktivieren. Dadurch werden die Abrechnungsfunktionen für alle (oder nur für reguläre Benutzer, je nach Wunsch) vollständig aus der Benutzeroberfläche ausgeblendet.
Berechtigungen #
Der Zugriff auf das Anzeigen und Bearbeiten von Stundensätzen wird strikt über die Benutzerrolle gesteuert:
| Rolle | Kann Stundensätze festlegen/bearbeiten | Umfang |
| Arbeitsbereichs-Admins | Ja | Für den gesamten Arbeitsbereich, jeden Benutzer und jedes Projekt. |
| Projektmanager | Ja (unter Vorbehalt) | Für Personen, die an ihren zugewiesenen Projekten arbeiten nur wenn die Einstellung the “Wer Abrechnungssätze sehen kann" in den Arbeitsbereichseinstellungen auf "Jeder" gesetzt ist. |
| Reguläre Mitglieder | Nein | Nicht zutreffend |
Wenn du verhindern möchtest, dass reguläre Benutzer das Währungssymbol sehen oder den Abrechnungsstatus ihrer Einträge ändern, kann ein Admin dies in den Arbeitsbereichseinstellungen > Berechtigungen einschränken (verfügbar in den kostenpflichtigen Plänen oder während des Testzeitraums).
Arten von Sätzen #
Clockify bietet 5 Stufen für Stundensätze, um dir maximale Flexibilität zu bieten. Falls mehrere Sätze für einen einzelnen Eintrag gelten, verwendet Clockify eine strikte Hierarchie, bei der ein spezifischerer Satz immer einen allgemeineren Satz überschreibt.
Hier ist die Hierarchie, von allgemein nach spezifisch:
Arbeitsbereichs-Stundensatz #
Der Arbeitsbereichssatz ist der Standard-Abrechnungssatz für alle abrechenbaren Zeiten im gesamten Arbeitsbereich, sofern dieser nicht durch einen spezifischeren Satz überschrieben wird.
Apex Digital, eine Agentur für Webentwicklung, hat ihren Arbeitsbereichs-Abrechnungssatz auf 100 $/Stunde festgelegt.
Wenn ein neuer Junior-Entwickler dem Team beitritt und Zeit für standardmäßige, nicht definierte interne Kundenarbeiten erfasst – oder wenn das Team kurzfristige Anfragen ohne formellen Vertrag übernimmt – wird deren Zeit automatisch mit 100 $/Stunde abgerechnet. Dies stellt sicher, dass keine erfasste Zeit versehentlich mit 0 $/Stunde unter den Tisch fällt.
Arbeitsbereichssatz festlegen #
Um einen Arbeitsbereichssatz festzulegen:
- Klicke auf das Drei-Punkte-Symbol neben deinem Arbeitsbereichsnamen
- Wähle Arbeitsbereichseinstellungen
- Scrolle nach unten zum Abschnitt Arbeitsbereichs-Abrechnungssatz
- Klicke auf Ändern, um den Satz zu bearbeiten
- Wähle eine der folgenden Optionen:
- Satz ab heute anwenden
- Satz auf alle vergangenen und zukünftigen Zeiteinträge anwenden
6. Klicke auf Speichern
Mitgliedssatz #
Der Mitgliedssatz gilt für alle Zeiteinträge, die ein bestimmtes Mitglied erfasst.
Sarah ist die Senior UX/UI-Designerin bei Apex. Aufgrund ihrer umfangreichen Erfahrung und der hohen Nachfrage ist ihre Zeit wertvoller als der Agenturdurchschnitt.
Der Admin legt Sarahs Mitglieds-Satz auf 150 $/Stunde fest. Ganz gleich, ob sie an der Landingpage von Kunde A oder der mobilen App von Kunde B arbeitet – ihre erfasste Zeit generiert automatisch einen Umsatz von 150 $/Stunde. Das restliche Standard-Team rechnet weiterhin mit dem Arbeitsbereichssatz von 100 $/Stunde ab. Diese Konfiguration kann auch für andere Teammitglieder vorgenommen werden, die je nach ihrer Rolle im Unternehmen einen anderen Satz haben könnten.
Mitgliedssatz festlegen:
- Gehe zur Seite Team
- Suche das Feld für den Abrechnungssatz neben dem Namen des Mitglieds in der Spalte Abrechnungssatz
- Klicke auf Ändern
- Gib den Abrechnungssatz ein
- Klicke auf Speichern
Projekt-Stundensatz #
Der Projekt-Satz gilt für alle Zeiten, die für ein bestimmtes Projekt erfasst werden.
Apex Digital übernimmt die Neugestaltung der Website für die lokale gemeinnützige Organisation City Rescue Mission. Um die Wohltätigkeitsorganisation zu unterstützen, vereinbart Apex einen ermäßigten Pauschalsatz für das gesamte Projekt.
Der Projektmanager legt den Projekt-Satz für das Projekt City Rescue Mission Redesign auf 75 $/Stunde fest. Selbst wenn Sarah (deren Mitglieds-Satz eigentlich 150 $/Stunde beträgt) Zeit für dieses Projekt erfasst, wird ihre Zeit mit dem ausgehandelten Satz von 75 $/Stunde abgerechnet. Dies stellt sicher, dass dem Kunden gemäß dem spezifischen Vertrag der korrekte Betrag in Rechnung gestellt wird, ohne dass die individuellen Profile aller Beteiligten angepasst werden müssen.
Projekt-Satz festlegen #
Um einen Projekt-Satz festzulegen:
- Gehe zu Projekte
- Klicke auf das jeweilige Projekt
- Gehe zum Tab Einstellungen
- Suche Projekt-Abrechnungssatz
- Klicke auf Ändern
- Gib den Betrag des Projekt-Satzes (pro Stunde) ein
- Wähle aus, wie der Satz angewendet werden soll:
- Ab dem aktuellen Tag oder
- Für vergangenen und zukünftige Zeiteinträge
8. Klicke auf Speichern
Aufgaben-Stundensatz #
Ein Aufgaben-Satz ist ein festgelegter Satz für eine spezifische Aufgabe innerhalb eines Projekts.
Bei einem großen E-Commerce-Projekt gibt es die Anforderung, eine personalisierte Produktempfehlungs-Engine zu erstellen, was das Training komplexer, maßgeschneiderter KI-Modelle beinhaltet. Dies ist eine Premium-Dienstleistung, die mehr kostet als die standardmäßige Webentwicklung.
Der Projektmanager erstellt eine Aufgabe namens „Custom AI Model Training“ und legt den Aufgaben-Satz auf 200 $/Stunde fest. Wenn ein Standard-Entwickler oder Sarah (die Designerin) Zeit für diese spezifische Aufgabe erfasst – zum Beispiel um die Benutzeroberfläche vorzubereiten oder Daten zu formatieren –, wird ihre Zeit auf den Aufgaben-Satz von 200 $/Stunde angehoben und dem Kunden entsprechend in Rechnung gestellt.
Aufgaben-Satz festlegen #
To set a task rate:
- Gehe zu Projekte
- Klicke auf das jeweilige Projekt
- Klicke auf Ändern neben der Aufgabe, für die du einen Satz festlegen möchtest
- Gib den Satz im Pop-up-Fenster ein
- Klicke auf Speichern
Projektmitglieds-Stundensatz #
Der Projektmitglieds-Satz ist ein spezieller Satz für ein bestimmtes Mitglied innerhalb eines Projekts.
Apex zieht Elliot hinzu, einen hochspezialisierten externen Datenwissenschaftler, für die KI-Aufgabe. Elliots Vertrag sieht vor, dass seine Arbeit mit einem Premium-Satz abgerechnet wird – ganz gleich, was er innerhalb des Projekts tut.
Der Admin legt für Elliot im E-Commerce-Projekt einen Projekt-Mitglieds-Satz von 350 $/Stunde fest. Selbst wenn Elliot Zeit für die Aufgabe „Custom AI Model Training“ erfasst (die für den Rest des Teams normalerweise bei 200 $/Stunde gedeckelt ist), überschreibt Elliots individueller Satz diesen Wert. Seine Zeit wird mit 350 $/Stunde abgerechnet. So wird sichergestellt, dass die Agentur seine Expertise unabhängig von der jeweiligen Aufgabe korrekt in Rechnung stellt.
Projektmitglieds-Satz festlegen #
Um einen Projekt-Mitglieds-Satz festzulegen:
- Gehe zu Projekte und wähle das entsprechende Projekt aus
- Klicke auf den Tab Zugriff
- Suche den Namen des Mitglieds und klicke auf Ändern neben dem Betragsfeld
- Gib den neuen Satz ein
- Wähle aus, ab wann die Sätze angewendet werden sollen
- Klicke auf Speichern
Benutzerdefinierten Satz für einen Kunden festlegen #
Wenn du einem bestimmten Kunden einen anderen Satz als deinen Standard-Arbeitsbereichssatz berechnest, folge diesen Schritten:
- Gehe zur Seite Projekte
- Erstelle ein neues Projekt und weise es einem Kunden zu
- Klicke auf den Projektnamen, um es zu öffnen
- Wechsel zum Tab Einstellungen
- Gib im Abschnitt Projekt-Abrechnungssatz deinen gewünschten Stundensatz ein
Einmalige Sätze #
Es ist nicht möglich, einen benutzerdefinierten Abrechnungssatz direkt einem einzelnen, spezifischen Zeiteintrag zuzuweisen.
Falls du einen speziellen Satz für einen einmaligen Eintrag benötigst, verwende ein Tag, um ihn zu kennzeichnen. So weißt du bei der Erstellung der Abschlussrechnung genau, welchen Betrag du in Rechnung stellen musst.
Gehe dazu wie folgt vor:
1. Gehe zur Seite Timer
2. Gib die Aufgabe bzw. das Projekt ein
3. Klicke auf das Tag-Symbol
4. Wähle das Tag aus, der für den einmaligen Satz gilt
Du kannst ein Tag erstellen, falls du dies noch nicht getan hast, indem du den Namen des Tags (z. B. #80proStunde) eingibst und auf Tag erstellen klickst.
Benutzerdefinierte Währungen festlegen #
Nur Besitzer und Admins des Arbeitsbereichs können die Währung bearbeiten. Sobald sie geändert wurde, gilt sie für das gesamte Konto, einschließlich aller Abrechnungssätze.
Standardmäßig verwendet Clockify USD. Du kannst die Währung deines Arbeitsbereichs jedoch jederzeit ändern.
Um dies zu tun:
- Gehe zu Arbeitsbereichseinstellungen
- Suche den Abschnitt Währungen
- Klicke auf Bearbeiten
- Gib die neue Währung ein
- Klicke auf Schließen
- Wähle die neu erstellte Währung im Drop-down-Menü aus
Die Änderungen werden automatisch gespeichert.
Abrechenbarkeit von Projekten und Aufgaben #
Du kannst festlegen, ob Projekte oder einzelne Aufgaben standardmäßig abrechenbar oder nicht abrechenbar sind. Das bedeutet, dass alle neuen Einträge zunächst gemäß deiner Auswahl voreingestellt werden. Dies erspart deinem Team, das $-Symbol bei jedem einzelnen Zeiteintrag manuell anklicken zu müssen.
Um dies zu tun:
- Gehe zur Seite Projekte und wähle ein Projekt aus
- Gehe zum Tab Einstellungen
- Schalte den Standard-Abrechnungsstatus des Projekts ein oder aus
Umgang mit historischen Sätzen #
Wenn du einen Stundensatz aktualisierst (zum Beispiel bei einer Gehaltserhöhung eines Teammitglieds von 20 $/Std. auf 40 $/Std.), gilt der neue Satz nur für neue Zeiteinträge, die ab diesem Moment erstellt werden.
Bestehende Einträge behalten den historischen Satz bei, um sicherzustellen, dass deine vergangenen Berichte und Rechnungen rechtlich und finanziell korrekt bleiben.
Hinweis: Du kannst den exakten Stundensatz jedes historischen Eintrags einsehen, indem du im Detaillierten Bericht mit der Maus über den Betrag fährst oder die Daten als CSV/Excel exportierst.
Neue Sätze rückwirkend anwenden #
Wenn du einen historischen Satz überschreiben und einen neu aktualisierten Satz auf vergangene Zeiteinträge anwenden möchtest, hast du zwei Möglichkeiten:
Option A: Rückwirkende Aktualisierung (Verfügbar in allen kostenpflichtigen Plänen)
- Wenn du einen Satz in den Einstellungen änderst, wirst du gefragt, ob du den neuen Satz rückwirkend auf alle bestehenden Einträge gleichzeitig anwenden möchtest.
Option B: Manuelle Aktualisierung
Da Zeiteinträge immer den aktuellsten gültigen Satz übernehmen, wenn ihr Abrechnungsstatus aktualisiert wird, kannst du eine manuelle Aktualisierung erzwingen:
- Gehe zum Timer oder zum Detaillierten Bericht
- Click the $ (billable icon) to mark the entry as non-billable
- Klicke erneut darauf, um ihn wieder als abrechenbar zu markieren. Diese Aktion setzt den Eintrag zurück, sodass er den neuesten geltenden Satz zieht
Du kannst dies einzeln tun oder die Massenbearbeitung nutzen, um mehrere Einträge gleichzeitig zu aktualisieren.
Um den versehentlichen Verlust historischer Sätze durch manuelle Bearbeitung zu verhindern, nutze die Funktion Arbeitszeittabellen sperren, damit reguläre Benutzer vergangene Zeiteinträge nicht mehr bearbeiten können. Alternativ kannst du die Genehmigungsfunktion nutzen, um Zeiterfassungsbögen einzufrieren, sobald sie überprüft wurden.
Zusätzlich zu den Abrechnungssätzen hast du die Möglichkeit, Kostensätze festzulegen. Diese ermöglichen es dir, die Kundengebühren mit den Teamkosten zu vergleichen und die Gesamtrentabilität zu überwachen. Erfahre mehr über Kostensätze.