Zeit mit einem Kiosk erfassen

Du kannst deine Mitarbeiter über ein gemeinsames Gerät ein- und ausstempeln lassen. Später kannst du ihre erfasste Zeit und Anwesenheit in Berichten einsehen.

Wenn du Mitarbeiter hast, die keine E-Mail-Adresse besitzen, kannst du sie als eingeschränkte Mitglieder hinzufügen, die sich nur über den Kiosk einstempeln.

Kiosk ist eine kostenlose Funktion, die allen Benutzern zur Verfügung steht.

Für eine umfassende Anleitung zum Einstempeln und Ausstempeln über Kiosk sieh dir das Video an und folge den Anweisungen unten.

Kiosk erstellen

Bevor du beginnst, stelle sicher, dass der Kiosk-Modus in deinen Arbeitsbereichseinstellungen > Tab Allgemein aktiviert ist.

Im Abschnitt Authentifizierung zum Einstempeln wähle die Authentifizierungsmethode: QR Code oder PIN (4- oder 6-stellig).

So erstellst du einen Kiosk:

1. Gehe zur Seite Kiosk in der Seitenleiste
2. Klicke auf Kiosk erstellen
3. Gib den Name des Kiosks ein (keine Sonderzeichen erlaubt; z. B. Westside Bar: Personal)
4. Wähle Mitglieder aus, die den Kiosk benutzen dürfen
5. Wähle optional ein Standardprojekt aus (die gesamte erfasste Zeit wird dorthin gebucht, sofern dies nicht geändert wird)

Aktiviere die Option Authentifizierung erforderlich. Dadurch müssen Benutzer sich authentifizieren, bevor sie sich über den Kiosk anmelden können – unter Verwendung der Authentifizierungsmethode, die du in den Arbeitsbereichseinstellungen festgelegt hast.

Klicke auf Erstellen, um den Vorgang abzuschließen.

Jedes Mal, wenn du die Authentifizierungsmethode für das Anmelden am Kiosk bearbeitest oder aktivierst, erhältst du eine CSV-Datei mit neu generierten PINs/QR-Codes für deine Mitarbeiter.

Kiosk starten #

Diese Aktion wird von Admins durchgeführt, wenn in den Kiosk-Starteinstellungen nicht anders festgelegt ist.

Kiosk kann über einen Link auf jedem Gerät im Browser gestartet werden (jedes Tablet, jeder Computer oder jedes Telefon, keine spezielle Ausrüstung erforderlich).

Um einen Kiosk zu starten:

1. Öffne den Kiosk-Link auf einem beliebigen Gerät (z. B. Tablet, Computer oder Telefon)
2. Melde dich mit deinen Admin-Anmeldedaten an

Du benötigst keine spezielle Hardware.

Nur zugewiesene Benutzer können sich über diesen Kiosk anmelden.

Starteinstellungen konfigurieren #

Wenn du die Standardberechtigungen für den Start ändern möchtest, kannst du dies in den generellen Arbeitsbereicheinstellungen > im Abschnitt Kiosk-"Starteinstellungen" tun:

• Schalte den Schalter um, wenn du die Anmeldung beim Öffnen des Kiosklinks erforderlich machen möchtest
• Markiere das Kontrollkästchen, um zu wählen, wer den Kiosk starten darf

Im Abschnitt "Wer sich anmelden und den Kiosk starten kann" kannst du Berechtigungen anpassen, sodass auch Projekt- und Team manager den Kiosk starten können.
Falls du die Option "Kiosk-Anmeldung erforderlich" aktivierst, müssen sich Admins/Manager beim Kiosk anmelden, bevor Benutzer einstempeln können. Wenn diese Option deaktiviert ist, kann jeder mit dem Kiosklink den Kiosk starten.

Einstempeln / Ausstempeln #

Abhängig von der Authentifizierungsmethode:

Anmelden per QR-Code #

Bevor du dich über den QR-Code am Kiosk anmelden kannst, musst du diese Authentifizierungsmethode zuerst in den Arbeitsbereichseinstellungen aktivieren.

So meldest du dich über QR-Code am Kiosk an: 

1. Öffne deine Kiosk-App
2. Wähle QR-Code scannen
3. Scanne deinen persönlichen QR-Code (per E-Mail gesendet)

Falls der QR-Code fehlschlägt, kannst du als Ersatzlösung deine 6-stellige PIN verwenden.

After you scan it, you’ll be able to clock in to kiosk.

Clock in via PIN (4- or 6-digit) #

Prior to being able to log in to kiosk via PIN code, you first need to enable this authentication method in the Workspace settings.

To log in to kiosk via PIN code:

1. Kiosk starten
2. Choose your profile
3. Enter your personal PIN
4. Klicke auf Einstempeln

Mitarbeiter, die eingestempelt sind, haben einen grünen Punkt neben sich auf der Kiosk-Liste.
When done, do the same to Ausstempeln.

Beachte, wenn du dich nicht ausstempelst, läuft dein Timer auch dann noch, nachdem der Kiosk automatisch gesperrt wurde.

To see who’s currently clocked-in in the web app, go to the team Dashboard.

Wenn du die Funktion Pausen aktiviert hast, kannst du eine Pause beginnen, sobald du dich am Kiosk anmeldest.

Projekt/Aufgabe wählen #

Um ein Projekt oder eine Aufgabe zu wählen, solltest du:

1. Zum aktivierten Kiosk navigieren 
2. Auf die Schaltfläche "Projekt auswählen" tippen
3. Du erhältst eine Liste mit allen Projekten/Aufgaben
4. Um dich bei einem Projekt anzumelden, solltest du darauf tippen, oder erweitern und eine bestimmte Aufgabe auswählen

Jede Änderung an Projekten oder Aufgaben betrifft auch die Web-App.

Zwischen Projekten/Aufgaben wechseln #

If you’d like to, you can start working on a different project or task in kiosk.

To switch project/task:

1. Open the project list
2. Pick new project/task
3. Tippe auf Schalter

Das Wechseln zum anderen Projekt oder zur anderen Aufgabe stoppt den aktuellen Zeiteintrag und startet einen neuen.

All the changes made here, sync to your main Clockify workspace.

Clock in for others (Universal PIN) #

If needed, an admin (or someone with the kiosk Universal PIN) can clock in/out other employees:

1. Zum Kiosk gehen
2. Das Profil der Person auswählen
3. Enter that kiosk’s Universal PIN (if required)
4. Tap clock in/out (or start/finish break)

Owner & admin must always use their personal PIN code. Universal PIN code doesn’t apply to them.

Weitere Informationen zum Einstempeln für andere mit der PIN findest du in diesem Artikel.

Manage kiosk #

Admins can edit, deactivate or delete kiosk any time.

If deactivated, the kiosk URL stops working and employees can’t clock in.

If deleted, the URL disappears and entires lose kiosk-metadata (time entries stay, but kiosk info is removed).

Kiosks stay open for 24h by default. After that, admin must relaunch them. For longer sessions or multiple devices, a paid plan is required.

Wenn du einen STANDARD-Plan nutzt und das Firmenlogo in den Arbeitsbereichseinstellungen hochgeladen hast, wird dein Logo auf deinem Kiosk angezeigt.

Close kiosk #

Wenn du einen Kiosk schließt, werden die vorhandenen Benutzer nicht ausgestempelt. Du solltest dich also vergewissern, dass alle Benutzer ausgestempelt sind, sonst können sie ihren Timer nicht stoppen (der Administrator muss dies für sie in der Web-App tun, indem er ihren Kalender besucht und den Timer in ihrem laufenden Zeitabschnitt stoppt).

So schließt du einen Kiosk:

1. Dein Admin-Profil auf dem Kiosk wählen
2. Deine PIN (bei Bedarf) eingeben
3. Choose Close kiosk in the lower left corner

Subscription downgrade  #

If admin downgrades: 

• On a Free plan QR code is disabled until upgrade
• On a Basic plan, the system switches to a 6-digit PIN authentication method and notifies the admin about it

Kiosk-Berichterstellung #

Die Benutzer können sehen, wie viel Zeit sie in dieser Woche und an diesem Tag erfasst haben, wenn sie sich in ihrem Profil anmelden.

All time entries made via kiosk are visible in Clockify reports:

• Team Dashboard – who is clocked in now
• Zusammenfassung und wöchentlicher Bericht - zusammengefasste Zeit nach Benutzer, Datum und Projekt
• Detaillierter Bericht – full list of clock in / out data (can be exported as PDF, CSV, Excel)

Um die Zeit in Berichten nach Kiosk zu filtern, musst du zunächst den Kioskfilter einblenden, indem du auf das Filterdropdown klickst und den Kioskfilter auswählst. Danach kannst du alle Daten nach Kiosk sehen und filtern.

Access kiosk from other devices #

Um einen schnellen Zugriff auf den Kiosk vom Tablet aus zu ermöglichen und ein versehentliches Verlassen zu verhindern, solltest du den Link an den Startbildschirm anheften.

iOS #

1. Link zum Kiosk in Safari öffnen
2. Teilen
3. Zum Startbildschirm hinzufügen
4. Deine Tastenkombination benennen
5. Zu Einstellungen > Bedienungshilfen > Allgemein > Geführter Zugriff gehen
6. Tastenkombination für Bedienungshilfen aktivieren
7. Zu deinem Startbildschirm gehen und die Tastenkombination für Kiosk öffnen
8. Den geführten Zugriff durch dreifaches Klicken auf die Schaltfläche “Startseite” starten
9. Zu Optionen in der linken unteren Ecke gehen und alle Optionen außer Touch und Tastatur deaktivieren
10. Geführten Zugriff fortsetzen

Weitere Informationen: Geführter Zugriff (iOS) | Eine Tastenkombination hinzufügen (iOS)

Android #

1. Zu Einstellungen gehen
2. Zu Sicherheit & Standort > Erweitert > Anheften von Apps gehen (Wenn du dies nicht finden kannst, solltest du dich an den Gerätehersteller wenden)
3. Anheften von Apps aktivieren
4. Link zum Kiosk in deinem Browser öffnen
5. Nach oben in die Mitte des Bildschirms wischen
6. Auf das Symbol des Browsers tippen
7. Auf Anheften tippen

Weitere Informationen: Anheften von Apps (Android)