Modifier les saisies pour les membres de l’espace de travail
En tant qu’administrateur ou propriétaire d’espace de travail, vous avez la possibilité de modifier les saisies de temps pour le compte des membres de votre équipe, que ce soit pour corriger des erreurs, ajouter du temps manquant ou garantir l’exactitude des feuilles de temps. Ce guide vous explique comment ajouter, modifier et gérer les saisies de temps pour d’autres personnes, ainsi que comment gérer les soumissions et les approbations de temps.
Fonctionnalités clés et autorisations #
Qui peut modifier les saisies de temps ? #
- Les propriétaires et administrateurs de l’espace de travail peuvent ajouter ou modifier les saisies de temps pour n’importe quel membre de l’équipe, y compris pour eux-mêmes
- Les chefs d’équipe peuvent modifier les saisies de temps si cette fonctionnalité est activée dans les paramètres de l’espace de travail
- Les utilisateurs standard peuvent uniquement modifier leurs propres saisies de temps
Autorisations de modification pour les saisies de temps #
- Propriétaire: peut consulter et modifier les feuilles de temps de tous les membres et les siennes propres
- Administrateur: peut consulter et modifier les feuilles de temps de tous les membres et les siennes propres
- Chef d’équipe: peut modifier les heures de travail des membres de son équipe si cette option est activée par le propriétaire dans les paramètres de l’espace de travail
- Utilisateur standard: ne peut modifier que ses propres saisies de temps
Comment modifier les saisies de temps pour d’autres personnes #
Pour ajouter ou modifier les heures d’un membre de l’équipe dans sa feuille de temps, procédez comme suit :
- Accédez à la page Feuille de temps depuis la barre latérale de votre espace de travail
- Cliquez sur le bouton Collègues
- Sélectionnez le collègue dont vous souhaitez consulter la feuille de temps (vous pouvez choisir parmi les utilisateurs actifs, inactifs ou tous les utilisateurs)
- Sélectionnez le projet ou la tâche auquel le temps doit être ajouté ou modifié
- Saisissez ou modifiez les heures travaillées, la date et tout autre détail supplémentaire
- Enregistrez les modifications
Si la page Feuille de temps n’apparaît pas dans votre barre latérale, il se peut qu’elle doive être activée dans les paramètres de votre espace de travail.
Ajouter du temps à partir des rapports détaillés #
Pour un contrôle plus précis des saisies de temps, vous pouvez ajouter du temps pour un membre de l’équipe directement à partir de la page Rapports détaillés.
Pour ajouter du temps à partir des rapports détaillés :
- Passez la souris sur Rapports dans la barre latérale et sélectionnez Détaillé
- Cliquez sur le bouton Ajouter du temps pour les autres en haut de la page
- Cliquez sur Sélectionner un utilisateur et choisissez les membres de l’équipe ou les groupes d’utilisateurs pour lesquels vous souhaitez ajouter du temps
- Saisissez les détails relatifs au temps :
- Ajoutez l’heure de début, l’heure de fin et la date
- Vous pouvez également, si vous le souhaitez :
- Ajouter une description pour la saisie de temps
- Sélectionner un projet
- Ajouter des tags pour faciliter la catégorisation
- Indiquer si le temps est facturable ou non
Une fois que vous avez saisi toutes les informations, cliquez sur Ajouter pour finaliser la saisie de temps.
Ajouter du temps depuis la page Calendrier #
Vous pouvez également ajouter du temps pour un collègue directement depuis la page Calendrier, qui offre un moyen visuel de gérer les saisies de temps.
Étapes pour ajouter du temps depuis le Calendrier :
- Accédez au Calendrier depuis la barre latérale
- Cliquez sur le bouton Collègues et sélectionnez le collègue dont vous souhaitez consulter le calendrier
- Ajoutez le temps :
- Cliquez sur n’importe quel créneau horaire disponible dans le calendrier pour ajouter une saisie de temps
- Vous pouvez également cliquer et faire glisser le curseur vers le haut ou vers le bas sur le calendrier pour créer une saisie de temps
Gérer les saisies de temps des membres de l’équipe #
En tant qu’administrateur de l’espace de travail ou responsable d’équipe, vous avez la possibilité de superviser et de gérer les saisies de temps et les dépenses soumises par les membres de votre équipe. Cela inclut la vérification de l’exactitude des heures et des dépenses enregistrées.
Gérer les saisies de temps et les dépenses #
- La gestion du suivi du temps est disponible dans les abonnements Standard et supérieurs, et peut être effectuée par les administrateurs de l’espace de travail et les chefs d’équipe
- La gestion des dépenses est disponible dans les abonnements Pro et supérieurs, et peut également être effectuée par les administrateurs de l’espace de travail et les chefs d’équipe
Vous pouvez vérifier le temps de travail de chaque membre de l’équipe afin de vous assurer qu’ils enregistrent les heures correctes, corriger les éventuelles inexactitudes et vérifier que le temps correspond aux budgets du projet et aux accords conclus avec les clients.
Saisies de temps non soumises #
Il arrive parfois que les membres de l’équipe oublient de soumettre leurs saisies de temps. En tant qu’administrateur ou chef d’équipe, vous pouvez consulter les saisies de temps non soumises et envoyer des rappels.
Étapes à suivre pour examiner et rappeler aux membres de l’équipe #
- Accédez à Approbations dans la barre latérale
- Cliquez sur l’onglet Non soumis pour afficher les utilisateurs qui n’ont pas suivi ou soumis leurs saisies de temps
- Si vous trouvez des utilisateurs dont le temps n’a pas été soumis, cliquez sur Rappeler de soumettre
- Des rappels par email seront envoyés à ces utilisateurs
- Vous pouvez également cliquer sur les trois points situés à côté du temps non soumis
- Sélectionnez Soumettre pour soumettre la feuille de temps de l’utilisateur
- Accédez à la page Rapport hebdomadaire et filtrez par Statut pour trouver les utilisateurs dont le temps n’a pas été approuvé
Retirer et modifier le temps approuvé #
Si une erreur est détectée dans une saisie de temps approuvée, vous pouvez, en tant qu’administrateur, retirer votre approbation et modifier le temps.
Étapes à suivre pour retirer votre approbation et modifier le temps :
- Accédez à Approbations, puis à l’onglet Archive
- Recherchez la période à modifier
- Retirez l’approbation :
- Cliquez sur la demande d’approbation et sélectionnez Retirer l’approbation dans le coin supérieur droit
- Ajoutez une note expliquant pourquoi l’approbation est retirée et quels changements sont nécessaires
Une fois l’approbation retirée, toutes les saisies de temps pour cette période redeviendront modifiables. Vous pourrez alors modifier les saisies de temps dans la section Rapports détaillés.
Après avoir retiré l’approbation, une copie permanente des saisies de temps approuvées sera conservée dans l’onglet Retiré à des fins d’audit.
Avantages #
La modification des saisies de temps pour les autres permet à votre équipe de bénéficier d’un suivi précis et actualisé du temps de travail. Que vous ajoutiez du temps, corrigiez des erreurs ou gériez du temps non soumis, ces outils vous offrent la flexibilité nécessaire pour que votre équipe reste organisée et productive. En comprenant les autorisations et les fonctionnalités disponibles, vous pouvez gérer efficacement les feuilles de temps de votre équipe et vous assurer que toutes les saisies de temps sont correctement suivies et approuvées.
Prochaines étapes :
- Familiarisez-vous avec les pages Feuille de temps et Rapports détaillés pages
- Assurez-vous que les paramètres de votre espace de travail sont configurés de manière à permettre aux chefs d’équipe de modifier les heures (si vous le souhaitez)
- Consultez régulièrement la section Approbations pour gérer les saisies de temps non soumises ou incorrectes
FAQ #
Qui peut modifier les saisies de temps pour les autres ? #
Les propriétaires et administrateurs de l’espace de travail peuvent modifier les saisies de temps pour tous les membres de l’équipe, y compris eux-mêmes.
Les chefs d’équipe peuvent modifier le temps de travail des membres de leur équipe s’ils ont été autorisés à le faire par le propriétaire de l’espace de travail dans les paramètres.
Les utilisateurs standard ne peuvent modifier que leurs propres saisies de temps.
Est-il possible de modifier les saisies de temps depuis la page Rapports détaillés ? #
Oui ! Depuis la page Rapports détaillés, vous pouvez ajouter ou modifier les saisies de temps des membres de l’équipe :
- Passez la souris sur Rapports dans la barre latérale et sélectionnez Détaillé
- Cliquez sur Ajouter du temps pour les autres
- Sélectionnez l’utilisateur ou le groupe
- Saisissez les détails du temps (heure de début, heure de fin, description, tags, projet et statut facturable)
- Cliquez sur Ajouter pour enregistrer la saisie du temps
Comment ajouter du temps pour un collègue à partir de la page Calendrier ? #
Pour ajouter du temps à partir du Calendrier :
- Accédez à la page Calendrier dans la barre latérale
- Cliquez sur le bouton Collègues et sélectionnez le calendrier du collègue
- Cliquez sur un créneau horaire disponible ou faites glisser pour créer une saisie de temps
- Entrez les détails du temps et enregistrez
Que se passe-t-il après avoir retiré mon approbation pour les saisies de temps ? #
Après avoir retiré votre approbation, les saisies de temps pour cette période redeviendront modifiables et vous pourrez les modifier. L’approbation retirée sera conservée dans l’onglet Retiré à des fins d’audit.
Est-il possible de gérer le suivi du temps et les dépenses de mon équipe ? #
Oui, si vous êtes administrateur d’espace de travail ou chef d’équipe et que vous disposez du abonnement adéquat :
- La gestion du suivi du temps est disponible dans les abonnements Standard et supérieurs
- La gestion des dépenses est disponible dans les abonnements Pro et supérieurs. Vous pouvez consulter les saisies de temps, corriger les inexactitudes et vous assurer que le temps est conforme aux budgets des projets
Les utilisateurs standard peuvent-ils consulter ou gérer les saisies de temps des autres ? #
Non, les utilisateurs standard peuvent uniquement consulter et gérer leurs propres saisies de temps. Ils ne sont pas autorisés à modifier ou à gérer le temps des autres membres de l’équipe.
Faut-il activer certains paramètres pour permettre aux chefs d’équipe de modifier les saisies de temps ? #
Oui, le propriétaire de l’espace de travail doit activer cette fonctionnalité dans les paramètres de l’espace de travail pour que les chefs d’équipe puissent modifier les saisies de temps.