Kostenrechnung: Definition, Funktionsweise und Methoden einfach erklärt

Egal, ob du Produkte herstellst oder Dienstleistungen anbietest – als Kleinunternehmer oder Finanzmanager musst du deine Kosten immer im Blick behalten.

Genau dafür kannst du auf die Kostenrechnung setzen – den Prozess der Überwachung und Analyse aller Ausgaben, die in einem Unternehmen anfallen. Dank der Kostenrechnung verbesserst du deine Entscheidungsfindung und steigerst langfristig deine Rentabilität.

Lies weiter, wenn wir die Prinzipien, Vorteile und Methoden der Kostenrechnung genauer unter die Lupe nehmen.

• Kostenrechnung ist der Prozess zur Erfassung und Analyse aller geschäftlichen Ausgaben. 
• In der Kostenrechnung können Kosten in Fixkosten, variable, operative, direkte und indirekte Kosten unterteilt werden.
• Mithilfe der Kostenrechnung lassen sich Bestände und das Kostenverhalten überwachen, was zu besseren Investitionsentscheidungen führt.
• Einer der Hauptnachteile der Kostenrechnung ist, dass das Verfahren nicht mit GAAP oder IFRA konform ist.

Was ist Kostenrechnung?

Die Kostenrechnung ist der Prozess der Erfassung und Analyse aller Ausgaben, die einem Unternehmen bei der Herstellung von Produkten oder der Erbringung von Dienstleistungen entstehen. Sie wird ausschließlich intern genutzt und hilft Unternehmensinhabern sowie Managern, bessere finanzielle Entscheidungen zu treffen.

In der Kostenrechnung können Unternehmen diese 5 Kostenarten erfassen:

• Fixkosten — Konstante Ausgaben, die du für dein Unternehmen zahlen musst, unabhängig von deinem Gewinn.
• Variable Kosten — Ausgaben, die von deinem Produktionsvolumen abhängen (sie steigen oder sinken je nach Produktion). 
• Betriebskosten — Die Summe aus den fixen und variablen Ausgaben deines Unternehmens.
• Direkte Kosten (Einzelkosten) — Unverzichtbare Ausgaben, die direkt bei der Herstellung von Produkten oder dem Angebot von Dienstleistungen anfallen (wie Rohstoffe).  
• Indirekte Kosten (Gemeinkosten) — Diese Ausgaben sind nicht direkt mit Dienstleistungen oder Produkten verknüpft, kommen deinem Unternehmen aber langfristig zugute (wie Qualitätskontrolle oder Wartung von Geräten).

Unternehmensinhaber nutzen die Kostenrechnung, um die tatsächlichen Kosten von Produkten und Dienstleistungen zu verstehen, präzise Daten für die Budgetierung zu erhalten und den Gewinn zu maximieren.

Fixkosten vs. variable Kosten in der Kostenrechnung

Fixkosten sind Ausgaben, die du für dein Unternehmen zahlen musst – unabhängig davon, ob du Gewinn machst oder nicht. Zu den Fixkosten gehören üblicherweise:

• Miete oder Leasinggebühren,
• Versicherungen, 
• Gehälter für deine Mitarbeiter und
• Abschreibungen auf Ausrüstung — der Wertverlust, der an deinen Maschinen, Fahrzeugen oder der IT-Ausrüstung durch Abnutzung entsteht.

Variable Kosten orientieren sich an deinem Produktionsvolumen. Wenn also deine Produktionsleistung steigt, sind auch deine variablen Ausgaben höher. Typische variable Kosten sind:

• Rohstoffe, 
• Verpackungsmaterial,
• Betriebskosten wie der Stromverbrauch, 
• Stundenlöhne und
• Lagerbestände.

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Einzelkosten (direkte Kosten) vs. Gemeinkosten (indirekte Kosten)

Einzelkosten sind Ausgaben, die direkt bei der Herstellung von Waren oder Dienstleistungen anfallen. Hier sind einige Beispiele für Einzelkosten in den jeweiligen Kategorien:

• Rohstoffe — Bauholz oder Holz, das für die Produktion benötigt wird (und Teil der fertigen Waren/Dienstleistungen wird), oder Druckmaterialien für Kunden in einer Marketing-/Beratungsagentur.
• Direkte Arbeitskosten — Designer und Freelancer in einer Marketingagentur, die direkt an der Produktion beteiligt sind.
• Sonstige direkte Kosten — Miete für Maschinen/Ausrüstung, Transport von Maschinen oder die Kosten für bezahlte Werbeanzeigen für Kunden in einer Marketingagentur.

Gemeinkosten sind zwar wichtig für den Betrieb, aber nicht direkt mit den Produktionsaktivitäten verknüpft. Hier sind Beispiele für Gemeinkosten in den jeweiligen Kategorien:

• Hilfs- und Betriebsstoffe — Kraftstoff für den Transport, Schreibwaren, Verbrauchsmaterialien, Büromöbel (die nicht Teil der fertigen Waren/Dienstleistungen sind).
• Indirekte Arbeitskosten — Management, Büroverwaltung, Sicherheitspersonal etc.
• Sonstige indirekte Kosten — Betriebskosten (wie Strom/Wasser), Abschreibungen, Steuern, Versicherungen etc.

In einem IT-Unternehmen gehören beispielsweise auch die eigenen Werbekosten zu den Gemeinkosten.

Du kannst ein Tool wie Clockify nutzen, um deine direkten und indirekten Kosten im Blick zu behalten. Clockify lässt sich mit QuickBooks und der Rechnungs-App Xero integrieren, damit du deine projektbezogenen Ausgaben mühelos verwalten kannst.

Kosten mit Clockify erfassen

Formeln der Kostenrechnung

Schauen wir uns einige der wichtigsten Formeln der Standard-Kostenrechnung an, wie die Primärkosten, die Herstellkosten, die Abweichungsanalyse und die Selbstkosten.

Die Primärkosten sind die Summe aus den direkten Rohstoffen und den direkten Arbeitskosten.

Primärkosten = Direkte Rohstoffe + Direkte Arbeitskosten

Wenn du die Primärkosten zu den Gemeinkosten/indirekten Kosten hinzurechnest, erhältst du die Herstellkosten.

Herstellkosten = Primärkosten + Fertigungsgemeinkosten

Bei der Abweichungsanalyse geht es darum festzustellen, wie stark die tatsächlichen Kosten von den Standardkosten abweichen.

Abweichung = Geplante Kosten/Erlöse - Tatsächliche Kosten/Erlöse

Basierend auf dem Ergebnis dieser Berechnung kann die Abweichung wie folgt ausfallen:

• Günstig — die tatsächlichen Kosten sind niedriger als die geplanten Kosten (das Ergebnis der Berechnung ist eine positive Zahl) oder
• Ungünstig — die tatsächlich entstandenen Kosten sind höher als die geplanten Kosten (das Ergebnis der Berechnung ist eine negative Zahl).

Die Formel für die Selbstkosten des Umsatzes lautet schließlich wie folgt:

Selbstkosten = Herstellkosten + Verwaltungs- und Vertriebsgemeinkosten

Kosten in Clockify erfassen

Kostenrechnung vs. Finanzbuchhaltung und Management Accounting: Hauptunterschiede

Schauen wir uns an, wie die Kostenrechnung im Vergleich zu anderen Zweigen des Rechnungswesens – der Finanzbuchhaltung und dem Management Accounting – abschneidet.

Finanzbuchhaltung vs. Kostenrechnung

Die Finanzbuchhaltung befasst sich mit der Bewertung der gesamten finanziellen Lage eines Unternehmens. Finanzbuchhalter sind spezialisiert auf: 

• die Erfassung, 
• die Zusammenfassung und 
• die Berichterstattung der Finanztransaktionen eines Unternehmens durch Jahresabschlüsse.

Diese Abschlüsse - einschließlich Gewinn- und Verlustrechnungen, Bilanzen und Kapitalflussrechnungen - bieten einen detaillierten Einblick in die finanzielle Leistung und den Status eines Unternehmens über einen bestimmten Zeitraum.

Das primäre Ziel der Finanzbuchhaltung ist es, Aktionären, Investoren, Aufsichtsbehörden, Gläubigern und der Öffentlichkeit zu zeigen, wie ein Unternehmen in einem bestimmten Zeitraum abgeschnitten hat. Im Gegensatz dazu zielt die Kostenrechnung darauf ab, die tatsächlichen Produktionskosten zu ermitteln und zu verfolgen.

Die Finanzbuchhaltung folgt – anders als die Kostenrechnung – festen Rechnungslegungsstandards:

• Generally Accepted Accounting Principles (GAAP), die Rechnungslegungsstandards, -prinzipien und -verfahren, die in den USA angewendet werden, oder
• International Financial Reporting Standards (IFRS) — ein System globaler Rechnungslegungsstandards, die vom International Accounting Standards Board (IASB) entwickelt wurden. 

Obwohl sich die Ziele und Prozesse zwischen Kostenrechnung und Finanzbuchhaltung unterscheiden, sind beide essenziell für das Management Accounting, das nächste Thema unserer Diskussion.

Management Accounting vs. Kostenrechnung

Während sich die Kostenrechnung auf die Erfassung und den Vergleich von Produktionskosten konzentriert, besteht das Hauptziel des Management Accountings darin, die durch die Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung gewonnenen Finanzinformationen zu analysieren und zu interpretieren. Solche Finanzinformationen können Umsätze, Produktionskosten, Gewinne, Verluste und vieles mehr sein.

Das Management Accounting stützt sich auf die Finanzberichte der Kostenrechnung und der Finanzbuchhaltung, um fundierte Entscheidungen über das wirtschaftliche Wachstum des Unternehmens zu treffen.

Diese Tabelle bietet dir einen Überblick über die Unterschiede zwischen Kostenrechnung, Finanzbuchhaltung und Management Accounting.

Beispiele für die Kostenrechnung

Diese Beispiele helfen dir besser zu verstehen, wie die Kostenrechnung in der Praxis funktioniert.

#1: Kostenrechnung in der verarbeitenden Industrie

Nehmen wir an, das Unternehmen ABC hat im ersten Quartal 2026 die folgenden Ausgaben für die Produktion von 2.000 Smartphones verzeichnet:

• Einkauf von Rohstoffen — 12.000 $
• Direkte Löhne — 50.000 $
• Sonstige direkte Kosten — 10.000 $
• Fertigungsgemeinkosten — 10.000 $
• Büromiete und Verwaltung — 30.000 $
• Vertrieb — 25.000 $
• Werbung — 2.500 $
• Marktforschung — 1.000 $

Das Unternehmen hat im selben Zeitraum einen Umsatzerlös von 130.000 $ erzielt.

Nun erstellt der Kostenrechner ein Kostenblatt, um die Ausgaben und Einnahmen einander gegenüberzustellen – das Ganze sieht so aus:

Beim Blick auf das Kostenblatt sehen wir, dass die Kosten für die Herstellung der 2.000 Smartphones (140.500 $) die Umsatzerlöse (130.000 $) übersteigen, was zu einem Verlust von 10.500 $ führt.

#2: Kostenrechnung in der SaaS-Branche

Unsere Expertin, Alexandra Hayes, Beraterin für Generative KI & SaaS-GTM in einem Softwareunternehmen, teilt Beispiele für direkte Kosten in der SaaS-Branche:

„Zu den direkten Kosten gehören Software-Entwickler, die Infrastruktur für KI-Modelle, Cloud-Dienste und Produkttests. Dazu zählen auch externe und festangestellte Entwickler, die an der Bereitstellung von Produktfeatures mitwirken. Diese Kosten fallen an, um den Betrieb des Produkts auf einem höheren Niveau zu gewährleisten.“

Auf der anderen Seite, so Alexandra, sind Gemeinkosten „die operativen Kosten, die anfallen, damit das Unternehmen als Ganzes funktioniert, die aber nicht direkt dazu beitragen, dem Kunden ein Produktfeature oder eine Dienstleistung bereitzustellen“. Dazu gehören Kosten für Marketing, Vertrieb, Business-Support, Buchhaltung, Recht, interne IT-Systeme, Personalbeschaffung und die allgemeine Verwaltung.

Was sind die 6 Arten der Kostenrechnung?

Obwohl Unternehmen viele verschiedene Kostenrechnungsmethoden nutzen, um ihre Kosten effizient zu verwalten und zu analysieren, werden wir uns hier auf die 6 wichtigsten Arten der Kostenrechnung konzentrieren:

• Standardkostenrechnung,
• Prozesskostenrechnung (ABC),
• Grenzkostenrechnungen, 
• Lean Accounting,
• Auftragskalkulation und
• Divisionskalkulation.

Die Wahl der passenden Methode hängt in der Regel von der Branche, der Art der Produkte oder Dienstleistungen sowie den Ressourcen, Bedürfnissen und Zielen des Unternehmens ab.

#1: Standardkostenrechnungen

Die Standardkostenrechnung ist ein Ansatz, den Unternehmen verwenden, um Ausgaben und Einnahmen auf der Grundlage von vorgegebenen Kostenstandards zu schätzen. Diese Kostenstandards werden für alle operativen oder produktionsbezogenen Aspekte festgelegt, einschließlich Materialkosten, Arbeitskosten, Gemeinkosten und indirekte Kosten.

Ein anschauliches Beispiel für das Konzept der Standardkostenrechnung liefern Ronald W. Hilton und David E. Platt, Autoren von Managerial Accounting: Creating Value in a Dynamic Business Environment. Sie vergleichen Standardkosten mit einem „Thermostat“. So wie man an einem Thermostat eine „Standard-Temperatur“ einstellt, legt man Standards für die Ausgaben des Unternehmens fest und überwacht diese mithilfe der Standardkostenrechnung.

Gängige Methoden zur Festlegung von Kostenstandards sind:

• Historische Aufzeichnungen von Ausgaben, 
• Technische Studien und 
• Beratungen mit Kostenrechnern, Lieferanten und Branchenexperten.

#2: Prozesskostenrechnung

Die prozessorientierte Kostenrechnung (Activity-Based Costing, kurz ABC) bezieht sich auf alle Aktivitäten, die zur Herstellung eines Produkts erforderlich sind, sowie auf die für jede Aktivität benötigten Ressourcen. Einfach ausgedrückt bedeutet dies: Bei der Herstellung eines Produkts fallen bestimmte Tätigkeiten an (wie z. B. das Bedienen einer Maschine), und jede dieser Tätigkeiten verursacht Kosten.

Im Gegensatz zur Standardkostenrechnung, die Materialien und Arbeitskräften im Voraus festgelegte Kosten zuweist, ordnet die prozessorientierte Kostenrechnung die Kosten den tatsächlich verbrauchten Ressourcen der jeweiligen Aktivität zu.

Ein Beispiel: Um eine App zu erstellen, muss ein Unternehmen Entwickler und QA-Tester als Ressourcen einsetzen. Einige der anfallenden Aktivitäten wären hier das Schreiben von Code, das Beheben von Fehlern und das Verwalten von Releases.

Ressourcen in Clockify erfassen

#3: Grenzkostenrechnungen

Einfach ausgedrückt sind Grenzkosten die zusätzlichen Kosten, die einem Unternehmen entstehen, wenn es eine weitere Einheit über das aktuelle Produktionsniveau hinaus herstellt oder verkauft.

Ein Beispiel: In der IT-Branche kann eine „Einheit“ in diesem Zusammenhang ein neuer Nutzer oder Abonnent sein. Wenn ein Unternehmen also 1.000 neue Nutzer gewinnt, müsste sein Entwicklungsteam wahrscheinlich in die Software-Infrastruktur investieren – beispielsweise in eine größere Datenbank.

Unternehmen nutzen die Grenzkostenrechnung, um zu bestimmen, wie sie die Produktion steigern können, um ihren Gewinn zu maximieren. Wenn beispielsweise die Kosten für die Herstellung einer zusätzlichen Einheit geringer sind als der Erlös, den sie durch den Verkauf dieser Einheit erzielen, kann das Unternehmen einen Gewinn erwirtschaften.

Wenn umgekehrt die Kosten für die Herstellung einer zusätzlichen Einheit den Erlös übersteigen, den das Unternehmen mit dem Verkauf erzielen kann, entsteht ein Verlust. In diesem Fall muss das Unternehmen die Produktion drosseln, um rentabel zu bleiben.

#4: Lean Accounting

Als weitere Methode der Kostenrechnung eignet sich Lean Accounting besonders für „Lean Organizations“ oder Unternehmen, die den Prinzipien des Lean Managements folgen.

Der Fokus des Lean Managements liegt darauf, Verschwendung zu eliminieren, kontinuierliche kleine Prozessverbesserungen vorzunehmen und die Effizienz zu steigern. Statt einer einzelnen Methode umfasst Lean Accounting eine Reihe von Praktiken und Prinzipien, die darauf ausgelegt sind, das Lean Management zu unterstützen.

Um den gesamten Wertstrom – also alle Prozesse und Aktivitäten, die an der Produktion beteiligt sind – zu visualisieren und zu analysieren, kannst du die Wertstrommethode nutzen. Dabei handelt es sich um eine visuelle Darstellung aller Komponenten und Prozesse, die erforderlich sind, um ein Produkt herzustellen oder eine Dienstleistung zu erbringen.  

Sobald du eine Wertstromkarte erstellt hast, kannst du alle Aktivitäten und Ressourcen identifizieren, die für den jeweiligen Wertstrom benötigt werden. Der nächste Schritt besteht darin, eine Ergebnisrechnung zu erstellen, also eine detaillierte Kostenaufschlüsselung für jeden einzelnen Wertstrom.

Schließlich kannst du auf dieser Basis Verschwendung identifizieren, eliminieren und die Effizienz nachhaltig steigern.

#5: Auftragskalkulation

Die Auftragskalkulation ist die Kostenrechnungsmethode, die Unternehmen für spezifische Projekte oder maßgeschneiderte Kundenaufträge nutzen. Das bedeutet, dass für jede Aktivität oder Aufgabe eigene Kosten anfallen – einschließlich Material- und Arbeitskosten. Auf diese Weise können Unternehmen präzisere Preise festlegen. 

Diese Methode der Kostenrechnung eignet sich besonders für Branchen wie das Catering, die Fertigung und das Bauwesen.

Unser Experte, Josh Kent, Gründer und CEO von Sunfrog Shirts, erklärt, warum sein Unternehmen diese Kostenrechnungsmethode nutzt: 

"Jedes Mal, wenn eine Bestellung eingeht, könnte es sich theoretisch um ein völlig anderes Produkt handeln. Jedes unserer Produkte (wie Shirts, Kappen oder Aufkleber) hat individuelle Materialkosten, Druckanforderungen, einen unterschiedlichen Arbeitsaufwand, spezifische Verpackungsbedürfnisse und Prozesse, die für die Auftragsabwicklung erforderlich sind."

Josh fügt hinzu, dass die Auftragskalkulation perfekt für sein Unternehmen funktioniert, da sie nach einem Print-on-Demand-Modell (Druck auf Bestellung) arbeiten.

#6: Divisionskalkulation

Im Gegensatz zur Auftragskalkulation ist die Divisionskalkulation eine praktische Methode, die Unternehmen für gleichartige Projekte oder Produkte anwenden. So nutzen Unternehmen die Divisionskalkulation, um die durchschnittlichen Kosten pro Einheit zu berechnen:

Gesamtkosten: / Anzahl der produzierten Einheiten = Durchschnittliche Kosten pro Einheit

Die Divisionskalkulation ist besonders praktisch für Branchen wie die Konsumgüterindustrie, die Lebensmittelverarbeitung und die Textilherstellung.

Was sind die Vorteile der Kostenrechnung?

Durch die Bereitstellung wichtiger Daten über die tatsächlichen Kosten unterstützt die Kostenrechnung die Finanzplanung, die Kostenkontrolle, Preisentscheidungen und vieles mehr.

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#1: Die Kostenrechnung hilft Unternehmen, die exakten Kosten für Produkte oder Dienstleistungen zu ermitteln 

Michelle Delker, eine erfahrene Wirtschaftsprüferin (CPA) und Gründerin einer Finanzdienstleistungsfirma, erklärt, dass die Kostenrechnung Unternehmen dabei hilft, die exakten Kosten für ein Produkt oder eine Dienstleistung zu ermitteln:

„Einer der Hauptvorteile der Kostenrechnung ist die Fähigkeit, die exakten Kosten eines Produkts oder einer Dienstleistung zu berechnen. Dies versetzt Unternehmen in die Lage, rentable Verkaufspreise festzulegen. Zudem hilft sie dabei, das Kostenverhalten zu verstehen, was Betriebe bei logischen Budgetentscheidungen unterstützt und verschwenderische Prozesse identifiziert.“

Dies ermöglicht es Unternehmen, Ressourcen effizient zuzuweisen und realistische finanzielle Ziele zu setzen. 

#2: Die Kostenrechnung hilft bei der Identifizierung verschwenderischer Aktivitäten 

Eines der vorrangigen Ziele der Kostenrechnung ist es, profitable von unrentablen Aktivitäten zu unterscheiden. 

Einige Methoden der Kostenrechnung, wie die prozessorientierte Kostenrechnung (ABC), können die Effizienz in der Fertigung erheblich steigern. Laut der Studie The Role of Cost Accounting Data in Enhancing Manufacturing Efficiency berichten 44% der Unternehmen, die die ABC-Methode anwenden, von einer Reduzierung der Verschwendung und verbesserten Einsparungen bei den Gemeinkosten.

Dieselbe Untersuchung hebt hervor, dass Unternehmen dank der ABC-Technik Kosten spezifischen Aktivitäten und Produkten innerhalb ihres Betriebs zuordnen können. Auf diese Weise können Betriebe klar zwischen rentablen und unrentablen Tätigkeiten unterscheiden.

#3: Die Kostenrechnung hilft bei der Kostenkontrolle

Die Kostenkontrolle ist eine Strategie, die Unternehmen einsetzen, um ihre Ausgaben zu senken und auf diese Weise ihre Rentabilität zu steigern.

Eine Studie über die Wirksamkeit der Kostenrechnung bei der Ressourcenallokation zeigt, dass Fertigungsunternehmen, die fortschrittliche Methoden der Kostenrechnung einsetzen, eine stärkere Kostenkontrolle erreichen. Darüber hinaus schneiden diese Unternehmen auch bei der Entscheidungsfindung besser ab.

Die besagte Untersuchung hebt hervor: Wenn Unternehmen über eine bessere Kostenkontrolle verfügen, können sie gleichzeitig ihre Ressourcen weitaus effektiver optimieren.

#4: Die Kostenrechnung hilft bei der laufenden Bestandsüberwachung

Der Prozess der Kostenrechnung beinhaltet die kontinuierliche Aktualisierung der Lagerbestände. Dies hilft dem Management, Echtzeit-Informationen über die Menge und den Wert des verfügbaren Vorrats zu erhalten. 

Dank dieser Erkenntnisse können Unternehmen den Lagerbestand besser verwalten und Lieferengpässe oder Überbelegung des Lagers vermeiden.  

#5: Die Kostenrechnung verfolgt das Kostenverhalten und ermöglicht Kostenvergleiche

Durch die kontinuierliche Verfolgung der Kosten können Kostenrechner und Manager folgende Aspekte vergleichen:

• die Kosten jedes vom Unternehmen hergestellten Produkts,
• die in verschiedenen Zeiträumen angefallenen Kosten und
• die Kosten, die in jeder Abteilung eines Unternehmens entstehen. 

Nehmen wir an, ein Unternehmen stellt zwei Produkte her: X und Y. Mithilfe der Kostenrechnung berechnet das Unternehmen die Gesamtkosten für die Herstellung von X sowie von Y. Durch den Vergleich dieser Kosten kann man verstehen, welches Produkt profitabler ist und bei welchem Preisanpassungen oder Kostenkontrollen erforderlich sind.

Ebenso hilft die Kostenrechnung, wenn eine Organisation über mehrere Abteilungen verfügt (Produktion, Technik, Vertrieb, Design usw.), die von jeder Abteilung verursachten Gemeinkosten zu berechnen. Das Management kann dann die Abteilungen identifizieren, die höhere Gemeinkosten haben, und nach Wegen suchen, diese zu senken.

Schließlich können Kostenrechner durch die Aufzeichnung von Kostendaten für jedes Jahr (oder jeden Monat) vergleichen, wie hoch die Produktionskosten im ausgewählten Zeitraum waren. 

#6: Die Kostenrechnung hilft bei der Identifizierung von Bereichen mit höherem Gewinnpotenzial

Im Gegensatz zur Finanzbuchhaltung, die in der Regel jährlich durchgeführt wird, erfolgt die Kostenrechnung bedarfsorientiert, um dem Management zu helfen, die Produktionskosten zu verstehen und zu vergleichen.

Regelmäßige Analysen bieten Einblicke in die Rentabilität verschiedener Produkte, Dienstleistungen oder Projekte. Infolgedessen können sich Unternehmen auf die Kostenrechnung verlassen, um zu verstehen, welche Produkte oder Dienstleistungen profitabler sind und welche in Bezug auf Preisgestaltung oder Produktionseffizienz optimiert werden müssen.

Unser Experte Josh Kent erklärt, dass sein Unternehmen Vergleiche zwischen verschiedenen Produkten anstellt, um herauszufinden, welche davon skaliert werden sollten: 

„Ein gutes Beispiel hierfür ist: Auch wenn ein bestimmtes Produkt allein aufgrund der Verkaufszahlen beliebt zu sein scheint, hilft die Kostenrechnung bei der Entscheidung, ob eine Skalierung dieses Produkts überhaupt machbar oder rentabel ist.“

#7: Die Kostenrechnung unterstützt fundierte Budget- und Investitionsentscheidungen

Ob es darum geht, das optimale Produktionsniveau zu bestimmen, zu entscheiden, ob bestimmte Komponenten selbst hergestellt oder eingekauft werden, alte Anlagen zu ersetzen oder neue Produkte einzuführen – die Kostenrechnung hilft dem Management, die finanziellen Auswirkungen jeder Entscheidung zu bewerten. 

Dies verringert das Risiko übereilter Entscheidungen und ermöglicht es dem Management, seine Wahlmöglichkeiten mit den langfristigen Zielen der Organisation in Einklang zu bringen.

#8: Die Kostenrechnung unterstützt die Leistungsbewertung

Die Kostenrechnung beinhaltet den Vergleich der Ist-Kosten mit den Standardkosten. Das Management kann auf Grundlage der Ergebnisse dieses Vergleichs Leistungsziele festlegen, um die Belegschaft zu motivieren. 

Abgesehen davon, dass sie eine klare Richtung vorgeben, worauf die Mitarbeiter hinarbeiten sollten, helfen die in der Kostenrechnung verwendeten Standards auch dabei, Anreizsysteme auf Basis der Leistungsbewertung zu entwerfen.

Was sind die Nachteile der Kostenrechnung?

Hier sind die Nachteile der Kostenrechnung, die man im Hinterkopf behalten sollte.

#1: Die Kostenrechnung ist kein standardisiertes Buchhaltungssystem

Im Gegensatz zur Finanzbuchhaltung ist die Kostenrechnung nicht an Standards wie GAAP oder IFRS gebunden. Es gibt kein Standardformat oder fest vorgeschriebene Verfahren für die Aufbereitung der Kosteninformationen.

Da jedes Unternehmen sein eigenes Format für die Kostenrechnung verwendet, kann es schwierig sein, Kostendaten verschiedener Unternehmen oder sogar verschiedener Abteilungen miteinander zu vergleichen. Da zudem keine einheitliche Methode befolgt wird, besteht die Möglichkeit, dass zwei verschiedene Kostenrechner mit denselben Informationen zu unterschiedlichen Ergebnissen kommen. 

#2: Die Kostenrechnung liefert kein ganzheitliches Bild der Kosten

Finanzexperten wie Michelle Delker warnen davor, dass die Kostenrechnung möglicherweise keinen vollständigen Überblick über die finanzielle Lage des Unternehmens bietet:

„Einer der Nachteile ist, dass die Kostenrechnung nicht immer eine ganzheitliche Sicht auf die finanzielle Verfassung des Unternehmens bietet, da sie sich primär auf Einzelkosten und nicht auf die finanzielle Gesamtleistung der Einheit konzentriert.“

Auf der anderen Seite ist Josh Kent davon überzeugt, dass die Kostenrechnung in hohem Maße von präzisen Dateneingaben abhängt:

„Fehlerhafte Daten führen zu falschen Schlussfolgerungen, was sich wiederum negativ auf die Preisgestaltung und die Produktentscheidungen auswirkt.“

#3: Die Kostenrechnung kann ressourcenintensiv sein

Eine weitere Einschränkung der Kostenrechnung besteht darin, dass ihre Implementierung teuer sein kann, insbesondere für kleinere Unternehmen. 

Unternehmen müssen in die Einstellung erfahrener Kostenrechner und in fortschrittliche Software-Tools investieren, um Kosten zu erfassen, zu verfolgen und zu melden. Diese zusätzlichen Ausgaben können den Gewinn des Unternehmens schmälern.

Verfolge die Projektrentabilität mit Clockify von CAKE.com

Die Kostenrechnung hilft dir dabei, zwischen rentablen und unrentablen Aktivitäten sowie Projekten zu unterscheiden. Auf diese Weise vermeidest du Kostennachzahlungen oder Budgetüberschreitungen und maximierst deinen Gewinn.

Um mit der Erfassung und Analyse deiner Ausgaben zu beginnen, benötigst du einen Zeiterfassungs- und Projektbudget-Tracker wie Clockify von CAKE.com:

• Projektbudget festlegen – Dies kann aufgabenbasiert erfolgen, wenn du Schätzungen für jede einzelne Aufgabe hinzufügen möchtest, oder manuell, wenn du ein festes Projektbudget für das gesamte Projekt definieren willst.
• Zeit und Abrechenbarkeit erfassen – Markiere deine Zeiteinträge ganz einfach als abrechenbar oder nicht abrechenbar. Füge außerdem Ausgaben (direkte und indirekte Kosten) zu deinen Projekten hinzu und hinterlege Notizen für jede Ausgabe.
• Kosten mit Prognosen analysieren – Dies ist ein unkomplizierter Weg, um zu prüfen, wie viel Geld du bereits ausgegeben hast und wie viel Budget noch übrig ist. Du kannst auch Projektwarnungen einrichten, damit Clockify dich benachrichtigt, sobald du einen bestimmten Punkt deines Budgets erreichst.

Als Manager für Finanzen kannst du erfasste Zeiten und Ausgaben auch ausblenden. Dies ist besonders praktisch, wenn deine Teammitglieder ausschließlich Zugriff auf ihre eigenen Zeiteinträge und Ausgaben haben sollen.

Ein weiterer Vorteil von Clockify ist, dass dir rund um die Uhr (24/7) ein persönlicher Kundenservice zur Verfügung steht – und das sogar im kostenlosen Tarif (Free-Plan). 

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Häufig gestellte Fragen zur Kostenrechnung 

Hier findest du einige häufig gestellte Fragen und Antworten zum Thema Kostenrechnung.

Was ist Kostenrechnung kurz zusammengefasst? 

Die Kostenrechnung ist der Prozess der Erfassung und Analyse aller Ausgaben, die während der Herstellung eines Produkts oder der Erbringung einer Dienstleistung anfallen. Mithilfe der Kostenrechnung kannst du als Unternehmensinhaber oder Manager bessere Budgetentscheidungen treffen. Die Kostenrechnung ist ausschließlich für das interne Management bestimmt, nicht für externe Stakeholder.

Wie lautet die Formel für die Kostenrechnung?

Es gibt nicht nur eine einzige Formel für die Kostenrechnung, sondern drei wichtige Kernformeln: die Formel für die Primärkosten, die Formel für die Herstellkosten und die Formel für die Abweichungsanalyse.

Die Formel für die Primärkosten lautet:

Primärkosten = Direkte Rohstoffe + Direkte Arbeitskosten

Die Formel für die Herstellkosten lautet:

Herstellkosten = Primärkosten + Fertigungsgemeinkosten

Die Formel für die Abweichungsanalyse lautet:

Abweichung = Geplante Kosten/Erlöse - Tatsächliche Kosten/Erlöse

Ist die Kostenrechnung GAAP-konform?

Nein, die Kostenrechnung folgt nicht den GAAP-Richtlinien. Unternehmen, die Kostenrechnung betreiben, legen ihre eigenen Standards für das Reporting fest.

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