Wie du Arbeitsstunden berechnest: Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Berechnung der Entgeltabrechnung und der Arbeitsstunden

Bist du nicht müde, stundenlang die Entgeltabrechnung zu berechnen und die geleisteten Arbeitsstunden zu verfolgen? Finde heraus, wie du Arbeitsstunden einfach berechnest oder den Vorgang mit einem Abrechnungsstunden-Rechner automatisierst und die Entgeltabrechnung in Sekundenschnelle erhältst. Optimiere die Entgeltabrechnung und gewinne so die Zeit für wichtige Aufgaben.

Entgeltabrechnung und geleistete Arbeitsstunden

Zwei wichtige Schritte zur Berechnung von Arbeitsstunden

Die Berechnung von Arbeitsstunden ist ein wichtiger Teil des Geschäftsbetriebs und deshalb solltest du die richtig ausführen. Um den Prozess zu erleichtern, solltest du zwei wesentliche Schritte befolgen, die wir jetzt behandeln.

Schritt #1: Geleistete Stunden verfolgen

Der erste Schritt bei der Entgeltabrechnung ist die Verfolgung der Zeit, die für jede Aktivität aufgewendet wird.

Deine Mitarbeiter können ihre Zeit auf verschiedene Weisen verfolgen. Sie können entweder

In modernen Arbeitszeittabellen kann beispielsweise eine Übersicht über Mitarbeiteraktivitäten während des Arbeitstages nach Projekt angezeigt werden.

Arbeitszeittabelle, in der Mitarbeiter die geleisteten Stunden für die Entgeltung eingeben
In Clockify-Arbeitszeittabellen kannst du sehen, wie viel Zeit du für jedes Projekt erfasst hast.

Schritt #2: Entgeltabrechnung berechnen

Sobald du Daten über die geleisteten Arbeitsstunden deiner Mitarbeiter erhalten hast, kannst du sie zur Entgeltabrechnung verwenden. Dies kannst du manuell tun oder eine Entgeltabrechnungs-Tracker-Software nutzen.

So berechnest du Abrechnungsstunden und -minuten manuell

Wenn du die Entgeltabrechnung selbst berechnen möchtest, kannst du die folgenden Schritte befolgen:

  1. Alle Start- und Endzeiten ins 24-Stunden-Format umwandeln.

Ziehe die Startzeit von der Endzeit in jeder Zeitkarte ab, um die Anzahl der geleisteten Stunden zu erhalten.

Nehmen wir an, dass du um 8 Uhr vormittags mit der Arbeit angefangen hast und den Feierabend um 5 Uhr nachmittags oder um 17:00 im 24-Stunden-Format gemacht hast. Deine Kalkulation ist:

17:00 - 08:00 = 9

Du hast also 9 Stunden gearbeitet.

  1. Uhrzeitformat ins Dezimalzahl-Format umwandeln, indem die geleisteten Minuten durch 60 geteilt werden.

Du hast beispielsweise 38 Stunden und 27 Minuten gearbeitet und du wandelst die Minuten ins Dezimalzahl-Format um, indem du 27 durch 60 teilst:

27 / 60 = 0.45

Füge dann den Bruchteil der vollen Stunden hinzu, um die Endzahl zu erhalten. Im vorigen Beispiel sieht deine Kalkulation so aus:

38 + 0.45 = 38.45

In Excel-Tabellen kannst du das Uhrzeitformat ins Dezimalzahl-Format umwandeln, indem du eine Zelle mit 24 (z. B. =A1*24) multiplizierst und die Endzelle als Zahl formatierst.

  1. Weiter, reduziere die Gesamtdauer durch unbezahlte Pausen (falls es sie gibt).
  2. Dann, summiere alle Stunden in der Woche, um die Gesamtstunden für die wöchentliche Entgeltabrechnung zu erhalten.

Falls du 8 Stunden von Montag bis Donnerstag und 6.45 am Freitag gearbeitet hast, kannst du deine Gesamtstunden für die Woche so berechnen:

8 + 8 + 8 + 8 + 6.45 = 38.45

  1. Schließlich solltest du für jeden Mitarbeiter den Stundensatz mit Gesamtstunden multiplizieren, um das Bruttoentgelt zu bestimmen.

Nehmen wir an, dass der Stundensatz in Deutschland 22,65 Euro beträgt. Dein wöchentliches Bruttoentgelt beträgt:

38.45 x 22.65 € = 870, 892 €

So berechnest du Abrechnungsstunden mit einer Software automatisch

Wenn die manuelle Berechnung von Abrechnungsstunden zeitaufwändig aussieht, kannst du dich für eine Zeiterfassungssoftware entscheiden. Die Einführung der Zeiterfassung in dein Team hilft dir dabei, die genauesten Abrechnungsdaten zu erhalten und versichert, dass deine Mitarbeiter das passende Entgelt für die geleisteten Stunden erhalten.

Wenn du dich für eine Zeiterfassungs-App wie Clockify entscheidest, kannst du auf diese Weise die genauesten Zahlen erhalten:

Automatische Abrechnung der geleisteten Stunden und Entgeltabrechnung im Zusammenfassungsbericht
Clockify bietet dir eine Zusammenfassung der geleisteten Arbeitsstunden und die Gehaltsabrechnung für jeden Mitarbeiter.
Zeitdaten in einer Kalkulationstabelle exportieren
Daten aus Clockify nach Excel exportieren

Wenn du dich für die Clockify-Zeiterfassung entscheidest, kannst du Berichte über alle Zeiteinträge von allen Mitarbeiter im Detaillierten Bericht erhalten:

4 Tipps zur erfolgreichen Berechnung von Abrechnungsstunden

Die Entgeltberechnung kostet viel Zeit, aber es gibt Wege, den Prozess zu vereinfachen. Lass uns 4 Tipps durchgehen, die du beachten solltest, wenn du die Entgeltberechnung beschleunigen möchtest.

Tipp #1: Zeitrundung verwenden

Um die Entgeltberechnung zu vereinfachen, sind Unternehmer in den USA gesetzlich erlaubt, die geleisteten Mitarbeiterstunden auf die nächste Viertel- oder Zehntelstunde zu runden.

Wenn deine Mitarbeiter keine unabhängigen Auftragnehmer sind, darfst du laut dem FLSA (Gesetz über faire Arbeitsnormen) die Mitarbeiterzeiten nicht auf die nächste Viertelstunde runden. Der Grund ist, dass die Zeitrundung in bestimmten Fällen gegen Überstundenregelungen oder Mindestlohntarif verstoßen könnte. Da beide Regelungen gesetzlich geschützt sind, könnte der Verstoß gegen sie rechtliche Konsequenzen für Arbeitsgeber haben.

Im Code of Federal Regulations wird es festgelegt: “Die Mitarbeiterzeit zwischen 1 und 7 Minuten kann abgerundet werden und als geleistete Arbeitszeit nicht gelten, aber die Mitarbeiterzeit zwischen 8 und 14 Minuten muss aufgerundet werden und als ein Viertel der geleisteten Arbeitszeit gelten ”

Und was ist mit der Rundung von Zeitintervallen? Du kannst sie auf die nächsten fünf Minuten, ein Zehntel oder ein Viertel der Stunde runden (5, 6, 15).

Einige Unternehmer entscheiden sich dafür, auf eine Zehntelstunde anstatt auf ein Viertel abzurunden. Als Folge sind die Endzahlen klarer, wenn sie ins Dezimalzahlen-Format umgewandelt werden.

Ist Zeitrundung heutzutage notwendig?

Nicht wirklich. Die Zeitrundung war zeitsparend, als die Entgeltabrechnung von Hand gemacht wurde. Aber dank der modernen Technologie verringert die Zeitrundung nicht die Verwaltungskosten für die Entgeltabrechnung wie früher.

Die Software hingegen kann Zeit minutengenau erfassen und die Gehaltsabrechnung centgenau ausführen.

Falls du die Zeitrundung für andere Gründe benötigst, kann die Software doch einen Zeiteintrag auf das nächste Zeitintervall automatisch abrunden. Sie verwendet den gerundeten Wert zur Gehaltsabrechnung.

Tipp #2: Überstundenarbeit einschließen

Alle geleisteten Stunden über die maximale 48-Stunden-Arbeitswoche nach dem EuGH-Urteil zählen zu Überstunden.

Wenn die Zuschläge für die Überstunden im Arbeits- oder Tarifvertrag geregelt sind, können sie bis zu 25 % betragen. Wenn der Stundenlohn beispielsweise 22 Euro beträgt, wird der Zuschlag so berechnet:

22 € x 1,25 = 27.5 €

In Clockify können Arbeitgeber an einen Eintrag ein “Überstunden”-Tag anhängen. Auf diese Weise können sie die Funktion "Berichte" verwenden, um für jeden Mitarbeiter auf die Überstundendaten zuzugreifen.

Die Überstundenberechnung kann ziemlich kompliziert sein. Um den Prozess einfacher zu gestalten, kannst du verschiedene Überstunden-Rechner verwenden.

Tipp #3: Pausen nicht vergessen

Normalerweise dauern die Ruhepausen von 5 bis 20 Minuten und die Mittagspausen von 30 bis 60 Minuten.

Sowohl Ruhepausen als auch Mittagspausen zählen nicht zur Arbeitszeit. Um in einer Zeiterfassungssoftware, wie Clockify, Pausen einzukalkulieren, kannst du die Funktion "Pausen-Kiosk" verwenden.

Kioskmodus am Tablet - Pause wird gestartet
Mit Clockify-Pausen-Kiosk verfolgst du Pausen

Du kannst auch einen separaten Pausen-Eintrag erstellen und ihn entweder nach Projekt oder mit einem Tag kategorisieren.

Abrechnung der Pausenzeit in der Zeiterfassungssoftware
Bei der Zeiterfassung Pausen nicht vergessen

Indem Projekte von Pausen getrennt werden, können Mitarbeiter alle geleisteten Stunden verfolgen. Zusätzlich können Manager sehen, wie lange ihre Projekte tatsächlich gedauert haben.

Tipp #4: Arbeitszeittabellen verwenden

Das Ausfüllen von Arbeitszeittabellen am Ende des Arbeitstages ist eine bewährte Methode der Zeiterfassung, da sie keinen Raum für Fehler lässt.

Mitarbeiter können die Start- und Endzeiten für jede Aufgabe ändern, Tags anwenden, Notizen hinterlassen, usw. Sie sollten nur eine Aufgabe aus der Arbeitszeittabelle wählen und die Gesamtzeit eingeben, die sie für diese Aufgabe aufgewendet haben. Es dauert nicht länger als eine Minute.

Falls ein Mitarbeiter vergessen hat, seine Arbeitszeittabelle auszufüllen, kannst du das im Wochenbericht einfach sehen. Der Wochenbericht zeigt an, wie viel Zeit jeder Mitarbeiter an jedem Tag der Woche insgesamt erfasst hat.

Wochenbericht berechnet Zeitdauer und die geleisteten Arbeitsstunden für jedes Teammitglied
Mit dem Clockify-Wochenbericht kannst du Aktivitäten nach Projekt oder Nutzer gruppieren

Obwohl die Bearbeitung von Arbeitszeittabellen eine praktische Funktion ist, solltest du jedoch nicht vergessen, Arbeitszeittabellen nach einer bestimmten Zeit zu sperren.. Du kannst Arbeitszeittabellen für vorigen Zeitraum jede Woche oder jeden Monat sperren, abhängig davon, wie oft du die Entgeltabrechnung ausführst.

Auf diese Weise können Mitarbeiter ihre Arbeitszeittabellen ordnen. Sobald Arbeitszeittabellen gesperrt sind, kannst du Daten exportieren. Danach kannst du Arbeitsstunden und Lohnabrechnung sicher berechnen, indem du weißt, dass nichts geändert werden kann.

Fazit: Entgeltberechnung muss dich nicht erschöpfen

Die Entgeltberechnung ist eine wichtige Aufgabe in jedem Unternehmen! Sie umfasst die Erfassung der Mitarbeiterstunden und die Bestimmung ihrer Gehälter und Löhne.

Wenn du unsere wichtigsten Schritte und Tipps befolgst, stellst du sicher, dass die Abrechnung genau und effizient berechnet wird und dass deine Mitarbeiter korrekt und pünktlich bezahlt werden. Falls du den Prozess vereinfachen willst, kannst du eine Berechnungssoftware auswählen und sie kann für dich alles erledigen!

Quellen: