Wie abrechenbare Stunden berechnet werden (+ kostenlose Vorlage für abrechenbare Stunden)

Was sind abrechenbare Stunden?

Abrechenbare Stunden sind Zeiten, die für Aufgaben und Projekte aufgewendet werden, die den Kunden direkt in Rechnung gestellt werden können. Beispiele für abrechenbare Stunden sind Zeiten, die für Tätigkeiten aufgewendet werden wie:

• Projektplanung und Management,
• Eigentliche Projektarbeit (z. B. Recherche, Schreiben, Bearbeiten oder Programmieren),
• Kommunikation mit Kunden (z. B. Meetings oder Telefonate)
• Erstellung von Berichten oder anderen projektbezogenen Dokumenten.

Kurz gesagt: Jede Dienstleistung, die direkt zur Wertschöpfung für einen Kunden beiträgt, gilt als abrechenbar.

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Der Unterschied zwischen abrechenbaren und nicht abrechenbaren Stunden

Im Gegensatz zu abrechenbaren Stunden werden nicht-abrechenbare Stunden den Kunden nicht in Rechnung gestellt. Einfach ausgedrückt: Nicht abrechenbare Stunden umfassen die Zeit für Tätigkeiten, die den Geschäftsbetrieb unterstützen, wie zum Beispiel:

• Interne Meetings,
• Administrative Aufgaben (z. B. Zeiterfassung, Rechnungsstellung, interne Bürokratie),
• Fortbildung und Entwicklung, usw.

Um den Unterschied zwischen abrechenbaren und nicht abrechenbaren Stunden – also zwischen abrechenbarer und nicht abrechenbarer Arbeit – besser zu verstehen, hilft ein Blick auf die folgende Tabelle:

Abrechenbare Stunden stehen für bezahlte Arbeit, nicht-abrechenbare Stunden für Arbeit, für die kein direktes Honorar fließt. Nicht abrechenbare Arbeit generiert zwar keinen direkten Umsatz, ist aber dennoch für den Betrieb und den langfristigen Erfolg des Unternehmens unerlässlich.

Leistungsstarker Zeit- und Kosten-Tracker

Abrechenbare und nicht-abrechenbare Stunden für jede Branche mit einer zuverlässigen Lösung erfassen.

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Berechnung abrechenbarer Stunden mit Clockify von CAKE.com

Die Berechnung des abrechenbaren Betrags ist einfach: Die Gesamtzahl der für ein Projekt aufgewendeten Stunden (z. B. 80 Stunden) wird mit dem Stundensatz (z. B. 25 €) multipliziert.

Die Formel lautet:

Komplikationen entstehen jedoch, wenn unterschiedliche Gebühren für verschiedene Kunden erhoben werden oder wenn ein vielfältiges Team Arbeiten mit unterschiedlicher Bezahlung leistet und all diese verschiedenen Sätze berücksichtigt werden müssen.

Clockify von CAKE.com berechnet die abrechenbaren Stunden des Teams automatisch. Es muss lediglich Zeit erfasst und zwischen abrechenbaren und nicht abrechenbaren Stunden unterschieden werden — Clockify erledigt den Rest (von der Berechnung des verdienten Geldes bis hin zur Anzeige, wohin jede Minute geflossen ist).

Im Folgenden wird erklärt, wie die abrechenbaren Stunden des Teams mit dem einfachen Zeit-Tracker von Clockify erfasst und berechnet werden.

Schritt #1: Stundensätze festlegen

Bevor das Team mit der Arbeit an einem Projekt beginnt, müssen die Stundensätze in Clockify festgelegt werden. Dies ermöglicht es der App, den verdienten Betrag basierend auf der erfassten abrechenbaren Zeit zu berechnen.

Falls unterschiedliche Projektsätze für verschiedene Kunden berechnet werden oder einige Teammitglieder zu höheren Gebühren arbeiten (z. B. ein Senior-Entwickler mit einem höheren Stundensatz als ein Junior-Designer), müssen mehrere abrechenbare Sätze festgelegt werden.

Du kannst verschiedene Arten von Stundensätzen in Clockify einstellen:

• Arbeitsbereich-Satz — ein Einheitssatz, der für alle abrechenbaren Zeiteinträge in deinem Workspace gilt,
• Mitglieder-Satz — individuelle Stundensätze für jedes Teammitglied,
• Projekt-Satz — ein Stundensatz für ein spezifisches Projekt,
• Aufgaben-Satz — Stundensätze für jede einzelne Aufgabe innerhalb eines Projekts und
• Stundensatz für Projektmitglieder — ein Stundensatz für ein Teammitglied, das an einem bestimmten Projekt arbeitet.

Clockify verwendet den spezifischsten definierten Stundensatz (wobei ein Teammitglied innerhalb eines bestimmten Projekts der spezifischste aller Sätze ist).

Um einen Stundensatz für ein Teammitglied festzulegen, das an einem Projekt arbeitet, sind folgende Schritte erforderlich:

• Die Seite Projekte in Clockify öffnen,
• Das entsprechende Projekt auswählen und
• Auf den Tab Zugriff klicken.

Anschließend auf die Option Ändern klicken, wie unten dargestellt:

Zuletzt den Stundensatz des Teammitglieds in das entsprechende Feld eingeben und auf Speichern klicken.

Dieser Satz gilt für alle Zeiteinträge, die von diesem Teammitglied während der Arbeit an diesem Projekt erstellt werden. Wie ersichtlich ist, ist der gesamte Vorgang einfach und schnell.

🎓 Einblicke in durchschnittliche Stundensätze (2025): Freelancer & Berater

Schritt #2: Zeitaufwand für Aktivitäten aufzeichnen

Der Arbeitsstunden-Tracker von Clockify ermöglicht es dem gesamten Team, den Zeitaufwand für verschiedene Aktivitäten mühelos zu messen. Bei einem Aufgabenwechsel wird einfach der Timer für die vorherige Tätigkeit gestoppt und ein neuer gestartet. Falls das Starten des Timers einmal vergessen wurde, kann die Zeit später jederzeit manuell nachgetragen werden.

Um Arbeitsstunden über den Clockify-Timer aufzuzeichnen, sind folgende Schritte nötig:

• Die Seite „Timer in Clockify öffnen,
• Eingeben, woran gerade gearbeitet wird,
• Ein Projekt auswählen
• Auf die Schaltfläche START klicken, um den Timer zu aktivieren.

Sobald die Arbeit beendet ist, auf die Schaltfläche STOPP klicken, um die Zeiterfassung abzuschließen.

Im Vergleich zur Zeiterfassung mit unpraktischen Systemen wie Tabellenkalkulationen ist Clockify deutlich effizienter. Administrative Aufgaben werden rationalisiert und die manuelle Nachverfolgung gehört der Vergangenheit an.

Neben der Vereinfachung des Prozesses ermöglicht Clockify die Trennung von abrechenbaren und nicht abrechenbaren Stunden für eine präzise Rechnungsstellung.

Schritt #3: Abrechenbare Stunden von unbezahlter Arbeit trennen

Ein Teil der geleisteten Arbeit ist abrechenbar — ein anderer nicht. Beispielsweise kann den Kunden keine Zeit für die Rechnungsstellung oder interne Meetings in Rechnung gestellt werden.

In Clockify lässt sich auswählen, ob ein Zeiteintrag abrechenbar ist. Wird ein Projekt als abrechenbar markiert, sind standardmäßig alle zugehörigen Zeiteinträge abrechenbar (dies kann im Einzelfall angepasst werden).

Zu Beginn einer Aufgabe wird die Zeit durch Klicken auf das Dollar-Zeichen als abrechenbar markiert:

Falls nicht abrechenbare Zeit erfasst werden soll – zum Beispiel für ein internes Meeting – ist dies ebenfalls möglich. Ein Klick auf das blaue Dollar-Zeichen färbt dieses grau, um anzuzeigen, dass der Zeiteintrag nicht abrechenbar ist.

Mit Clockify von CAKE.com können Projekt- und Betriebsleiter jede abrechenbare Minute präzise erfassen, um Folgendes zu gewährleisten:

• Genaue Kundenabrechnung,
• Verbessertes Umsatz-Tracking und
• Bessere Kontrolle über die Projektfinanzen.

Dies ermöglicht es, zu niedrige Abrechnungen zu vermeiden und eine konsistente Rentabilität über alle Projekte hinweg beizubehalten.

Schritt #4: Abrechenbare Stunden in Echtzeit verfolgen

Clockify verfügt über ein leistungsstarkes Berichtssystem, sodass abrechenbare Stunden nicht mehr manuell gezählt und addiert werden müssen. Alle erfassten Zeiten werden automatisch aktualisiert und sortiert und können sofort in den detaillierten Zeitberichten von Clockify eingesehen werden.

Clockify bietet verschiedene Arten von Berichten an, darunter:

• Zusammenfassungsbericht,
• Detaillierter Bericht,
• Wochenbericht, und
• Ausgabenbericht.

Die Berichte von Clockify machen Folgendes sichtbar:

• Wie viel Geld mit jedem Projekt verdient wurde,
• Wie viel Zeit das Team für abrechenbare im Vergleich zu nicht abrechenbaren Aktivitäten aufwendet,
• Wie viel Kosten jedes Teammitglied verursacht und
• welche Teammitglieder die meisten abrechenbaren Stunden haben.

Mit diesen Erkenntnissen lassen sich die profitabelsten Projekte und produktivsten Mitarbeiter identifizieren, die Ressourcenzuweisung optimieren und fundiertere finanzielle Entscheidungen treffen.

Das Erfassen der abrechenbaren Stunden in Echtzeit ermöglicht es Projekt- und Finanzmanagern:

• erkennen inefficiencies early on,
• Make adjustments before issues escalate, and
• sicherzustellen, dass Projekte im Budget bleiben und Kostenüberschreitungen vermieden werden.

Ein großer Pluspunkt ist, dass diese Berichte auch in verschiedenen Formaten für den Versand exportiert werden können. Der folgende letzte Schritt zeigt, wie das funktioniert.

Schritt #5: Abrechenbare Stunden exportieren

Wenn es an der Zeit ist, Kunden abzurechnen, können die Zeitdaten nach Projekt und Abrechenbarkeit gefiltert und der Bericht direkt an die Kunden gesendet werden. Dies stärkt das Kundenvertrauen, da eine klare Aufschlüsselung der geleisteten Arbeit bereitgestellt wird.

Um einen Clockify-Bericht herunterzuladen, sind folgende Schritte erforderlich:

• Öffne den zu exportierenden Bericht,
• Klicke auf die Option Exportieren und
• Wähle, ob der Bericht als PDF-, CSV- oder Excel-Datei gespeichert werden soll.

Der Bericht kann zudem an individuelle Bedürfnisse angepasst werden. Beispielsweise lässt sich festlegen, ob ein Balkendiagramm angezeigt werden soll oder ob die Dauer in Dezimalzahlen oder Stunden erscheint.

Darüber hinaus kann ein Bericht mit Kunden geteilt werden, damit diese die Kosten in Echtzeit verfolgen können. Um einen Clockify-Bericht per Link zu teilen, wird der Bericht geöffnet und auf das Freigabesymbol geklickt:

Benenne deinen Bericht, lege die Sichtbarkeit fest (öffentlich oder privat, falls du den Zugriff einschränken möchtest) und klicke auf die Schaltfläche Link erstellen. Kopiere danach einfach den Link und teile ihn mit deinem Kunden.

Den Kunden genau zu zeigen, wie Zeit und Geld in ihren Projekten investiert werden, bringt mehrere Vorteile:

• Verbesserte Transparenz gegenüber dem Kunden,
• Weniger Missverständnisse und
• Gesteigerte Professionalität.

Vorlage für abrechenbare Stunden

Die Vorlage für abrechenbare Stunden ist ein Zeiterfassungstool, das Finanzprojektmanagern oder Kleinunternehmern dabei hilft, die für Projekte aufgewendete Zeit zu verwalten, um eine effiziente Abrechnung mit den Kunden zu ermöglichen.

Unsere kostenlose Vorlage für abrechenbare Stunden hilft dir:

• Die täglichen abrechenbaren Stunden des Teams zu erfassen ie für projektbezogene Aufgaben aufgewendet werden, und
• den gesamten abrechenbaren Betrag für ein Projekt zu berechnen basierend auf den Stundensätzen der Mitarbeiter und den geleisteten abrechenbaren Stunden.

Um die Google Sheets-Version der Vorlage zu nutzen, müssen folgende Daten von den Mitarbeitern eingegeben werden:

• Datum,
• Name,
• Aufgabenbeschreibung,
• Start- und Endzeiten sowie
• Stundensatz.

Die abrechenbaren Stunden für jede Aufgabe werden basierend auf den Start- und Endzeiten automatisch berechnet. Ebenso wird der abrechenbare Betrag für jede Aufgabe auf Grundlage der geleisteten Stunden und des Stundensatzes ermittelt.

Die gesamten abrechenbaren Stunden für ein Projekt (in Dezimalzahlen) sowie der gesamte abrechenbare Betrag werden ebenfalls automatisch kalkuliert.

Um die Vorlage aus Google Sheets zu exportieren, sind folgende Schritte nötig:

• Auf „Datei klicken,
• Den Mauszeiger über die Option „Herunterladen bewegen und
• Das bevorzugte Format auswählen (PDF, Microsoft Excel, OpenDocument usw.).

⬇️ Vorlage für abrechenbare Stunden herunterladen (Google Sheets)

Vorteile der Erfassung abrechenbarer Stunden

Das Erfassen abrechenbarer Stunden bietet zahlreiche Vorteile — von einer vereinfachten Abrechnung über eine optimierte Ressourcenzuweisung bis hin zu gestärktem Kundenvertrauen.

Erfahre unten mehr darüber, warum du abrechenbare Zeiten erfassen solltest.

Vorteil #1: Vereinfachte Abrechnung

Veraltete Methoden wie Stift und Papier oder komplexe Tabellen führen oft zu Fehlern, Verwirrung und Zeitverschwendung.

Mit einem zuverlässigen Zeiterfassungstool wie Clockify wird der Prozess erheblich erleichtert. Das Team muss lediglich:

1. Einen Zeiteintrag als abrechenbar markieren,
2. Den Timer beim Start einer Aufgabe einschalten und
3. Ihn nach Abschluss wieder ausschalten.

Clockify von CAKE.com berechnet abrechenbare Stunden automatisch auf Basis der festgelegten Stundensätze und ermöglicht so einen nahtlosen Abrechnungsprozess.

Die Daten stehen in Berichten für detaillierte Analysen bereit, rechtfertigen Rechnungen gegenüber Kunden und sorgen für schnellere Zahlungen.

Clockify hilft dir nicht nur dabei, verschiedene Abrechnungssätze für Kunden und Projekte zu verwalten, sondern liefert dir auch klare Daten zur Begründung deiner Rechnungen. Dies sorgt für größere Transparenz und führt zu schnelleren Zahlungen.

🎓 11 Arten von Rechnungen, die du für Ihr Unternehmen benötigst

Vorteil #2: Verbesserte Kundenkommunikation und Vertrauen

Die Bereitstellung präziser Informationen darüber, wie die Zeit in Projekten investiert wurde, trägt maßgeblich dazu bei, das Vertrauen zu stärken. Studien zu effektiven Kommunikationsstrategien legen nahe, dass Transparenz gegenüber Kunden eine reibungslose Kommunikation sicherstellt und den Aufbau langfristiger Beziehungen fördert.

Der Zusammenfassungsbericht von Clockify ist ideal, um diese Transparenz zu erhöhen, da er alle relevanten Details zur erfassten Projektzeit darstellt, einschließlich:

• der gesamten abrechenbaren Zeit für jede Aufgabe und das gesamte Projekt sowie, and
• des Gesamtbetrags, der auf Basis der abrechenbaren Stunden verdient wurde.

Durch das Teilen des Berichts per Link können Kunden zudem in Echtzeit verfolgen, wie ihr Budget eingesetzt wird. Dies gibt Kunden die Gewissheit, dass ihre Mittel effektiv genutzt werden.

Kevin Heimlich, Gründer und CEO einer großen Digital-Marketing-Agentur, fügt hinzu, dass detaillierte Zeitaufzeichnungen die Rechenschaftspflicht des Unternehmens verbessern:

“Kunden vertrauen den Zahlen. Die Sichtbarkeit der Arbeitsbelastung sorgt in dieser Hinsicht für Fairness. Zeiterfassung steigert nicht nur die Rentabilität, sondern verbessert auch die Verantwortlichkeit im gesamten Unternehmen.”

Indem Kunden klare Zeitdaten erhalten, wird der Wert der erbrachten Dienstleistungen verständlich und nachvollziehbar. Auf diese Weise lassen sich Abrechnungsstreitigkeiten vermeiden und eine höhere Kundenzufriedenheit erreichen.

Vorteil #3: Optimiertes Projektmanagement

Durch die Erfassung der Zeit lässt sich erkennen, wohin die Kapazitäten des Teams fließen. Dies ermöglicht eine effektivere Ressourcenallokation und vermeidet Unterauslastung. Diese Erkenntnisse helfen zudem dabei, die Produktivität am Arbeitsplatz zu bewerten und Mitarbeiter-Burnout vorzubeugen.

Mit Clockify lassen sich Projekte und Teams besser verwalten, indem Aufgaben zugewiesen und folgende Punkte nachverfolgt werden:

• Wer an was arbeitet,
• wer überlastet ist und
• wer noch freie Kapazitäten hat.

Auf diese Weise kann eine ausgewogene Arbeitsbelastung sichergestellt werden. Wie die Forschung zum Workload-Management nahelegt, verursacht eine unsachgemäße Arbeitsverteilung Stress bei den Mitarbeitern, was zu einer höheren Fluktuationsrate führt.

Im Team-Zeitplan von Clockify ist zudem Folgendes ersichtlich:

• Zugewiesene Stunden für jede Aufgabe,
• geschätzter abrechenbarer Betrag und
• geschätzte Arbeitskosten.

Durch die effektive Zuweisung von Aufgaben und das Tracking der dafür aufgewendeten Zeit lässt sich die Kapazität des Teams optimieren und sicherstellen, dass Termine eingehalten werden. Dies führt zu einer höheren Teamproduktivität, verhindert Verzögerungen und ermöglicht eine reibungslosere Projektabwicklung.

Vorteil #4: Bessere Projektschätzungen und Angebote

Daten aus der Zeiterfassung helfen dabei, präzisere Projektschätzungen vorzunehmen und Angebote wettbewerbsfähiger zu gestalten.

Laut Marcal Santos, dem Gründer eines führenden Sicherheitsunternehmens, ermöglicht die Zeiterfassung bessere Zukunftsprognosen und hilft dabei, zu niedrige oder zu hohe Abrechnungen zu vermeiden:

“Wenn bekannt ist, dass eine Aufgabe bisher immer 3 Stunden gedauert hat, hilft das enorm dabei, Fehler bei der Preisgestaltung zu vermeiden.”

Wie Marcal anmerkt, hilft das Erfassen der für Kunden aufgewendeten abrechenbaren Stunden dabei, das Unternehmen wirtschaftlich stabil zu halten:

“Als Inhaber eines kleinen Unternehmens hilft das Tracking der Stunden pro Kunde – selbst wenn man nicht stündlich abrechnet – dabei zu erkennen, ob die Arbeit rentabel ist und ob der Zeitaufwand pro Aufgabe den Erwartungen entspricht.”

Das Erfassen abrechenbarer Stunden hilft dabei, Umsatzverluste durch „verlorene Zeit“ zu reduzieren. Dies ermöglicht gesündere Gewinnspannen.

Abrechenbare Stunden berechnen und Rechnungen erstellen mit Clockify von CAKE.com

Als einfacher und dennoch leistungsstarker Zeiterfassungs-Tracker ermöglicht Clockify Projektleitern und Kleinunternehmern:

• Abrechenbare Stunden zu erfassen und Verdienste mühelos zu berechnen,
• den Projektfortschritt zu überwachen und
• Zeitdaten zu analysieren, um fundiertere Entscheidungen zu treffen.

Sobald in Clockify eine Projektschätzung festgelegt wurde und das Team mit der Arbeit beginnt, kann der Projektstatus in Echtzeit verfolgt werden. Dies hilft dabei, Ineffizienzen zu identifizieren und zu beseitigen, bevor sie zu größeren Hindernissen werden.

Durch den Vergleich der geschätzten Zeit mit der tatsächlich erfassten Zeit des Teams erhält man ein besseres Gefühl für die tatsächliche Dauer von Aufgaben. Dies führt zu präziseren künftigen Schätzungen und verhindert eine zu niedrige Preisgestaltung.

Zusätzlich ermöglicht Clockify die Erstellung von Rechnungen auf Basis von abrechenbarer Zeit und Ausgaben.

Erstens kannst du mit der App professionelle Rechnungen erstellen und direkt an deine Kunden senden. Das führt zu schnelleren Zahlungen und weniger Verwaltungsaufwand.

Zweitens steht dir das Clockify Kundensupport-Team rund um die Uhr per Chat, Telefon oder E-Mail zur Verfügung.

Drittens vereinfacht Clockify deine Abrechnung und sorgt für eine faire Vergütung deiner Leistungen – egal ob du IT-, Marketing-, Beratungs-, Rechts- oder Kreativdienstleistungen anbietest.

Erfasse und berechne deine abrechnungsfähigen Stunden präzise und lass dein Unternehmen wachsen.