Zeiterfassung mit Tabellenkalkulation

Zeiterfassungsmethode mit Tabellenkalkulation

Die Zeiterfassung in Excel ist wichtig, wenn du die Aufzeichnungen der verfolgten Arbeitszeit klar, fehlerfrei und einfach zugänglich halten möchtest - du benötigst diese Daten später für HR und Gehaltsabrechnung, Kundenabrechnung, behördliche Compliance-Anforderungen (DSGVO), und Projektstatusberichte, die du an Kunden sendest.

Mit der Zeiterfassungsmethode mit Tabellenkalkulation gibst du die für Aufgaben aufgewendete Zeit in eine Kalkulationsvorlage ein.

Abhängig davon, was du in deinem Zeiterfassungsbericht sehen möchtest, kannst du eine Excel-Tabelle oder eine Google-Tabelle öffnen, “Beginn”, “Ende”, “Stundensatz”, “Kunde”, Aktivität”, “Geleistete Gesamtstunden”, “Überstunden”, “Insgesamt verdient” und andere Werte, die du benötigst, hinzufügen.

Danach solltest du die Daten manuell eingeben, bevor du die Excel-Tabelle zur Genehmigung an deinen Manager in regelmäßigen Abständen (meistens wöchentlich, zweitwöchentlich und monatlich) sendest.

Kalkulationsvorlagen

Du kannst hier kostenlose Kalkulationsvorlagen (im Excel- oder Google Sheets-Format) herunterladen und sie ausfüllen.

Monatsvorlage Wochenvorlage Tagesvorlage für Mitarbeiter Tagesvorlage für Manager Projektvorlage

Monatsvorlage

Die Kalkulationstabelle für die monatliche Zeiterfassung mit: Arbeitsbeginn, Mittagspause - Beginn, Mittagspause - Ende, Arbeitsende, Urlaub/Krankheitstage, Regelmäßige Arbeitszeiten, Überstunden, Gesamtzahl der geleisteten Arbeitsstunden, Monatssumme und Gesamtgehalt, und Stundensatz.

Herunterladen: Excel • Google Sheets

Wochenvorlage

Die Kalkulationstabelle für die wöchentliche Zeiterfassung mit denselben Daten, die nach Wochen und mit Wochensumme und Gehalt dargestellt werden.

Herunterladen: Excel • Google Sheets

Tagesvorlage für Mitarbeiter

Die Tagesvorlage für Mitarbeiter, in der Tage in Stunden (07-18 Uhr) aufgeteilt sind und Mitarbeiter eingeben können, woran sie jede Stunde des Tages gearbeitet haben.

Herunterladen: Excel • Google Sheets

Tagesvorlage für Manager

Die Tagesvorlage für Manager, in der Manager Mitarbeiter-Stundensatz, Mitarbeiter-ID, Arbeitsbeginn, Arbeitsende, geleistete Stunden und Tagessumme für jeden Mitarbeiter eingeben können.

Herunterladen: Excel • Google Sheets

Projektvorlage

Die Projektvorlage zur Zeiterfassung, in der du Projekt-ID, Kunden, Aktivitäten, Startzeit, Endzeit, abrechenbare Stunden für jedes Projekt, an dem du gearbeitet hast, eingeben kannst.

Herunterladen: Excel • Google Sheets

Nachteile der Zeiterfassung mit Kalkulationstabellen

Obwohl die übliche Verwendung von Kalkulationstabellen einfach genug ist, haben sie ihre Nachteile:

• Es ist zeitaufwendig, jedes Mal Zeiten und alle Daten manuell einzugeben
• Es ist zeitaufwendig, viele unterschiedliche Arbeitszeittabellen-Vorlagen für viele Daten zu erstellen, die eingegeben werden müssen
• Du musst dir Projekte und Aufgaben merken, an denen du gearbeitet hast, sowie die Zeit, die du für sie aufgewendet hast
• Du musst Papier-Arbeitszeittabellen ausfüllen, ausdrucken und speichern
• Es ist eher möglich, dass du einen, zwei oder zehn Fehler machst, wenn du Zeiten und Daten manuell eingibst
• Du musst komplizierte Formeln zu deinem Excel- oder Google Sheets-System hinzufügen, um abrechenbare Zeiten und andere nötige Daten zu berechnen

Alles im allen erfüllt die übliche Methode mit Excel-Tabellen ihren Zweck und ermöglicht dir, Startzeit, Endzeit, geleistete Gesamtstunden und andere Zeiterfassungsdaten einfach anzugeben - aber es wäre für dich am besten, wenn du die Zeiterfassung mit Kalkulationstabellen möglichst viel automatisierst.

Kostenlose Online-App zur Zeiterfassung

Clockify ist Zeiterfassungs-App mit Kalkulations- und Arbeitszeittabellen, mit der du deine Zeiterfassung verbessern, beschleunigen und modernisieren kannst. Dein Team und du gebt einfach Zeit in persönliche Arbeitszeittabelle ein, die Clockify in visuellen Berichten zusammenfasst, die du später als anpassbare CSV- und Excel-Dateien teilen und exportieren kannst.

Clockify ist eine moderne Arbeitszeittabellen-App für Unternehmen, die im Browser funktioniert. Clockify optimiert das Sammeln von Arbeitszeittabellen sowie die Zeitanalyse, sodass du nicht mehr Papier-Arbeitszeittabellen ausfüllen, überprüfen und speichern musst.

Zeiten in Arbeitszeittabellen eingeben

Die Eingabe der Arbeitszeiten in der Arbeitszeittabellen-Ansicht in Clockify ist ähnlich wie die Projekt-Zeiterfassung in Excel - du definierst das Projekt, an dem du arbeitest (dies kann der Name des Projekts sein, aber du kannst auch “Urlaub”, “Überstunden” oder “Krankheitstage” als Projekte festlegen), und gibst in wenigen Klicks die Zeiten, die du für diese Projekte aufgewendet hast, nach Datum ein.

Zeitberichte als anpassbare Kalkulationstabellen (CSV, Excel) exportieren

Du kannst editierbare CSV- und Excel-Dateien von in Clockify erstellten Zeiteinträgen heraus herunterladen. Wähle einfach den Berichtstyp, den du erstellen möchtest (Zusammenfassung, Detailliert oder Wöchentlich), filtere nach gewünschten Kriterien und wähle einen Zeitraum aus. Alle exportierten CSV- und Excel-Kalkulationstabellen sind editierbar, falls du einige Daten korrigieren musst.

Wenn du den gewünschten Bericht generiert hast, kannst du die Ergebnisse als eine CSV- oder Excel-Datei exportieren, um eine Kalkulationstabellen-Vorlage mit üblichen Daten, die automatisch ausgefüllt sind, zu erhalten. Und das alles in wenigen schnellen Klicks. Wenn du einen Bericht als CSV- und Excel-Kalkulationstabelle exportierst, erhältst du vollständige Zeiterfassungsdaten: wer hat die Zeit erfasst, wie viel Zeit und woran er/sie gearbeitet hat.

Muster-Kalkulationstabellen herunterladen: Excel • CSV • Google Sheets