Extras

Benutzerdefinierte Felder

Du kannst zusätzliche Felder zu den Zeiteinträgen hinzufügen und alles verfolgen!

Mit benutzerdefinierten Feldern kannst du Folgendes manuell verfolgen: Ausgaben, Kilometerleistung, Pausen, Überstunden, Rechnungsstatus, Anzahl von Einheiten, benutzerdefinierte Dropdownlisten, Quantität, Codes, Standorte, Schätzungen, Ausrüstung, Deal-Nummer, Link zum Ticket, Quittungen, Fotos, alle Arten von IDs (Rechnung, Aufgabe, Benutzer, Projekt)... und mehr!

Zusätzlich zu Benutzerdaten kannst du auch Metadaten in Projekten verfolgen - das ist perfekt, wenn du Daten in Pivottabellen analysieren oder Clockify mit externen Systemen über API integrieren solltest.

Wenn du Benutzern benutzerdefinierte Felder (z. B. Mitarbeiter-ID) hinzufügen möchtest, kannst du Benutzerfelder verwenden.

Die benutzerdefinierten Felder sind eine zusätzliche Funktion, die du aktivieren kannst, indem du deinen Arbeitsbereich auf den Pro- oder Enterprise-Plan aktualisierst.

Benutzer können Daten über das Web, Browser-Erweiterung, iOS, Android und Mac (Unterstützung für Windows in Kürze) in benutzerdefinierte Felder eingeben.

Die in diesem Video angezeigte Benutzeroberfläche entspricht möglicherweise nicht der aktuellen Version der App.

Felder erstellen #

Du kannst benutzerdefinierte Felder in den Einstellungen des Arbeitsbereichs > Registerkarte “Benutzerdefinierte Felder” erstellen. Du kannst bis zu 50 Felder in einem Arbeitsbereich haben.

Wenn du ein Feld erstellst, solltest du den Feldtyp bestimmen:

  • Text - Eingabefeld, in das du alles, was du möchtest, eingeben kannst (Projekt-ID, zusätzliche Notizen, Koordinaten)
  • Zahl - Eingabefeld, das ausschließlich numerische Werte akzeptiert
  • Link- Eingabefeld, das URLs zu Websites oder Dateien (Belege, Screenshots, Dokumente, Aufgabenrefenz) akzeptiert
  • Schalter - ein einfacher Ja/Nein-Schalter (in Rechnung gestellt, bezahlt, dringend)
  • Auswählen - Eingabefeld, das Benutzern ermöglicht, einzelne Optionen aus einer vordefinierten Liste (Standort, Status, Kategorie) auszuwählen
  • Mehrere auswählen - Eingabefeld, das Benutzern ermöglicht, jede Anzahl von Werten (verwendete Ausrüstung, Liste für benutzerdefinierte Tags in einem Projekt) aus einer vordefinierten Liste auszuwählen

Du kannst auch reguläre Benutzer verhindern, Daten einzugeben oder zu ändern, indem du “Wer kann bearbeiten: Admins” festlegst (Benutzer können beispielsweise den Status “Unbezahlt/Bezahlt” ansehen, aber nur Admins können ihn ändern).

Felder verwenden #

Damit deine Benutzer die Felder, die du erstellt hast, sehen können, solltest du das Feld in den Slot “Sichtbar” in der Aktiv-Spalte ziehen und ablegen. Danach werden die Felder in “Zeiterfassungssystem” und “Arbeitszeittabelle” für alle im Arbeitsbereich angezeigt.

In einer Arbeitszeittabelle kannst du Daten in zusätzlichen Feldern eingeben, wenn du auf eine Zelle mit Zeitangaben zeigst und die drei Punkte anklickst.

Du kannst bis zu 5 sichtbare Felder für den gesamten Arbeitsbereich haben und 5 weitere in Projekten.

Die Felder funktionieren wie reguläre Eingaben, abhängig vom Feldtyp, den du bestimmst. Benutzer können Text oder Nummer eingeben, ein Kontrollkästchen markieren oder einen vordefinierten Wert aus der Liste auswählen.

Wann sollte man unsichtbare Felder verwenden

Unsichtbare Felder sind nützlich, wenn du Clockify mit externen Systemen über API integrieren möchtest, oder wenn Einträge zusätzliche Metadaten (Projekt-ID oder Projekttyp) aus Projekten erben sollen, aber du willst nicht deine Benutzer mit unwichtigen Daten überfordern.

Wenn du ein Feld aktivierst und es unsichtbar machst, können Benutzer das Feld nirgendwo sehen, trotzdem verfügen alle erstellten Einträge über es. Einträge können Werte für unsichtbare Felder über Projekt erben oder du kannst sie über API oder eine Integration aktualisieren.

Die unsichtbaren Felder und ihre Daten werden in Excel- oder CSV-Exporten des Detaillierten Berichts angezeigt.

Felder in Projekten einrichten #

Zusätzlich zur Aktivierung von benutzerdefinierten Feldern für den gesamten Arbeitsbereich kannst du sie auch nach Projekt aktivieren sowie Sichtbarkeit und einen standardmäßigen Wert in Projekteinstellungen überschreiben.

Alle unsichtbaren Felder werden in Projekten automatisch angezeigt. Du kannst ihren standardmäßigen Wert für ein Projekt festlegen und sie sichtbar (oder unsichtbar) machen, wenn ein Benutzer dieses Projekt wählt.

Du kannst bis zu 10 sichtbare Felder in einem Projekt haben.

Zusätzlich zur Verwaltung von aktiven Feldern kannst du außerdem ein Feld aus der Liste der verfügbaren Felder hinzufügen, damit nur Einträge in diesem bestimmten Projekt das Feld haben.

Möchtest du, dass Felder einen standardmäßigen Wert haben, wenn Benutzer ein Projekt wählen? Wenn Benutzer ein Projekt wählen, kann beispielsweise das Feld Standort auf Deutschland festgelegt und später überschrieben werden, falls es nicht mehr Deutschland ist.

Du solltest mit standardmäßigen Werten vorsichtig sein, da sie vorhandene Werte immer überschreiben. Wenn ein Zeiteintrag beispielsweise "Mein Wert" hat und du dann ein Projekt mit "Standardmäßiger Wert"änderst, wird "Mein Wert" überschrieben (Du kannst "Mein Wert"erneut eingeben, aber wenn du das Projekt des Zeiteintrags wieder änderst, wird "Mein Wert" verloren).

Projektmanager können die Sichtbarkeit von Feldern überschreiben und einen standardmäßigen Wert für ihre Projekte festlegen.

Erweiterte Verwendung #

Du kannst jeden Workflow archivieren, den du benötigst, indem du diese vier Mechanismen verwendest:

  • Berechtigungen bearbeiten - Du kannst Benutzern ermöglichen, Daten für ihre Zeiteinträge in einem Feld zu bearbeiten, oder die Bearbeitung nur auf Admins begrenzen
  • Sichtbarkeit - betrifft, ob Benutzer ein Feld im Zeiterfassungssystem oder in einer Arbeitszeittabelle sehen können
  • Standardmäßiger Wert - Felder eines Zeiteintrags sind am Anfang leer, es sei denn, dass du sie mit einem standardmäßigen Wert im Voraus ausfüllst
  • Projektüberschreibungen - Du kannst die Sichtbarkeit eines Feldes und standardmäßigen Wert nach Projekt überschreiben

Du kannst zum Beispiel ein Feld als von regulären Benutzern nicht bearbeitbar sowie als nur in bestimmten Projekten sichtbar festlegen. Oder du kannst ein Feld unsichtbar machen und einen standardmäßigen Wert in Projekten festlegen, damit jeder Zeiteintrag seine Metadaten im Projekt hat.

BEARBEITENSICHTBARKEITSTANDARDMÄßIGANWENDUNGSFALL
JederSichtbarLeerFür Benutzereingabe
Benutzer können ein Eingabefeld sehen und einen Wert (z. B. Kilometerleistung, Ausgaben, Belege) eingeben
Jeder SichtbarErbtFür Benutzer zum Überschreiben, wenn nötig
Benutzer können ein Eingabefeld mit vorausgefüllten Werten sehen, die sie, falls nötig, ändern können (z. B. einen anderen Wert wählen)
Jeder Unsichtbar Leer Für Integration von Benutzern
Einträge haben das Feld mit einem leeren Wert, der nur über API aktualisiert werden kann
Jeder Unsichtbar Erbt Für Projekt-Metadaten
Alle Einträge erben Metadaten aus einem Arbeitsbereich oder Projekt (z. B. Name des Arbeitsbereichs, Projekt-ID
Admins Sichtbar Leer Für Benutzer zur Verfolgung des Status
Admins können Zeiteinträge von anderen bearbeiten, damit Benutzer den Status ihrer Zeiteinträge später sehen können
Admins Sichtbar Erbt Für Benutzerverweis
Einträge zeigen Benutzern Projektinformationen für Refenzzwecke
Admins Unsichtbar Leer Für Integrationen von Admin
Einträge haben ein Feld mit einem leeren Wert, der nur von Admins über API aktualisiert werden kann
Admins Unsichtbar Erbt Für Projekt-Metadaten von Admin
Arbeitsbereich oder Projekt-Metadaten, die nur Admins über API überschreiben können (z. B. Name des Arbeitsbereichs, Projekt-ID)

Benutzerdefiniertes Pflichtfeld #

Du kannst auch festlegen, dass ein benutzerdefiniertes Feld für jeden Zeiteintrag auf der Arbeitsbereichsebene erforderlich ist.
Um dies zu tun, sollte das benutzerdefinierte Feld eines Zeiteintrags auf "Sichtbar" mit einem standardmäßigen Wert festgelegt oder von "Jeder" bearbeitet werden. Wenn das benutzerdefinierte Feld richtig konfiguriert wird, wird es in den Einstellungen des Arbeitsbereichs, im Abschnitt "Zeitspeicherung nicht erlauben, ohne", in der Registerkarte "Allgemein" angezeigt. Nachdem das Feld im Kontrollkästchen markiert wurde, wird es als Pflichtfeld im Zeiterfassungssystem und in Arbeitszeittabellen angezeigt.

Also, wenn Benutzer nächstes Mal einen Zeiteintrag eingeben möchten, sollten sie Daten in dieses Pflichtfeld einfügen.

Felder bearbeiten und löschen #

Das Aktivieren von Feldern betrifft nicht alte Einträge. Nur neue Zeiteinträge, die nach vorne laufen, haben benutzerdefinierte Felder und standardmäßige Werte. Um Zeiteinträgen Felder rückwirkend hinzuzufügen, solltest du Zeiteinträge manuell aktualisieren.

Wenn du ein Feld aus Aktiv nach Verfügbar wechselst, haben neue Einträge nicht das Feld, trotzdem behalten vorhandene Einträge ihre Daten und werden in Exporten angezeigt.

Wenn ein benutzerdefiniertes Feld gelöscht wird, werden das Feld und alle seine Daten aus allen Zeiteinträgen über den gesamten Arbeitsbereich hinweg gelöscht. Wenn ein Feld gelöscht wird, ist es, als ob es nie existiert hätte. Es kann nicht rückgängig gemacht werden. Um Daten zu speichern, ist es am besten, das Feld zu deaktivieren, indem es zur Verfügbar-Spalte verschoben wird.

Wenn du die Optionen des Feldtyps Auswählen bearbeitest, behalten die vorhandenen Zeiteinträge die Originalwerte. In folgenden Fällen jedoch nicht:

  • Wenn du den Wert des Feldtyps Auswählen im Zeiteintrag in einen anderen Wert manuell änderst
  • Wenn du das Projekt des Zeiteintrags in ein Projekt änderst, das einen standardmäßigen Wert für das Feldtyp Auswählen , erhält der Eintrag den standardmäßigen Wert vom Feldtyp Auswählen des gewählten Projekts.

Bearbeitungsbeispiel #

Angenommen, du hast ein benutzerdefiniertes Feld des Feldtyps Auswählen namens "Standort" mit 3 ausgewählten Optionen: Berlin, München, und Köln.

Du erstellst einen Zeiteintrag und wählst Berlin als dein Standort. Dann navigierst du zu Einstellungen des Arbeitsbereichs und benennst die Option Berlin in Köln um.

Der erstellte Eintrag behält den Wert Berlin.

Wenn du den erstellten Eintrag bearbeitest und sein Projekt in ein Projekt änderst, das einen standardmäßigen Wert (z. B. München) als das Feld “Standort” hat, wird München ab jetzt als Standort im Eintrag festgelegt. Anders gesagt, der Originalwert wird jedes Mal, wenn du einen Eintrag aktualisierst, vom standardmäßigen Wert überschrieben.

Ein anderes Beispiel: angenommen, du hast ein Feld namens "Aktualisiert" erstellt, den standardmäßigen Wert auf 2020 festgelegt und es sichtbar gemacht. Deine alten Einträge haben das Feld nicht, aber jeder Eintrag, der nach vorne läuft, wird es haben.

Falls das Projekt in einem alten Zeiteintrag geändert wird, übernimmt dieser Eintrag den Wert 2020 , obwohl er den Wert nie hatte. Auf diese Weise kannst du überprüfen, ob ein Eintrag manipuliert wurde.

Benutzerdefinierte Felder in Berichten #

Du kannst Zeiteinträge mit allen ihren Feldern und Daten im Detaillierten Bericht über Excel- oder CSV-Export abrufen. Dann kannst du alle Arten von benutzerdefinierten Berichten in Pivottabellen erstellen.

Du kannst Daten für sichtbare Felder im Detaillierten Bericht direkt ansehen und bearbeiten. Außerdem können Admins Daten aus benutzerdefinierten Feldern bearbeiten, die andere Benutzer eingegeben haben (Reguläre Mitglieder können nur Zeiteinträge bearbeiten und löschen, die zu ihnen gehören).

Du kannst auch "Massenhaft bearbeiten" verwenden, um benutzerdefinierte Felder in mehreren Zeiteinträgen mit einem Klick zu aktualisieren.

Der Excel- und CSV-Export listen alle aktiven Felder. Falls Einträge einen Wert in einem benutzerdefinierten Feld haben, das nicht nur im Arbeitsbereich, sondern auch in Projekten nicht mehr aktiv ist, wird das Feld nicht angezeigt.

Beispielsbericht herunterladen (Excel)

Außerdem ermöglichen dir die Berichte, einen Bericht nach benutzerdefinierten Feldern zu filtern. Du kannst einfach aktivieren oder deaktivieren, welche Felder du als Filter verwenden möchtest und sie verwenden, wenn du Zeiteinträge filterst.

Die Filter sind benutzerspezifisch. Wenn du ein benutzerdefiniertes Feld zu den Filtern hinzufügst, betrifft das nicht andere. Jeder Benutzer kann seinen eigenen Satz von Filtern haben.

Import custom fields #

You can import all Aktiv, Sichtbar und Unsichtbar required custom fields from a CSV file.

  1. Zum Arbeitsbereichsnamen oben links navigieren
  2. Das Menü öffnen
  3. Zur Seite Arbeitsbereichseinstellungen
  4. Aus dem Dropdown-Menü die Option Importieren wählen
  5. Upload your CSV file
  6. Clockify will analyze how many items will be created
  7. Review information and click Start import

CSV file can be imported only if the following requirements are met:

  • Time duration format in file needs to match the one on the workspace, set in the Profileinstellungen
  • Values need to be separated by comma
  • Columns need to have headers in English with the following values: Client, Project, Task, Tag and in this case Custom field
  • Maximum size file size is 1 MB

Custom field values can also be imported. This way, the reports can contain all your tracked time specific for your use case.

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