Benutzer einladen und verwalten

In Clockify kannst du eine unbegrenzte Anzahl von Benutzern haben. Auf diese Weise kann dein gesamtes Team die Zeit erfassen. Um das zu tun, müssen sie zunächst zu deinem Arbeitsbereich eingeladen werden.

Für eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie du Nutzer in Clockify einladen und verwalten kannst, sieh dir das Video an und folge den Anweisungen unten.

Only owners and admins can invite new users to a workspace, deactivate/delete users, revoke their invite and manage their details (set their billable rate, set as inactive, and assign to groups).

Benutzer einladen #

So kannst du Benutzer zu deinem Arbeitsbereich einladen:

1. Klicke auf Team in der Hauptrandleiste auf der linken Seite
2. Klicke auf Neues Mitglied hinzufügen/Vollmitglied hinzufügen (wenn Kiosk aktiviert ist) in der oberen rechten Ecke
3. Gib die E-Mail-Adresse der Person ein, die du einladen möchtest
4. Klicke auf Einladung senden

If you’d like to invite multiple users at once, enter the emails in the designated fields one below the other, or copy and paste the list of emails (e.g. mark@domain.com, jane@domain.com).
If you’re using a free plan you can enter up to 5 email addresses at the same time (but you can invite an unlimited number of users in total). If you’re on a paid plan, there’s no limit to the number of email addresses you can enter and thus the number of users you can invite at once.

Beachte, dass kostenpflichtige Pläne pro Benutzerplatz berechnet werden. Erfahre hier mehr darüber, wie du Benutzerplätze und kostenpflichtige Pläne verwaltest.

Benutzer manuell einladen #

Wenn du ein Mitglied hinzugefügt hast, dieses aber noch keine E-Mail erhalten hat, kannst du ihm die Einladung manuell zusenden:

• Click on three dots next to member and choose Resend an invite email

Die Mitglieder können sich selbst registrieren und werden automatisch Teil deines Arbeitsbereichs (wenn sie eine ausstehende Einladung haben).

Wenn ein Mitglied bereits ein Clockify-Konto hat, muss es sich anmelden und die Einladung über die Glockenbenachrichtigung in der oberen rechten Ecke annehmen.

Einladung annehmen #

1. Die Person, die du eingeladen hast, erhält eine Einladungs-E-Mail mit einem Aktivierungslink, auf den sie anklicken müssen
2. Nachdem sie auf den Link geklickt hat, muss sie ihre E-Mail bestätigen
3. Die eingeladene Person kann sich dann anmelden und mit der Zeiterfassung für dich beginnen

Wenn eine Person zu deinem Arbeitsbereich eingeladen wird und über kein Clockify-Konto verfügt, kann sie sich registrieren und deinem Arbeitsbereich automatisch beitreten (wenn sie eine ausstehende Einladung hat). Dadurch wird ihr CAKE.com-Konto auch erstellt.

Wenn der Benutzer bereits eingeladen ist, kann er kein Konto mit derselben E-Mail-Adresse auf der Seite "Registrierung" erstellen.

Wenn eine Person bereits ein Clockify-Konto hat, erhält sie eine E-Mail und eine Benachrichtigung in Clockify. In diesem Fall muss sie die Glockenbenachrichtigung in der oberen rechten Ecke öffnen und auf Annehmen klicken. Anschließend kann sie zu deinem Arbeitsbereich wechseln und mit der Zeiterfassung für dein Unternehmen beginnen.

Revoke user’s invite #

If user hasn’t accepted the invite yet and you’d like to remove them from your Clockify workspace, you can do that without leaving the app. 

To revoke user’s invite: 

1. Gehe zur Seite Team
2. Click on three three-dots menu
3. Choose Revoke invite option

Once you confirm the action, the invite is revoked and the previously invited user is no longer visible in the Team page.

If the user tries to accept the invite after it has been revoked, they will be redirected to the landing page with the info that the invite has expired

You can also revoke user invite from the Members page in your CAKE.com Account.

Benutzer filtern #

Die Teamseite bietet dir einen besseren Überblick über deine Teammitglieder und deren Zeiterfassungsdaten. Finde schnell bestimmte Nutzer, wende Filter an, um deine Teamliste einzugrenzen, und passe die Tabellenspalten an, um die für deine Bedürfnisse relevantesten Informationen anzuzeigen.

So kannst du Benutzer in deinem Arbeitsbereich herauszufiltern:

1. Suche auf der Teamseite nach der Filterleiste oben in der Mitgliedertabelle
2. Klicke, um die Filteroptionen zu öffnen, und wähle die gewünschten Kriterien aus (z. B. Rolle, Gruppe, Wochenstart …)
   
3. Wähle die spezifischen Werte für jeden gewählten Filter aus
   
4. Klicke auf Filter anwenden, um die Tabelle mit deinen gefilterten Ergebnissen zu aktualisieren 

Lösche Filter, um deine Ansicht zurückzusetzen.

Reguläre Nutzer, Teammanager oder Projektmanager können Nutzer sowohl auf den Tabs Vollständig als auch Eingeschränkt basierend auf den Informationen filtern, die sie in der Tabelle einsehen dürfen. Admins und Inhaber haben umfassendere Filterberechtigungen, um Nutzer sowohl auf den Tabs Vollständig als auch Eingeschränkt nach all ihren Informationen zu filtern, außer nach benutzerdefinierten Feldern.

Tabellenansicht anpassen #

Als Besitzer oder Admin kannst du deine Team-Tabelle personalisieren:

• Filter hinzufügen/entfernen: Passe an, welche Filter in deiner Filterleiste angezeigt werden
• Spalten auswählen/abwählen: Wähle aus, welche Spalten in der Tabelle sichtbar sind.
• Spalten sortieren: Sortiere Daten anhand der meisten Spalten, die einzelne Werte enthalten (z. B. Abrechenbarer Satz, Kostensatz, Rolle, Wochenbeginn, Tägliche Arbeitskapazität)

Wenn Abrechnungs- oder Kostensätze in deinem Arbeitsbereich deaktiviert und dann aktiviert werden, werden sie automatisch im Filter-Auswähler zur einfacheren Nutzung ausgewählt.

Benutzerprofil bearbeiten #

Neben der Bearbeitung von Benutzerprofilen mit den Kontrolkonten kannst du dies auch auf der Seite Team tun.
Du kannst alle möglichen Änderungen an den Profilen deiner Teammitglieder vornehmen, wie Wochenstart, Arbeitstage und Tagesarbeitsleistung ändern.

Besitzer und Admins können E-Mail-Adressen von Benutzern, ihre Profilfotos und Benutzernamen nicht ändern.

So kannst du ein Benutzerprofil bearbeiten:

1. Gehe zur Teamseite
2. Klicke auf die drei Punkte neben der Person, deren Profil du bearbeiten möchtest
3. Nimm Änderungen vor:
   • Wochenbeginn des Benutzers
   • Arbeitstage definieren
   • Tägliche Arbeitsleistung des Benutzers

Wenn du die Berechtigung hast, Benutzerdaten im Fenster Profil bearbeiten zu bearbeiten, kannst du dieselben Daten auch direkt in der Tabelle bearbeiten, falls die entsprechende Spalte in deiner Ansicht sichtbar ist.

So bearbeitest du Benutzerdaten in der Tabelle:

1. Navigiere zu der Spalte, die die Benutzerdaten anzeigt, die du bearbeiten möchtest (z. B. die Arbeitstage des Benutzers) 
2. Klicke auf die Daten
3. Ändere die Daten in dem Pop-up-Fenster, das erscheint

Admin-Rolle zuweisen #

So kannst du Mitarbeiter zu Administratoren machen:

1. Gehe zur Teamseite
2. Klicke auf +Rolle neben der Person, die du zum Administrator machen möchtest
3. Markiere das Kontrollkästchen Admin
4. Speichere die Änderungen

Um jemanden als Admin zu entfernen, solltest du das Kontrollkästchen Administrator deaktivieren.

Nur der Besitzer kann jemandem die Administratorrolle entziehen, den Besitz auf einen anderen Benutzer übertragen und den Arbeitsbereich löschen.

Besitzer-Rolle zuweisen #

Um Mitarbeiter zu Besitzern zu machen, muss du als der aktuelle Besitzer des Arbeitsbereichs Folgendes tun:

1. Klicke auf die drei Punkte neben dem Benutzernamen
2. Klicke auf Inhaberschaft übertragen

Du wirst zur Seite Mitglieder in deinem CAKE.com-Konto weitergeleitet, auf der du die Aktion abschließen kannst.

Weitere Informationen zur Eigentumsübertragung findest du in diesem Artikel im CAKE.com-Hilfecenter.

Weitere Informationen zu weiteren Managerrollen und wie du Managerrechte zuweisen kannst, findest du hier.

Rolle des Teammanagers zuweisen #

Verbessere dein Teammanagement, indem du Teammanager direkt einzelnen Nutzern oder ganzen Gruppen zuweist.

Benutzern zuweisen #

Als Admin kannst du jedem Nutzer einen Teammanager zuweisen. Dies ermöglicht dem Teammanager, die Zeiterfassung und Anwesenheit dieses Nutzers zu überblicken.

Gruppen zuweisen #

Als Admin/Besitzer kannst du Teammanager in der Registerkarte Gruppe Gruppen zuweisen oder entfernen.

Das Feld Zugewiesener Teammanager ist auf der Teamseite für Nutzer des Standardplans und höher verfügbar.
Wenn dein Abonnement auf einen Basic- oder Free-Plan herabgestuft wird, ist dieses Feld nicht mehr sichtbar.

Benutzer deaktivieren und löschen #

Keep in mind that deactivating and deleting users are two different actions.

When you deactivate a user, you temporarily end their login, access to the application and all their billing actions. However, all their data is saved, including their activity and history. 
If a user is deleted, their account and all their associated data is removed. Deleted data cannot be recovered and reactivation is not possible. In order to use Clockify, user needs to be added to the workspace again.

Benutzer deaktivieren #

When you deactivate a user, they won’t be able to see and track time on the workspace and won’t appear on the Team page anymore.

So deaktivierst du einen Benutzer:

1. Gehe zur Teamseite
2. Click three dots next to the person you want to deactivate/delete
3. Wähle Deaktivieren

Sobald der Benutzer nicht mehr aktiv ist, kannst du ihn löschen.

You can also deactivate user from your CAKE.com account.

Benutzer löschen #

Deleted user is permanently removed from the workspace and Clockify app, along with all their data.

Um einen Benutzer zu löschen :

1. Gehe zur Teamseite
2. Find member you want to delete
3. Open three-dots menu and click Delete user

You’ll be redirected to the user’s profile on the Members page of your CAKE.com organization account. You can complete the action there.

oder

1. Navigiere zum App-Umschalter in der oberen linken Ecke des Bildschirms 
2. Wähle dein  CAKE.com-Konto 
   

You’ll be redirected to your CAKE.com Account where you can make the changes.

Weitere Information zum Löschen von Benutzern findest du in diesem Artikel im CAKE.com-Hilfecenter.

Wichtige Hinweise #

Wenn ein Benutzer in einem einzigen Arbeitsbereich deaktiviert wurde, den er nutzte, wird er abgemeldet und zur Anmeldeseite weitergeleitet, um einen anderen Arbeitsbereich zu erstellen. Falls er mehr als einen Arbeitsbereich verwendet, wird es ihm weiter ermöglicht, sich im anderen Arbeitsbereich anzumelden, zu dem er gehört.

Benutzer können nur gelöscht werden, wenn sie deaktiviert sind. Wenn ein Benutzer deaktiviert wird, wird auch sein aktueller Timer gestoppt (falls er einen hat).

Die Zeiteinträge gelöschter/inaktiver Benutzer bleiben erhalten, du kannst Berichte jedoch nicht nach ihnen filtern  Du kannst ihre Zeit im Übersichtsbericht sehen, wenn du ihn nach Benutzer gruppierst.
Darüber hinaus gehen die Abwesenheitsdaten gelöschter Benutzer dauerhaft verloren, selbst wenn sie wiederhergestellt werden.

Benutzer reaktivieren #

Um einen Benutzer zu reaktivieren :

1. Gehe zur Teamseite
2. Wähle Alle anzeigen oder Inaktive Benutzer anzeigen im Dropdown-Menü
3. Wähle Aktivieren

Once the user is activated, they can log in and track time as usual (although they won’t receive an email or a notification that they’ve been activated).

All inactive user names are struck out.

You can also activate user from your CAKE.com account.