Approuver les saisies de temps de l’équipe

En tant que chef d’équipe ou chef de projet, vous avez un rôle crucial dans le suivi, la vérification et l’approbation des saisies de temps de votre équipe. Ce guide vous explique comment gérer les approbations des saisies de temps afin de garantir que le temps et la répartition de budget aux projets sont précis et bien documentés. 

Qu’est-ce que l’approbation des saisies de temps ? #

L’approbation des saisies de temps est le processus par lequel les administrateurs, les chefs de projet ou les chefs d’équipe examinent et approuvent ou rejettent les saisies de temps soumises par les membres de l’équipe. L’objectif est de garantir que le temps consacré aux projets est correctement suivi, budgétisé et distribué afin d’assurer l’exactitude des rapports et de la facturation.

Les approbations des feuilles de temps sont disponibles avec l’abonnement Standard ou supérieur. Il est nécessaire d’avoir un abonnement Pro ou supérieur si vous voulez approuver les dépenses.

Rôles et autorisations #

Dans votre espace de travail, la possibilité d’approuver les heures et les dépenses dépend de votre rôle et de vos autorisations.

• Chefs d’équipe (si activé) : Peuvent approuver les feuilles de temps et les dépenses des utilisateurs qu’ils gèrent.
• Chefs de projet (si activé) : Peuvent approuver les feuilles de temps des membres de l’équipe travaillant sur les projets qu’ils gèrent.

Un administrateur peut modifier ces autorisations dans Paramètres de l’espace de travail > Autorisations et en configurant la section Qui peut approuver les feuilles de temps et les dépenses soumises.

Résumé des rôles et des autorisations #

• Chefs d’équipe : Peuvent approuver les heures de leurs membres d’équipe
• Chefs de projet : Peuvent approuver les heures des membres de l’équipe travaillant sur leurs projets

Si un utilisateur a les deux rôles, Chef d’équipe et Chef de projet, les autorisations seront combinées, lui donnant la possibilité d’approuver les heures pour son équipe ainsi que pour les projets qu’il gère.

Approuver les saisies de temps #

Lorsque les saisies de temps sont soumises pour approbation, elles apparaissent dans la section Approbations. Voici comment les approuver :

Étapes à suivre pour approuver les saisies de temps : #

1. Dans la barre latérale, cliquez sur la page Approbations pour voir les demandes d’heures en attente
2. Un point orange à côté de l’icône dans la barre latérale indique que des feuilles de temps sont en attente d’approbation
3. L’onglet En attente donnera toutes les feuilles de temps qui attendent une approbation
4. Vous pouvez filtrer les feuilles de temps par utilisateur ou par groupe pour en faciliter la révision
5. Pour avoir une vue détaillée d’une saisie de temps, cliquez sur la demande
6. Pour approuver les saisies de temps, cliquez sur le bouton Approuver pour chaque saisie
   Ou
7. Sélectionnez Tout approuver pour approuver toutes les demandes en attente d’un seul coup

Si vous êtes Administrateur, vous pouvez envoyer des rappels aux chefs d’équipe ou de projet pour qu’ils approuvent les feuilles de temps de l’équipe. On peut le faire en cliquant sur le bouton Rappeler d’approuver sur la page Approbations.

Modifier les saisies de temps en attente #

En tant qu’administrateur, chef d’équipe ou chef de projet (selon vos autorisations), vous pouvez avoir besoin de modifier des saisies de temps avant de les approuver.

Pour modifier une saisie de temps en attente :

1. Allez dans l’onglet En attente de la page Approbations pour voir toutes les saisies de temps qui attendent d’être approuvées
2. Trouvez la saisie que vous souhaitez modifier et cliquez sur l’icône en forme de crayon à côté
3. Effectuez les changements nécessaires :
   
   • Dans l’écran de modification, vous pouvez mettre à jour les détails suivant :
     • Date et heure
     • Description
     • Projet
     • Facturabilité
     • Supprimer ou dupliquer la saisie si nécessaire

Une fois les modifications faites, cliquez sur Enregistrer pour les appliquer.

Rejeter les saisies de temps #

Si vous trouvez des saisies de temps qui sont incorrectes ou ne répondent pas aux exigences, vous pouvez les rejeter. Rejeter une demande la retire de la liste d’approbation et l’utilisateur sera informé par email.

Étapes à suivre pour rejeter une saisie de temps : #

1. Sur la page Approbations, allez à l’onglet En attente pour voir toutes les saisies qui attendent d’être approuvées
2. Cliquez sur la saisie de temps pour l’ouvrir
3. Dans le coin supérieur droit, cliquez sur Rejeter pour retirer la saisie de la liste
4. Une fenêtre vous demandera de fournir un motif pour le rejet
   Ajoutez une note expliquant la raison du rejet.
5. Cliquez sur Rejeter pour finaliser l’action

L’utilisateur recevra alors un email avec le motif du rejet et le statut En attente sera retiré de la saisie.

Fonctionnalités supplémentaires #

Notifications #

• Le manager de utilisateur reçoit une notification quand la feuille de temps est soumise
• L’utilisateur est notifié lorsque sa feuille de temps est approuvée ou rejetée
• Les administrateurs sont avertis lorsqu’une feuille de temps est soumise, en fonction de leur rôle dans l’espace de travail

Annuler une approbation #

Si vous avez approuvé une feuille de temps par erreur ou si vous devez annuler votre approbation, vous pouvez le faire depuis la page Approbations. Cette action enverra une notification à l’utilisateur ainsi qu’à tous les administrateurs.

Remarques finales #

• Une fois que vous approuvez des saisies de temps, elles sont verrouillées et ne peuvent plus être modifiées par qui que ce soit, y compris les administrateurs
• Vous pouvez exporter les saisies de temps approuvées vers une facture. Elles seront alors automatiquement marquées comme « facturées » pour un suivi facile
• Si vous rejetez une feuille de temps, l’utilisateur peut la modifier et la soumettre de nouveau. Le manager peut aussi ajuster manuellement les saisies via le Rapport détaillé

FAQ #

Qui peut approuver les saisies de temps dans l’espace de travail ? #

• Les administrateurs peuvent approuver les saisies de temps de tous les utilisateurs de l’espace de travail.
• Les chefs d’équipe (si activé) peuvent approuver les saisies de temps des utilisateurs qu’ils gèrent.
• Les chefs de projet (si activé) peuvent approuver les saisies de temps des membres d’équipe qui travaillent sur leurs projets spécifiques.

Vous pouvez modifier ces autorisations dans Paramètres de l’espace de travail > Onglet Autorisations sous Qui peut approuver les feuilles de temps et les dépenses soumises.

Comment savoir qu’une saisie de temps est en attente d’approbation ? #

Quand il y a des saisies de temps en attente d’approbation, un point orange s’affiche à côté de la page Approbations dans la barre latérale. Toutes les demandes en attente apparaissent dans l’onglet En attente.

Est-il possible d’approuver plusieurs saisies de temps à la fois ? #

Oui ! Vous pouvez approuver toutes les saisies de temps de l’onglet En attente en une seule fois en sélectionnant Approuver tout, ou les approuver individuellement en cliquant sur le bouton Approuver à côté de chaque saisie.

Est-il possible de modifier les saisies de temps avant de les approuver ? #

Oui, en tant qu’administrateur, chef d’équipe ou chef de projet (selon les autorisations), vous pouvez modifier les saisies de temps avant de les approuver. Pour modifier une saisie de temps en attente :

1. Allez dans l’onglet En attente de la page Approbations
2. Cliquez sur l’icône en forme de crayon à côté de la saisie à modifier
3. Vous pouvez changer l’heure, la description, le projet, la facturabilité, et plus encore
   Une fois les modifications faites, cliquez sur Enregistrer

Que se passe-t-il quand on rejette une saisie de temps ? #

Lorsque vous rejetez une saisie de temps, elle est supprimée de la liste d’approbation, et l’utilisateur reçoit une notification par email expliquant la raison du rejet. Le statut En attente est alors retiré de la saisie rejetée.

Si vous devez modifier une feuille de temps rejetée, vous pouvez la corriger manuellement dans le Rapport détaillé ou laisser l’utilisateur la modifier et la soumettre de nouveau.

Comment envoyer des rappels aux managers pour qu’ils approuvent les feuilles de temps ? #

En tant qu’administrateur, vous pouvez envoyer un rappel aux chefs d’équipe ou aux chefs de projet en cliquant sur le bouton Rappeler d’approuver sur la page Approbations. Cela leur enverra un email pour leur rappeler de revoir et d’approuver les feuilles de temps des membres de leur équipe.

Est-il possible d’annuler l’approbation d’une saisie de temps ? #

En tant que chef d’équipe ou chef de projet, vous pouvez annuler votre approbation d’une saisie de temps. Il suffit d’aller sur la page Approbations, de trouver la saisie approuvée et de choisir Annuler l’approbation. L’utilisateur et les administrateurs concernés seront alors notifiés.

Que se passe-t-il lorsqu’on approuve des saisies de temps ? #

Une fois approuvées, les saisies de temps sont verrouillées et ne peuvent plus être modifiées par qui que ce soit, pas même les Administrateurs. Ces saisies peuvent ensuite être incluses dans la facturation et les rapports. Toutes les saisies de temps approuvées sont automatiquement étiquetées comme facturées pour un meilleur suivi.

Comment attribuer les rôles de responsable d’équipe ou de chef de projet pour l’approbation des temps ? #

Pour attribuer les rôles de Chef d’équipe ou de Chef de projet, suivez ces étapes :

1. Allez sur la page Équipe
2. Sélectionnez l’utilisateur à qui attribuer un rôle
3. Cliquez sur + Rôle et cochez soit Chef d’équipe soit Chef de projet
4. Pour les Chefs d’équipe, sélectionnez les utilisateurs ou les groupes qu’ils vont gérer
5. Pour les Chefs de projet, sélectionnez les projets qu’ils supervisent
6. Enregistrez vos modifications

Une fois le rôle attribué, le responsable aura accès à la page Approbations pour son équipe ou son projet.

Les utilisateurs seront-ils notifiés lorsque leurs feuilles de temps sont approuvées ou rejetées ? #

Oui, les utilisateurs reçoivent des notifications :

• Lorsque leur feuille de temps est soumise, le responsable est notifié
• Lorsque leur feuille de temps est approuvée, l’utilisateur reçoit un email de confirmation
• Lorsque leur feuille de temps est rejetée, l’utilisateur reçoit un email expliquant la raison du rejet

Est-il possible de modifier les saisies de temps après qu’elles ont été approuvées ? #

Non, une fois qu’une saisie de temps est approuvée, elle est verrouillée et ne peut être modifiée par personne, y compris les administrateurs. Cependant, vous pouvez toujours rejeter la feuille de temps et permettre à l’utilisateur de soumettre à nouveau des saisies corrigées.

Que se passe-t-il si une saisie de temps inclut du travail de nuit ? #

Si une saisie de temps s’étend sur plusieurs jours (p. ex. elle commence le soir et se termine le lendemain matin), le système affiche un nombre en exposant à côté de l’heure de fin. Cela indique combien de jours supplémentaires cette saisie couvre.