Die 26 effektivsten Zeitmanagementtechniken

Was sind Zeitmanagementtechniken?

Beim Zeitmanagement selbst dreht sich alles um Entscheidungen – du entscheidest, was du tun musst, wann es fertig sein solltest und welche Aufgaben du angehen möchtest, um deine Ziele zu erreichen.

Wenn du dich dafür entscheidest, wertvolle, zielorientierte Aufgaben zu priorisieren, sie vor Ablauf der Frist zu erledigen, aber auch Zeit für ein gesundes Leben zu lassen, kannst du sagen, dass du deine Zeit erfolgreich gemanagt hast. Aber wie machst du das?

Nun, indem du die richtigen Zeitmanagementtechniken anwendest.

Zeitmanagementtechniken sind eine Reihe von Regeln und Prinzipien, die du befolgen musst, um produktiver und effizienter mit deiner Zeit umzugehen, bessere und schnellere Entscheidungen zu treffen sowie mehr in kürzerer Zeit und mit weniger Aufwand zu erreichen.

Es gibt viele Zeitmanagementtechniken, die auf bewährten Zeitmanagementmethoden basieren:

• Aufschreiben, was du heute tun musst
• Zuerst an wichtigen und dringenden Aufgaben arbeiten
• Zeit für vorrangige Aufgaben, Routineaufgaben, aber auch Pausen einsparen
• Richtiges Stressmanagement
• Richtiges Teammanagement
• Projektfortschritt verfolgen und Verzögerungen identifizieren

Die meisten Zeitmanagementtechniken befassen sich mit einem oder mehreren der aufgeführten Punkte, und du kannst die Wahl deiner Zeitmanagementtechniken treffen, indem du dir deutlich machst, was du an deiner Routine verbessern möchtest.

Abgesehen davon musst du auch die Zeitmanagementfähigkeiten , die du verbessern musst, und deinen persönlichen Zeitmanagementstil berücksichtigen. Darüber hinaus kannst du bestimmte Zeitmanagementtechniken für die Arbeit auswählen, damit du auch deine Arbeitstage besser organisieren kannst.

Zeitmanagementfähigkeiten

Zu den effektiven Zeitmanagementfähigkeiten gehören:

• SMART-Ziele setzen — stelle sicher, dass die Ziele, die du dir setzen möchtest, spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden sind.
• Effektive Planung — stelle sicher, dass du klare Ziele sowie definierte Aufgaben und Ressourcen hast, um einen klaren Plan zu erstellen, der dich zu deinen Zielen führt.
• Stressmanagement — ​​stelle sicher, dass du deinen Stress mit stressabbauenden Strategien und Taktiken bewältigen kannst, um dich bei der Arbeit entspannter zu fühlen.
• Richtige Aufgabendelegation — Aufgabendelegation hilft dir, die Arbeitsbelastung zu verringern und sie mit kompetenten Kollegen und Mitarbeitern zu teilen.
• Ablenkungen vermeiden — Ablenkungen rauben dir die Zeit, die du eigentlich zum Arbeiten (oder Entspannen) verwenden solltest, also solltest du lernen, wie du sie vermeiden kannst.
• Singletasking — sich auf eine Aufgabe zu konzentrieren, hilft dir, qualitativ bessere Endergebnisse zu erzielen, als wenn du Multitasking betreibst.
• „Nein“ sagen — dieses einfache kleine Wort hilft dir, mehr Zeit für deine eigenen Prioritäten zu sparen.
• Prioritäten setzen — Zeit in die richtigen Aufgaben zu investieren, erfordert weniger Aufwand, bringt aber bessere Ergebnisse. Dies ist auch als 20/80-Regel oder Pareto-Prinzip bekannt.
• Aufschieberitis bekämpfen — Identifiziere die Ursachen deines Aufschieberitis und gehe diese an.

Um dein Zeitmanagement zu verbessern, musst du diese Fähigkeiten üben.

Abgesehen von den Vorteilen, die sich aus einer besseren Zeiteinteilung bei der Arbeit ergeben, ist effizientes Zeitmanagement auch eine wichtige Fähigkeit für Studenten.

Hier sind die wichtigsten Zeitmanagementstrategien für Studenten:

• Erstellen eines Masterplans. Sobald du einen klaren Lernplan hast, kannst du Zeitblöcke für bestimmte Prüfungen oder Fächer erstellen. Dies hilft dir, dich effektiver auf Prüfungen vorzubereiten.
• Festlegen von Fristen für jede Lernsitzung/Aufgabe. Du kannst beispielsweise ein klares Zeitlimit für das Schreiben eines Aufsatzes festlegen – etwa Freitag bis 17 Uhr –, damit du nichts aufschiebst.

Zeitmanagementstile

Nicht alle Zeitmanagementtechniken sind für jeden geeignet – wir arbeiten nicht alle gleich, daher stehen wir nicht alle vor denselben Zeitmanagementproblemen. Jeder hat eine vorherrschende Zeitmanagementmethode, wenn es um die Arbeit geht, d. h. einen Zeitmanagementstil, der seine eigenen Zeitmanagementprobleme mit sich bringt – wenn du darüber nachdenkst, stellst du möglicherweise fest, dass du einer bist:

• Zeitmärtyrer
• Aufschieber
• Ablenker
• Unterschätzer
• Feuerwehrmann
• Perfektionist

Sehen wir uns jeden Zeitmanagementstil genauer an.

Zeitmärtyrer

Du füllst deinen Terminkalender mit Anfragen von anderen aus, anstatt dich auf das zu konzentrieren, was dir wichtig ist. Deine eigenen Aufgaben erscheinen dir als zu viel Verantwortung, also ergreifst du jede Chance, etwas anderes zu übernehmen – du erhältst Anerkennung von anderen, vernachlässigst aber die Aufgaben, die dir Selbstbestätigung bringen würden.

Probleme: Multitasking, verpasste Termine, ineffektive Planung, Pausen auslassen

Prokrastinator

Zeitmärtyrer kümmern sich zumindest um die Aufgaben anderer Leute – Aufschieber verzögern die Arbeit an allem, was auch nur annähernd wichtig ist. Manche behaupten, sie arbeiten unter Druck besser, aber die Ergebnisse, die sie erzielen, werden oft durch den Stress und die Angst gedämpft, die diese Praxis mit sich bringt.

Probleme: verpasste Termine, ineffektive Zeitplanung, Multitasking

Ablenker

Du hast das Herz am rechten Fleck, lässt dich aber leicht ablenken. Eine zufällige Anfrage eines Kollegen erregt deine flüchtige Aufmerksamkeit genauso wie ein 20-minütiger Anruf von deinem Freund.

Probleme: Multitasking, verpasste Termine, ineffektive Zeitplanung

Unterschätzer

Du schätzt, dass du für die Erledigung einer Aufgabe viel weniger Zeit benötigst, als es tatsächlich der Fall ist – du hältst deine optimistischen Termine selten ein.

Probleme: verpasste Termine, ineffektive Zeitplanung

Feuerwehrmann

Du versuchst, im Moment alles alleine zu bewältigen – du löschst ständig „Feuer“ und fühlst dich nur erfüllt, wenn du an 10 Aufgaben gleichzeitig arbeitest und sich „beschäftigt“ fühlst. Wenn du damit fertig bist, fragst du einfach: „Was kommt als Nächstes?“ – eine Vorgehensweise, die früher oder später zu einem Burnout führt.

Probleme: verpasste Termine, verpasste Pausen, ineffektive Zeitplanung

Perfektionist

Du ähnelst dem Prokrastinator und Ablenker, aber deine Unfähigkeit, eine Aufgabe zu beenden, hat zumindest einen edlen Grund – du möchtest, dass alles perfekt ist. Du machst Überstunden und investierst all deine Bemühungen, um ein qualitativ hochwertiges Projekt abzuliefern – aber du weißt oft nicht, wie du aufhören kannst, solange du noch kannst und deshalb verpasst du möglicherweise deine Termine und riskierst ein Burnout.

Probleme: verpasste Termine, verpasste Pausen

Alle neben deinem Zeitmanagementstil aufgeführten Probleme können gelöst und alle erforderlichen Zeitmanagementfähigkeiten perfektioniert werden, wenn du nur die richtigen Zeitmanagementtechniken wählst.

Beste Zeitmanagementtechniken

Welche Technik hilft dir am besten, deine Zeit besser zu verwalten?

Das hängt hauptsächlich von deinen Anforderungen ab – ob du deine Arbeitszeit und Lernzeit organisieren oder deine Ziele verfolgen musst.

Im folgenden Abschnitt haben wir die 26 effektivsten Zeitmanagementstrategien behandelt, die du ausprobieren kannst.

Pomodoro

Du teilst deine Arbeit in 25-minütige Arbeitssitzungen (Pomodoros) und 5-minütige Pausen auf. Nach 4 Zyklen machst du eine 20-minütige Pause.

Die von Francesco Cirillo entwickelte Pomodoro-Technik erhielt ihren Namen nach dem Pomodoro-förmigen Küchenwecker, den Francesco verwendete, um den Fortschritt seiner Arbeit zu verfolgen.

Zeitmanagementfähigkeiten, die dadurch verbessert werden:

• Effektive Planung
• Stressmanagement
• Ablenkungen vermeiden
• Singletasking
• Prioritäten setzen
• „Nein“ sagen"

Probleme, die dadurch gelöst werden:

• Ineffektive Planung
• Pausen auslassen
• Multitasking
• Verpasste Fristen

So funktioniert Pomodoro

1. Stelle deinen Timer auf 25 Minuten.
2. Konzentriere dich während dieser 25 Minuten auf deine Arbeit.
3. Höre auf, sobald der Wecker klingelt.
4. Mache eine 5-minütige Pause.
5. Arbeite nach der Pause für weitere 25 Minuten weiter.
6. Mache nach vier 25/5-Minuten-Zyklen eine 20-minütige Pause.
7. Wiederhole den Vorgang, bis du mit der Aufgabe oder dem Projekt fertig bist.

Zu diesem Zweck kannst du den Pomodoro-Timer in Clockify ausprobieren oder mehr darüber erfahren, wie du Pomodoro verwenden kannst.

• Bessere Zeitschätzungen für deine Arbeit.
• Festgelegte Arbeitszeit – du kannst dich eher konzentrieren.
• Regelmäßige Pausen helfen, Burnout zu vermeiden und die Leistung zu verbessern.
• Pomodoros sind eine einfache Möglichkeit, Rentabilität und Produktivität zu verfolgen.

Du musst mit der Arbeit aufhören, sobald die 25 Minuten abgelaufen sind – wenn die Arbeit besonders gut vorangeht, ist dies kontraproduktiv.

Festgelegte Intervalle einhalten – die vorgeschriebenen 25/5-Minuten-Sitzungen funktionieren möglicherweise nicht für dich.

Kanban

Eine visuelle Zeitmanagementtechnik, mit der du den Fortschritt deiner Projekte im Auge behalten kannst – du verfolgst, wie sich die Aufgaben über unterschiedlich beschriftete Spalten bewegen.

Diese Technik wurde in den 1960er Jahren in Japan von Taiichi Ono für Toyota Automotive entwickelt, um die Produktivität und Effektivität in der Fertigung zu steigern.

Zeitmanagementfähigkeiten, die dadurch verbessert werden:

• Effektive Planung
• SMART-Zielsetzung
• Richtige Aufgabendelegation
• Single Tasking

Probleme, die dadurch gelöst werden:

• Multitasking
• Verpasste Fristen
• Ineffektive Planung

So funktioniert Kanban

Du kannst eine Projektmanagementsoftware, Stift und Papier oder ein Whiteboard und Haftnotizen verwenden.

Du kannst die Anzahl der Phasen in deinem Projekt oder deiner Aufgabe bestimmen und die Spalten erstellen. Du kannst beispielsweise vier Spalten erstellen und Aufgaben innerhalb eines Projekts zwischen diesen Phasen verschieben:

• Backlog – du führst ein Brainstorming durch und definierst hier alle deine Aufgaben. Dann entscheidest du, welche Aufgaben du in die Spalte „Zu erledigen“ verschieben solltest und welche Aufgaben warten können.
• To Do (Zu erledigen) – das sind die Aufgaben, an denen du arbeiten wirst.
• In Progress (In Bearbeitung) – das sind die Aufgaben, an denen du gerade arbeitest.
• Done (Erledigt) – Aufgaben, die du abgeschlossen hast.

• Keine einheitliche Vorlage, d. h. du kannst die Prinzipien an deine eigenen Bedürfnisse anpassen.
• Klare visuelle Darstellung deiner gesamten Arbeitssituation: unkomplizierte Darstellung deines Projektfortschritts.
• Du kannst das Projekt in kleine, überschaubare Aufgaben aufteilen und deren Fortschritt übergreifend verfolgen.
• Das Team wird sich wahrscheinlich darauf konzentrieren, mit seinen Aufgaben voranzukommen, um die Spalte „Erledigt“ zu erreichen.

• Keine einheitliche Vorlage, d. h. das Erstellen eines Kanban-Boards kann zeitaufwendig sein, da du entscheiden musst, wie viele Spalten du einbinden und wie du diese benennen möchtest.
• Kanban hilft dir nicht direkt dabei, Aufgaben hinsichtlich Wichtigkeit und Dringlichkeit zu ordnen.
• Es kann schwierig sein, vorherzusagen, wann dein Team die Aufgaben (und das Projekt) beenden wird, da der einzige Fortschrittsmaßstab das Verschieben über Spalten ist; es gibt keine Zeitkomponente.

Getting Things Done

Eine Methode in fünf Schritten, mit der du deine Aufgaben brainstormen und in eine einfache Aufgabenliste umwandeln kannst.

Getting Things Done (GTD) wurde von David Allen in seinem Buch Getting Things Done: The Art of Stress Free Productivityvorgestellt.

Zeitmanagementfähigkeiten, die es verbessert::

• Effektive Planung
• Prioritäten setzen
• SMART-Zielsetzung

Probleme, die es löst:

• Ineffektive Planung

So funktioniert Getting Things Done

1. Erfassen – notiere jede Aufgabe, die dir in den Sinn kommt.
2. Klären – bestimme, ob die Aufgabe umsetzbar ist und ob sie konkrete Schritte umfasst, die du festlegen und befolgen kannst.
3. Organisieren – ordne Aufgaben unter verschiedenen Bezeichnungen ab und versieh sie mit Kontext (z. B. Zuhause, Büro, Anfrage von Tom).
4. Reflektieren – überprüfe von Zeit zu Zeit deine Aufgaben: Was ist der nächste Schritt für die Aufgabe? Musst du sie wirklich diese Woche erledigen?
5. Engagieren – sobald du deine Aufgaben notiert, als umsetzbar identifiziert, ordnungsgemäß abgelegt und überprüft hast, beginnst du einfach damit, daran zu arbeiten.

• Du behältst alle deine Aufgaben, Aufträge und Projekte im Blick
• Du bekommst einen klaren Kopf, wenn du jede Aufgabe, die dir einfällt, vor sich auslegst
• Du kannst GTD verwenden, um sowohl deine persönliche als auch deine berufliche Produktivität zu steigern.

• Du musst deine Willenskraft einsetzen, um mit deiner Arbeit voranzukommen – GTD bietet keine Richtlinien zum Umgang mit Ablenkungen.
• Die Organisation der Aufgaben erfolgt nach Kontext und nicht nach Projekt, was für Personen, die es gewohnt sind, Aufgaben in Bezug auf ihr Projekt zu analysieren, möglicherweise nicht hilfreich ist.
• Zu viele Elemente auf der Liste können sie ineffektiv machen, da du deinen Tag weniger wahrscheinlich richtig strukturierst.

Eat that Frog

Diese Zeitmanagementtechnik zielt darauf ab, Aufgaben zu priorisieren. Du suchst dir deine wichtigste oder schlimmste Aufgabe aus (das ist dein „Frosch“) und erledigst sie gleich morgen als Erstes. Wenn du mit deinem „Frosch“ fertig bist, kannst du mit anderen Aufgaben des Tages fortfahren, aber nicht vorher.

Das kann eine Aufgabe sein, die deine ganze Aufmerksamkeit erfordert (aufgrund ihrer Wichtigkeit oder Schwierigkeit), und, die du vermieden hast (weil sie langweilig, anspruchsvoll oder schwierig ist).

Die Prämisse von „Eat that Frog“ wurde von Brian Tracy in seinem Buch Eat that Frog! 21 Great Ways to Stop Procrastinating and Get More Done in Less Time.entwickelt.

Zeitmanagementfähigkeiten, die dadurch verbessert werden:

• Effektive Planung
• Prioritäten setzen
• SMART-Zielsetzung

Probleme, die dadurch gelöst werden:

• Ineffektive Planung
• Multitasking
• Verpasste Fristen

So funktioniert „Eat that Frog“

Du musst Aufgaben anhand ihrer Priorität identifizieren und sie entsprechend kennzeichnen:

• Aufgabe A — die wichtigste Aufgabe, die du zuerst erledigen solltest, oder du trägst die Konsequenzen.
• Aufgabe B — die zweitwichtigste Aufgabe, die du nach Aufgabe A angehen solltest. Weniger wichtig, aber dennoch unerlässlich.
• Aufgabe C — eine Aufgabe, die du erledigen könntest, aber die Konsequenzen wären nicht zu spüren, wenn du sie nicht erledigen würdest.
• Aufgabe D — eine Aufgabe, die du idealerweise an jemand anderen delegieren und diese Zeit für Aufgabe A verwenden solltest.
• Aufgabe E — eine Aufgabe, die du nicht wirklich erledigen musst, sodass du sie jederzeit streichen kannst.

• Wenn du die wichtigste oder schlimmste Aufgabe gleich morgens erledigst, ist garantiert, dass du die übrigen Aufgaben in deinem Tagesplan leichter erledigen kannst – das wird dich motivieren und dir neue Energie geben.
• Die Priorisierung von Aufgaben wird einfacher.
• Du hast den Rest des Tages Zeit für angenehmere Aufgaben.

• Ein schwieriger und demoralisierender Start in den Tag.
• Es kann starr und unpraktisch sein, wenn sich deine wichtigste Aufgabe im Laufe des Tages ändert.

Timeboxing

Du ordnest Aktivitäten Zeiträume (Timeboxen) zu; Du arbeitest innerhalb dieses Zeitraums und hörst dann auf, sobald die festgelegte Zeit abgelaufen ist. Timeboxing beinhaltet häufig feste Fristen und wird daher im Projektmanagement verwendet.

Timeboxing funktioniert als allgemeinerer Ansatz der Pomodoro-Technik – im Gegensatz zu 25-minütigen Sitzungen (Timeboxes) ist der Zeitraum innerhalb einer Timebox nicht so festgelegt.

James Martin war der erste, der die Technik in einem der Kapitel seines Buches ausführlicher erläuterte.

Zeitmanagementfähigkeiten, die dadurch verbessert werden:

• Effektive Planung
• Ablenkungen vermeiden
• Singletasking
• Prioritäten setzen

Probleme, die dadurch gelöst werden:

• Verpasste Fristen
• Ineffektive Planung
• Multitasking
• Pausen auslassen

So funktioniert Timeboxing

1. Lege alle deine Aktivitäten und Aufgaben in einer Liste fest.
2. Entscheide, was du mit diesen Aufgaben erreichen möchtest – definiere deine Ziele
3. Wenn eine Aufgabe wichtig ist und große Konzentration erfordert, weist du ihr einen längeren Zeitraum zu (z. B. 1 oder 2 Stunden).
4. Wenn es sich um eine schwierige Aufgabe handelt, zerlege sie und weise Teilen davon kürzere Zeiträume zu (z. B. 20–30 Minuten), damit die Aufgabe leichter zu bewältigen ist.
5. Beginne mit deiner ersten Aufgabe und arbeite dich nach unten.
6. Wenn die für eine Aufgabe zugewiesene Zeit abgelaufen ist, beende die Arbeit daran.
7. Mache eine Pause.
8. Überprüfe, was du geschafft hast.
9. Wende deine Aufmerksamkeit auf andere Zeitfenster in deinem Zeitplan.

• Ideal für eine große Anzahl kleiner Aufgaben – es ist einfacher, sie im Auge zu behalten und anzugehen, wenn du sie in Zeitfenstern angelegt hast.
• Frist ist ein wichtiger Bestandteil, sodass du dich darauf konzentrierst, so viel wie möglich zu erreichen, bis das Zeitfenster abläuft.
• Natürliche Perfektionisten haben weniger Zeit, jedes Detail zu optimieren, da sie mit der nächsten Aufgabe im Zeitplan fortfahren müssen.
• Timeboxing erlaubt kein Multitasking, sodass du dich gleichzeitig auf eine Aufgabe konzentrieren kannst.

• Du musst mit der Arbeit an einer Aufgabe aufhören, wenn die dafür vorgesehene Zeit abgelaufen ist, was kontraproduktiv ist, wenn du in eine Aufgabe vertieft bist.
• Es kann eine Herausforderung sein, sich an einen strengen Zeitplan zu halten, der durch Zeitfenster bestimmt wird, wenn du unvermeidbare Unterbrechungen wie Telefonanrufe berücksichtigst.
• Deine Timeboxing-Berechnungen können falsch sein. Zu kurze Zeitfenster – du musst möglicherweise aufhören, bevor du überhaupt in eine Aufgabe vertieft bist. Zu lange Zeitfenster – du verlierst möglicherweise die Konzentration oder fängst an, Dinge aufzuschieben, um sich die Zeit bis zum Ende des Zeitfensters zu vertreiben.

Zeitblockierung

Du reservierst Zeit für eine bestimmte Aktivität oder Aufgabe und arbeitest während dieser Zeitspanne daran.

Diese Zeitmanagementtechnik wurde von Elon Musk populär gemacht.

Zeitmanagementfähigkeiten, die dadurch verbessert werden::

• Effektive Planung
• Ablenkungen vermeiden
• Singletasking
• Prioritäten setzen
• SMART-Zielsetzung

Probleme, die dadurch gelöst werden:

• Verpasste Fristen
• Ineffektive Planung
• Multitasking
• Pausen auslassen

So funktioniert die Zeitblockierung

Zeitblockierung besteht aus 4 Phasen:

1. Planungsphase:
   • Definiere deine Aufgaben und Aktivitäten, identifiziere die Prioritäten
2. Blockierungsphase:
   • Weise jeder Aufgabe einen bestimmten Zeitblock zu – eine Anzahl von Minuten oder Stunden, mit bestimmten Tagen, Start- und Endzeiten, die in deinem Kalender vermerkt sind.
   • Der Zeitblock kann kürzer sein, z. B. 10 Minuten, oder länger, z. B. 90 Minuten. Dies hängt von der Prioritätsstufe der Aufgabe ab.
   • Reserviere mehr Zeit für vorrangige Aufgaben; ordne diese Aufgaben zur Tageszeit zu, zu der du am produktivsten bist.
   • Reserviere deine weniger produktive Tageszeit für weniger wichtige Aufgaben.
   • Notiere alles in einem Kalender: den Tag, die Startzeit und die Endzeit.
3. Handlungsphase:
   • Beginne mit der Arbeit an der ersten täglichen Aufgabe (normalerweise deine vorrangige Aufgabe).
   • Arbeite dich durch deinen Zeitplan.
   • Mache Pausen zwischen den Zeitblöcken und plane diese Pausen ein.
   • Behalte eine flexible Sicht auf deinen Zeitblockplan: Wenn du eine dringende Aufgabe erhältst, reserviere eine angemessene Zeitspanne dafür und beginne so schnell wie möglich damit.
4. Überarbeitungsphase:
   • Wenn du feststellst, dass eine Aufgabe länger oder kürzer dauert als geschätzt, überarbeite den Zeitplan für andere Aufgaben, die du für diesen Tag geplant hast.

• Eine umfassende Möglichkeit, deinen Arbeitstag im Auge zu behalten.
• Funktioniert hervorragend mit Cal Newports Idee von Deep Work, da du dich an einen festen Zeitplan halten musst, wenn du dich auf eine Aufgabe konzentrierst.
• Du wirst das Gefühl haben, deine Arbeitsbelastung besser unter Kontrolle zu haben.

• Unerwartete Unterbrechungen können deinen Zeitplan durcheinanderbringen.
• Genau wie beim Timeboxing können deine Zeitberechnungen falsch sein – du zögerst möglicherweise, während du auf das Ende eines zu langen Zeitblocks wartest, oder beeilst dich, die Zeit während eines zu kurzen Zeitblocks zu schlagen.
• Es ist zeitaufwändig, jeden Tag Zeitblöcke in deinem Kalender für alle deine Aktivitäten einzuplanen.

Inbox-Zero

Dies ist ein Ansatz zur Verwaltung deines E-Mail-Posteingangs – Du zielst darauf ab, deinen E-Mail-Posteingang leer oder nahezu leer zu halten.

Der Ansatz wurde von Merlin Mann entwickelt, einem Experten auf dem Gebiet der Produktivität.

Es verbessert folgende Fähigkeiten im Zeitmanagement:

• Ablenkungen vermeiden
• Singletasking
• Prioritäten setzen
• Stressmanagement
• Effektive Planung

Probleme, die es löst:

• Ineffektive Zeitplanung
• Multitasking

So funktioniert Inbox-Zero

Um Inbox Zero zu erreichen, musst du:

• Die Tageszeit festlegen, zu der du an der Verwaltung deines Posteingangs arbeitest – und diese Zeit einhalten.
• Benachrichtigungen stummschalten und die E-Mail-Registerkarte in deinem Browser nicht öffnen lassen.
• Priorisiere deine E-Mails:
  • Reagiere sofort auf die wichtigsten E-Mails und auf E-Mails, die du schnell beantworten kannst
  • Verschiebe E-Mails, deren Beantwortung länger dauert, in einen Ordner „Benötigt eine Antwort“ (verteile einen Teil deiner Zeit für die „Posteingangsverwaltung“ auf diese Antworten)
  • Entscheide, welche Nachrichten du delegieren kannst, und leite sie dann an andere Teammitglieder weiter
  • Lösche und archiviere unerwünschte oder alte Nachrichten

• Eine großartige Methode zum Verwalten eines Posteingangs mit viel Verkehr.
• Verringert die Anzahl ungelesener Nachrichten, die dich davon abhalten, deine wichtigen E-Mails zu finden.
• Konzentriert sich darauf, die Posteingangsverwaltung nur einem bestimmten Teil des Tages zuzuweisen, damit du den ganzen Tag über nicht von E-Mails abgelenkt wirst.

• Zeitaufwändig, wenn man bedenkt, dass du viele Nachrichten weiterleiten, archivieren und löschen musst.
• Befasst sich nur mit der Posteingangsverwaltung und muss daher mit anderen Zeitmanagementtechniken kombiniert werden, die sich auf die Verwaltung von Aufgaben und Projekten konzentrieren.
• Problematisch für Personen, die per E-Mail mit Kunden und Kollegen kommunizieren – wichtige E-Mails können verloren gehen.

Who's Got the Monkey?

Der Schwerpunkt dieser Methode liegt auf der Delegierung von Aufgaben und richtet sich hauptsächlich an Projektmanager, obwohl auch andere sie nutzen können. Affen sind Aufgaben, und du musst überlegen, wie du mit ihnen umgehst.

Es gibt drei Arten von „Affen“ und verwalteter Zeit:

• Vom Chef auferlegte Zeit: Aktivitäten, die der Chef verlangt.
• Vom System auferlegte Zeit: Anfragen und Fragen von Kollegen.
• Selbst auferlegte Zeit: die Aktionen, die du unternehmen möchtest. Du kannst sie für deine eigenen Aufgaben und Ideen verwenden (frei verfügbare Zeit) oder um Probleme und Anfragen von Untergebenen zu lösen (vom Untergebenen auferlegte Zeit).

Du zielst darauf ab, die vom Untergebenen auferlegte Zeit zu eliminieren, die vom System und Chef auferlegte Zeit zu kontrollieren und die frei verfügbare Zeit zu erhöhen.

Das Prinzip basiert auf William Onckens Buch Managing Management Time: Who's Got the Monkey.

Zeitmanagementfähigkeiten, die verbessert werden:

• Effektive Planung
• Richtige Aufgabendelegation
• Prioritäten setzen
• SMART-Zielsetzung
• Stressmanagement
• Singletasking

Probleme, die gelöst werden:

• Ineffektive Planung
• Multitasking

So funktioniert Who's Got The Monkey

1. „Affen“ erkennen und beschreiben – spezifizieren, was die Aufgabe ist und welche Maßnahmen zu ihrer Erledigung erforderlich sind.
2. „Affen“ zuweisen – den „Affen“ einer Person zuweisen.
3. „Affen“ versichern – sicherstellen, dass die Person den „Affen“ angemessen behandelt:
   • Wenn ein Affe wichtig ist und keine Fehler zulässt, solltest du empfehlen, was getan werden sollte, und bei Bedarf handeln.
   • Wenn du sicher bist, dass die Person, welcher der Affe zugewiesen wurde, damit umgehen kann, handle und gib erst danach Ratschläge.
4. Den „Affen“ kontrollieren – spezifiziere, wann du den Affen weiterverfolgst, um sicherzustellen, dass alles im Zeitplan liegt.

• Manager können ihre Zeit effektiv nutzen.
• Es wird einfacher, Mitarbeiterprobleme zu lösen.
• Es gibt eine klare Perspektive, wer mit was betraut ist.
• Eine unkomplizierte Möglichkeit, Aufgaben zu delegieren.

• Befasst sich nur mit Management- und Delegierungsaufgaben – sollte mit anderen Zeitmanagementmethoden kombiniert werden, um insgesamt bessere Produktivitätsergebnisse zu erzielen.

Action Method (Action-Methode)

Übersicht

Die Aktionsmethode basiert auf der Prämisse, dass alles ein Projekt ist: du betrachtest alle deine Aktivitäten als Projekte, analysierst und verwaltest sie entsprechend. Diese Projekte können folgende sein:

• Verwaltung deiner Finanzen
• Verwaltungsarbeiten
• Networking
• Was immer du willst

Zeitmanagementfähigkeiten, die verbessert werden:

• Effektive Planung
• SMART-Zielsetzung

Probleme, die gelöst werden:

• Ineffektive Planung
• Multitasking

So funktioniert die Action Method

Wenn du die Aktionsmethode verwendest, organisierest du deine Aktivitäten, Aufgaben und Ereignisse als Projekt. Anschließend unterteilst du deine Aktivitäten in drei Kategorien:

• Aktionsschritte: Dies sind die Aufgaben, die du erledigen musst. Solche Aufgaben helfen dir, mit deiner Arbeit voranzukommen. Dies sind beispielsweise Aufgaben wie: einen Vorschlag neu verfassen, eine fertige Software versenden und deine neueste App debuggen.
• Referenzen: Dies sind Notizen, eine Liste mit Links zu relevanten Forschungsergebnissen und Gliederungen, die dir bei der Bewältigung deiner Aktionsschritte helfen. Mit anderen Worten: Es ist alles, was dich nicht direkt weiterbringt, aber als Referenzpunkt dient.
• Auf Eis gelegte Elemente: Alle Ideen und Pläne, an denen du derzeit nicht arbeitest, die du aber eines Tages in die Tat umsetzen könntest.

• Wenn du alle deine täglichen Aktivitäten als Projekte betrachtest, hast du für jede Aktivität Schritte festgelegt, sodass du wahrscheinlich schneller und effizienter arbeitest.

• Zeitaufwändig und möglicherweise überwältigend – wenn du alles als Projekt betrachtest, verbringst du viel Zeit mit der Planung.
• Kein Zeitplan für die Überprüfung auf Eis gelegter Elemente – keine Klarheit darüber, wann oder ob du diese Elemente in Angriff nehmen solltest.

Die Eisenhower-Matrix

Eine Zeitmanagementtechnik, bei der Aufgaben priorisiert werden, ist als Eisenhower-Matrix bekannt. Diese Technik basiert darauf, jede Aufgabe als wichtig/nicht wichtig und dringend/nicht dringend zu kennzeichnen.

Du bewertest die Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit und gehst sie entsprechend an.

Die Eisenhower-Matrix ist nach dem amerikanischen Präsidenten Eisenhower benannt, der während seiner Amtszeit für seine Produktivität bekannt war.

Zeitmanagementfähigkeiten, die sie verbessert:

• Effektive Planung
• Prioritäten setzen
• Singl Ttasking
• „Nein“ sagen
• Ablenkungen vermeiden
• SMART-Zielsetzung
• Richtige Aufgabendelegation

Probleme, die sie löst:

• Ineffektive Planung
• Verpasste Fristen
• Multitasking

So funktioniert die Eisenhower-Matrix

Liste alle deine Aufgaben auf und teilen sie in 4 Quadranten auf:

• Der 1. Quadrant — Aufgaben, die wichtig und dringend sind. Du solltest sie sofort erledigen.
• Der 2. Quadrant — Aufgaben, die wichtig, aber nicht dringend sind. Du solltest einen Plan erstellen, wann du diese angehst.
• Der 3. Quadrant — Aufgaben, die nicht wichtig, aber dringend sind. Du solltest diese Aufgaben an deine Kollegen delegieren.
• Der 4. Quadrant — Aufgaben, die nicht wichtig und nicht dringend sind. Du solltest diese vollständig aus deinem Zeitplan streichen.

• Ein einfaches Prinzip zur Priorisierung von Aufgaben.
• Ermöglicht dir zu überlegen, welche Aufgaben du delegieren oder eliminieren kannst.

• Es kann schwierig sein, die Wichtigkeit und Dringlichkeit von Aufgaben zu bestimmen.
• Der Gegenwartsfokus kann dich davon abhalten, diese Technik vollständig umzusetzen – du wirst den Drang verspüren, sich auf dringende Aufgaben zu konzentrieren, die nicht unbedingt wichtig sind.

Biologische Prime Time

Deine biologische Prime Time ist die Tageszeit, zu der du das höchste Energieniveau hast und daher bei deiner Arbeit höchstwahrscheinlich produktiv bist.

Sobald du deine biologische Prime Time ermittelt hast, kannst du dieser Zeit deine wichtigsten Aufgaben mit höchster Priorität zuweisen.

Der Begriff „biologische Prime Time“ wurde erstmals von Sam Carpenter in seinem Buch Work the System eingeführt.

Zeitmanagementfähigkeiten, die dadurch verbessert werden:

• Effektive Planung
• Prioritäten setzen
• Ablenkungen vermeiden
• SMART-Zielsetzung

Probleme, die dadurch gelöst werden:

• Ineffektive Planung

So funktioniert die biologische Prime Time

• Du musst an mehreren Tagen, beispielsweise 20 Tagen, mit deiner Arbeit experimentieren.
• Verfolge während dieser Tage deine Konzentration, Energie, Motivation und Aufmerksamkeitsspanne.
• Am besten verfolgst du diese Variablen innerhalb eines festgelegten Zeitraums, beispielsweise jeden Tag von 9 bis 17 Uhr.
• Erfasse deine Ergebnisse sowohl stündlich als auch täglich.
• Analysiere nach 20 Tagen deine Ergebnisse – Du wirst mit Sicherheit feststellen, dass eine bestimmte Tageszeit die Zeit ist, zu der du am meisten arbeitest.
• Wenn du deine produktivsten Tageszeiten in diesen 20 Tagen ermittelt hast, kannst du anfangen, deine zukünftigen vorrangigen Aufgaben dieser Zeit zuzuweisen.
• Ordne weniger wichtige Aufgaben den Zeiträumen zu, in denen du festgestellt hast, dass deine Konzentration, dein Energieniveau und dein Aufmerksamkeit und Aufmerksamkeitsspanne gering sind.

• Du wirst feststellen, wann du am produktivsten bist und alle wichtigen Aufgaben diesem Zeitraum zuordnen können.
• Du wirst feststellen, wann du weniger produktiv sind und weniger wichtige, aber dennoch wichtige Aktivitäten, wie das Verwalten von E-Mails und Telefonieren, dieser Zeit zuordnen können.

• Du musst deine Routine häufig optimieren und ändern und sie über einen längeren Zeitraum verfolgen, wenn du deine biologische Prime Time richtig ermitteln möchtest.
• Wenn du jemandem untergeordnet bist und Termine einhalten musst, ist deine beste biologische Zeit nicht von Nutzen – Du musst entsprechend den Anforderungen und Terminen deines Chefs arbeiten.

The Productivity Journal (Das Produktivitätstagebuch)

Das Produktivitätstagebuch ähnelt einem normalen Tagebuch, nur dass du darin keine persönlichen Gedanken notierst, sondern hauptsächlich deine Handlungen – Aktivitäten, die du abschließen und später reflektieren kannst.

Diese Technik ist vielseitig in Bezug auf die Handlungen, die du notierst, sodass du Folgendes tun kannst:

• Deine Ideen und Gedanken zur Arbeit aufzeichnen – Du kannst sie später in die Tat umsetzen.
• Alle Aufgaben aufzeichnen, die du an einem Tag erledigt hast – Handlungen, die du abgeschlossen hast und über die du reflektieren kannst.
• Alle Aufgaben auflisten, die du am nächsten Tag in Angriff nehmen solltest – Handlungen, die auf dich warten.

Zeitmanagementfähigkeiten, die dadurch verbessert werden:

• Effektive Planung
• Prioritäten setzen
• SMART-Zielsetzung

Probleme, die dadurch gelöst werden:

• Ineffektive Zeitplanung
• Verpasste Termine

So funktioniert das Produktivitätsjournal

1. Erstelle jeden Tag deine To-Do-Liste in einem Notizbuch oder einer geeigneten Software – halte die Aufgaben einfach, klar und erreichbar.
2. Verfolge, wie viel Zeit du für die Erledigung jeder Aufgabe benötigst – du kannst Clockify zu diesem Zweck verwenden und Aufgaben aus deiner To-Do-Liste als Zeiteinträge speichern.
3. Analysiere deine Zeitergebnisse und optimiere deine zukünftigen To-Do-Listen entsprechend.
4. Weitere Informationen erhältst du auch hier:
   • Bewerte deine Produktivität für jede Aufgabe auf einer Skala von 1 bis 10.
   • Erstelle eine Liste mit Ablenkungen (soziale Medien, YouTube, dein Telefon), damit du diese vermeiden kannst.
   • Teile jede Aufgabe auf deiner To-Do-Liste in kleinere, überschaubare Aufgaben auf.
   • Setze dir zusätzlich zu den Aufgaben Ziele, die du mit diesen Aufgaben oder Aufgabengruppen erreichen möchtest.
5. Denke über deinen Tag nach, indem du Kommentare zu Folgendem aufschreibst:
   • Welche Aufgaben du erfolgreich erledigt hast
   • Welche Probleme aufgetreten sind
   • Ob du sie überwinden konntest

• Es enthält deinen gesamten Produktivitätsverlauf – du hast alle deine Ideen, Aufgabenlisten, Fristen für Aufgaben und Projekte an einem Ort.
• Das Aufschreiben deiner Probleme kann dich von Stress befreien.

• Das Tagebuch kann unstrukturiert werden – viel hängt von deiner eigenen Fähigkeit ab, das Tagebuch zu strukturieren, da es dafür keine klaren Regeln gibt.
• Vielleicht ein zu ausführlicher Bericht über deine Produktivitätsergebnisse – du musst möglicherweise einige Zeit damit verbringen, nach einer früheren Aufgabenliste, einem Kommentar zu einer bestimmten Aufgabe und ähnlichen Elementen im Tagebuch zu suchen.

Die Seinfeld-Methode

Ein spezielles Kalendersystem, das angeblich von Jerry Seinfelds Produktivitätszitat inspiriert wurde: „Don’t break the chain“.

An jedem Tag, an dem du an einer Fähigkeit arbeitest, markierst du diesen Tag rot und bildest eine Kette von „roten“ Tagen. Wenn du einen Tag nicht arbeitest, markierst du ihn nicht rot und „brichst die Kette“.

Zeitmanagementfähigkeiten, die dadurch verbessert werden:

• SMART-Zielsetzung

Probleme, die dadurch gelöst werden:

• Verpasste Fristen

So funktioniert die Seinfeld-Methode

Beispiel: Du möchtest deine Programmierkenntnisse verbessern:

1. Du erhältst einen roten Marker und einen großen Kalender, der alle Tage des Jahres anzeigt.
2. An jedem Tag, an dem du programmierst, auch wenn es nur ein kurzer Zeitraum ist, markierst du diesen Tag mit dem roten Marker.
3. Wenn du jeden Tag weiter programmierst, werden die rot markierten Tage immer länger und bilden eine Kette.
4. Wenn du einen Tag lang nicht programmierst, markierst du diesen Tag nicht rot und „brichst die Kette“.
5. Programmiere jeden Tag, damit du „die Kette nicht brichst“ (don't break the chain).

• Wenn du zusiehst, wie die Kette der rot markierten Tage wächst, wirst du dich motiviert fühlen, die Kette fortzusetzen und jeden Tag an deinen Fähigkeiten zu arbeiten.
• Du wirst dir vornehmen, jeden Tag zu arbeiten und Fortschritte zu machen, sodass du weniger dazu neigst, Dinge aufzuschieben, während du dich beeilst, noch etwas Arbeit zu erledigen, bevor der Tag zu Ende ist.

• Du musst jeden Tag eine Aufgabe auswählen, die für deine Fähigkeit relevant genug, aber auch erreichbar ist, was schwierig werden kann.
• An manchen Tagen wird es dir aufgrund anderer Prioritäten und Verpflichtungen schwerfallen, Zeit für deine Arbeit zu finden, sodass du möglicherweise „die Kette brechen“ musst.

Die 10-Minuten-Regel

Du nimmst dir vor, 10 Minuten an einer Aufgabe zu arbeiten. Nach Ablauf der 10 Minuten entscheidest du, ob du aufhören oder weitermachen möchtest.

Zeitmanagementfähigkeiten, die dadurch verbessert werden:

• Effektive Planung
• Stressmanagement
• Singletasking
• Prioritäten setzen

Probleme, die dadurch gelöst werden:

• Multitasking
• Pausen auslassen

So funktioniert die 10-Minuten-Regel

1. Wähle eine Aufgabe aus.
2. Beginne sofort damit.
3. Denke nach zehn Minuten über deine Konzentration und Geduld nach: Möchtest du aufhören, an der Aufgabe zu arbeiten, oder möchtest du noch 10 Minuten weitermachen?
4. Arbeite in 10-Minuten-Intervallen, bis du diese Aufgabe für heute beenden möchtest.

• Wenn du deine Aufgabe in kleine Zeitabschnitte aufteilst, bekommst du ein Gefühl von Dynamik, da du jeweils nur 10 Minuten daran arbeiten musst.
• Wenn du jeweils nur 10 Minuten arbeitest, fühlst du dich selbst bei größeren Aufgaben nicht überfordert.
• Wenn man bedenkt, dass 10 Minuten eine kurze Zeitspanne sind, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass du nach dem ersten Block noch weitere 10-Minuten-Blöcke arbeiten wirst.
• Wenn du sofort mit der Arbeit beginnst, nachdem du die Aufgabe ausgewählt hast, hast du keine Zeit für negative Gedanken und Vorhersagen.
• Weniger Aufschiebegefahr – du wirst es dir zur G ewohnheit machen, direkt in die Arbeit einzutauchen.
• Aus psychologischer Sicht ist es einfacher, eine 90-Minuten-Aufgabe in 9x10-Minuten-Blöcken anzugehen.

• Alle 10 Minuten innezuhalten, um zu überlegen, ob du noch weitere 10 Minuten arbeiten kannst, kann ablenkend wirken, insbesondere wenn du dich in eine Aufgabe vertieft hast.

To-Done-Liste

Anstatt aufzulisten, was du tun musst, liste deine Leistungen und die Aufgaben auf, die du bisher innerhalb eines bestimmten Zeitraums erledigt hast.

Zeitmanagementfähigkeiten, die dadurch verbessert werden:

• Effektive Planung
• Stressmanagement

Probleme, die gelöst werden:

• Ineffektive Zeitplanung

So funktioniert eine To-Done-Liste

1. Nimm dir am Ende jeder Arbeitswoche 10-15 Minuten Zeit, um alles aufzuschreiben, was du erreicht hast.
2. Schreibe neben jeden Punkt, was du bei der Arbeit daran gelernt hast.
3. Notiere außerdem bei jedem Punkt, was du beim nächsten Mal anders machen kannst, um deine Ergebnisse zu verbessern.

• Du erhältst einen Überblick über die Menge der Arbeit, die du bereits erledigt hast, und die Menge der Arbeit, die noch zu erledigen ist.
• Es ist motivierend zu sehen, wie viel du in einem bestimmten Zeitraum erreicht hast.
• Eine einfache Möglichkeit, deinen Fortschritt zu verfolgen.

• Wenn du weißt, was du bisher erledigt hast, hast du eine allgemeine Vorstellung davon, wie viel Arbeit du in der kommenden Zeit hast, aber du erhältst keine Details – keine festgelegten Fristen, keine bestimmte Anzahl von Aufgaben und Projekten.

To-Don't-Liste

Im Gegensatz zur klassischen To-do-Liste kannst du alle Aufgaben und Aktivitäten auflisten, die du nicht erledigen wirst.

Zeitmanagementfähigkeiten, die dadurch verbessert werden:

• Effektive Planung
• Stressmanagement

Probleme, die dadurch gelöst werden:

• Ineffektive Zeitplanung

So funktioniert die To-Don't-Liste

1. Erstelle vor jedem Arbeitstag eine Liste.
2. Notiere alle Aufgaben, Ideen und Gewohnheiten, die du NICHT erledigen oder über die du NICHT nachdenken möchtest.
3. Das können Ablenkungen, zu ehrgeizige Ideen sein, für die du objektiv keine Zeit hast, oder schlechte Gewohnheiten, die du aufgeben möchtest.
4. Füge vor jedem aufgelisteten Punkt das Wort „Nicht“ hinzu.
5. Streiche jeden Punkt am Ende des Tages durch, wenn du ihn vermeiden könntest.

• Indem du alle Aktivitäten auflistest, auf die du dich nicht mehr konzentrieren wirst, lässt du sie mental los und hast mehr Zeit für wichtige Dinge.
• Haltet dich in Bezug auf deine schlechten Gewohnheiten unter Kontrolle, z. B. Zeit in sozialen Medien zu verbringen, wenn du arbeiten solltest.
• Erleichtert das Delegieren von Aufgaben, da du erkennen kannst, welche Aufgaben du zwar ausführst, aber delegieren solltest.

• Gibt keine Vorgaben zu den Aufgaben, die du erledigen solltest.

Flowtime-Technik

Gibt keine Vorgaben zu den Aufgaben, die du erledigen solltest.

Die Flowtime-Technik stammt von der Pomodoro-Technik, ist aber weniger starr, was die Zeit für Arbeitssitzungen und Pausen angeht. Sie ähnelt auch der Timeboxing-Technik, nur dass du ermutigt wirst, zu überlegen, ob du nach Ablauf der Zeit weiterarbeiten möchtest, und nicht gezwungen wirst, aufzuhören.

Flowtime wurde 2015 von einem Softwareentwickler, Dionatan Moura, entwickelt.

Zeitmanagementfähigkeiten, die es verbessert:

• Stressmanagement
• Singletasking

Probleme, die es löst:

• Multitasking

So funktioniert die Flowtime-Technik

Mit einer voreingestellten Anzahl von Minuten für deine erste Arbeitssitzung:

1. Wähle eine Aufgabe aus.
2. Beschließe, eine bestimmte Zeit lang zu arbeiten (z. B. 30 Minuten) und stelle den Timer ein.
3. Du arbeitest, bis der Timer stoppt.
4. Dann überlegst du, ob du dich noch ein paar Minuten auf die Aufgabe konzentrieren kannst. Wenn du beispielsweise feststellst, dass du dich noch 10 Minuten länger konzentrieren kannst, stellst du den Alarm auf 10 Minuten.
5. Wenn die 10 Minuten abgelaufen sind, fragst du dich, ob du dich noch länger konzentrieren kannst.
6. Wenn du zu irgendeinem Zeitpunkt nach Ablauf einer bestimmten Zeitspanne (nach den 30 Minuten oder nach den zusätzlichen 10 Minuten) feststellst, dass du dich nicht mehr konzentrieren kannst, machst du eine Pause.

Du kannst den Timer in Clockify starten, sobald du mit der Arbeit beginnst. Stoppe den Timer, um zu sehen, wie viel Zeit du für diese Arbeitssitzung aufgewendet hast. Wenn du das Gefühl hast, dass du eine Pause brauchst, hörst du auf zu arbeiten.

• Du profitierst von der Arbeitssitzungs-/Pausenzeitroutine von Pomodoro + mehr Freiheit bei der Entscheidung, wie lange die Arbeitssitzungen und Pausen dauern sollen.
• Wenn du feststellst, dass deine anfängliche Wahl der Minutenzahl für die Arbeitssitzung zu lang ist, kannst du sie beim nächsten Mal ändern.
• Mit einer Zeiterfassung-App, die dir zeigt, wann du am produktivsten bist, kannst du wissen, wann du dich am längsten konzentrieren kannst.

• Wenn keine vorgeschriebene Zeit für die Länge der Arbeitssitzungen festgelegt ist, kann dies dazu führen, dass du Pausen vergisst und ein Burnout riskierst.
• Die Aufteilung der Aufgaben liegt ganz bei dir – es kann sein, dass es dir nicht gelingt, sie in überschaubare Einheiten aufzuteilen.
• Allgemeiner Mangel an Regeln.

Top-Goal

Du identifizierst dein wichtigstes Ziel und nimmst dir jeden Tag Zeit, um gezielt daran zu arbeiten.

Greg McKeown hat das Konzept in seinem Buch Essentialism: The Disciplined Pursuit of Less klarer formuliert.

Zeitmanagementfähigkeiten, die dadurch verbessert werden:

• SMART-Zielsetzung
• Effektive Planung
• Stressmanagement
• Singletasking
• Prioritäten setzen

Probleme, die dadurch gelöst werden:

• Multitasking
• Ineffektive Planung

So funktioniert Top-Goal

1. Du wählst dein Top-Ziel.
2. Plane jeden Tag 2 Stunden ein, um daran zu arbeiten.
3. Am besten planst du diese 2 Stunden für die frühe Tageszeit ein, wenn die meisten Leute schlafen, damit niemand dich unterbricht.
4. Halte dich an den Zeitplan.
5. Vermeide während dieser Zeit soziale Medien, YouTube und andere Ablenkungen.
6. Arbeite während dieser 2 Stunden nur an deinem Top-Ziel.
7. Halte den Rest des Tages für andere Aktivitäten frei.

• Indem du 2 Stunden lang ununterbrochen an einer Aufgabe arbeitest, trainierst du deine Fähigkeiten zur konzentrierten Arbeit.
• Du wirst wahrscheinlich große Fortschritte bei den Aufgaben machen, die zu deinem Top-Ziel führen, da du ihnen jeden Tag gezielt Zeit zuweist.

• Keine Vorgaben, wie Ablenkungen vermieden werden können, die eine große Bedrohung für deine 2-Stunden-Arbeitsphase darstellen.
• Für Anfänger können 2 Stunden konzentrierter Arbeit zu viel sein.
• Erfahrene Praktiker hingegen finden, 2 Stunden sind möglicherweise zu wenig Zeit, dürfen aber nur innerhalb dieses festen Zeitrahmens an ihrem Top-Ziel arbeiten.

Pareto-Analyse

Der italienische Ökonom Vilfredo Pareto hat diese Technik entwickelt.

Der Kern der Pareto-Analyse (auch bekannt als 80/20-Regel) besteht darin, dass 20 % unserer Handlungen für 80 % der Ergebnisse verantwortlich sind.

Die Idee besteht darin, deine Schlüsselaktivitäten zu finden – die 20 %, die einen Unterschied machen – und sich auf diese zu konzentrieren. Auf diese Weise kannst du bis zu 80 % deiner gewünschten Ergebnisse erzielen.

Zeitmanagementfähigkeiten, die verbessert werden:

• Prioritäten setzen
• Effektive Planung
• Richtige Aufgabendelegation
• Singletasking

Probleme, die gelöst werden:

• Multitasking
• Ineffektive Planung

So funktioniert die Pareto-Analyse

1. Notiere zunächst alle Probleme, mit denen du konfrontiert bist. Du scheinst deine Aufgaben beispielsweise nicht rechtzeitig zu erledigen.
2. Finde als Nächstes die Ursache für dieses Problem. Möglicherweise stellst du fest, dass du dich bei der Arbeit leicht ablenken lässt, weshalb du Aufgaben nicht vor der Frist erledigen kannst. Was sind also diese Unterbrechungen? Lässt du dich von sozialen Medien ablenken oder chattest du mit Kollegen?
3. Vergib dann jedem Problem eine Punktzahl (eine Zahl) – gib den wichtigeren Problemen höhere Zahlen. Du kannst deinen Problemen beispielsweise Zahlen von 1 bis 10 zuweisen. Deine wichtigsten Probleme sollten mit der Nummer 10 gekennzeichnet werden und deine unwichtigsten Probleme mit der Nummer 1.
4. Als nächstes ordnest du deine Probleme nach Ursache. Gruppiere beispielsweise alle deine Probleme zusammen, die dadurch verursacht werden, dass du zu viel Zeit mit Gesprächen mit Kollegen verbringst.
5. Vergib dann für jede Problemgruppe eine Punktzahl. Die Gruppen mit der höchsten Punktzahl müssen zuerst gelöst werden.
6. Mache dich an die Arbeit.

• Sie hilft dir, deine Aufgaben besser zu priorisieren.
• Sie hilft dir, deine Problemlösungsfähigkeiten zu verbessern, da du mit Pareto ähnliche Probleme zusammenfasst – was dir ermöglicht, sie leicht zu lösen.
• Eine großartige Methode, um zu lernen, wie man Singletasking statt Multitasking macht.

• Diese Methode basiert nur auf deinen vergangenen Aktivitäten – deiner bisherigen Leistung und Problemen, die du in der Vergangenheit hattest.
• Die Bewertung kann ungenau sein – wenn du einen Fehler machst, indem du einigen weniger wichtigen Aufgaben höhere Bewertungen zuweist, kannst du andere, wichtigere Aufgaben vernachlässigen.

Rapid Planning Method (RPM)

Eine der besten Zeitmanagementtechniken ist auch die Rapid Planning Methode (RPM). Das Akronym RPM steht auch für „Ergebnis, Zweck und massiver Aktionsplan“.

Diese Zeitmanagementtechnik wurde vom Motivationsredner Tony Robbins entwickelt.

Die Idee hinter dieser Methode besteht darin, dein Gehirn zu trainieren, sich das vorzustellen, was du willst, um es zu verwirklichen.

Im Allgemeinen ist diese Technik praktisch, um langfristige Ziele zu setzen.

Zeitmanagementfähigkeiten, die dadurch verbessert werden:

• Effektive Planung
• Stressmanagement
• Singletasking

Probleme, die dadurch gelöst werden:

• Multitasking
• Ineffektive Planung

So funktioniert die Rapid Planning Methode

1. Erfassen – Notiere zunächst alle Aufgaben, die du diese Woche erledigen musst. Sei realistisch – schreibe 5 bis 9 Aufgaben für die Woche auf.
2. Kategorisiere — Gruppiere ähnliche Aufgaben. Du kannst Kategorien wie „Arbeitsaufgaben“, „Nicht-Arbeitsaufgaben“, „Karriere“, „Gesundheit“ usw. verwenden.
3. Erstelle deine eigenen RPM-Blöcke. Denke daran, dich auf deinen wichtigsten Bereich zu konzentrieren und einen RPM-Block dafür zu erstellen. Nehmen wir an, du möchtest dich diese Woche auf „Karriere“ konzentrieren. Nimm ein Blatt Papier und erstelle drei Spalten:
• Ergebnisse: Denken über die Ergebnisse nach, die du in diesem Bereich erzielen möchtest. Nehmen wir an, du möchtest deine Fähigkeiten als Texter verbessern.
• Zweck: Warum möchtest du dieses Ergebnis erzielen? Du möchtest beispielsweise deine Fähigkeiten als Texter verbessern, weil du dich für einen Job als Texter bewerben möchtest.
• Umfassender Aktionsplan: Denke dann über die Aktivitäten nach, die dir helfen werden, die Aufgabe zu erledigen und die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. In diesem Fall kannst du relevante Kurse zum Thema Copywriting finden und einen Kurs bis zum Ende des Monats abschließen.
Erstelle als Nächstes einen weiteren RPM-Block für deine „Nicht-Arbeitsaufgaben“ und andere Kategorien für diese Woche.
4. Ergreife Maßnahmen.
5. Überprüfe deine Arbeit, indem du dich selbst fragst:
• Habe ich alle Schritte meines umfassenden Aktionsplans befolgt?
• Hat mich mein Ziel motiviert, die gewünschten Ergebnisse zu erzielen?
• Habe ich die gewünschten Ergebnisse erzielt?

• Mit dieser Methode kannst du über deine langfristigen Ziele nachdenken und sie mit kurzfristigen Zielen in Einklang bringen.
• Sie hilft dir, deine Ziele und den Zweck dieser Ziele vorzustellen und Schritte zum Erreichen dieser Ziele aufzuschreiben.

• Es ist zeitaufwändig, alle deine wöchentlichen Aktivitäten zu planen, Blöcke zu erstellen und deine Ergebnisse zu überprüfen.
• Es gibt keine Möglichkeit, wichtige Aufgaben von weniger wichtigen zu unterscheiden, sodass du keine Prioritäten setzen kannst.

Pickle-Jar-Theorie

Wenn du nach praktischen Zeitmanagementtechniken für die Arbeit suchst, könnte die Pickle-Jar-Theorie genau das Richtige für dich sein.

Der Hauptvorteil der Pickle-Jar-Theorie besteht darin, dass du in deinem Zeitplan nützliche von unnützlichen Aufgaben unterscheiden kannst.

Auf diese Weise kannst du Prioritäten klar festlegen und deine Aufgaben planen.

Zeitmanagementfähigkeiten, die dadurch verbessert werden:

• Prioritäten setzen
• Ablenkungen vermeiden
• SMART-Zielsetzung
• Richtige Aufgabendelegation

Probleme, die dadurch gelöst werden:

• Verpasste Fristen
• Ineffektive Planung

So funktioniert die Pickle-Jar-Theorie

Das Ziel dieser Technik ist es, sich ein Glas vorzustellen, das Sand, Kieselsteine ​​und Steine ​​enthält. Die Steine ​​sind oben, während der Sand unten ist.

Hier ist die Bedeutung jedes Elements:

• Der Sand: Dies sind Aufgaben und Aktivitäten, die dich normalerweise tagsüber stören, wie E-Mails, soziale Medien und Telefonanrufe.
• Die Kieselsteine: Dies sind wichtige Aufgaben, die erledigt werden sollten, aber jemand anderes kann sie übernehmen, oder du kannst sie an einem anderen Tag erledigen.
• Die Steine: Dies sind deine wichtigen Aufgaben, und du musst sie bis zum Ende des Tages erledigen.

Denke also bei der Planung deines Tages über deine Aufgaben nach:

1. Kategorisiere sie nach Wichtigkeit – finde heraus, welche Steine, Kieselsteine ​​und Sand sind.
2. Erstelle als Nächstes eine To-Do-Liste, indem du dich zuerst auf die Steine ​​konzentrierst, da dies deine wichtigsten Aufgaben für den Tag sind..
3. Notiere dir unbedingt die Zeitschätzungen für jede Aufgabe. Die Gesamtzeit sollte bis zu 8 Stunden betragen.
4. Wenn du dann noch etwas Zeit hast, um deine Aufgaben aus den Kategorien „die Kieselsteine“ und „der Sand“ zu erledigen, ist jetzt der richtige Zeitpunkt, sie zu erledigen.

• This technique helps you take control of your time and organize your day easily so that you have enough time for your private life, too.
• It keeps distractions away since it allows you to plan only your important tasks for the day.

• Es kann schwierig sein, die Wichtigkeit und Dringlichkeit deiner Aufgaben zu ermitteln.
• Es kann riskant sein, denn, wenn du dich zu sehr auf dringende Aufgaben konzentrierst, verpasst du möglicherweise deine wesentlichen Aufgaben.

Deep Work

Die Deep Work-Methode ist eine beliebte Technik, die von Cal Newport, dem Autor von Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World, entwickelt wurde.

Laut Newport umfasst Deep Work “……berufliche Aktivitäten, die in einem Zustand ablenkungsfreier Konzentration ausgeführt werden und deine kognitiven Fähigkeiten an ihre Grenzen bringen”.

Im Allgemeinen verbessern diese Aufgaben deine Fähigkeiten und schaffen Wert.

Während Deep Work solltest du jegliche Ablenkungen vermeiden.

Zeitmanagementfähigkeiten, die dadurch verbessert werden:

• Ablenkungen vermeiden
• Singletasking
• Effektive Planung

Probleme, die dadurch gelöst werden:

• Multitasking
• Ineffektive Planung

So funktioniert Deep Work

Newport unterscheidet Deep Work von oberflächlicher Arbeit, die als weniger anspruchsvolle Aktivitäten definiert werden kann – beispielsweise die Teilnahme an Meetings und das Beantworten von E-Mails.

Im Allgemeinen kannst du oberflächliche Arbeit auch dann ausführen, wenn du abgelenkt bist, was bei Deep Work nicht der Fall ist.

So wendest du die Deep-Work-Methode an:

• Plane Zeit für Deep Work ein: Während dieser Phase musst du dich nur auf deine wichtigen Aufgaben konzentrieren. Gleichzeitig solltest du Ablenkungen um jeden Preis vermeiden. Denke daran, Deep-Work-Aufgaben für die Tageszeiten einzuplanen, in denen du viel Energie hast.
• Lasse etwas Zeit für oberflächliche Arbeit: Lasse wiederkehrende Aufgaben und Aufträge, die weniger anspruchsvoll sind, hingegen für Tageszeiten, in denen dein Energieniveau niedrig ist.

• Diese Methode stellt sicher, dass du dich auf qualitativ hochwertige Arbeit konzentrierst und dabei alle Ablenkungen ignorierst.
• Sie hilft dir, deine Fähigkeit zu verbessern, anspruchsvolle Aufgaben zu erledigen und komplexe Probleme zu lösen.

• Wenn du in einem Büro arbeitest, fällt es dir wahrscheinlich schwer, konzentriert zu arbeiten, da du möglicherweise von Kollegen unterbrochen wirst.
• Du kannst nicht häufig Pausen machen, was deine Produktivität beeinträchtigen kann.

ABCDE-Methode

In seinem Buch How to Get Control of Your Time and Your Life, spricht Alan Lakein über die ABCDE-Methode.

Dank dieser Technik kannst du lernen, deine Aufgaben besser zu priorisieren und sie vor Ablauf der Frist zu erledigen.

Die ABCDE-Methode ähnelt der Eisenhower-Matrix – aber im Gegensatz zu dieser kategorisiert die ABCDE-Technik die Aufgaben nicht nach Dringlichkeit.

Time management skills it improves:

• Prioritäten setzen
• Richtige Aufgabendelegation
• SMART-Zielsetzung
• Singletasking

Probleme, die dadurch gelöst werden:

• Multitasking
• Verpasste Termine

So funktioniert die ABCDE-Methode

Wenn du diese Technik verwendest, solltest du deine Aufgaben nach Wichtigkeit in fünf Kategorien einteilen:

• A — wichtigste Aufgaben
• B — wichtige Aufgaben
• C — schön zu erledigen (Aufgaben)
• D — diese Aufgaben delegieren
• E — diese Aufgaben eliminieren

Auf diese Weise fällt es dir leichter, Aufgaben und Aktivitäten zu priorisieren.

Beginne damit, zuerst die Aufgaben aus den Kategorien A und B anzugehen, und fahre dann mit anderen Gruppen fort.

• Du kannst überlegen, welche Aufgaben du an andere delegieren oder einfach aus der Liste streichen kannst.
• Die Priorisierung von Aufgaben wird viel einfacher, insbesondere wenn du diese Methode täglich verwendest.

• Bei dieser Methode werden Aufgaben nicht nach Dringlichkeit kategorisiert – daher kannst du vergessen, an den Aufgaben zu arbeiten, die deine sofortige Aufmerksamkeit erfordern.
• Manchmal fällt es dir vielleicht schwer herauszufinden, welche Aufgaben am wichtigsten sind (Kategorie A) und welche nur für den Tag wichtig sind (Kategorie B).

1-3-5-Regel

Die 1-3-5-Regel ist eine Technik, die dir beim Verwalten deiner Aufgaben hilft.

Die Idee hinter dieser Methode ist, dass du deine Aufmerksamkeit an jedem Arbeitstag auf Folgendes konzentrieren musst:

• 1 große Sache
• 3 mittlere Dinge
• 5 kleine Dinge

Sobald du deine große Aufgabe erledigt hast, wirst du ein Erfolgserlebnis verspüren, das dich motiviert, weiterzumachen.

Gleichzeitig ermöglichen dir mittlere Aufgaben, mit einem größeren Projekten voranzukommen.

Und schließlich sind kleine Aufgaben leicht zu erledigen, sodass sie dich auch inspirieren, weiterzumachen.

Zeitmanagementfähigkeiten, die dadurch verbessert werden:

• Prioritäten setzen
• Ablenkungen vermeiden
• Effektive Planung

Probleme, die dadurch gelöst werden:

• Multitasking
• Ineffektive Planung

So funktioniert die 1-3-5-Regel

Wie bereits erwähnt, musst du deine Aufgaben in drei Gruppen kategorisieren.

So kannst du deinen Tag mit der 1-3-5-Regel planen:

• Ordne deine Aufgaben. Notiere deine Aufgaben für den Tag und kennzeichne sie als „groß“, „mittel“ und „klein“. Wenn du mehr als eine große Aufgabe hast, findest du heraus, welche wichtiger ist, und erledigst sie noch heute. Die anderen Aufgaben können bis morgen warten.
• Mache dich an die Arbeit. Nimm dir zuerst deine große Aufgabe vor, denn, sobald du sie erledigt hast, wirst du dich erfolgreich und gut fühlen. Fahre dann mit anderen Aufgaben fort. Du solltest die Aufgabenliste jederzeit zur Hand haben.
• Denke daran, flexibel zu sein. An Tagen, an denen du sehr beschäftigt bist, hast du wahrscheinlich weniger Zeit, um deine Aufgaben zu erledigen. Konzentriere dich in diesem Fall auf eine große Sache und reduziere mittlere und kleine Dinge.

• Mit dieser Methode lernst du, Prioritäten zu setzen und eine ausgewogene To-do-Liste zu erstellen, die einfach zu befolgen ist.
• Sie ermöglicht auch Flexibilität, sodass du die Anzahl der Aufgaben bei Bedarf ändern kannst.

• Es kann schwierig sein, zu entscheiden, wie viel Zeit du jeder Aufgabe widmest, insbesondere wenn du bereits zu viel Zeit mit der Arbeit an einer großen Sache verbracht hast.

POSEC-Methode

Diese Methode wurde von Steven Lam entwickelt, dem Autor von The Posec Method of Time Management. Die POSEC-Methode steht für:

• PPrioritize by (Priorisieren durch),
• OOrganizing (Organisieren),
• SStreamlining (Rationalisieren),
• EEconomizing (Einsparen) und
• CContributing (Beitragen).

Diese Technik basiert auf Maslows Theorie der Bedürfnishierarchie.

Der Kern dieser Theorie besteht darin, dass es fünf Arten von Bedürfnissen gibt, die du befriedigen musst, und zwar in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit:

1. Physiologische Bedürfnisse – das Bedürfnis nach Wasser, Nahrung, Obdach usw.
2. Sicherheitsbedürfnisse – unser Bedürfnis, uns vor körperlicher Gefahr zu schützen
3. Soziale Bedürfnisse – das Bedürfnis, einer sozialen Gruppe anzugehören
4. Wertschätzungsbedürfnisse – unser Bedürfnis, unser Selbstwertgefühl und unseren Selbstrespekt zu bewahren
5. Selbstverwirklichungsbedürfnisse – das Bedürfnis, unser Potenzial zu verwirklichen.

Laut Maslows Theorie musst du dich, um deine sekundären Bedürfnisse (z. B. Sicherheit) zu erfüllen, zuerst um deine primären Bedürfnisse (d. h. physiologische) kümmern. Dasselbe gilt für den Rest von Maslows Pyramide – um deine Selbstverwirklichungsbedürfnisse zu erfüllen, kannst du auf dem Weg dorthin keine Schritte überspringen.

Die POSEC-Methode basiert auf einer ähnlichen Hierarchie:

1. Priorisierung – Ziele und Zeit
2. Organisation – Familie und Finanzen
3. Rationalisierung – Arbeit und Aufgaben
4. Sparsamkeit – Hobbys und Geselligkeit
5. Beitrag – soziale Verpflichtungen

Um beispielsweise wertvolle Zeit deiner Familie widmen zu können, musst du dich zunächst dazu verpflichten, deine persönlichen Ziele zu erreichen.

Zeitmanagementfähigkeiten, die dadurch verbessert werden:

• Prioritäten setzen
• Aktivitäten und Aufgaben mit geringem Wert minimieren
• SMART-Zielsetzung

Probleme, die dadurch gelöst werden:

• Multitasking
• Ineffektive Planung

So funktioniert die POSEC-Methode

So verwendest du die POSEC-Technik:

• Priorisierung (Ziele und Zeit). Zuerst musst du herausfinden, was deine Ziele sind und wie viel Zeit du benötigst, um sie zu erreichen (ob langfristig oder kurzfristig).
• Organisation (Familie und Finanzen). Denke an alle Aktivitäten in deinem Privat- und Berufsleben. Neben den Aktivitäten, die mit dem Erreichen deiner Ziele zusammenhängen, musst du das Wohlergehen deiner Familie im Auge behalten und dich um deine Finanzen kümmern.
• Rationalisierung (Arbeit und Hausarbeit). Jetzt musst du den effizientesten Weg finden, deine Arbeits- und Hausarbeit zu erledigen. Versuche beispielsweise, so viele Aufgaben wie möglich zu automatisieren.
• Einsparung (Hobbys und Geselligkeit). Diese Ebene umfasst Aktivitäten, die dir Spaß machen, wie die Geselligkeit mit Freunden und die Ausübung von Hobbys. Aber manchmal tragen diese Aktivitäten nicht zum Erreichen deiner Gesamtziele bei.
• Beitrag (soziale Verpflichtungen). Sobald du alle deine vorherigen Ebenen erreicht hast, kannst du anderen in deiner Gemeinde helfen. Du kannst beispielsweise ehrenamtlich arbeiten oder deinen Freunden oder Nachbarn bei einer Hausarbeit helfen.

• Diese Methode hilft dir, nicht nur Zeit für deine arbeitsbezogenen Aufgaben, sondern auch für deine persönlichen Aktivitäten und deine Freizeit zu finden.

• Die POSEC-Methode ist für die Organisation deiner täglichen Aufgaben nicht sehr praktisch.

BuJo – Das Bullet Journal

Das Bullet Journal (BuJo) ist eine Methode, die von Ryder Carroll entwickelt wurde – einem Designer digitaler Produkte.

Laut dem Erfinder dieser Methode hilft dir die BuJo-Methode dabei:

• Die Vergangenheit zu verfolgen,
• Die Gegenwart zu organisieren und
• Für die Zukunft zu planen.

Mit dem Bullet Journal kannst du Folgendes organisieren:

• Tägliche To-Do-Listen,
• Wöchentliche oder monatliche Kalender und
• Deine kurzfristigen und langfristigen Ziele verfolgen.

Zeitmanagementfähigkeiten, die dadurch verbessert werden:

• Effektive Planung
• Stressmanagement
• SMART-Zielsetzung

Probleme, die dadurch gelöst werden:

• Verpasste Fristen
• Ineffektive Planung

So funktioniert das Bullet Journal

Um die Bullet Journal-Methode auszuprobieren, benötigst du einen Stift und ein Notizbuch.

Das BuJo enthält diese Komponenten:

• Indexseite
• Zukunftsprotokoll
• Monatsprotokoll
• Tagesprotokoll

So füllst du dieses Tagebuch aus:

• Indexseite – zwei leere Seiten, die du „Index“ nennst:
• Stelle dir die Indexseite als Schlüssel vor – eine Legende, die Informationen zu den Seitenzahlen für dein Zukunfts-, Monats- und Tagesprotokoll enthält.
• Die Indexseite hilft dir dabei, dein Zukunfts-, Monats- oder Tagesprotokoll einfach zu finden – indem du die Seitenzahlen überprüfst.
• Zukunftsprotokoll – zwei leere Seiten, die du „Zukunftsprotokoll“ nennst:
• Das Zukunftsprotokoll hilft dir, Pläne für die Zukunft zu machen. Du kannst zum Beispiel die nächsten sechs Monate planen und sie zu deinen Zukunftsprotokoll-Seiten hinzufügen.
• Da du nun zwei Seiten für das Zukunftsprotokoll verwendest, kann die erste die ersten drei Monate und die zweite die nächsten drei Monate abdecken.
• Erstelle für jeden Monat ein Kästchen und füge eine Monatsbezeichnung hinzu. Hier kannst du wichtige Notizen, Termine und Besprechungen für jeden Monat hinzufügen. Das Zukunftsprotokoll hilft dir auch, wichtige Daten wie Geburtstage und Jubiläen zu notieren.
• Füge die Seitenzahlen hinzu und nimm diese Zahlen auf deiner Indexseite auf.
• Monatsprotokoll – zwei leere Seiten, die du mit dem Namen des Monats beschriftest
• Auf der linken Seite deines Monatsprotokoll hast du einen Monatskalender. Hier notierst du alle Daten des Monats und den Anfangsbuchstaben jedes Tages.
• Auf der rechten Seite hast du deine monatliche Aufgabenliste. Achte darauf, alle wichtigen Aufgaben für den Monat hier aufzunehmen. Füge erneut die Seitenzahlen hinzu und nimm diese Zahlen ebenfalls auf deine Indexseite auf.
• Dank deines Monatsprotokolls hast du bis zum Ende des Monats einen Überblick über alles, was du erledigen musst.
• Tagesprotokoll – zwei leere Seiten, die du als „Tagesprotokoll“ betitelst:
• Schreibe das Datum des Tages auf.
• Füge dann deine Einträge hinzu – wir können sie in drei Gruppen kategorisieren:
• Aufgaben (füge neben jeder Aufgabe einen Punkt hinzu)
• Ereignisse (füge neben jeder Aufgabe einen Kreis hinzu)
• Notizen (füge einen Strich hinzu)

Wenn du nun einige sehr wichtige Aufgaben hast, kannst du ein S (Signifier) ​​daneben notieren. Auf diese Weise weißt du, dass dies deine Prioritäten sind.

—

Am Ende jedes Monats solltest du deine Aufgaben überprüfen. Du kannst beispielsweise einige Aufgaben löschen oder einige Aufgaben aus deinem Tagesprotokoll in ein neues Monatsprotokoll migrieren.

• Die BuJo-Methode hilft dir, deine langfristigen Ziele (für die nächsten sechs Monate) zu planen und sie mit deinen kurzfristigen Zielen (deinen wöchentlichen und täglichen Zielen) abzustimmen.
• Damit kannst du deine Aufgaben, Ereignisse und Notizen planen.

• Diese Technik kann zu zeitaufwändig sein – um ein effektives BuJo-Journal von Grund auf zu erstellen, musst du Zeit investieren, daher ist es nicht sehr praktisch, wenn du viel beschäftigt bist.