Arbeitsfreie Zeit

Du kannst Feiertage, Urlaube und andere Arten von Abwesenheit verwalten sowie aufgelaufene Zeit und die Urlaubsbilanz verfolgen.

Arbeitsfreie Zeit ist eine zusätzliche Funktion, die du aktivierst, wenn du deinen Arbeitsbereich auf den Standard-, Pro- oder Enterprise-Plan aktualisierst.

Richtlinien erstellen und verwalten #

Bevor arbeitsfreie Zeit anfordert werden kann, solltest du zuerst Arbeitsfreie Zeit in den Einstellungen des Arbeitsbereichs aktivieren und eine Richtlinie zur Arbeitsfreien Zeit definieren.

Du kannst auf alle deine Richtlinien zugreifen und neue auf der Seite “Arbeitsfreie Zeit” erstellen, indem du auf das Einstellungen-Symbol klickst.

Du kannst über mehrere Richtlinien verfügen, eine für jeden Typ der Angestellten.

Jede Richtlinie hat mehrere Felder, die nur diese Richtlinie betreffen:

• Zugewiesene Person - nur Teammitglieder, die du zur Richtlinie hinzufügst, können arbeitsfreie Zeit für die anfordern
• Zeiteinheit - du kannst arbeitsfreie Zeit und die Bilanz in Tagen (wie Urlaub) oder in Stunden (wie Überstunden bzw. Freizeitausgleich) verfolgen
• Genehmigung erfordern - dein Team kann Anforderungen von arbeitsfreier Zeit einreichen, die Manager oder bestimmte Mitglieder genehmigen können (Admins können arbeitsfreie Zeit für alle genehmigen). Wenn das nicht markiert wird, werden alle Anforderungen nach der Einreichung automatisch genehmigt
• Automatisch auflaufen -- alle aktive Mitglieder der Richtlinie erhalten die ausgewählte Anzahl der Tage oder Stunden am Anfang jedes Monats oder Jahres in ihrem Urlaubssaldo
• Negative Bilanz erlauben - wenn markiert, können Teammitglieder arbeitsfreie Zeit anfordern, sogar wenn sie nicht genug verfügbare Tage/Stunden haben (du kannst diese Option für Krankenurlaub verwenden). Du kannst auch die erlaubte negative Bilanz begrenzen.
• Halbtag erlauben -- wenn die Richtlinie zur arbeitsfreien Zeit in Tagen berechnet wird, kannst du Mitarbeitern zulassen, dass sie sich einen halben Tag frei nehmen
• Halbtag über mehrere Tage hinweg erlauben - wenn die Richtlinie zur arbeitsfreien Zeit in Tagen, aber mit Halbtag erlauben aktiviert, berechnet wird, ermöglichst du deinen Mitarbeitern, die erste oder zweite Hälfte von arbeitsfreien Tagen über mehrere Tage hinweg auszuwählen
• Arbeitsfreie Stunden über mehrere Tage hinweg erlauben -- wenn die Richtlinie zur arbeitsfreien Zeit in Stunden berechnet wird, können Mitarbeiter mehrere arbeitsfreie Stunden über mehrere Tage hinweg auswählen.

Du kannst archivieren , die nicht mehr verwendet werden (z. B. Urlaub 2021), indem du die drei Punkte neben der Richtlinie anklickst. Auf gleiche Weise kannst du sie wiederherstellen oder löschen.

Wenn du eine Richtlinie archivierst, sind alle Bilanzen und Anforderungen erhalten, trotzdem können Teammitglieder die archivierte Richtlinie beim Anfordern von arbeitsfreier Zeit nicht wählen. Wenn eine Richtlinie gelöscht wird, werden auch alle Anforderungen und Bilanzen für diese Richtlinie gelöscht.

Arbeitsfreie Tage verwalten #

Du kannst Urlaube und Richtlinien zur arbeitsfreien Zeit auf der Seite “Arbeitsfreie Zeit” definieren und verwalten, indem du auf das Symbol “Einstellungen” klickst und Arbeitstage in den Einstellungen des Arbeitsbereichs definierst (Samstag und Sonntag werden standardmäßig als arbeitsfrei definiert).

Feiertage verwalten #

Du kannst Feiertage verwalten, indem du mehrere Feiertage erstellst, verschiedenen Mitarbeitern unterschiedliche Feiertagen hinzufügst (z. B. wenn manche Mitarbeiter für einen bestimmten Feiertag nicht frei bekommen), einen Feiertag festlegst, für den du möchtest, dass er jährlich angezeigt wird. Du kannst verschiedene Farben für Feiertage definieren, indem du eine auswählst oder eine benutzerdefinierte Farbe für jeden Feiertag erstellst.

Wenn Mitarbeiter arbeitsfreie Zeit anfordern, werden Feiertage und Wochenenden nicht angezeigt. Ein Beispiel: Wenn ein Mitarbeiter eine arbeitsfreie Zeit vom 1. bis zum 7. Januar anfordert - dabei ist der 1. Januar ein Feiertag, der 2. Januar ist Samstag und der 3. Januar ist Sonntag - ist die gesamte Anzahl der arbeitsfreien Tage 4.

Um Feiertage zu bearbeiten oder zu löschen, solltest du im Bildschirm "Feiertage" auf die drei Punkte neben dem Feiertag klicken.

Du kannst den Namen des Feiertages bearbeiten sowie zugewiesene Personen, Zeitraum, Farbe und ob er jährlich erfolgt.

Wenn Arbeitstage geändert oder gelöscht werden, hat das keinen Effekt auf die vorhandenen Anforderungen von arbeitsfreier Zeit.

Richtlinien verwalten #

Die Richtlinien zur arbeitsfreien Zeit können auf gleiche Weise wie Feiertage verwaltet werden. Du kannst mehrere Richtlinien erstellen, verschiedenen Richtlinien verschiedene Mitarbeiter zuweisen (wenn eine Richtlinie z. B. für bestimmte Mitarbeiter nicht gilt), dann überprüfen, ob die Richtlinie Genehmigung erfordert und ob die von einem Admin oder Manager, oder einem anderen bestimmten Mitglied genehmigt werden soll.

Wenn eine Richtlinie definiert wird, solltest du den Namen der Richtlinie eingeben und Mitglieder oder Mitgliedsgruppen auswählen, für die die Richtlinie gilt.
Du kannst Zeiteinheit (Tage oder Stunden) optional definieren, ob eine Richtlinie Genehmigung von Admins, Managern oder bestimmten Mitgliedern erfordert, ob die Freizeit nach einer bestimmten Zeit aufgelaufen werden kann, ob die negative Bilanz erlaubt wird oder dass man sich einen halben Tag frei nimmt. Du kannst Farben für Richtlinien definieren, indem du eine auswählst oder eine benutzerdefinierte Farbe für jede Richtlinie erstellst.

Um Richtlinien zu bearbeiten oder zu löschen, kannst du im Bildschirm "Richtlinien" auf die drei Punkte neben der Richtlinie klicken.

Die Feiertage und Farben der Richtlinien, die schon festgelegt sind, kann man auf Seiten “Arbeitszeittabellen”, “Kalender”, “Arbeitsfreie Zeit” und “Zeitplan” ansehen.

Arbeitsfreie Zeit beantragen #

1. Zur Seite "Arbeitsfreie Zeit" gehen
2. Auf "Arbeitsfreie Zeit anfordern" klicken
3. Richtlinie zur arbeitsfreien Zeit wählen (du kannst alle Richtlinien sehen sowie in der Dropdownliste überprüfen, wie viele Tage/Stunden noch verfügbar sind)
4. Zeitraum bestimmen (Feiertage und Wochenenden werden nicht hinzugezählt)
5. Eine Notiz für die genehmigende Person optional hinzufügen
6. Auf "Einreichen" klicken

Wenn du nicht genug Resturlaub hast (und die Richtlinie keine negative Bilanz erlaubt), kannst du die Richtlinie nicht auswählen.

Hast du einen Fehler gemacht, kannst du deine bestehende oder genehmigte Anforderung zurückziehen, indem du auf die drei Punkte neben deiner Anforderung klickst (wenn eine genehmigte Anforderung zurückgezogen wird, erhält dein Manager oder Admin eine E-Mail).

Wenn du Admin oder Teammanager bist, kannst du Anforderungen von arbeitsfreier Zeit für andere Benutzer erstellen, indem du einen Benutzer, der arbeitsfreie Zeit anfordert, in der Benutzer-Dropdownliste auswählst.

E-Mail-Benachrichtigungen #

• Wenn ein Mitarbeiter arbeitsfreie Zeit anfordert, erhält die für die Anforderung verantwortliche Person eine E-Mail (gemäß der Richtlinie):
• Admins erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, nur wenn sie die einzigen sind, die Anforderungen genehmigen können.
• Wenn Teammanager Anforderungen genehmigen können, können Admins E-Mail-Benachrichtigungen erhalten, indem sie sich die Rolle des Teammanagers für Benutzer zuweisen, die sie verwalten.
• Wenn arbeitsfreie Zeit genehmigt (oder abgelehnt) wird, erhält die Person, die die arbeitsfreie Zeit angefordert hat, und ihr Teammanager eine E-Mail.

Arbeitsfreie Zeit genehmigen #

Wenn ein Mitglied arbeitsfreie Zeit anfordert, erhält die für diese Richtlinie verantwortliche Person eine E-Mail (Teammanager oder eine für die ganze Richtlinie bestimmte Person.

Du kannst Anforderungen auf der Seite “Arbeitsfreie Zeit” in der Registerkarte “Anforderungen” genehmigen, in der es eine Liste mit allen Anforderungen gibt, die du genehmigen kannst.

Du kannst alle Anforderungen nach Status (ausstehend, genehmigt, abgelehnt) und nach einem bestimmten Teammitglied filtern.

Du kannst eine Anforderung ablehnen und eine Notiz schreiben, und die Person, die die Anforderung erstellt hat, erhält eine E-Mail. Du kannst auch die schon genehmigten Anforderungen im Falle eines Fehlers ablehnen.

Du kannst auf das Notiz-Symbol klicken, um die Einreichungen einzusehen und Notizen abzulehnen, und auf die Status-Beschriftung zeigen, um einzusehen, wer die Anforderungen genehmigt hat und wann.

Falls eine Person nicht genug Tage/Stunden hat, und die Richtlinie die negative Bilanz nicht zulässt, ist die Gesamtzahl in der Anforderung rot und die Anforderung kann nicht genehmigt werden.

Anwesenheit anzeigen #

Du kannst alle Teammitglieder ansehen, die in der Registerkarte “Zeitachse” geplante Abwesenheit haben, sodass du Abwesenheiten besser planen und synchronisieren kannst.

Du kannst Abwesenheiten für die nächsten 30 Tage ansehen oder einen benutzerdefinierten Zeitraum wählen.

Nur Angestellte, die in diesem Zeitraum arbeitsfreie Zeit haben, werden auf der Zeitachse als ein Block angezeigt:

• Grün (standardmäßig) - genehmigte Anforderung von arbeitsfreier Zeit
• Orange (standardmäßig) - ausstehende Anforderung, die auf Genehmigung wartet
• Grau (standardmäßig) - Feiertag

Obwohl das die standardmäßigen Farben für Richtlinien und Feiertage sind, kannst du sie ändern, wenn du eine neue Richtlinie oder einen neuen Feiertag erstellst, oder wenn du die vorhandenen bearbeitest. Auf diese Weise kannst du eine Farbe bestimmen, die als die Farbe für genehmigte Anforderungen von arbeitsfreier Zeit festgelegt wird, anstelle von der Standardfarbe Grün, einen helleren Farbton der Richtlinie für ausstehende Anforderungen bestimmen sowie eine Farbe, die in “Feiertage” als die auf Feiertage hinweisende Farbe definiert wird.

Wer kann was sehen:

• Admins können arbeitsfreie Zeit für alle Angestellte sehen
• Teammanager können arbeitsfreie Zeit für ihre Teammitglieder sehen
• Reguläre Benutzer können ihre eigene arbeitsfreie Zeit sowie ihres Teams ansehen (z. B. Benutzer ihres Teammanagers). Wenn du "Reguläre Benutzer können arbeitsfreie Zeit außerhalb ihres Teams sehen" in Arbeitsbereichseinstellungen aktivierst, können sie die arbeitsfreie Zeit von allen Angestellten sehen.

Aufgelaufene Zeit verwalten #

In der Registerkarte “Bilanz” wird angezeigt, wie viel arbeitsfreie Zeit jedes Mitglied für jede Richtlinie hat, wie viel es gebraucht hat, und man kann ein detailliertes Protokoll der Änderungen im Bilanzverlauf sehen.

Du kannst eine Bilanz nach Richtlinie (z. B. Urlaubssaldo für jedes Teammitglied) oder nach Benutzer (z. B. Bilanz für jede Richtlinie für einen bestimmten Benutzer) ansehen.

Reguläre Benutzer können den Bilanzverlauf nur für ihre eigene Richtlinie, Admins für alle Angestellte und Teammanager für jede Richtlinie für einen bestimmten Benutzer ansehen:

• Aufgelaufen - wie viele Tage oder Stunden erhalten werden
• Gebraucht - wie viele Tage oder Stunden zur Anforderung von arbeitsfreier Zeit verbraucht wurden
• Verfügbar - wie viele Tage oder Stunden noch verfügbar sind und für Anforderungen von arbeitsfreier Zeit verwendet werden können (aufgelaufenes Minus gebraucht).

Bevor Angestellte arbeitsfreie Zeit nehmen können, solltest du zuerst ihnen Tage (oder Stunden) zuweisen, die sie bei der Anforderung von arbeitsfreier Zeit nehmen können:

• Falls eine Person keine aufgelaufene Zeit hat, kannst du die Anfangsbilanz erstellen, indem du auf “Hinzufügen” klickst
• Du kannst aufgelaufene Tage/Stunden hinzufügen, indem du auf die drei Punkte klickst (und einen Kommentar darüber hinterlässt, warum eine Person arbeitsfreie Zeit erhalten oder nicht erhalten hat)
• Du kannst Tage/Stunden massenhaft hinzufügen oder entfernen, wenn du die Bilanz überprüfst, die nach Richtlinie gruppiert wird, und dann markieren, für welche Benutzer du arbeitsfreie Zeit hinzufügen/entfernen möchtest.

Wenn ein Admin arbeitsfreie Zeit manuell hinzufügt oder entfernt, werden die Spalten “Aufgelaufen” aktualisiert.

Wenn die Bilanz einer Person manuell aktualisiert wird (über Hinzufügen oder Entfernen), erhalten sie und ihr Teammanager eine E-Mail.

Bilanzverlauf #

Wenn du wissen solltest, warum eine bestimmte Person X Anzahl der Tage hat, kannst du auf die drei Punkte und dann auf “Verlauf” klicken.

• Reguläre Benutzer können nur ihre eigene Bilanz sowie den Verlauf ansehen.
• Admins können die Bilanz für jede Person ansehen, sowie aufgelaufene Tage/Stunden hinzufügen oder entfernen.
• Teammanager können für alle ihre Mitglieder die Bilanz und Verlauf ansehen, aber sie können sie nicht bearbeiten.

Der Bilanzverlauf führt alle Anforderungen von arbeitsfreier Zeit auf, die erstellt werden, ihren Status und Änderungen an der aufgelaufenen Zeit: du kannst sehen, was geändert wird, wann und wer die Änderung vorgenommen hat:

• Bestehende und genehmigte Anforderungen entfernen Zeit von der Bilanz
• Abgelehnte und zurückgezogene Anforderungen fügen die ursprüngliche Zeit zur Bilanz wieder hinzu
• Admin können aufgelaufene Zeit zur Bilanz manuell hinzufügen oder sie von der Bilanz auf gleiche Weise entfernen (z. B. Mitglieder erhalten arbeitsfreie Tage, wenn eine neue Zeitperiode anfängt oder wenn sie Überstunden machen und Freizeitausgleich bekommen).

Daten über arbeitsfreie Zeit exportieren #

Diese Funktion ermöglicht Admins und Teammanagern, Daten über arbeitsfreie Zeit für ihre Teams im CSV- und Excel-Format einfach zu exportieren und einen Überblick über ihre Anforderungen von arbeitsfreier Zeit und die Bilanz zu behalten. Es steht auf der Seite Arbeitsfreie Zeit in den Registerkarten "Anforderungen" und "Bilanz" Standard-, Pro- und Enterprise-Benutzern zur Verfügung.

Um die Daten zur arbeitsfreien Zeit von der Registerkarte "Anforderungen" aus zu exportieren, solltest du:

1. Zur Seite "Arbeitsfreie Zeit" in der linken Randleiste gehen
2. In der Registerkarte "Anforderungen" Filter anwenden, um die Anforderungen zu wählen, die du exportieren möchtest
3. Auf "Export" klicken in der rechten Ecke oben klicken
4. Anforderungen als CSV- oder Excel-Datei speichern

Die Anforderungen zur arbeitsfreien Zeit werden nach Filtern exportiert, die du schon erstellt hast. Das umfasst den Status der Anforderung (ausstehend, genehmigt oder abgelehnt), Benutzer und einen Zeitraum.

Um Daten zur arbeitsfreien Zeit aus der Registerkarte "Bilanz" zu exportieren, solltest du:

1. Zum Abschnitt Arbeitsfreie Zeit in der linken Randleiste gehen
2. Im Abschnitt "Bilanz" die Bilanz der Benutzer ausfiltern, die du exportieren möchtest
3. Auf "Export" in der oberen rechten Ecke klicken
4. Bilanz als CSV- oder Excel-Datei speichern

Die Bilanz wird nach Filtern exportiert, die du schon erstellt hast. Das umfasst Richtlinie zur arbeitsfreien Zeit und Benutzer.