Esta agencia de anuncios dominó la planificación de proyectos con 3 funciones de Clockify
Las agencias creativas proporcionan a los clientes ideas y soluciones innovadoras. Sin embargo, las ideas originales no siempre vienen naturalmente, y en general los proyectos tienen fechas límites estrictas. Por lo tanto, uno se pregunta si gestionar el tiempo efectivamente puede ayudar a los creativos a optimizar sus flujos de trabajo.
Para explorar este tema aún más, nos pusimos en contacto con NMCO Studio, una agencia de marketing de primera clase que ofrece producción de videos, desarrollo de web, diseño gráfico y servicios de animación innovadores.
Se enorgullecen de ganar 2 premios de plata Addy para sus campañas en una competición organizada por American Advertising Federation.
Hablamos con la directora creativa y cofundadora Tina Ballew y la gerente de estudio Dawn Franco. Puesto que su equipo empezó a usar Clockify para el control de tiempo, queríamos descubrir cómo les ayuda a organizar el trabajo y qué beneficios proporciona a agencias creativas.
Un vistazo a las operaciones diarias en NMCO Studio
Las agencias creativas habitualmente gestionan múltiples proyectos para diferentes clientes. Dependiendo del proyecto, las agencias pueden crear solo 1 tipo de contenido, como publicaciones de redes sociales o un nuevo sitio web para un cierto cliente.
En cuanto al NMCO Studio, Dawn dice que realizan principalmente trabajo de campaña. De esa manera, los clientes obtienen un paquete completo de medios.
Sin embargo, este tipo de producto requiere una colaboración entre diversos equipos. Tina notó que este enfoque holístico juega un papel crucial en el éxito de la empresa:
“Tener una estrategia sólida contribuye a una producción creativa fluida que hace que el resultado final sea potente y memorable. Trabajar con un equipo de diferentes departamentos como animación, vídeo, web y gráficos puede ser desafiante. Pero la estrategia es el seguro de que todo es completo y nada se pierde en la mezcla.”
Así que, ¿cómo se ve el lanzamiento de un nuevo proyecto en esta agencia? Aquí es cómo Dawn describe este proceso:
“Si es un proyecto más pequeño, almacenaremos la mayoría durante el proceso de incorporación (solo Tina y yo). Sin embargo, una vez que llega a los creativos, si es un paquete más grande, tendremos un par de, las llamamos, sesiones de descubrimiento. Nos sentamos con el cliente para repasar sus objetivos, misión y empresa. Luego, nos reunimos para intercambiar ideas y determinar la estética, la dirección o los visuales. Entonces, el proyecto pasa a la fase de producción.”
Las ventajas de Clockify que impulsan la eficiencia de NMCO Studio
Para entender cómo el control de tiempo acelera el trabajo para su equipo, hablamos con Dawn sobre cómo Clockify se ajusta en su rutina diaria:
“Un día habitual para un creativo es cuando una persona viene e inmediatamente comienza a seguir el tiempo en Clockify. Tenemos todo relacionado con la empresa bajo NMCO y todo relacionado con el cliente bajo el nombre del cliente relevante.”
Adicionalmente, Dawn destaca que seguir el tiempo puede mejorar la delegación de tareas dentro de un equipo remoto:
“Al trabajar en remoto, puedo ver qué los empleados están haciendo en Clockify en tiempo real. Ella está trabajando en un gráfico o él está trabajando en este vídeo. Si no hay tiempo en Clockify, ¿está registrado siquiera? ¿Está trabajando? Es como una tarjeta de seguridad.”
Funciones de Clockify que transforman flujos de trabajo en NMCO Studio
Echamos un vistazo a las funciones de control de tiempo de Clockify que empoderan el mercado creativo, según NMCO Studio.
Función 1 de Clockify: Control de tiempo
Sin las estrategias de gestión de tiempo, adecuadas, los creativos pueden tener problemas para gestionar tareas de diferentes importancias. Aquí es cómo Tina explica este problema:
“Los creativos pasan demasiado tiempo perdiéndose en un proyecto de bajo valor o descuidando un proyecto de alto valor cuando están gestionando su tiempo. Les gusta el reto y disfrutan de ver cuántos proyectos pueden realizar durante el día o semana.”
Por lo tanto, los creativos deberían comenzar a seguir el tiempo como parte de su rutina diaria.
Con Clockify, las empresas pueden gestionar su tiempo de 2 maneras:
- Planilla de horarios: usa planillas de horarios digitales para definir las horas y actividades de trabajo para cada día de la semana.
- Temporizador: inicia un temporizador mientras trabajas en una tarea y deténlo cuando termines.
Función 2 de Clockify: Informes
En la industria creativa, Tina destaca que la validación de precios puede ser difícil. Es donde los informes de Clockify resultan útiles:
“Cuando presentamos un informe para un sistema de identidad, los clientes ven el tiempo registrado, el número de reuniones, las revisiones solicitadas, los talleres y todo con notas detalladas y tiempo gastado. El cliente suele quedar impresionado y le gusta que sigamos este tipo de información. Mantiene a todos responsables y no hay conjeturas.”
Por lo tanto, informar de tus horas registradas asegura transparencia, un elemento crucial de construir confianza con clientes.
Clockify te permite generar informes fácilmente para mantener informados a los clientes en 3 pasos:
- Filtrar informes por proyecto, tarea y fecha,
- Compartir informes por proyecto, tarea y fecha
- Exportar informes como archivos PDF, Excel, o CSV.
Dawn también ilustró cómo informes en Clockify ayudan a su equipo a evaluar proyectos:
“Al final de cada proyecto, hacemos un informe de Clockify. Observamos lo que superó el presupuesto y en qué partes de producción, y cómo podemos cambiarlo en el futuro.”
Función 3 de Clockify: Etiquetas
Según Dawn, los líderes de equipos pueden acceder a los datos fácilmente gracias a sus etiquetas de Clockify:
“Como alguien que gestiona proyectos, si quiero centrarme en solo un departamento a la vez, es útil utilizar estas etiquetas.”
Para mejorar la categorización, puedes añadir etiquetas a entradas de tiempo que están vinculadas a diferentes proyectos. De esa manera, recuperar la información específica se vuelve pan comido.
Cómo Clockify impulsa el crecimiento futuro de NMCO Studio
Como aprendimos de nuestras interlocutoras, la gestión del tiempo es un componente crucial que ayuda a su empresa a mantenerse a la vanguardia.
El seguimiento de tiempo en Clockify permite a NMCO Studio estirar los presupuestos de tiempo y construir la confianza del cliente con seguridad.
Con nuestro rastreador de tiempo, los gerentes pueden ver la actividad actual de los empleados, lo que les ayuda a delegar tareas más fácilmente.
Su empresa sobresale en todo lo anterior con las funciones potentes de Clockify:
- Seguir el tiempo para asegurar que dedican la mayoría del tiempo a proyectos de alta valor,
- Compartir informes con clientes como prueba de su trabajo, y
- Revisar informes en detalle para evaluar resultados al final de un proyecto.
