Comment choisir le meilleur logiciel de suivi du temps

Comprendre l'importance du temps et l'utiliser efficacement est crucial pour développer une entreprise. Quelle que soit la taille de l'entreprise, chaque propriétaire et responsable devrait envisager de suivre à la fois le temps nécessaire à l’accomplissement des tâches et la présence des employés.

La façon moderne de le faire est d'investir dans un logiciel de suivi du temps.

Guide pour choisir le meilleur logiciel de suivi des temps

Un logiciel de suivi du temps vous permettra de suivre, d'inspecter, de gérer et d'utiliser au mieux votre temps grâce :

Dans les lignes qui suivent, nous allons passer en revue :

Éléments à prendre en compte lors du choix d'un logiciel de suivi du temps

Avant d'entrer dans le détail des différents types de logiciels de suivi du temps, il est important de passer en revue tous les facteurs externes qui pourraient affecter votre décision finale.

Ces facteurs peuvent être les suivants :

Plus d'informations à ce sujet dans les lignes ci-dessous.

Votre lieu de travail et l'appareil que vous utilisez

Les outils de suivi du temps sont conçus pour des appareils spécifiques. Certains sont conçus pour Windows, d'autres pour iOS, Android ou Mac, et il est important que vous les considériez en fonction de votre lieu de travail.

Si votre job exige que vous vous absententiez souvent du bureau, vous voudrez une application facile à utiliser conçue pour iOS et Android.

Si vous travaillez dans un bureau, une application Windows ou Mac robuste et dotée de fonctionnalités supplémentaires vous sera peut-être plus utile.

Si vous êtes un freelance travaillant à domicile et facturant à l'heure, vous aurez besoin d'un outil simple de suivi des heures de travail, afin de pouvoir suivre vos heures facturables.

Une grande entreprise bénéficiera très probablement du plan Entreprise, qui propose des fonctionnalités supplémentaires, comme :

Votre manière de travailler

Votre workflow quotidien et vos habitudes de travail doivent représenter un facteur important dans votre décision. Ainsi, avant de choisir votre prochain logiciel de suivi du temps, posez-vous les questions suivantes :

L'essentiel est de rechercher des outils de suivi du temps qui s'intègrent aux logiciels que vous utilisez au quotidien pour vous faciliter la tâche.

De plus, si les délais sont un élément important de votre travail, vous voudrez un outil qui vous permet de faire des estimations et de les comparer avec le temps réel que vous avez suivi.

Vos besoins en matière de suivi du temps

Réfléchissez à nouveau à votre flux de travail et notez toutes les fonctions que votre outil doit posséder.

Les fonctionnalités essentielles offertes par presque tous les logiciels de suivi du temps sont les suivantes :

Feuille de temps Clockify

Les fonctionnalités supplémentaires dont vous pourriez avoir besoin sont :

Vérifiez également si vous avez besoin :

Le logiciel est-il facile à utiliser ?

Que le logiciel de suivi du temps offre seulement les fonctionnalités de base ou des fonctionnalités supplémentaires, il doit être simple et facile à utiliser.

L'objectif principal d'un logiciel de suivi du temps est de vous faire gagner du temps en vous permettant d'en assurer le suivi, et vous ne pourrez pas y parvenir si vous devez passer des heures à apprendre à utiliser le programme et toutes ses fonctionnalités.

En gardant cela à l'esprit, il est facile de conclure que le meilleur type de logiciel de suivi du temps a ses fonctionnalités de base clairement présentées et ses fonctions supplémentaires moins évidentes.

Les fonctionnalités ne doivent pas nécessiter plus de quelques clics pour fonctionner.

En outre, l'équipe de développement de l'outil doit viser des innovations constantes et suivre les tendances actuelles dans le domaine du suivi du temps.

Avant de vous engager dans un logiciel de suivi du temps, assurez-vous de le tester pour voir s'il répond à vos besoins, si vos employés se sentent à l'aise en l'utilisant et s'ils le font avec facilité.

Quel est votre budget ?

Même si votre budget détermine le logiciel que vous choisirez, n'oubliez pas que vous n'avez pas besoin de dépenser beaucoup d'argent pour obtenir une solution efficace.

Certaines entreprises fixent un tarif mensuel ou annuel, d'autres fixent le prix en fonction du nombre d'utilisateurs, et d'autres encore proposent des tarifs personnalisés.

Il existe également un quatrième type de logiciel : un logiciel de suivi du temps gratuit, qui offre toutes ses fonctionnalités gratuitement pour un nombre illimité d'utilisateurs et d'espaces de travail. Un des logiciels de suivi du temps qui présente toutes ces fonctionnalités est Clockify.

Types de logiciels de suivi du temps et leurs fonctionnalités

Les logiciels de suivi du temps diffèrent selon qu'ils sont autonomes ou qu'ils font partie d'un logiciel plus vaste et plus polyvalent. En outre, ils diffèrent en termes de :

Suivi du temps autonome (suivi du temps simple, avec une feuille de temps pour les employés)

Un logiciel de suivi du temps autonome est un outil super simple avec une feuille de temps pour les employés.

Un tel logiciel vous permet de :

Si vous recherchez une solution simple et intelligente, Clockify est un logiciel de suivi du temps de type autonome qui convient à diverses entreprises.

Intégré à un logiciel de gestion de projet

Ce type de logiciel de suivi du temps intègre un logiciel de gestion de projet dans ses capacités. Les fonctionnalités supplémentaires que vous pouvez vous attendre à trouver dans un tel logiciel sont les suivantes :

Certains logiciels de suivi du temps offrent des fonctions mineures de gestion de projet, telles que :

Rapport résumé pour toutes les tâches d'un projet - Clockify
Utilisez Clockify pour voir toutes les heures travaillées sur l'ensemble des projets et des tâches

Intégré à un logiciel de facturation

Lorsqu'une option de suivi du temps est intégrée à un logiciel de facturation, elle est généralement destinée à vous aider à calculer et à générer des factures pour vos clients.

Ce type de logiciel offre à la fois la possibilité de générer des factures personnalisées et de suivre votre temps, ce qui vous permet de calculer vos gains sur la base du temps que vous avez effectivement suivi.

Ainsi cet outil contribue à accroître la transparence dans la collaboration avec les clients, puisque vous serez en mesure de leur fournir un compte rendu clair de votre travail et de les facturer en conséquence.

Logiciel de suivi automatisé du temps

Ce type de logiciel permet de suivre automatiquement le temps que vous consacrez à diverses activités.

An automatic time tracking software tracks and captures:

Logiciel de suivi du temps et de surveillance

Bien qu'ils soient destinés à suivre le temps que les employés passent à travailler, ces outils offrent parfois la possibilité de capturer les écrans des employés à des moments aléatoires, de sorte qu'ils servent essentiellement de logiciels de surveillance des employés.

Une autre fonction pratique de ces logiciels est le suivi du nombre de fois où les employés déplacent leur souris ou utilisent leur clavier.

Logiciel de pointage

L'outil de pointage est le type le plus simple de logiciel de suivi du temps. Les employés pointent à l'heure de leur arrivée au bureau et pointent à la fin de leur service.

Cet outil est également utile pour la paie, notamment lorsque le salaire des employés dépend de leurs heures d'arrivée et de départ.

Le logiciel indique également si un employé a fait des heures supplémentaires ou s'il n'a pas atteint son quota hebdomadaire d'heures travaillées.

Application de la pointeuse

Logiciel de suivi du temps basé sur les exceptions

Lorsque les employés effectuent les mêmes actions tous les jours, vous pouvez choisir de suivre uniquement les tâches qui ne relèvent pas de leurs activités quotidiennes.

Leurs heures de travail standard sont enregistrées automatiquement, et les "exceptions" (comme les congés autorisés) sont enregistrées séparément.

Logiciel de suivi du temps basé sur l'emplacement

Les logiciels de suivi du temps basés sur l'emplacement notent et suivent automatiquement le temps que vous passez à un endroit particulier.

Il s'agit d'une option pratique pour le suivi des employés, car elle indique s'ils sont ou non au bureau. Un logiciel de suivi du temps basé sur l'emplacement est particulièrement utile pour les employés sur le terrain qui passent une grande partie de leur temps de travail dans différents endroits, et entre deux endroits.

Logiciel de suivi du temps de type entreprise

Le logiciel de suivi du temps de l'entreprise offre un certain nombre de fonctionnalités destinées à aider à rationaliser le travail dans une grande entreprise comportant plusieurs départements.

Cet outil offre généralement :

Une grande entreprise a besoin d'un outil de suivi du temps qui transforme les heures de travail des employés en informations sur la façon dont les opérations au sein de l'entreprise peuvent être améliorées.

Ce type de logiciel utilise le suivi du temps pour mieux comprendre :

La liste des 5 meilleurs logiciels de suivi du temps

FEnfin, nous sommes arrivés à la dernière partie de l'article qui va aborder des exemples concrets des meilleurs logiciels de suivi du temps en ce moment. Nous en avons choisi cinq et ils sont les suivants :

Voyons ce qu'ils ont à offrir dans les segments suivants.

#1 Clockify — Le meilleur dans l'ensemble

Évidemment, nous devons commencer par le nôtre logiciel

Clockify

🔹 Qu'est-ce que Clockify ?

Utilisé par des millions de personnes, Clockify est bien plus qu'un simple outil de suivi du temps. Avec ses fonctionnalités avancées et son interface facile à utiliser, grâce à cette application vous pouvez :

De plus, les employés peuvent utiliser Clockify pour demander des congés à leurs responsables et aux administrateurs de leur espace de travail grâce à une fonctionnalité intégrée.

Toutes vos demandes en attente et approuvées sont clairement affichées, et vous aurez toujours un aperçu du nombre de jours de vacances qu'il vous reste.

Clockify est aussi une appli de pontage qui permet aux utilisateurs de pointer leurs heures depuis des appareils partagés, de suivre les pauses, et les responsables peuvent même remplir eux-mêmes les feuilles de temps des employés en cas d'irrégularités.

🔹 Plateformes : Extensions de navigateur — Google Chrome, Mozilla Firefox et Edge; applications de bureau — Mac, Windows et Linux; applications mobiles — Android et iOS.

#2 Toggl Track — Idéal pour les freelances

Le suivant est le finaliste après Clockify — Toggl Track.

Toggl Track

🔹 Qu'est-ce que Toggl Track ?

Toggl Track est un logiciel moderne de suivi du temps qui est utilisé pour le suivi du temps et les services de rapports. L'application vous permet de suivre les tâches et de les marquer avec des balises et des projets appropriés.

Avec un design similaire à Clockify, Toggl est vraiment facile à utiliser et à maîtriser après seulement quelques jours d'utilisation. L'interface est intuitive et transparente, et vous aurez un aperçu détaillé de votre temps suivi.

Pour ce qui est de certaines autres fonctionnalités, Toggle propose également un suivi hors ligne et des intégrations avec de nombreux outils de gestion de projet, tels que Trello, Asana, etc.

🔹 Plateformes : Applications Web, applications de bureau — Windows, Mac OS, Linux; extensions de navigateur — Chrome et Firefox; applications mobiles — Android et iOS.

#3 Hubstaff — Idéal pour la gestion du temps et de projet

Nous vous présentons ici un excellent logiciel de gestion du personnel qui aide ses utilisateurs à suivre le temps et à travailler sur des projets simultanément.

Hubstaff

🔹 Qu'est-ce que Hubstaff ?

En dehors des capacités de suivi du temps facile, Hubstaff permet à ses utilisateurs de gérer des équipes productives avec Hubstaff Desk - un outil qui combine la preuve de travail, les feuilles de temps et la paie.

En outre, vous pouvez augmenter votre productivité en suivant les applications et URL utilisées et en faisant des captures d'écran de votre travail tout au long de la journée. Non seulement cette option aide les responsables à tout contrôler, mais elle vous aidera également à organiser votre charge de travail et à saisir efficacement votre journée de travail.

Hubstaff propose également des récapitulatifs de toutes les heures et contributions sur les projets, ainsi qu'une paie automatisée.

🔹 Plateformes : Applications de bureau — Windows, Mac OS, Linux; applications mobiles — Android et iOS.

#4 Quickbooks Time — Idéal pour le travail sur le terrain

Si votre activité nécessite beaucoup de déplacements professionnels et de travail sur le terrain, Quickbooks Time pourrait être le logiciel de suivi du temps qui vous convient.

Quickbooks Time

🔹 Qu'est-ce que Quickbooks Time ?

Anciennement connu sous le nom de TSheets, Quickbooks Time est un simple outil de suivi du temps qui se spécialise dans le suivi GPS sur tous les appareils. Sa précision est plus qu'acceptable, et il fonctionne comme un charme sur toutes les plateformes.

De plus, la création d'horaires de travail est incroyablement facile grâce aux fonctions d'édition et de publication de Quickbooks.

Vous vous demandez sur quoi les membres de votre équipe travaillent actuellement ? Quickbooks vous permettra de voir et d'examiner leurs progrès sur une base quotidienne.

🔹 Plateformes : Applications de bureau — Windows, Mac OS et Linux; Applications de bureau — iOS et Android.

#5 Timely — Idéal pour les entreprises de taille moyenne

Enfin, nous avons un autre outil simple de suivi du temps — Timely.

Timely

🔹 Qu'est-ce que Timely ?

Avec son interface simple et beau, la fonctionnalité la plus cool de Timely est en fait la facilité d'utilisation avec laquelle vous pouvez suivre le temps. Si vous choisissez de le faire manuellement, la flexibilité des feuilles de temps vous permettra de faire simplement glisser des éléments sur l'écran et de les réorganiser selon vos besoins.

Triez vos saisies et faites-les afficher dans de belles couleurs et de beaux schémas.

De plus, Timely excelle dans la saisie des heures facturables et la création d'une analyse approfondie de toutes vos factures.

Compte tenu de sa popularité croissante, Timely est parfait pour toutes les entreprises de taille moyenne.

🔹 Plateformes : Applications de bureau — Windows, Mac OS; applications mobiles — iOS et Android.

Quel type de logiciel de suivi du temps choisir en fonction de la taille de l'entreprise ?

Vos besoins seront différents selon que vous dirigez une petite ou grande entreprise. Voici ce que vous devez prendre en considération avant de choisir votre prochain logiciel de suivi du temps.

Logiciel de suivi du temps pour les freelances

La plupart des freelances ont besoin d'un logiciel de suivi du temps simple, de préférence avec plusieurs options de suivi du temps (en temps réel et manuel) et la possibilité de modifier facilement une saisie de temps et de continuer à suivre le temps sur celle-ci en un clic.

De plus, si vous êtes un freelance, vous effectuerez probablement toutes les tâches vous-même, c'est pourquoi vous devrez rendre votre travail transparent et facilement accessible.

Il est préférable d'opter pour un outil de suivi du temps qui offre des rapports solides, avec diverses options d'exportation et d'envoi, afin que les clients puissent suivre votre progression sur un projet et voir où est passée chaque minute de votre temps facturable.

Logiciel de suivi du temps pour les travailleurs à distance

Faire du télétravail signifie que vous devrez rendre compte à votre employeur du temps que vous avez passé à effectuer des tâches, c'est pourquoi vous aurez besoin d'un outil simple de suivi des heures de travail.

La différence entre un freelance et un travailleur à distance est que ce dernier doit souvent collaborer en équipe, alors que les freelances travaillent généralement seuls.

Différence entre un freelance, un entrepreneur et un employé

Vous aurez donc besoin d'un outil de suivi du temps qui offre également un affichage d'équipe pour voir ce que font tous les membres de votre équipe, même si vous êtes physiquement loin d'eux.

Logiciel de suivi du temps pour les petites entreprises

Les employés sont moins nombreux dans les petites entreprises, mais ils doivent généralement effectuer le même nombre de tâches que ceux dans les grandes entreprises.

Les petites entreprises ont généralement des budgets plus restreints, ce qui nécessite une solution peu coûteuse, mais efficace - de préférence un logiciel avec :

Le plus grand défi des petites entreprises est le travail d'équipe : un petit nombre de personnes doivent travailler en étroite collaboration sur un certain nombre de tâches et de défis variés.

En raison de ces défis, vous devrez sans doute rechercher un logiciel de suivi du temps doté de fonctions de gestion d'équipe. La possibilité de suivre le temps et de savoir ce que chacun fait améliorera le flux de travail global de votre équipe et vous aidera à vous démarquer de la concurrence.

Logiciel de suivi du temps pour les entreprises de taille moyenne

Même si les entreprises de taille moyenne disposent généralement d'un budget plus important, il est toujours recommandé d'opter pour une solution peu coûteuse offrant les mêmes fonctionnalités que les solutions plus onéreuses.

Ces entreprises ont besoin de fonctions de gestion d'équipe. Le responsable ou l'administrateur d'un espace de travail doit avoir un aperçu de tous les travaux de son équipe.

Elles doivent également s'assurer que l'outil de suivi du temps est simple, complet et facile à utiliser pour tous - des équipes plus importantes signifient généralement moins de temps pour expliquer comment suivre le temps à chaque employé individuellement.

Les entreprises de taille moyenne sont particulièrement préoccupées par les indicateurs de leur activité. Elles peuvent donc avoir besoin d'un système de reporting robuste et de la possibilité de générer des rapports personnalisés en quelques clics.

Rapport détaillé dans Clockify

Le partage des données est également un facteur important, alors examinez les types d'extensions disponibles dans votre outil de suivi du temps - Excel et PDF sont les éléments de base que vous devriez rechercher.

Une autre fonction utile pour maintenir une relation professionnelle avec les clients est la possibilité de partager des rapports avec eux afin qu'ils puissent suivre l'évolution de votre projet en temps réel.

Logiciel de suivi du temps pour les grandes entreprises

Les grandes entreprises ont les besoins les plus importants, leur meilleure option serait donc un logiciel de suivi du temps complet avec des fonctionnalités d'entreprise.

Les fonctionnalités essentielles pour les entreprises sont généralement les suivantes :

Si vous disposez d'un personnel nombreux et d'un grand nombre de départements, vous aurez besoin de plusieurs espaces de travail et d'autorisations pour savoir qui peut faire et exécuter quoi. De cette façon, vous partagerez le travail d'administration avec d'autres membres de l'équipe pour faciliter la gestion et la délégation de la charge de travail.

Suivi du temps pour différents secteurs d'activité

Les différents secteurs d'activité ont des besoins différents en termes de fonctionnalités idéales pour leur outil de suivi du temps.

Par exemple, les agences de relations publiques et autres agences ont besoin de connaître la disponibilité, les coûts et les dépenses de chacun. Cela permet de maximiser les profits, c'est pourquoi vous devez rechercher des outils de suivi avec gestion d'équipe, facturation claire et taux horaire.

Fixer des taux horaires et des taux de coûts pour votre équipe

L'industrie manufacturière implique généralement des parties d'une entreprise situées dans différents États, et il est important d'adhérer aux différentes lois fédérales de ces États, en particulier pour les salaires et les heures supplémentaires.

La meilleure approche consiste donc à trouver un moyen de saisir les heures supplémentaires et de recevoir des notifications concernant tout changement d'horaire de travail.

Le secteur du transport est synonyme de livraisons rapides et de respect des délais. Les fonctions de base de suivi du temps vous seront donc utiles :

Dans le secteur des soins de santé, le temps est crucial pour le traitement adéquat des patients, et le suivi du temps à l'aide des fonctions de suivi de base aide à rendre les travailleurs médicaux plus responsables de leurs actions.

Différences entre les logiciels de suivi du temps

En général, les différences entre les logiciels de suivi du temps peuvent être observées à travers les critères suivants :

Voici quelques mots supplémentaires à ce sujet.

Plateformes supportées

La plateforme sur laquelle vous travaillez est un facteur crucial qui peut avoir un impact considérable sur votre choix. La plupart des systèmes de suivi du temps sont disponibles sur plusieurs plateformes, mais ce n'est pas toujours le cas.

Les plateformes les plus courantes sur lesquelles vous pourrez utiliser des outils de suivi du temps sont les suivantes :

Réfléchissez au type d'appareil que vous utilisez le plus et faites votre choix en conséquence.

Intégrations

Certains outils de suivi du temps peuvent être intégrés à d'autres applications et utilisés pour suivre le temps que vous passez sur les fonctions de ces applications.

Alors, comment fonctionnent les intégrations entre les outils de suivi du temps et d'autres applications ?

Par exemple, si vous ajoutez un nouvel élément - par exemple, "Faire un brouillon pour une proposition" dans une application de tâches, telle que Todoist - vous serez en mesure de suivre le temps que vous avez passé sur cet élément directement à partir de Todoist. Cette option est disponible via l'extension Clockify pour Chrome.

Vous devriez examiner si le système de suivi du temps de votre choix prend en charge les intégrations et avec quelles applications. Cela devrait représenter un facteur crucial dans votre choix, car il détermine comment vous pourrez automatiser davantage votre travail avec les applications.

Les types de programmes qui peuvent généralement être intégrés à un logiciel de suivi du temps sont :

Les intégrations de systèmes de suivi du temps peuvent également être limitées à des logiciels spécifiques, qu'il s'agisse d'applications Google, d'applications spécifiques de gestion de projet ou d'applications spécifiques de productivité.

Un outil de suivi du temps peut être éligible à l'intégration avec Todoist mais pas avec Trello, bien qu'il s'agisse essentiellement de deux applications de gestion de projet.

Options de stockage et d'exportation des données

Selon les options d'exportation de votre système de suivi des temps, vous pouvez exporter vos saisies de temps en tant que ou vers :

Vous pouvez également stocker vos données dans :

Licences

Les logiciels de suivi du temps diffèrent également par leur type de licence, que vous devez prendre en considération :

Conclusion : Les systèmes de suivi du temps améliorent toutes les entreprises

En fin de compte, tous les administrateurs, responsables et propriétaires comprennent l'importance du temps sur le lieu de travail.

L'utilisation efficace du temps est ce qui sépare les bonnes entreprises des mauvaises, et c'est là que les systèmes de suivi du temps entrent en jeu.

Si vous avez compris la tâche, listé les avantages et les inconvénients, et écouté les besoins de vos employés, vous trouverez sûrement dans notre liste un outil de suivi du temps qui convient à votre modèle d'entreprise.

Voir le comparatif complet des meilleures applications de suivi

Références