Comment suivre la rentabilité d'un projet ?

Si vous facturez un projet à l'heure, vous devez tout de même suivre le temps écoulé afin de voir si les estimations sont exactes et si le projet est rentable. En connaissant la durée réelle du projet, vous saurez si vous facturez suffisamment ou si vous perdez de l'argent.

Par exemple, vous pouvez dire à un client que vous avez besoin de 50 heures pour un projet, 20 pour la conception et 30 pour le codage. Vous définissez donc un prix fixe, en pensant que vous le terminerez en moins de 50 heures. Mais de combien de temps aurez-vous réellement besoin ? Plus le projet est important, plus l'erreur sera grande.

Mais si vous suivez le temps, vous saurez exactement combien de temps prend chaque activité et si vous avez gagné de l'argent sur un projet. Disons que vous terminez le projet en 70 heures, soit 20 heures de plus que l'estimation. Vous pouvez négocier avec le client pour obtenir un prix plus élevé ou moins de travail. Mais même si vous facturez comme si vous aviez travaillé 50 heures, vous aurez au moins une meilleure estimation à l'avenir et ne perdrez pas d'argent.

Imaginons que vous démarriez un nouveau projet à honoraires fixes. Voici un exemple de ce à quoi pourrait ressembler votre workflow Clockify.

Configuration initiale #

Pour que les entrées de temps soient catégorisées, définissez d'abord le nom du client sur la page “Clients”. Vous pouvez également définir des balises avec le type d'activités (par exemple, la gestion de projet). De cette façon, vous pouvez filtrer les entrées de temps par balise et suivre le temps que prend chaque activité.

1. Créez un nouveau projet et sélectionnez le client
2. Ajoutez des tâches au projet (par exemple, design, développement)
3. Utilisez une estimation basée sur les tâches (par exemple, tâche de conception : 20h, tâche de développement : 30h) ou saisissez une estimation manuelle (par exemple, 50h pour l'ensemble du projet)
4. Set up billable rates, as well as labor cost rates

Configuration ultérieure #

Après le démarrage du projet :

1. When you track time, make sure each time entry has a project and a task.
2. Lorsque vous atteignez une étape importante (par exemple, l'achèvement de la conception), vérifiez le statut du projet pour comparer le temps estimé et le temps suivi. Si vous dépassez largement votre estimation initiale, vous pouvez discuter avec le client pour ajuster le budget, les exigences et le calendrier.
3. Once the project ends, go to Summary report and filter entries by the project. Then, export the report in CSV and import it to Excel where you can: better analyze data, see what activities took longer than planned, analyze why, and set better estimates (and prices) in the future.
4. Dans les rapports, vous pouvez afficher les montants de la facturation, du coût ou du bénéfice (la différence entre les deux).