Beste Zeiterfassungssoftware richtig wählen
Die Bedeutung der Zeit und deren effektive Nutzung ist für die Entwicklung eines Unternehmens entscheidend. Unabhängig von der Unternehmensgröße sollte jeder Eigentümer und Manager sowohl den Zeitaufwand für Aufgaben als auch die Mitarbeiteranwesenheit erfassen.
Die moderne Weise, dies zu tun, ist in eine Zeiterfassungssoftware zu investieren.
Eine Zeiterfassungssoftware ermöglicht dir, Folgendes zu verfolgen, zu überprüfen und zu verwalten:
- Berichtsfunktionen,
- Leistungsfähigkeit des Teams,
- Kundenservice,
- Schulungsressourcen und
- Integrationen.
Im weiteren Text befassen wir uns mit:
- Allgemeine Faktoren bei der Auswahl einer Zeiterfassungssoftware,
- Arten von Zeiterfassungssoftware
- Liste mit den derzeit fünf besten Zeiterfassungssoftware,
- Die beste Auswahl nach der Größe deines Unternehmens, und
- Generelle Unterschiede bei Zeiterfassungssoftware.
Allgemeine Faktoren bei der Auswahl einer Zeiterfassungssoftware
Bevor wir weitere Einzelheiten über verschiedene Arten von Zeiterfassungsprogrammen geben, ist es wichtig, alle externen Faktoren durchzugehen, die deine endgültige Entscheidung beeinflussen könnten.
Diese Faktoren sind:
- Arbeitsplatz,
- Arbeitsweise,
- Zeiterfassungsbedürfnisse,
- Benutzerfreundlichkeit der Software, und letztendlich
- Budget.
Erfahre mehr über jeden Punkt im weiteren Text.
Arbeitsplatz und Geräte
Zeiterfassungstools sind für besondere Geräte erstellt - einige für Windows, andere für iOS, Android oder Mac und man sollte sich in Bezug auf den Arbeitsplatz für ein Tool entscheiden.
Falls deine Arbeit von dir erfordert, nicht oft im Büro zu arbeiten, solltest du dich für die einfach zu bedienende iOS- und Android-App entscheiden.
Falls du im Büro arbeitest, kannst du von robusten Windows- oder Mac-Apps mit zusätzlichen Funktionen profitieren.
Wenn du als Freelancer im Heimbüro arbeitest und stundenweise berechnest, benötigst du ein einfaches Tools zur Arbeitszeiterfassung, um deine abrechenbaren Stunden zu erfassen.
Ein großes Unternehmen kann wahrscheinlich vom Enterprise-Abonnementplan profitieren - der Plan bietet zusätzliche Funktionen, wie:
- Gehaltsabrechnung,
- Rechnungsstellung,
- Zeitplan und
- Verfolgung von Mitarbeiteraktivitäten, usw.
Arbeitsweise
Die wichtigsten Faktoren beim Entscheidungstreffen sollten dein täglicher Arbeitsablauf und deine Arbeitsgewohnheiten sein. Deshalb, bevor du deine nächste Zeiterfassungssoftware wählst, solltest du dir folgende Fragen stellen:
- Verwende ich Projektmanagement-Apps wie Trello und Asana?
- Verwende ich Entwicklerprogramme wie JIRA und Github?
- Kommuniziere und arbeite ich zusammen mit Kunden und Kollegen über Apps?
- Benutze ich Produktivitäts-Apps, um meine Arbeit zu optimieren?
Die Hauptsache ist ein Zeiterfassungstool zu finden, das mit der Software, die du jeden Tag verwendest, integriert werden kann, um deine Arbeit einfacher zu machen.
Darüber hinaus, wenn Fristen ein wesentlicher Teil deiner Arbeit sind, benötigst du ein Tool, mit dem du Schätzungen machst und diese mit der tatsächlich erfassten Zeit vergleichst.
Zeiterfassungsbedürfnisse
In Bezug auf deinen Arbeitsablauf solltest du alle Funktionen notieren, über die ein Tool verfügen sollte.
- Benötigst du nur die grundlegenden oder auch besonderen Funktionen?
- Erfasst du Zeit mit deinem Team?
- Muss deine Arbeitserfassung mit DSGVO konform sein?
- Ist die Erfassung der abrechenbaren Stunden wichtig für deine Arbeit?
Grundlegende Funktionen, die fast jede Zeiterfassungssoftware bietet, sind:
- Zeit für Tätigkeiten in Echtzeit erfassen,
- Zeiteinträge bearbeiten,
- Projekte erstellen, diese in Aufgaben aufteilen und mit richtigen Kunden verbinden,
- Tags hinzufügen, um auf die Art der geleisteten Arbeit hinzuweisen
- Abrechenbare Zeit anzeigen und Stundensätze festlegen
- Berichte für Kunden erstellen und diese in üblichen Formaten (PDF, CSV, Excel) exportieren, und
- Überblick über Tätigkeiten in deinem Team in Teamansicht erhalten.
Zusätzliche Funktionen, die du benötigen könntest, sind:
- Verwaltung von Zeiteinträgen optimieren und Arbeitszeittabellen so einrichten, dass diese mit DSGVO konform sind (Einträge sperren, damit niemand sie nach einem bestimmten Zeitpunkt ändern kann, dann Einträge runden und mit der Überwachungs-Funktion mühelos korrigieren),
- Deine Berichte für ein professionelles Aussehen (Branding) anpassen, und
- Rechnungen und Gehaltsabrechnung verwalten.
Außerdem solltest du nachdenken, ob du Folgendes benötigst:
- Priorisierter Kundenservice von Softwareentwicklern,
- Benutzerdefinierte Entwicklung, sodass die Software auf deine Bedürfnisse besser angepasst wird,
- Software, die offline funktioniert und die Daten später synchronisiert und aktualisiert, und
- Software, auf die du über mehrere Geräte hinaus zugreifen kannst.
Benutzerfreundlichkeit der Software
Egal ob die Zeiterfassungssoftware dir nur grundlegende oder auch zusätzliche Funktionen bietet, sollte diese einfach zu bedienen und benutzerfreundlich sein.
Der Hauptzweck eines Zeiterfassungstools ist Zeitersparnis durch Arbeitszeiterfassung und das ist unmöglich zu tun, wenn man lange lernen muss, wie das Programm und seine Features funktionieren.
Deshalb kann man einfach schließen, dass die beste Zeiterfassungssoftware über übersichtliche Grundfunktionen verfügt und deren zusätzlichen Funktionen weniger im Vordergrund stehen.
Funktionen sollten nur wenige Klicks entfernt werden.
Außerdem sollte das Entwicklerteam das Tool ständig verbessern und über aktuelle Trends im Bereich der Zeiterfassung auf dem Laufenden sein.
Bevor du dich für eine Zeiterfassungssoftware entscheidest, solltest du diese testen, um sicher zu sein, dass sie deine Bedürfnisse abdeckt - ob sich deine Mitarbeiter bei deren Nutzung wohl fühlen und ob sie das Tool mit Leichtigkeit benutzen.
Budget
Obwohl die Auswahl der Software von deinem Budget abhängt, musst du nicht viel Geld für eine effektive Lösung verschwenden.
Einige Unternehmen für Zeiterfassung legen einen monatlichen oder jährlichen Pauschalsatz fest, während andere dies aufgrund der Anzahl von Benutzern tun. Einige Unternehmen bieten kundenspezifische Preise.
Es gibt auch die vierte Art der Software - eine kostenlose Zeiterfassungssoftware, die alle ihre Funktionen kostenlos für eine unbegrenzte Anzahl von Benutzern und Arbeitsbereichen bietet. Eine Zeiterfassungssoftware, die alle diese Funktionen umfasst, ist Clockify.
Arten von Zeiterfassungssoftware und ihre Funktionen
Zeiterfassung-Apps unterscheiden sich darin, ob sie eigenständig (Standalone) oder Teil einer größeren, vielseitigen Software sind. Darüber hinaus unterscheiden sie sich in:
- Funktion — für Unternehmen, zur Verfolgung, zum Ein-/Ausstempeln, und
- Betriebsweise — Automatisiert, standortbasiert und ausnahmenbasiert
Eigenständige Zeiterfassungssoftware (einfache Software mit Arbeitszeittabellen für Mitarbeiter)
Eine eigenständige Zeiterfassungssoftware ist sehr einfaches Tool mit Arbeitszeittabellen für Mitarbeiter.
Mit diesen Softwareprogrammen kannst du:
- Zeitaufwand für Tätigkeiten in Echtzeit aufzeichnen - Am Anfang der Arbeit an einer Aufgabe solltest du den Timer starten und diesen stoppen, wenn du fertig bist. Du kannst später deine Zeiteinträge in der Liste oder auf der Zeitleiste ansehen.
- Zeit manuell in der Arbeitszeittabellen-Ansicht eingeben.
- Eingegebene Zeit nach Projekten, Aufgaben, Tags, Kunden oder ähnlichen Parametern kategorisieren.
- Berichtsoptionen verwenden - Berichte generieren, exportieren oder speichern und später an Kunden senden.
Suchst du nach einer intelligenten und einfachen Lösung, ist Clockify eine der eigenständigen Softwareprogrammen zur Zeiterfassung, die zu verschiedenen Unternehmen passt.
Teil einer Projektmanagementsoftware
Diese Art der Zeiterfassungssoftware integriert eine Projektmanagementsoftware mit ihren Funktionen. Zusätzliche Funktionen, die du von dieser Software erwarten kannst:
- Überwachung von Projektressourcen,
- Projektplanung,
- Aufgabenverfolgung und Hinzufügen von Notizen,
- Teilen von Dateien, und
- Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung.
Einige Zeiterfassungssoftware bieten kleinere Projektmanagement-Funktionen, wie:
- Gruppierung von Aufgaben,
- Festlegen von Fristen und Budgets, und
- Trennen von abrechenbaren und nicht-abrechenbaren Arbeitszeiten.
Teil einer Rechnungssoftware
Wenn eine Zeiterfassungsoption in eine Rechnungssoftware integriert ist, dient sie in der Regel der Berechnung und Generierung der Rechnungen für Kunden.
Diese Softwareart bietet sowohl die Option zur Generierung von benutzerdefinierten Rechnungen als auch die Option zur Zeiterfassung, was dir ermöglicht, aufgrund der erfassten Zeit dein Einkommen zu berechnen.
Bei der Arbeit mit Kunden fördert dieses Tool die Transparenzsteigerung, da du ihnen eine klare Aufzeichnung deiner Arbeit gibst und eine Rechnung entsprechend ausstellst.
Automatisierte Zeiterfassungssoftware
Diese Softwareart erfasst den Zeitaufwand für verschiedene Tätigkeiten automatisch.
Eine automatisierte Zeiterfassungssoftware erfasst und zeichnet Folgendes auf:
- Computernutzung,
- Telefonnutzung,
- Zeitaufwand für Aufgaben und Projekte,
- PC-zugewiesene Aufgaben — Zeit für verschiedene Programme, Apps, Dokumente oder Websites, und
- Leerlaufzeit oder AFK-Zeit.
Zeiterfassungssoftware zur Verfolgung
Obwohl diese Softwareprogramme als Tools zur Arbeitszeiterfassung für Mitarbeiter gedacht sind, verfügen sie manchmal über die Funktion, Mitarbeiterbildschirme beliebig zu erfassen und deshalb dienen sie in der Regel als Software zur Mitarbeiterverfolgung.
Eine andere praktische Funktion, die diese Software bietet, ist die Erfassung der Mausbewegungen oder Tastaturnutzung von Mitarbeitern.
Zeiterfassungssoftware zum Ein-/Ausstempeln
Ein Tool zum Ein-/Ausstempeln ist die einfachste Art von Zeiterfassungssoftware - Mitarbeiter melden sich bei der Ankunft im Büro an und am Arbeitsende melden sie sich ab.
Dieses Tool ist auch für Gehaltsabrechnung nützlich - besonders wenn Mitarbeitergehälter von Arbeitsbeginn und Arbeitsende abhängen.
Außerdem zeigt diese Software an, ob ein Mitarbeiter Überstunden gemacht hat oder seine geplante wöchentliche Quote für die geleisteten Arbeitsstunden nicht erfüllt hat.
Ausnahmenbasierte Zeiterfassungssoftware
Wenn Mitarbeiter die gleiche Tätigkeit jeden Tag machen, können sie nur Aufgaben erfassen, die nicht zur täglichen Tätigkeiten gehören.
Ihre normalen Arbeitszeiten werden automatisch und “Ausnahmen” (wie genehmigte arbeitsfreie Zeit) separat aufgezeichnet.
Standortbasierte Zeiterfassungssoftware
Eine standortbasierte Software erfasst und zeichnet automatisch die Zeit auf, die man an einem bestimmten Standort verbringt.
Das ist eine praktische Option zur Mitarbeiterverfolgung, da sie anzeigt, ob Mitarbeiter im Büro sind oder nicht. Ein solches Tool ist besonders für Außendienstmitarbeiter nützlich, die ihre Arbeitszeit oft an und zwischen verschiedenen Standorten verbringen.
Zeiterfassungssoftware für Unternehmen
Eine Zeiterfassungssoftware für Unternehmen bietet viele Funktionen, die die Arbeit in großen Unternehmen mit mehreren Abteilungen optimieren.
Dieses Tool bietet meistens:
- Anpassung,
- Bessere Sicherheit,
- Datenschutz sowie
- Verschiedene Integrationen.
Ein großes Unternehmen benötigt ein Zeiterfassungstool, das Mitarbeiterstunden in Einblicke darin umwandelt, wie Tätigkeiten innerhalb des Unternehmens verbessert werden können.
Diese Art von Software nutzt Zeiterfassung, um Folgendes besser zu verstehen:
- Mitarbeiterkosten,
- Mitarbeiterverfügbarkeit und ihre Rolle im Unternehmen, und
- Mitarbeiterkapazität — Man versteht besser, ob zusätzliche Personalausstattung für ein Projekt nötig ist.
Liste mit fünf Top-Zeiterfassungssoftware
Schließlich sind wir bis zum letzten Abschnitt dieses Textes gekommen, in dem wir uns mit konkreten Softwareprogrammen zur Zeiterfassung beschäftigen. Wir haben fünf Programme ausgewählt und diese sind:
- Clockify,
- Toggl Track,
- Hubstaff,
- Quickbooks Time, und
- Timely.
Lass uns weiter jede Software ein bisschen besser kennenlernen.
#1 Clockify — Die beste Software insgesamt
Selbstverständlich fangen wir mit unserer Software — Clockify - an.
🔹 Was ist Clockify?
Benutzt von Millionen ist Clockify mehr als ein Zeiterfassungssystem. Mit ihren fortgeschrittenen Funktionen und ihrer einfach zu bedienenden Benutzeroberfläche ermöglicht die App ihren Benutzern:
- Erfasste Zeit zu analysieren,
- Detaillierte Berichte zu erstellen,
- Zeiteinträge visuell auszublenden,
- Abrechenbare und nicht-abrechenabre Stunden zu verfolgen, und
- Daten über alle Geräte hinweg zu synchronisieren.
Darüber hinaus können deine Mitarbeiter in Clockify Urlaubsanträge für ihre Manager und Arbeitsbereichadmins mit einer integrierten Funktion stellen.
Alle ausstehenden und genehmigten Anträge werden klar angezeigt und deine Mitarbeiter verfügen immer über einen klaren Überblick über ihren Resturlaub.
Clockify ist auch als Kiosk-App verfügbar, die Benutzern ermöglicht, ihre Arbeitszeiten von einem gemeinsamen Gerät anzumelden und Pausen zu erfassen. Manager können sogar Arbeitszeittabellen ihrer Mitarbeiter bei Unregelmäßigkeiten selbst ausfüllen.
🔹 Platfformen: Browsererweiterungen — Google Chrome, Mozilla Firefox, und Edge —, Desktop-Apps — Mac, Windows, und Linux— und mobile Apps — Android und iOS.
#2 Toggl Track — Die beste Software für Freelancer
Nach Clockify kommt der Zweitplatzierte — Toggl Track.
🔹 Was ist Toggl Track?
Toggl Track ist eine moderne Zeiterfassungssoftware, die - du ahnst es bereits - für Zeiterfassung und Berichterstellung benutzt wird. Die App ermöglicht dir, Aufgaben zu verfolgen und diese mit passenden Tags und Projekten zu markieren.
Mit ähnlichem Design wie Clockify ist Toggl sehr einfach zu bedienen und du wirst nach nur ein paar Tagen der Verwendung ein Gefühl für die App bekommen. Die Benutzeroberfläche ist intuitiv und transparent und du kannst einen detaillierten Einblick in deine erfasste Zeit erhalten.
Wenn es um andere Funktionen geht, bietet Toggl auch Offline-Erfassung und Integrationen mit vielen verschiedenen Projektmanagement-Tools, wie Trello, Asana usw.
🔹 Plattformen: Web-Apps, Desktop-Apps - Windows, Mac OS, Linux -, Browsererweiterungen - Chrome und Firefox - und mobile Apps - Android und iOS.
#3 Hubstaff — Die beste Software für Zeit- und Projektmanagement
Weiter haben wir eine großartige Personalverwaltungssoftware ausgewählt, die ihren Benutzern hilft, Zeit zu erfassen und an Projekten gleichzeitig zu arbeiten.
🔹 Was ist Hubstaff?
Außer Zeiterfassungsfunktionen ermöglicht Hubstaff Nutzern, produktive Teams mit Hubstaff Desk zu verwalten - ein Tool, das Arbeitsnachweis und Arbeitszeittabellen mit Gehaltsabrechnung kombiniert.
Darüber hinaus kann deine Produktivität steigern, indem genutzte Apps und URLs verfolgt und Screenshots deiner Arbeit während des Tages erstellt werden. Diese Option hilft nicht nur Managern, alles unter Kontrolle zu halten, sondern dir auch, deine Arbeitsbelastung zu organisieren und deinen Tag effektiv zu nutzen.
Hubstaff bietet auch Zusammenfassungen aller Arbeitszeiten und aller Beiträge zu Projekten sowie automatisierte Gehaltsabrechnung.
🔹 Plattformen: Desktop-Apps — Windows, Mac OS, Linux — und mobile Apps — Android und iOS.
#4 Quickbooks Time — Die beste Software für Außendienstmitarbeiter
Falls dein Unternehmen viele Geschäftsreisen und Vor-Ort-Arbeit erfordert, kann Quickbooks Time die richtige Zeiterfassungssoftware für dich sein.
🔹 Was ist Quickbooks Time?
Früher bekannt als TSheets, ist Quickbooks Time eine einfache Zeiterfassung-App, die sich auf GPS-Ortung über alle Geräte spezialisiert hat. Ihre Genauigkeit ist sehr gut und sie funktioniert nahtlos über alle Plattformen hinweg.
Darüber hinaus ist die Erstellung von Zeitplänen mit Quickbooks-Funktionen zur Bearbeitung und Veröffentlichung sehr einfach.
Möchtest du wissen, woran Mitglieder deines Teams gerade arbeiten? Mit Quickbooks kannst du das erfahren und ihren Fortschritt jeden Tag überprüfen.
🔹 Plattformen: Desktop-Apps — Windows, Mac OS und Linux — und mobile Apps — iOS und Android.
#5 Timely — Die beste Software für mittelgroße Unternehmen
Schließlich haben wir noch eine weitere einfache Zeiterfassung-App — Timely.
🔹 Was ist Timely?
Mit der einfachen und schönen Benutzeroberfläche ist die coolste Timely-Funktion die Benutzerfreundlichkeit bei der Zeiterfassung. Falls du dich entscheidest, Zeit manuell zu erfassen, ermöglicht dir die Flexibilität von Arbeitszeittabellen, Elemente über den Bildschirm zu verschieben und Tabellen nach deinen Bedürfnissen neu zu organisieren.
Sortiere deine Einträge und sie werden in schönen Farben und Zeitplänen dargestellt.
Darüber hinaus zeichnet sich Timely durch die Erfassung von abrechenbaren Stunden und Erstellung von detaillierter Analyse aller deiner Rechnungen aus.
Mit der wachsenden Beliebtheit ist Timely für mittelgroße Unternehmen perfekt.
🔹 Plattformen: Desktop-Apps — Windows, Mac OS und mobile Apps — iOS und Android.
Welche Art von Zeiterfassungssoftware ist nach Unternehmensgröße zu wählen?
Deine Bedürfnisse hängen von der Größe deines Unternehmens ab. Hier sind Faktoren, die du bei der Auswahl deiner nächsten Zeiterfassungssoftware berücksichtigen solltest.
Zeiterfassungssoftware für Freelancer
Die meisten Freelancer benötigen ein einfaches Zeiterfassungssystem, vorzugsweise mit mehreren Zeiterfassungsoptionen (in Echtzeit und manuell) und mit der Option zur schnellen Verarbeitung von Zeiteinträgen und zur Fortsetzung von Zeiterfassung mit einem Klick.
Außerdem, wenn du als Freelancer arbeitest, erledigst du wahrscheinlich alle Aufgaben selbstständig. Deshalb solltest du deine Arbeit transparent und leicht zugänglich machen.
Du solltest dich am besten für ein Zeiterfassungssystem entscheiden, das robuste Berichte mit verschiedenen Export- und Sendeoptionen bietet, damit Kunden deinen Fortschritt an einem Projekt verfolgen und sehen können, wo jede Minute deiner abrechenbaren Zeit hingegangen ist.
Zeiterfassungssoftware für Remote-Arbeiter
Als Remote-Mitarbeiter musst du deinem Arbeitgeber den Zeitaufwand für Arbeitsaufgaben belegen, warum du eine einfache App zur Arbeitszeiterfassung benötigst.
Der Unterschied zwischen Freelancern und Remote-Mitarbeitern ist, dass Remote-Arbeiter oft in Teams zusammenarbeiten müssen, während Freelancer normalerweise allein arbeiten.
Unterschied zwischen Freelancern, Auftragnehmern und Mitarbeitern
Deshalb benötigst du ein Zeiterfassungssystem mit der Teamansicht, um zu überprüfen, woran alle Mitglieder deines Teams arbeiten, auch wenn du körperlich von ihnen entfernt bist.
Zeiterfassungssoftware für kleine Unternehmen
In kleinen Unternehmen gibt es wenige Mitarbeiter, aber sie müssen in der Regel die gleiche Anzahl von Aufgaben wie diejenigen erfüllen, die in großen Unternehmen arbeiten.
Kleine Unternehmen verfügen meistens über kleine Budgets und deshalb benötigen sie preiswertere aber effektive Lösungen - am besten eine Software mit Folgendem:
- Verfügbare mobile App
- Schneller Zugang zu allen Daten, und
- Schneller Support für alle Fragen.
Die größte Herausforderung für kleine Unternehmen ist Teamarbeit - eine kleine Anzahl von Kollegen müssen an einer großen Anzahl von verschiedenen Aufgaben zusammen arbeiten.
Wegen dieser Herausforderung benötigst du ohne Zweifel eine Zeiterfassungssoftware mit Funktionen zum Teammanagement - die Möglichkeit, Zeit zu erfassen und zu wissen, woran jeder Kollege arbeitet, verbessert den gesamten Workflow in deinem Team und hilft dir dabei, dich von der Konkurrenz abzuheben.
Zeiterfassungssoftware für mittelgroße Unternehmen
Obwohl mittelgroße Unternehmen in der Regel über ein größeres Budget verfügen, wird es immer empfohlen, sich für eine kostengünstige Lösung mit den gleichen Funktionen zu entscheiden, wie bei teureren Alternativen.
Diese Unternehmen benötigen Teammanagement-Funktion — ein Manager oder Arbeitsbereichsadmin muss einen Einblick in die gesamte Arbeit seines Teams haben.
Sie müssen auch sicherstellen, dass das Zeiterfassungstool für alle Mitarbeiter unkompliziert, umfassend und einfach zu bedienen ist - es gibt in größeren Teams meistens weniger Zeit, jedem Mitarbeiter zu erklären, wie Zeit erfasst wird.
In mittelgroßen Unternehmen sind Geschäftsmetriken besonders wichtig, sodass sie ein robustes Berichtssystem benötigen können sowie die Option, mit wenigen Klicks benutzerdefinierte Berichte zu erstellen.
Das Teilen von Daten ist noch ein wichtiger Faktor und deshalb solltest du auf die Erweiterungsarten aufpassen, die in deiner Zeiterfassungssoftware verfügbar sind - Excel und PDF sind die grundlegenden Erweiterungen, die du finden solltest.
Eine weitere nützliche Funktion, die dir helfen kann, eine gute professionelle Beziehung mit deinen Kunden zu pflegen, ist die Option, mit ihnen Berichte zu teilen, sodass sie den Fortschritt deiner Projekte in Echtzeit verfolgen können.
Zeiterfassungssoftware für große Unternehmen
Große Konzerne haben die größten Bedürfnisse. Aus diesem Grund wäre es für sie am besten, eine umfangreiche Zeiterfassungssoftware mit Enterprise-Funktionen auszuwählen.
Die wichtigsten Enterprise-Funktionen sind:
- Kundenspezifische Anpassung
- Hohe Sicherheit
- Integrationen und
- API-Zugriff.
Mit einer großen Anzahl von Mitarbeitern und Abteilungen benötigen sie mehrere Arbeitsbereiche sowie Berechtigungen dafür, wer was tun und durchführen darf - so kann Adminarbeit mit anderen Teammitgliedern geteilt und Arbeitsaufgaben leichter verwaltet und delegiert werden.
Zeiterfassung für verschiedene Branchen
Unterschiedliche Branchen haben unterschiedliche Ansprüche von einem Zeiterfassungstool hinsichtlich der idealen Funktionen.
Zum Beispiel benötigen PR- und andere Agenturen einen Einblick in Verfügbarkeit, Kosten und Ausgaben ihrer Mitarbeiter. Dies wiederum wird dazu beitragen, den Gewinn zu maximieren und deshalb sollten sie eine Software mit Teammanagement, übersichtlicher Abrechnung und Stundensätzen auswählen.
Verarbeitendes Gewerbe umfasst in der Regel mehrere Standorte eines Unternehmens, die sich in unterschiedlichen Ländern befinden und es ist deshalb wichtig, dass das Unternehmen sich an verschiedene Gesetze dieser Länder hält, besonders in puncto Löhne und Überstunden.
Aus diesem Grund ist es am besten, einen Weg zu finden, Überstunden aufzuzeichnen und Benachrichtigungen über Änderungen im Arbeitsplan zu erhalten.
In der Transportbranche dreht sich alles um schnelle Lieferungen und Fristen und deshalb können dir grundlegende Zeiterfassungsfunktionen dabei helfen:
- Daten zu überwachen und zu analysieren,
- Realistische Fristen festzulegen, und
- Zeitplan zu verbessern.
In der Medizinbranche ist Zeit für eine angemessene Behandlung des Patienten entscheidend und Zeiterfassung mit grundlegenden Funktionen hilft Medizinern, ihre Arbeit verantwortlicher zu erledigen.
Unterschiede bei Zeiterfassungssoftware
Unterschiede bei Zeiterfassungssoftware können durch Folgendes bewertet werden:
- Plattformen, die eine Software unterstützt,
- Eingebildete Integrationen,
- Datenspeicherung und
- Lizenzen.
Hier sind ein paar weitere Informationen über das Thema.
Unterstützte Plattformen
Ein wichtiger Faktor, der deine Auswahl wesentlich beeinflussen kann, ist die Plattform, in der man arbeitet. Die meisten Zeiterfassung-Apps sind für mehrere Plattformen verfügbar, aber dies ist nicht immer der Fall.
Die gängigsten Plattformen, auf denen man eine Zeiterfassungssoftware ausführen kann, sind:
- Web-Apps,
- Chrome-Erweiterungen,
- Mac-Systeme,
- iOS,
- Android,
- Windows OS, und
- Linux.
Überlege, welches Gerät du am meisten verwendest und wähle die Software entsprechend.
Integrationen
Bestimmte Zeiterfassungssoftware können mit anderen Anwendungen integriert und zur Erfassung der Zeit verwendet werden, die man in diesen Funktionen der App aufwendet.
Aber wie funktionieren Integrationen von Zeiterfassungssoftware mit anderen Apps?
Falls du beispielsweise ein neues Element hinzugefügt - z.B. “Entwurf für neuen Vorschlag erstellen” in der To-do-App, wie Todoist - kannst du den Zeitaufwand für dieses Element direkt in Todoist erfassen. Diese Option ist für die Clockify-Erweiterung für Chrome verfügbar.
Du solltest dir überlegen, ob die Software deiner Wahl Integrationen und mit welchen Apps unterstützt - dies sollte ein wichtiger Faktor in deiner Entscheidung sein, da es bestimmt, wie du deine Arbeit weiter mit Apps automatisieren kannst.
Die Arten von Programmen, die normalerweise mit Zeiterfassungssoftware integriert werden können, sind:
- CRM-Module,
- Projektmanagement-Software,
- Andere Produktivitätssoftware,
- Fakturierungs- und Buchhaltungssoftware, und
- Gehaltsabrechnungssoftware.
Integrationen zur Zeiterfassung können nur auf bestimmte Software beschränkt werden - auf Google-Apps, bestimmte Projektmanagement-Apps oder Produktivitäts-Apps.
Ein Zeiterfassungsprogramm kann für die Integration mit Todoist aber nicht mit Trello passend sein, obwohl beide Apps im Grunde Projektmanagement-Apps sind.
Datenspeicherung und Export-Optionen
Abhängig von Export-Optionen deiner Zeiterfassungssoftware kannst du deine Zeiteinträge in folgenden Formaten oder in folgende Software exportieren:
- XML,
- Excel,
- CSV,
- QuickBooks/Xero,
- Google Docs, und
- PDF.
Außerdem kannst du deine Daten so speichern:
- In der webbasierten Version der App, und
- Im lokalen Telefonspeicher - mit der Option, die gespeicherten Daten in iCloud und Google Drive zu sichern.
Lizenzen
Zeiterfassungsprogramme unterscheiden sich weiter in der Art von Lizenzen und solltest auf Folgendes beachten:
- Auf Abonnement-basierter Plan - nach der Zahlung eines monatlichen oder jährlichen Abonnements verfügbar,
- Auf Lizenzen-basierter Abonnemetplan - du erwirbst eine Kopie der Software und erhältst das Recht (Lizenz), diese Kopie der Software zu benutzen,
- Proprietärer Abonnementplan - nach dem Erwerb kannst du nur diese Art von Zeiterfassungssoftware auf begrenzter Anzahl von Geräten installieren,
- Kostenloser Plan - du kannst dieses Programm gemäß den Nutzungsbedingungen nutzen,
- GPL-Plan - du kannst das Programm ausführen, teilen, erforschen oder sogar modifizieren,
- Open-Source Plan - der Quellcode der Software wird mit einer Lizenz veröffentlicht, aber das Urheberrecht ermöglicht dir die Software zu erforschen, zu modifizieren und an andere Benutzer zu verteilen,
- Shareware Plan - du kannst die kostenlose Version benutzen, die nach einer Weile abläuft und du musst für weitere Nutzung von Software bezahlen, und
- MIT Lizenz — kostenlose Softwarelizenz mit einigen Einschränkungen.
Fazit: Zeiterfassungssoftware verbessert dein Unternehmen
Alle Administratoren, Manager und Eigentümer verstehen letzten Endes die Bedeutung der Zeit für einen Arbeitsplatz.
Die effektive Zeitverwendung unterscheidet erfolgreiche Unternehmen von nicht so erfolgreichen und das ist wo eine Zeiterfassungssoftware ins Spiel kommt.
Wenn du die Aufgabe gut verstanden hast, Vorteile und Nachteile sowie Bedürfnisse deiner Mitarbeiter aufgelistet hast, wirst du auf unserer Liste sicher eine Software finden, die zu deinem Geschäftsmodell passt.
Beste Zeiterfassung-Apps im Vergleich
Quellen
- Shweta, (02.12.2022), 7 Best Free Time Tracking Apps of (2022), Forbes
https://www.forbes.com/advisor/business/software/free-time-tracking-apps/ - Krishi Chowdhary, (15.11.2022), The Best Employee Time Tracking Software in 2022 | Monitor Your Employees’ Performance, The Tech Report
https://techreport.com/business-software/employee-time-tracking/ - Stephanie Seymour, (07.12.2022), What Is Time Tracking Software? Analysis of Features, Benefits and Pricing, Finances Online
https://financesonline.com/time-tracking-software-analysis-features-benefits-pricing/