So spart ein Finanzprofi 4 Stunden pro Woche mit Clockify
“Die Integration von Clockify funktioniert nahtlos und spart mir jetzt wahrscheinlich 4 Stunden pro Woche.”
– Ben Cole
Der Finanz- und Vertriebsexperte Ben Cole ist Präsident bei ERP Connect Consulting — einer Plattform, die Unternehmen hilft, das gesamte Geld zu managen, das in das Unternehmen hinein- und hinausgeht.
Mit dem Wachstum von Bens Kundenliste wurde die Arbeitslast zunehmend schwieriger zu managen und vorherzusagen:
"Ich denke, das größte Hindernis ist das Unerwartete. Ich habe heute 6 oder 7 weitere Meetings. Aber du weißt nie, wann jemand anruft und etwas braucht.”
Es stellte sich heraus, dass Clockify ein großer Teil der Lösung war. Um zu erfahren, wie er und sein Team unseren Zeiterfasser nutzen, um jede Woche tonnenweise Zeit zu sparen, entschieden wir uns für ein langes Gespräch mit Ben.
Wie Clockify Ben und seinem Team geholfen hat
Um den ganzen Tag über produktiv zu bleiben, muss Ben seine Arbeitslast effizient angehen — während er gleichzeitig sein persönliches und berufliches Leben jongliert:
“Ich würde sagen, das Größte, was sich in beiden [meinem persönlichen und beruflichen Leben] überschneidet, ist, dass ich extrem beschäftigt bin. Ob es darum geht, neue Produkte zu entwickeln oder neue Kunden zu gewinnen, oder einfach nur zu versuchen, mit meinem Privatleben Schritt zu halten, da ich eine Verlobte habe und wir eine Katze und einen Hund haben, und ich gerne Golf spiele und Ski fahre.”
Um das Beste aus jedem Tag herauszuholen, verwenden Ben und sein Personal einen bestimmten Tech-Stack — in dem Clockify eine Hauptrolle spielt:
Es überraschte uns nicht, welche Vorteile Ben und sein Team in den letzten 2 Jahren aus der Nutzung unserer Zeitblockungs-App gezogen hatten.
Vorteil #1: Automatisierte Rechnungsstellung
Clockify macht es Ben leicht, Rechnungen innerhalb der Plattform zu erstellen und an Kunden zu senden.
“Ich könnte mir unsere Organisation ohne Clockify nicht vorstellen, da es alle Zeiteinträge übernimmt und sie direkt in eine Rechnung in meinem Finanzsystem einfügt. Dann klicke ich einfach auf einen Knopf und es sendet alle meine Rechnungen per E-Mail an meine Kunden.”
Da Clockify Rechnungen automatisch basierend auf der erfassten Zeit generiert, sparen Ben und sein Team viel Zeit, die sie sonst mit der manuellen Erstellung von Rechnungen verbringen würden.
Außerdem lässt Clockifys Rechnungsstellungsfunktion weniger Raum für Fehler — was Abrechnungsprobleme reduziert und die Kundenzufriedenheit erhöht. Als Ergebnis wird sein Unternehmen schneller und einfacher bezahlt — ohne jegliche Reibung.
Vorteil #2: Effizientere Planung
Ben sagt, dass Clockifys Kalender ihm hilft, seinen vollen Terminkalender zu managen:
“Ich habe dieses Meeting, das ich als administrativ kennzeichnen kann, und das nächste Meeting, das ich habe, könnte ein abrechenbares Kundenmeeting sein. Es ist also hilfreich, das zu verwenden und am Ende des Tages — in Clockify zu gehen und buchstäblich einfach jedes Kalenderereignis anzuklicken.”
Außerdem ermöglicht die Kalenderansicht Bens Team, transparent zu arbeiten und ein kristallklares Bild ihrer Aufgaben, Aktivitäten und Ereignisse zu erhalten:
“Im Grunde wird es in einen abrechenbaren Kundeneintrag oder einen administrativen Eintrag umgewandelt — und Clockify verfolgt, wie viel Zeit jeder arbeitet. Der Kalender ist also absolut das Wichtigste, was ich nutze.”
Ben nutzt den Kalender auch als Zeitblockungsplaner und als Produktivitäts-Kraftpaket:
“An einem verrückten Tag wird es schwierig sein, sich an 15 verschiedene Meetings zu erinnern, die du hattest. Stattdessen sind sie bereits in meinem Kalender. Ich gehe einfach hin und klicke sie an.”
Insgesamt ist Ben mit Clockify zufrieden, weil es ihm und seinem Geschäft jeden Monat Dutzende von Stunden spart.
Vorteil #3: Einfachere Zeiterfassung
Clockify ermöglicht es Bens Team, eines der lästigsten Dinge zu vermeiden — die Zeiterfassung:
“Das Letzte, was du tun möchtest, ist, 15 Minuten damit zu verbringen, deine gesamte Zeit manuell einzugeben. Clockify macht es also sehr einfach, dies zu optimieren, sowohl von meiner Seite als auch von der Seite des Benutzers.”
Mit Clockifys Clock-in-Kiosk kann Ben die Anwesenheit der Mitarbeitenden leicht verfolgen und Berichte über das Ein- und Ausstempeln erhalten. Aber am wichtigsten ist, dass sein Team seine Zeit bequem auf jedem Gerät erfassen kann, entweder online oder offline.
Außerdem muss Ben seine Teammitglieder nicht daran erinnern, Zeiteinträge vorzunehmen. Clockify erledigt das für ihn und sendet automatische Erinnerungen an das Team:
“Clockify hat großartige Funktionen, um die Leute daran zu erinnern, ihre Zeit einzureichen. Ich muss also niemandem nachfassen. Clockify macht das für mich, und ich habe wirklich gute Ergebnisse gesehen, wie schnell die Leute ihre Zeit eingeben.”
Automatische Erinnerungen sparen Ben jede Woche viel Zeit und geben seine Arbeitsstunden für produktivere Aufgaben frei.
Spare jede Woche Stunden mit Clockify
Bens Beispiel zeigt uns, wie wir immer mehr erledigen können, ohne unsere Work-Life-Balance zu gefährden — selbst bei einem vollen Terminkalender.
Für Ben und sein Team war das Management ihrer Arbeitszeit mit Clockify ein wichtiger Teil ihres Erfolgs. Mit Clockify kannst du auch:
- automatisch genaue Rechnungen erhalten,
- deine Zeit effizienter planen, und
- Zeit erfassen, ohne die Arbeitslast von irgendjemandem zu erhöhen.
Verpasse nicht die Gelegenheit, deine Produktivität zehnfach zu verbessern.
