29 bewährte Praktiken der Zeiterfassung

01 • Zeiterfassung

Zeiterfassung mit einer Stoppuhr vs in einer Arbeitszeittabelle

Du kannst auf zwei Weisen deine Zeiten erfassen:

• Arbeitszeiten mit einer Stoppuhr erfassen - starte die Stoppuhr, wenn du mit der Arbeit beginnst und stoppe sie, wenn du mit der Arbeit fertig bist (oder wenn du die Aktivität wechselst).
• Zeiten später manuell hinzufügen - Alle deine Zeiteinträge am Ende des Tages/der Woche ungefähr bestimmen und eingeben.

Welche Methode ist am besten? Es kommt darauf an, warum du Zeit erfasst.

Falls du mit Zeiterfassung deine Produktivität messen und steigern möchtest, oder du aus einem anderen Grund hochpräzise Ergebnisse (minutengenau) benötigst, solltest du die Stoppuhr benutzen.

Falls du Zeit wegen Gesetzeskonformität (wie BAG-Urteil) erfasst, eine Schätzung der Projektdauer oder der geleisteten Arbeit für die Gehalts- oder Lohnabrechnung benötigst, kannst du Zeit erfassen, indem du eine Arbeitszeittabelle manuell ausfüllst.

Die meisten Unternehmen benötigen keinen hohen Präzisionsgrad. Das Management muss nur wissen, wie viele Stunden eine Aktivität in Anspruch nimmt und ob alle Mitarbeiter ihre 8-Stunden-Quote erfüllen.

Aber falls du mit Zeiterfassung deine Produktivität steigern möchtest, musst du jede Minute berücksichtigen (und die Zeit für Pausen, soziale Medien, E-Mails usw. einkalkulieren).

Wie bei jeder anderen Dokumentation verursacht die Zeiterfassung einen Mehraufwand, deshalb solltest du bestimmen, wie viel Daten du benötigst im Vergleich zum Wert, den sie bieten. Schließlich sollten sich deine Berichte anspiegeln, was du erfassen möchtest und wie detailliert sie sein sollen.

02 • Zeiterfassung

Automatische vs manuelle Zeiterfassung

Es gibt zwei Arten von Zeiterfassung: manuell und automatisch. Bei manueller Zeiterfassung musst du die geleistete Arbeitszeit eingeben oder den Timer manuell starten/stoppen. Bei automatischer Zeiterfassung wird die App einfach installiert und sie läuft im Hintergrund und verfolgt die besuchten Websites oder verwendeten Apps. Beide Arten haben ihren Zweck.

Die automatische Zeiterfassung ist für Einblicke darin nützlich, wie du deinen Tag verbringst, ohne einen Finger zu rühren. Sie ist großartig, wenn du deine Produktivität verfolgen und die Zeit für soziale Medien oder ähnliche unproduktive Sachen verringern möchtest.

Trotzdem kann dir die automatische Zeiterfassung nicht zeigen, wie viel Zeit du mit einem Projekt verbringst oder wie viel du deinen Kunden in Rechnung stellen solltest. Außerdem kann sie dir zeigen, dass du 24 Minuten in einer Tabelle verbracht hast, aber nicht zeigen, warum oder ob du überhaupt gearbeitet hast.

Obwohl manuelle Zeiterfassung zusätzlichen Aufwand bedeutet, ist sie trotzdem für die Verfolgung von Arbeitsstunden besser geeignet. Sie ermöglicht Zeitkategorisierung nach deinen spezifischen Bedürfnissen, größere Kontrolle und ist zuverlässiger. Damit kannst du Zeit rund um wesentliche Projekte kategorisieren, deine abrechenbaren Stunden und Verdienst berechnen sowie überprüfen, woran dein Team gearbeitet hat (und nicht nur welche Sites sie besucht haben oder welche App sie verwendet haben).

03 • Zeiterfassung

Nicht jede Kleinigkeit erfassen

Zeiterfassung ist eine aufwändige Aufgabe, die niemand genießt. Je mehr Details und größere Genauigkeit du benötigst, desto größer ist die Chance, unvollständige und ungenaue Daten zu erhalten (besonders wenn Mitarbeiter nicht verstehen, warum sie es machen müssen).

Eine allgemeine Faustregel: falls eine Aufgabe mehr als 15 Minuten dauert, verdient sie einen eigenen Zeiteintrag.

Zum Beispiel: falls du eine Toilettenpause machst, musst du sie nicht erfassen - du kannst sie der Projektzeit einfach hinzufügen. Falls du eine 30-minütige Mittagspause machst, musst du sie entweder nicht erfassen oder mit dem Tag “Pause” bezeichnen.

Das gilt auch für Freelancer. Als Freelancer musst du Kundenkommunikation nicht erfassen, es sei denn, dass Chatten mit Kunden so lange dauert, dass du es planen musst oder Antworten auf E-Mails ganze Zeitblöcke widmest.

Ein anderes Beispiel sind Forschungen, die sehr zeitaufwendig sein können. Falls der Kunde dich für etwas eingestellt hat, was außerhalb deiner Fachkenntnisse liegt, kannst du die Vergütung dafür halbieren. Immerhin ist jedes neue Ding, das du lernst, für dich von Vorteil und jedes projektspezifische Ding für Kunden von Vorteil. Deshalb ist es nur recht und billig, die Kosten zu teilen.

04 • Zeiterfassung

Auch nicht abrechenbare Aktivitäten erfassen

Es ist eine gute Praxis, die Zeit zu verfolgen, die du für das Denken, Forschen, Kommunizieren und andere nicht abrechenbare Aktivitäten aufwendest.

Du musst diese nicht in Rechnungen einschließen, aber sie sind beim Berechnen deines tatsächlichen Stundensatzes sehr wichtig.

Du kannst beispielsweise einem Kunden 100h (die Zeit, die du für Aktivitäten tatsächlich aufgewendet hast) in Rechnung stellen, aber wenn du die gesamte zusätzliche Zeit (E-Mails, Feedback, Verwaltung) berechnest, hast du tatsächlich 120h aufgewendet, was deinen tatsächlichen Stundensatz senkt.

Aber wenn du den gesamten Zeitaufwand kennst, kannst du bestimmen, ob ein Projekt es wert ist, wie falsch deine Schätzungen sind und ob du deinen Stundensatz erhöhen solltest.

05 • Zeiterfassung

Zeit rund um Projekte organisieren

Zeiterfassungsdaten sind nicht so nützlich, wenn du keine Möglichkeit hast, diese in Berichten zu verstehen. Deshalb ist es wichtig, Projekte zu erstellen, um die du zugehörige Einträge gruppieren kannst.

Du kannst Projekte für alles, was sinnvoll ist, erstellen, um diese massenhaft zu kategorisieren: Abteilungen, Kunden, Aktivitäten, Jobs, Inhalte, Arbeitsaufträge, Prozesse, usw.

Du kannst Projekte auch rund um Kunden kategorisieren, falls du Projekte selbst besser organisieren möchtest. Diese Kunden müssen nicht tatsächliche Kunden sein. Sie können Abteilungen oder etwas anderes sein, wonach du Projekte sinnvoll teilen kannst. Vergiss nicht, dass Kunden mehrere Projekte haben können, aber ein Projekt kann nur zu einem Kunden gehören.

Außerdem kannst du Projekte in Aufgaben teilen (z.B. Unterprojekte) und noch einen Level zu deiner Hierarchie hinzufügen. Aufgaben können die Art der Aktivität zeigen (wie Coding, Design, Rechtlich) oder sogar spezifischer sein (Homepage-Design, Database reparieren, Projektvorschläge schreiben).

Falls du weitere Kontrolle über Kategorisation benötigst, kannst du Tags (z.B. Labels) verwenden. Diese funktionieren unabhängig von der Projekthierarchie, mit ihnen kannst du zusätzliche Informationen zu Einträgen hinzufügen und sie können einfach ausgefiltert werden. Du kannst Tags wie “Besondere Währung”, “In Rechnung gestellt”, “Aktivität”, “Überprüft” verwenden - anders gesagt können Labels auf jeden Zeiteintrag angewendet werden, egal zu welchem Projekt sie gehören.

06 • Zeiterfassung

Tags sind beim Filtern von Berichten und bei Fakturierung sehr nützlich

Tags funktionieren unabhängig von der Projekthierarchie und du kannst mehrere Tags für einen Eintrag verwenden. Diese sind wie Schlüsselwörter für das Filtern von Berichten.

Da sie projektübergreifend funktionieren, kannst du sie für jede Aktivität (Analyse, Design, Entwicklung, DevOps, QA, Meetings, E-Mails, Pausen, Training, Forschung) verwenden und sehen, wie viel Zeit du für jede Aktivität in dieser Woche aufgewendet hast.

Du kannst sie bei Rechnungsstellung an Kunden verwenden. Einträge können nach Projekt gruppiert und nach Tag untergruppiert werden, damit Kunden die Art der durchgeführten Operation unterscheiden.

Ein anderer Anwendungsfall ist, Einträge zu bezeichnen, die einen besonderen Abrechnungssatz benötigen, damit die Buchhaltung es bei der Rechnungserstellung weißt. Oder du kannst die in Rechnung gestellten Einträge mit Tags bezeichnen, damit du deinen Kunden nicht zufällig zweimal die gleiche Rechnung sendest.

07 • Zeiterfassung

Zeitkategorisierung nicht für später lassen

Der beste Zeitpunkt für die Zeitkategorisierung, ist, wenn du die Zeit aufzeichnest. Falls du es gleich tust, wirst du dir später viel Ärger sparen (sowie die Frage, für welches Projekt ein bestimmter Eintrag ist).

Um diese Gewohnheiten durchzusetzen, kannst du Pflichtfelder benutzen. Definiere einfach den minimalen Informationslevel, den ein Zeiteintrag enthalten muss, bevor er eingereicht werden kann. Zum Beispiel kannst du eine Regel festlegen, dass jeder Eintrag ein angefügtes Projekt haben muss und dass du und dein Team ohne eins keine Zeit hinzufügen könnt.

Das ist großartig, um Berichte klar zu gestalten. Im Gegenteil kannst du inkorrekte Berichte erhalten, und nicht nur weil Zeiten nicht eingereicht wurden, sondern weil diese keine korrekte Beschriftung haben und nicht dort angezeigt wurden, wo es sein sollte.

08 • Zeiterfassung

Nicht jeder Zeiteintrag muss eine Beschreibung oder eine Notiz haben

Die beste Praxis ist, dass jeder Eintrag mindestens ein Projekt hat, aber eine Beschreibung zu fordern ist oft zu viel und diese sollte nur dann benutzt werden, wenn du Notizen für jedes Element benötigst, um anderen (wie Kunden oder Regierung) die aufgewendete Zeit zu erklären.

Eine Beschreibung anzufordern gehört zu den Gemeinkosten, die sich oft nicht lohnen. Jede Information, die ausgefüllt werden muss, erhöht den Zeit- und Arbeitsaufwand, den ein Mitarbeiter tun muss (von Belastung und Willenskraft ganz zu schweigen).

09 • Zeiterfassung

Zusätzliche Funktionen eines Timers nutzen

Das größte Problem bei der Verwendung eines Timers ist, dass er gestartet und gestoppt werden muss. Wenn du eine Pause machst oder nicht am Computer bist, musst du dich erinnern, den Timer zu stoppen. Falls du ständig von einem Computer weggehst, aber vergisst, den Timer zu stoppen, kannst du den Leerlauf aktivieren. Merkt die App, dass du inaktiv bist, fragt sie dich, ob du die Leerlaufzeit verwerfen möchtest.

Falls du manchmal bei dem Arbeitsbeginn vergisst, den Timer zu starten, kannst du Erinnerungen festlegen, damit die App dir Benachrichtigungen sendet, falls sie bemerkt, dass der Timer während deiner Arbeitszeit nicht läuft.

Eine andere großartige Funktion ist, Timer automatisch zu starten und zu stoppen. Wenn die Zeiterfassungserweiterung installiert ist, kann der Timer bei der Browseröffnung automatisch gestartet werden und beim Ausschalten des Computers gestoppt werden. Dies ist für die automatische Anmeldung bei der Ankunft am Arbeitsplatz ideal sowie für die automatische Abmeldung beim Arbeitsende.

Falls deine Teammitglieder vergessen, ihre Zeit am Ende der Woche zu erfassen, kannst du Ziele und Erinnerungen festlegen. So, wenn sie eine bestimmte Anzahl der Stunden jeden Tag oder jede Woche nicht erfassen, sendet die Zeiterfassungssoftware ihnen eine automatische Erinnerung daran, ihre Stunden für den nächsten Tag oder am Anfang der nächsten Woche zu senden.

Eine weitere großartige Produktivitätsfunktion ist der Pomodoro-Timer. Pomodoro ist eine Produktivitätstechnik, bei der man in kurzen, aber sehr fokussierten 25-Minuten-Zeitabschnitten arbeitet, mit 5-Minuten-Pausen inzwischen. Sobald du den Pomodoro-Timer aktivierst, sendet dir die App eine Benachrichtigung, wenn die 25 Minuten vorbei sind und es Zeit für eine Pause ist.

10 • Zeiterfassung

Zeit anpassen, falls du vergisst, den Timer zu starten

Bei der Verwendung eines Timers vergisst man oft, den Timer zu starten oder ihn zu stoppen. Dies kommt sehr oft vor. Anstatt zu versuchen, perfekt zu sein, ist es am besten, eine Strategie zu haben, wenn solche Dinge passieren.

Falls du vergisst, den Timer zu starten /stoppen, solltest du den Timer anpassen, indem du die Zeit manuell eingibst und weiterarbeitet.

Falls ein Timer bereits für eine andere Aktivität läuft, solltest du ihn stoppen, den Zeitaufwand für einen Arbeitsauftrag schätzen und abziehen und den neuen Eintrag für die fehlende Aktivität manuell erstellen.

11 • Zeitberichte

Liste mit Fragen erstellen, auf die Zeiterfassungsdaten Antworten geben sollten

Man erfasst Zeit, da man Antworten benötigt und manche Antworten sind wichtiger als andere. Priorisiere die Antworten und dokumentiere einen Aktionsplan dafür, wie du sie aufgrund der erworbenen Daten beantwortest.

F: Woran arbeiten wir tatsächlich?

A: Führe jeden Freitag den Zusammenfassungsbericht für die letzten 7 Tage durch, gruppiere nach Projekt und erstelle nach Aufgabe Untergruppen.

F: Wie viel sollten wir unseren Kunden in Rechnung stellen?

A: Filtere den Detaillierten Bericht nach Kunden für den letzten Monat, schließe nicht abrechenbare Einträge ein, exportiere nach Excel und gib das Dokument deinem Buchhalter.

F: Wie viel sollten wir pro Mitarbeiter bezahlen?

A: Führe den Zusammenfassungsbericht zur schnellen Orientierung aus und gruppiere nach Benutzern. Führe den Detaillierten Bericht zur Gehalts- und Lohnabrechnung aus, exportiere nach Excel und gib die HR-Abteilung/Buchhaltung das Dokument weiter.

F: Welche unserer aktuellen Projekte sind Verlierer, an denen wir nicht weiter arbeiten sollen? Welche unserer aktuellen Projekte Gewinner sind, in die wir mehr investieren sollen? Welche unserer Kunden sind profitabel? Welche unserer Projekte sind profitabel?

A: Lege den Projektsatz fest und vergleiche den Verdienst zwischen Projekten aufgrund der aufgewendeten Zeit.

F: Wie viel Zeit investieren wir in ein Projekt? Und wie viel Zeit haben ähnliche Projekte früher erfordert? Wie viele Ressourcen werde ich brauchen, um ein solches Projekt abzuschließen?

A: Sieh den Projektstatus für das archivierte Projekt und die erfasste Zeit, die nach Aufgaben aufgeschlüsselt sind.

F: Unterschätzen oder überschätzen wir die nötige Zeit, und wie viel? Wo sind die Engpässe in unserem Arbeitsablauf?

A: Lege Schätzungen für jede Aufgabe und jedes Projekt einmal pro Woche fest, und vergleiche die erfasste mit der budgetierten Zeit.

12 • Zeitberichte

Einmal pro Woche Zeit prüfen, um zu kontrollieren, ob alle Zeiten richtige Labels haben

Falls du keine Pflichtfelder erzwingst, musst du wenigstens einmal pro Monat oder lieber einmal pro Woche eine Zeitprüfung durchführen (je länger du wartest, desto schwieriger wird es).

Warum solltest du eine Zeitprüfung durchführen? Um sicherzustellen, dass jeder Zeiteintrag einem richtigen Projekt zugewiesen wurde. Es reicht nicht aus, nur Zeitaufnahmen zu haben. Wenn diese nicht richtig kategorisiert sind, werden Berichte beim Analysieren nicht genau sein.

Zusätzlich zur Suche nach Einträgen ohne Projekt ist Zeitprüfung auch nützlich, um Einträge zu filtern, die zu lang/kurz sind.

Zum Beispiel starten Leute manchmal einen Timer aus Versehen, aber vergessen einen Eintrag zu löschen. Du kannst nach allen Zeiteinträgen suchen, die kürzer als eine Minute sind und diese löschen, um Berichte sauber zu halten.

Oder du kannst nach Einträgen, die länger als 8 Stunden sind, suchen und Teammitglieder nach diesen fragen. In den meisten Fällen haben sie wahrscheinlich vergessen, den Timer zu stoppen. Falls du eine präzisere Aufschlüsselung der Zeit benötigst (Teammitglieder haben 8 Stunden am Projekt gearbeitet, aber nur einen Eintrag erstellt haben), kannst du Teammitglieder bitten, Einträge aufzuschlüsseln.

Beachte, dass es am Anfang besser ist, Menschen zu ermutigen, mit der Zeiterfassung zu starten und Projekte später manuell zu kategorisieren. Wenn Zeiterfassung zur Gewohnheit wird, kannst du weitere Details und Pflichtfelder einführen und dich auf Zeitprüfung weniger verlassen.

13 • Zeitberichte

Stundensätze festlegen und jeder Stunde einen Geldwert zuweisen

Als Freelancer ist es hoch motivierend, zu sehen, wie viel Geld du nach einem harten Arbeitstag verdient hast.

Aber die Zuweisung von Stundensätzen ist nicht nur für Freelancer. In einem Team kannst du Mitgliedern einen Stundensatz zuweisen, um Projektkosten und Budget zu erfassen, und zu sehen, ob der Wert der von jedem Mitarbeiter nachverfolgten Zeit größer ist als sein Honorar/Gehalt.

Wenn du das Eurozeichen und Ziffern in Berichten siehst, werdet du und dein Team Zeit neu schätzen.

Außerdem solltest du abrechenbare und nicht abrechenbare Zeit trennen. Bei Freelancer-Zeiterfassung ist Zeit tatsächlich abrechenbar oder nicht abrechenbar. Für andere, die in der Tat keine abrechenbare Zeit haben, kannst du es als Bezeichner für die Produktivität/Unproduktivität benutzen.

In Berichten kannst du später die Wertschöpfungszeit mit der Nicht-Wetschöpfungszeit vergleichen. Falls du bemerkst, dass du zu viele nicht abrechenbare (nicht wertschöpfende) Aktivitäten mehrere Tage hintereinander hast, kannst du deine Aktivitäten neu priorisieren.

14 • Zeitberichte

Projektdauer schätzen und Projektstatus verfolgen

Schätze nur zum Spaß, wie lange du und dein Team für ein Projekt benötigt. Du musst die Schätzung nicht als Leitfaden oder etwas Ähnliches verwenden. Dann überprüfe, wie viel Zeit man dafür tatsächlich braucht.

Du wirst von den tatsächlichen Ergebnissen überrascht sein. Im Durchschnitt sind Menschen in der Schätzung der Zeit schlecht. Nur mit konkreten Daten kannst du besser werden.

Nächstes Mal, wenn du ein Projekt hast, werden deine Schätzungen realistisch sein und du wirst besser planen, wofür du Ressourcen in deiner Organisation aufwendest.

15 • Zeitberichte

Bei Berichtausführung Zeit aufrunden

Mit einem Timer können Berichte zu präzise und für das Auge anstrengend sein (z. B. 2:34:21). In diesen Fällen solltest du die Zeit auf 15 Minuten aufrunden. Dann werden alle deine fragmentarischen Einträge schön und sauber. Falls du Dezimalzeit benötigst, solltest du die Einträge auf die nächsten 6 oder 12 Minuten aufrunden.

Falls du einen Kunden stundenweise berechnest, solltest du stattdessen “Aufrunden” verwenden. Dann werden alle deine schnellen 3-Minuten-Einträge als 15 Minuten angezeigt (oder höher, wenn du willst).

Die Rundung ist eine gängige Praxis in der Anwaltschaft und es ist auch der Grund, warum Anwälte mehr Geld verdienen, als sie tatsächlich arbeiten. Da Anwälte nach 1/10 Stunde berechnen, werden ein 30-Sekunden-Telefongespräch und eine 2-Minuten-E-Mail auf 6 Minuten gerundet, also insgesamt 12 Minuten. So können sie acht Stunden während sechs Stunden berechnen (und gleichzeitig ehrlich bleiben).

Die Zeitrundung ist auch für Buchführer praktisch, da sie schöne runde Zahlen oft benötigen. Anstatt Mitarbeiter zu zwingen, ihre Einträge manuell zu runden, können sie gerundete Werte automatisch erhalten.

16 • Einführung im Team

Bei der Einführung der Zeiterfassung in einer großen Organisation mit einem Pilotprogramm beginnen

Suchst du nach einer Zeiterfassungslösung für deine Mitarbeiter, ist es am besten ein Pilotprogramm in deiner Abteilung durchzuführen, bevor du das System für alle Mitarbeiter einführst.

Das Pilotprogramm ermöglicht es dir, eine Zeiterfassungssofware zu testen, ohne sich verpflichten zu müssen. Dadurch kannst du auch Feedback sammeln und ein effizientes System, das du einfach anpassen und ändern kannst, im kleinen Maßstab entwerfen.

Du solltest eine klare Botschaft senden, dass das System wachsen wird und dass es die Pflicht des Teams ist, einen Beitrag zu leisten. Je kleiner das Team ist, desto engagierter sind die Benutzer (aufgrund des Hawthorne-Effekts) und desto mehr Feedback erhältst du (da Mitarbeiter wissen, dass es von ihnen erwartet wird, Feedback zu geben).

Nur wenige Benutzer zu haben, ist am Anfang großartig, da du Prozesse schnell verbessern kannst. Dagegen, wenn du Hunderte von Benutzern hast, kostet es viel Zeit, jede Entscheidung zu implementieren: Du musst Hunderte von Menschen darüber informieren und sie sollten ihre Gewohnheiten ändern.

Ein anderer Vorteil ist Traction. Unter einflussreichen Menschen Frühnutzer zu haben, kann dir mit der breiteren Adoption helfen.

Schließlich solltest du den Prozess nicht komplizieren, wenigstens nicht am Anfang. Starte einfach. Gib Mitarbeitern zuerst einen einfachen Zeiteintrag-Bildschirm und füge neue Levels von Details langsam hinzu, wie Projekte und Tags.

17 • Einführung im Team

Dateneingabe möglichst einfach gestalten

Je weniger Details du eingeben musst, desto bessere Chancen hast du, dass Arbeitszeittabellen in deiner Arbeitszeittabellen-App genau sind. Wie viele Details brauchst du? Es hängt davon ab, wie detailliert die Berichte sein müssen.

Musst du, beispielsweise, wissen, wie lange es insgesamt nötig war, einen Bug zu reparieren? Oder musst du wissen, wie viel Zeit jede Aktivität (Ursachenfindung, Coding und Testing) in Anspruch nimmt?

Abhängig von der Antwort, speicherst du den gesamten Eintrag unter dem jeweiligen Projekt und etikettierst diesen als QA; oder du erstellst mehrere Einträge, jeder Eintrag mit seiner eigenen Beschreibung und seinem eigenen Tag.

Beachte bitte, dass, je einfacher du die Zeiterfassung für Mitarbeiter gestaltest, desto genauer werden Arbeitszeittabellen sein.

18 • Einführung im Team

Mitarbeitern erklären, WARUM sie Zeit erfassen sollen

Der beste Weg, Mitarbeiter für Zeiterfassung zu motivieren, ist, Daten tatsächlich zu benötigen. Bei Unternehmen, die Mitarbeiter stundenweise bezahlen und Kunden stundenweise berechnen, ist die Bedeutung der Zeiterfassung einfach zu verstehen und da gibt es keine Schwierigkeiten, Mitarbeiter dazu zu bringen, Zeit zu verfolgen.

Aber, wenn du Zeiterfassung in Unternehmen einführen willst, wo diese nicht üblich ist, musst du erklären, warum Zeiterfassungsdaten für dieses bestimmte Unternehmen von Bedeutung sind. Und dann solltest du die Bedeutung tatsächlich demonstrieren und zeigen, wie du Daten nutzt, um Mitarbeiter dazu zu ermutigen, Zeit weiterhin zu erfassen.

Sobald Mitarbeiter verstehen, warum Zeiterfassung wichtig ist, und solange die Daten dem Unternehmen wirklich helfen, werden Mitarbeiter kein Problem mit Zeiterfassung haben. Ganz im Gegenteil werden sie versuchen und tatsächlich dir helfen, die nötigen Daten zu erhalten.

Dies entspricht der wissenschaftlichen Forschung: Als Teilnehmer eines Experiments gefragt wurden, jemanden aus einer Warteschlange vorzulassen, hatten Fragende mit einem Grund eine 94%-Erfolgsrate, im Vergleich zu 60% der Menschen, die die Frage ohne einen Grund zu geben, gestellt haben.

19 • Einführung im Team

Mitarbeitern nicht zur Verwendung von Timer zwingen

Bei der Einführung der Zeiterfassung hängt die Adoption davon ab, wie einfach es ist, Zeit zu erfassen und ob die Erfassung deine täglichen Arbeitsaufgaben stört - und die Verwendung von Timer stört definitiv mehr als Zeit auf einmal einzugeben.

Mit einem Timer kannst du genaue Daten haben, aber mit manuellen Arbeitszeittabellen dagegen hast du nah genug, trotzdem genauere Daten. Auch wenn es scheinen mag, dass genauere Daten besser sind als nahe genug, ist die Timerverwendung unpraktisch und führt zu weniger zuverlässigen Daten.

Falls Mitarbeiter, beispielsweise, einen Timer nutzen müssen, werden sie ihre ganze Zeit mit Projekten fakturieren. Sie werden, zum Beispiel, den Timer auch während der Pause laufen lassen, was zur Überfakturierung des Projekts führt. “Zeit aufwenden, um jemandem mit ihrem oder seinem Projekt zu helfen? Ich füge es meinem aktuellen Projekt hinzu.” Dies bedeutet, dass du keinen guten Überblick über den Zeitaufwand für übliche Aktivitäten hast.

Dies geschieht, wenn Interessen nicht aufeinander ausgerichtet sind. Mitarbeiter müssen einen 8-Stunden-Arbeitstag erfüllen und falls sie einen Timer verwenden, ist es möglich, einen gerundeten 8-Stunden-Arbeitstag zu haben. Im Gegenteil dazu sind Freelancer für die Timerverwendung motiviert, da sie nur für sich selbst verantwortlich sind und es in ihrem besten Interesse ist, eine genaue Aufschlüsselung zu haben.

20 • Einführung im Team

Auf Präzision nicht bestehen, da genaue Daten besser als fehlerhafte Daten sind

Es ist besser zu wissen, dass du fast 120 Stunden am Projekt gearbeitet hast, als zu denken, dass du 90 Stunden dafür aufgewendet hast (dies passiert eigentlich ständig, da unser Gehirn bei der Zeitschätzung schlecht ist).

Aber es ist besser, 90% präzise zu sein und Mitarbeiter glücklich und produktiv zu halten, als 100% präzise zu sein und trotzdem zu riskieren, Mitarbeiter zu frustrieren und Zeit für das Durchsetzen von Regeln zu verschwenden.

Je mehr Arbeit Zeiterfassung erfordert, desto weniger sind die Chancen, dass Mitarbeiter motiviert sind, Zeit genau zu erfassen und du erhältst wahrscheinlicher am Ende viel ungenauere Daten als wenn die Anforderungen flexibler wären.

Bei der Auswahl zwischen der Präzision (es gibt 70% Chance, dass die verfolgte Zeit 3:43:23 echt ist) und der Genauigkeit (es gibt 99% Chance, dass die verfolgte Zeit 4h±30 Min. echt ist) ist die Genauigkeit immer besser.

21 • Einführung im Team

Das Ausfüllen von Arbeitszeittabellen jeden Tag ist viel besser als am Ende der Woche

Deine Mitarbeiter können ihre Zeit am Ende des Arbeitstages, bevor sie nach Hause gehen, manuell erfassen, indem sie Zeiten im Dezimal- (1.5) oder Uhrzeitformat (1:30) eingeben.

Außerdem können sie ihre Arbeitszeittabellen am Ende der Arbeitswoche ausfüllen, aber dies ist eher kontraproduktiv. Du denkst vielleicht: Wenn sie es weniger tun müssen, wird es keine solche Belastung sein. Aber es ist eigentlich umgekehrt.

Viel Zeit für einen langen Zeitraum und nach langer Verzögerung auf einmal einzugeben, kann frustrierend sein. Mitarbeiter müssen sich daran erinnern, woran sie am Montag gearbeitet haben, Zeit verschwenden, indem sie ihre Notizen und ihren Kalender durchgehen und am Ende die meisten Sachen vergessen und fragwürdige Daten eingeben.

Wieso? Stelle dir vor, du sitzt 3 Stunden und gibst alles ein, woran du im letzten Monat gearbeitet hast. Es ist erschöpfend. Vergleiche das mit der Zeiteingabe am Ende jedes Tages. Es kann in wenigen Minuten auswendig erledigt werden.

Das Ausfüllen von Arbeitszeittabellen am Ende jedes Arbeitstages ist der Optimalpunkt zwischen der Timer-Nutzung und dem Ausfüllen von Arbeitszeittabellen am Ende der Arbeitswoche.

Eine nützliche Strategie zur Zeiteingabe ist, am Anfang und am Ende des Werktages alles zu notieren, woran du arbeiten möchtest, die Liste einzuchecken und Zeit für jede Aktivität einzugeben.

22 • Einführung im Team

Mitarbeitern die tägliche Überprüfung von Arbeitszeittabellen zuweisen

Wenn du zum ersten Mal Zeiterfassung einführst, wird der Prozess schleppend sein. Mitarbeiter werden regelmäßig vergessen, ihre Arbeitszeittabellen auszufüllen oder sie werden zu lange warten und frustriert sein.

Deshalb solltest du einem Mitarbeiter zuweisen, Arbeitszeittabellen zu überprüfen und andere Mitarbeiter daran zu erinnern, diese auszufüllen, bevor sie nach Hause gehen. Es muss nicht ein Manager sein, jeder kann es tun.

Du kannst den Prozess sogar automatisieren (falls alle Mitarbeiter zu nett/schüchtern sind). Eine Zeiterfassungssoftware kann Erinnerungen an die Zeiterfassung regelmäßig senden, falls ein Mitarbeiter keine gezielte Stundenzahl erfasst hat, musst du nur die Regeln festlegen, wer die Erinnerungen erhält und wann.

23 • Management und Verwaltung

Zeiterfassungsdaten transparent machen

Du kannst bestimmen, ob Administratoren oder alle Mitarbeiter Zeiterfassungseinträge sehen können. Für einige Daten ist es in Ordnung, die Berechtigung nur auf Admins (im Falle der privaten Projekte) einzuschränken.

Aber du solltest danach streben, den Prozess transparent zu machen. Andere Mitarbeiter können sehen, wer woran gearbeitet hat, sowie, dass ihre Kollegen ihre Arbeitszeittabellen regelmäßig ausfüllen und sich dazu motivieren, dasselbe zu tun (dh. der Masse zu folgen).

Mit einem wettbewerbsfähigen Team kannst du sogar das Team-Dashboard aktivieren, damit Mitarbeiter sehen können, wer die meiste Zeit erfasst hat. Ein bisschen Konkurrenz ist gut, solange es keine extrinsische Belohnung gibt.

24 • Management und Verwaltung

Zeiterfassungsdaten für Kritik oder Leistungsbeurteilung nicht verwenden

Dank Zeitdaten kannst du beurteilen, wie gut deine Organisation abschneidet, ob Projekte gewinnbringend sind und wie viel du Kunden in Rechnung stellen und Mitarbeiter zahlen solltest.

Mit Zeitdaten solltest du die Qualität der Arbeit oder der Mitarbeiterleistung nicht einschätzen, da sie ernsthafte negative Nebeneffekte haben können.

Zunächst einmal kannst du nicht beurteilen, welche Leistung jemand aufgrund von Zahlen erbringt. Falls du bemerkst, dass ein Mitarbeiter mehr Stunden als normal für einen Typ von Arbeit erfasst hat, bedeutet es nicht unbedingt, dass er/sie ineffizient ist - sie erledigen ihre Arbeit wahrscheinlich gründlicher und das ist tatsächlich gut, da es weniger Fehler langfristig gibt.

Bei der Entscheidung, Zeitdaten zur Beurteilung zu nutzen, kannst du erwarten, dass Mitarbeiter das System manipulieren und in Arbeitszeittabellen schummeln. So ist menschliche Natur und Instinkt für Selbsterhaltung. Sie werden die geleistete Zeit entweder zu niedrig oder zu hoch ansetzen, abhängig davon, was sie gut aussehen lässt und du wirst am Ende nutzlose Arbeitszeittabellen erhalten, die nichts mit der Realität zu tun haben.

Möchtest du Zeiterfassungsdaten zur Leistungsbeurteilung benutzen, solltest du die Daten als Gesprächsstarter statt der Quote nehmen. Auf diese Weise kannst du den Grund hinter den Zahlen herausfinden, Vertrauen gewinnen und deine Geschäftsprozesse verbessern.

25 • Management und Verwaltung

Auswahl und Datenzugriff einschränken, um die kognitive Belastung zu reduzieren

Auch wenn du eine allgemeine Richtlinie der Offenheit hast, kannst du mit Berechtigungen und Rollen Mitarbeitern die Zeiterfassung und Managern die Berichtsausführung erleichtern.

Bei vielen Projekten und Aufgaben ist es eine gute Idee, die Auswahl für Endnutzer zu beschränken, damit sie keine Zeit damit verschwenden, die richtige Option zu finden. Das Ziel ist es, jeder Person den Zugriff nur auf die Elemente zu leisten, an denen sie tatsächlich arbeiten könnten.

Es gibt mehrere Strategie, um die Auswahlmöglichkeiten zu begrenzen:

• Mitarbeiter können ihre am häufigsten verwendeten Projekte als Favoriten markieren, damit diese als erste angezeigt werden
• Mitarbeitern Aufgaben zuweisen, damit sie Aufgaben von anderen Kollegen nicht sehen können
• Fertige Projekte archivieren, damit diese nicht in der Projektauswahl angezeigt werden
• Aufgaben als erledigt markieren, damit diese deine Projekte nicht überladen

Obwohl es ein bisschen administrative Arbeit erfordert, kann jede Minute, die du dafür investierst, hundertmal mehr Zeit für das ganze Unternehmen sparen (der Eingabeprozess wird für Hunderte von Menschen leichter und einfacher).

Wenn du darüber nachdenkst, ob ein Mitarbeiter den Zugriff auf etwas benötigt, ist es besser, einen Fehler zu machen, dass er/sie den Zugriff benötigt - andererseits werden Mitarbeiter Zeit damit verschwenden, nach dem Zugriff zu fragen und du wirst Zeit verschwenden, ihn zu gewähren.

Einige Unternehmen sind so groß, dass Transparenz zweckwidrig ist. Schließlich benötigt ein Abteilungsmanager nicht wirklich Daten aus jeder einzelnen Abteilung und es überfordert nur seine Berichte.

Deshalb ist es gut, Informationen zu unterteilen, entweder in Arbeitsbereiche oder in Benutzergruppen.

Zum Beispiel kannst du Mitarbeitern Gruppen und Gruppen Projekte zuweisen, damit du den Projektzugriff an einem Ort kontrollieren kannst. Oder du kannst einen getrennten Arbeitsbereich für jede Abteilung erstellen, sodass Daten nicht vermischt werden.

26 • Management und Verwaltung

In den meisten Fällen ist die Mitarbeiterüberwachung schlecht

Vertrauensbasierte Zeiterfassung ist besser als überwachte Zeiterfassung, besonders wenn deine Mitarbeiter Wissensarbeiter sind. Unternehmen, die keine Überwachungstechniken verwenden, fördern bessere Zusammenarbeit und Kreativität.

Außerdem neigen Wissensarbeiter eher dazu, Unternehmen zu vermeiden, die Personal-Überwachung und die Maßnahmen verwenden, die die Privatsphäre verletzen (wie Screenshots zufällig aufzunehmen oder die Anzahl von Tastenanschlägen zu zählen), da diese Maßnahmen mit giftigem Arbeitsklima (wie in Callcenter) verbunden sind.

Mit Remote-Arbeitern könntest du versucht sein, die Überwachung zu verwenden. Schließlich, wenn sie nicht auf ihrem Stuhl sitzen, wie kannst du dir sicher sein, dass sie tatsächlich arbeiten? Das ist nur eine irrationale Angst. Sieh es mal so: Nur weil ein Mitarbeiter im Büro ist, bedeutet das nicht, dass er/sie tatsächlich arbeitet.

Die Lösung? Stelle keine Menschen ein, denen du nicht vertrauen kannst. Und wenn du ihnen doch vertraust, aber sicherstellen möchtest, dass sie arbeiten, rede mit ihnen und verfolge ihre Arbeit aufgrund ihrer Ergebnisse - und nicht aufgrund der erfassten Zeit.

Es ist immer besser, die Erwartungen klar zu setzen als zu micromanagen. Wenn man Mitarbeiter wie vertrauenswürdige Profis behandelt, handeln sie auch so.

Trotzdem ist die Überwachung in wenigen Fällen eine gute Idee. Zum Beispiel, dein Unternehmen ist auf viele Leiharbeiter angewiesen und es gibt eine hohe Fluktuationsrate, jedem Mitarbeiter zu vertrauen kann riskant sein, besonders, wenn Mitarbeiter stundenweise bezahlt werden.

27 • Management und Verwaltung

Arbeitszeittabellen für die vergangenen Monate sperren, um Missverständnisse zu vermeiden

Jeder Mitarbeiter sollte die Möglichkeit haben, Zeiteinträge zu ändern. Diese Flexibilität ist besser, als von Mitarbeitern zu erfordern, jedes Mal wenn sie einen Schreibfehler korrigieren, ein fehlendes Tag anfügen oder einen Eintrag für eine Minute ändern möchten, damit dieser rund und schön aussieht, um Genehmigungen zu bitten.

Aber es gibt einen Zeitpunkt, nach dem du nicht mehr willst, dass Änderungen vorgenommen werden können und nach dem Arbeitszeittabellen gesperrt sind.

Es ist nicht aus der Angst, dass jemand das System manipulieren oder zerstören wird. Es ist für Archivierungszwecke.

Sobald Arbeitszeittabellen gesperrt sind, kannst du an Kunden oder Gehaltsabrechnung einen Bericht sicher senden und dabei sicher sein, dass sich nichts mehr ändert.

Es ist wichtiger, dass Mitarbeiter so erfahren, dass es eine Frist gibt, bis die sie ihre Arbeitszeittabellen in Ordnung bringen sollten.

Missverständnisse passieren häufig, weil Mitarbeiter eine falsch kategorisierte Zeiteingabe beheben und die Buchhaltung kann aber später nicht verstehen, warum es bei einem Projekt 8 Stunden fehlen.

28 • Management und Verwaltung

Projekte konsequent benennen

Wenn du keine Standardnamen hast, werden Mitarbeiter viel Zeit damit verschwenden, nach ihnen zu suchen und darüber nachzudenken, wie sie ihre Einträge kategorisieren sollen. Das Ziel ist, die Elemente in einer erkennbaren Hierarchie zu organisieren, damit die Kategorisierung von Zeiteinträgen schnell und einfach ist.

Falls du viele Projekte hast, ist es wichtig, sie konsequent zu benennen. Es ist normalerweise am besten, Admins Projekterstellung zu überlassen. Aber, wenn du auch anderen Mitarbeitern erlaubst, Projekte zu erstellen (in Organisationen, wo Dinge sich schnell verändern), solltest du einen Namensstandard haben.

Zum Beispiel kannst du einen Namensstandard definieren, nach dem der Name jedes internen Projekts mit einem Sternchen beginnt (*Internes Produkt, *Büro), der Name jedes Kunden mit den ersten zwei Buchstaben seines Namens beginnt (MSFT, GOOG) oder jeder Projektname die interne Projekt-ID haben muss (h2>P1).

Du kannst auch ein besonderes Projekt mit dem Namen "Büro"einschließen, das Aufgaben wie “E-Mails” und “Meeting” hat, oder ein unkategorisiertes Projekt erstellen, das bei der Erstellung von neuen Projekten als Ideenpool dienen kann.

Hast du viele Projekte mit derselben Aufgabenstruktur, kannst du eine Vorlage erstellen und dann neue Projekte daraus in wenigen Sekunden erstellen.

29 • Management und Verwaltung

Prozess standardisieren und dokumentieren

Sobald Zeiterfassung ein integraler Bestandteil deines Unternehmens ist, musst du den Prozess, Richtlinien und Erwartungen standardisieren. Du kannst den Leitfaden zur Zeiterfassung in Wiki deines Unternehmens oder in einem Online-Dokument aufbewahren.

Während des Onboardings kannst du neu eingestellte Mitarbeiter auf das Dokument anweisen, damit sie wissen, was von ihnen erwartet wird.

Ein Standarddokument ist auch für bestehende Mitarbeiter nützlich, da es ihre Dilemmas beantworten kann, wie:

• Wie sollte ich den Zeitaufwand für E-Mails klassifizieren?
• Wie sollte ich die Zeit erfassen, in der ich anderen Kollegen geholfen habe?
• Wann sollte ich Tags und wann Aufgaben verwenden?
• Wie sollte ich die Zeit erfassen, in der ich an mehreren Projekten gearbeitet habe?
• Was ist, wenn ich etwas recherchiere, das sich auf zwei verschiedene Projekte bezieht?

Du solltest mit der Arbeit an diesem Dokument anfangen, sobald du ein grundlegendes System hast. Später kannst du das Dokument mit Verbesserungen, neuen Sachen und FAQs aktualisieren.

Das Dokument sollte enthalten:

• Welche Zeit erfasst, wo diese gespeichert und warum sie erfasst werden soll.
• Leitprinzip, das verwendet werden soll, wenn die Regeln nicht explizit sind
• Was Mindestanforderungen an Zeiteinträge sind und wer diese prüft
• Wie Projekte erstellt werden
• Was passiert, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt
• Die besten Zeiterfassungsmethoden, die du entdeckt hast