Daten in Clockify importieren

Wenn du historische Zeiterfassungsdaten in Excel gespeichert hast oder von anderen Apps zu uns wechselst, kannst du deine Arbeitsbereichs-Daten – einschließlich Projekte, Aufgaben, Kunden, Tags, Zeiteinträge und deren benutzerdefinierte Felder – ganz einfach mithilfe einer CSV-Datei in Clockify importieren.

Inhalt dieses Leitfadens: #

Import-Typen
Vor dem Import
Projekte, Kunden, Aufgaben und Tags importieren
Arbeitszeittabellen und benutzerdefinierte Felder importieren
Benutzer importieren

Import-Typen

Clockify unterstützt drei verschiedene Import-Typen:

• Projekte, Kunden, Aufgaben, Tags: Nutze diese Option, um deinen Arbeitsbereich einzurichten, indem du deine bestehende Organisationsstruktur aus einer Datei oder einem anderen Tool überträgst
• Arbeitszeittabellen: Nutze diese Option, wenn du die Software wechselst und historische Zeitprotokolle migrieren musst, um lückenlose Berichte und Abrechnungsunterlagen beizubehalten
• Benutzer: Nutze diese Option, um ein großes Team oder ein ganzes Unternehmen gesammelt anzulegen

Vor dem Import

Überprüfe zuerst diese Anforderungen, um sicherzustellen, dass deine Daten korrekt zugeordnet werden und um Importfehler zu vermeiden.

Rollen und Abonnements

Data	Benutzerrolle	Abonnement
Projekte, Kunden, Aufgaben, Tags	Besitzer/Admin des Arbeitsbereichs	Jedes Abonnement
Arbeitszeittabellen		Nur kostenpflichtige Abonnements
Benutzer		Standard-Abo oder höher

Datenfelder #

Nutze diese Übersicht beim Erstellen deiner CSV-Datei.

Feldname	Definition	Import-Typ	Formatierungsregel	Beispiel
Email	Eindeutige Kennung des Nutzers	Arbeitszeittabelle-Import	Muss mit einer aktiven Nutzer-E-mail im Arbeitsbereich übereinstimmen	dev@company.com
Start date	Datum des Zeiteintrags	Arbeitszeittabelle-Import	Muss exakt deinen Profileinstellungen entsprechen (z. B., MM/DD/YYYY)	12/25/2025
Start time	Uhrzeit des Zeiteintrag-Beginns	Arbeitszeittabelle-Import	Muss deinen Profileinstellungen entsprechen (12h vs 24h)	09:00 AM oder 13:00
Duration	Länge des Zeiteintrags	Arbeitszeittabelle-Import	Muss den Arbeitsbereichseinstellungen entsprechen (Uhrzeit HH:mm oder Dezimal 1.5)	01:30 oder 1.5
Project	Name des Projekts	Optional	Max 250 Zeichen. Berücksichtigt Groß-/Kleinschreibung bei bestehenden Projekten	Website UI
Client	Dem Projekt zugeordneter Kunde	Optional	Max 100 Zeichen. Nutze die Syntax Project: Client in der Projektspalte zur Verknüpfung	ACME Corp
Task	Untereinheit eines Projekts	Optional	Max 1,000 Zeichen. Das Projekt muss für den Aufgaben-Import bereits existieren	Bug Fix
Description	Notizen zur erledigten Arbeit	Optional	Max 3,000 Zeichen. Nur Plain-Text erlaubt	Updated API docs
Tag	Kategorie-Labels	Optional	Max 100 Zeichen. Trenne mehrere Tags durch ein Komma	Urgent, Internal
Billable	Abrechnungsstatus des Eintrags	Optional	Nutze Yes/No. Wird vom Projekt übernommen, wenn das Feld leer ist	Yes
Custom Fields	Benutzerdefinierte Metadaten	Kostenpflichtige Funktion	Header muss exakt dem Namen des in Clockify erstellten Feldes entsprechen	NYC-Office

Formatierungsanforderungen #

• Dateiformat: Muss eine CSV-Datei sein (maximale Größe 10 MB)
• Spaltenüberschriften: Alle Spaltenüberschriften müssen auf Englisch sein und exakt den Benennungskonventionen von Clockify entsprechen, selbst wenn deine App auf eine andere Sprache eingestellt ist.
• Pflichtfelder: Wenn in deinen Arbeitsbereichseinstellungen Pflichtfelder (wie Aufgabe oder Tag) aktiviert sind, müssen diese Spalten in deiner CSV-Datei ausgefüllt sein
• Zeichenbegrenzungen:
  • Beschreibung: 3000 
  • Aufgabe: 1000
  • Projekt: 250
  • Kunde/Tag: 100

Datums- und Zeiteinstellungen #

Nutze diese Anleitung, um sicherzustellen, dass du in deiner CSV-Datei das korrekte Format für Datum und Uhrzeit verwendest.

Format	Wo du Einstellungen überprüfst	Beispiel für Abweichung
Uhrzeit (12-Stunden / 24-Stunden)	Profileinstellungen	Wenn deine CSV-Datei "1:00 PM" enthält, deine Einstellungen jedoch das 24-Stunden-Format verwenden, schlägt der Import fehl.
Dauer (hh:mm:ss, usw.)	Arbeitsbereich-Einstellungen	Das Dauerformat deiner CSV-Datei (z. B. 1:30) stimmt nicht mit dem in deinem Arbeitsbereich festgelegten Format überein.
Datum (DD/MM/JJJJ, usw.)	Profileinstellungen	Das Datumsformat deiner CSV-Datei stimmt nicht mit dem in deinem Profil festgelegten Format überein.

Projekte, Kunden, Aufgaben und Tags importieren

Was wird importiert?

Im kostenlosen Tarif kannst du folgende Elemente importieren:

• Projekte
• Kunden
• Aufgaben
• Tags

Schritt 1: Deine CSV-Datei erstellen #

Du kannst deine CSV-Datei gemäß dem untenstehenden Format erstellen:

Falls du Projekte nicht nach Kunden gruppierst, kannst du die Spalte „Client“ entfernen.

Schritt 2: Deine Datei hochladen #

1. Klicke auf die drei Punkte neben deinem Arbeitsbereichsnamen
2. Wähle Arbeitsbereichseinstellungen
3. Klicke auf den Tab Import
4. Ziehe deine Datei per Drag-and-drop in das markierte Feld oder klicke in das Upload-Feld, um die Datei auszuwählen

Schritt 3: Daten prüfen und importieren #

1. Überprüfe die Vorschau deiner Daten
2. Klicke auf Importieren, wenn keine Fehler vorhanden sind

Schritt 4: Import-Zusammenfassung ansehen #

Sobald deine Daten erfolgreich importiert wurden, gelangst du auf die Seite Import-Zusammenfassung. Diese Seite schlüsselt die importierten Projektdaten auf und zeigt dir, wie viele Projekte, Kunden, Aufgaben und Tags übertragen wurden. Du kannst auf die Links klicken, um dir diese Elemente im Detail anzusehen.

Arbeitszeittabellen und benutzerdefinierte Felder importieren

Was wird importiert?

In den kostenpflichtigen Tarifen kannst du folgende Daten importieren:

• Zeiteinträge
  • E-Mails
  • Projekt
  • Kunde
  • Aufgabe
  • Tags
  • Abrechenbar
  • Beschreibung
  • Startdatum
  • Startzeit
  • Dauer
  • Beschreibung
  • Benutzerdefinierte Felder

Schritt 1: Arbeitszeittabelle-Daten formatieren #

Du kannst deine eigene CSV-Datei gemäß dem untenstehenden Format erstellen:

• Pflichtspalten:
  • Email: E-Mail-Adresse des Nutzers
  • Start date: Datum, an dem der Zeiteintrag erstellt wurde
  • Start time: Uhrzeit, zu der der Eintrag begann
  • Duration: Anzahl der für einen Zeiteintrag protokollierten Stunden
• Zeiteinträge werden gemäß der Zeitzone der Person importiert, die den Import durchführt.

Benutzerdefinierte Felder beim Arbeitszeittabellen-Import #

Benutzerdefinierte Felder für Zeiteinträge (z. B. Projekt-ID, Kilometerstand etc.) können zusammen mit den Arbeitszeittabellen importiert werden, sofern das benutzerdefinierte Feld bereits in deinem Arbeitsbereich existiert. Wichtig zu beachten: Importierte benutzerdefinierte Felder sind nur in den Zeiteinträgen selbst sichtbar, nicht im gesamten Arbeitsbereich.

Beispiel für ein benutzerdefiniertes Feld in der CSV-Datei:

Importierte benutzerdefinierte Felder werden in den Zeiteinträgen in Timer und Detaillierter Bericht beim Import angezeigt:

Schritt 2: Import starten #

1. Gehe zu Arbeitsbereichseinstellungen > Import
2. Wähle deine CSV-Datei aus oder ziehe sie per Drag-and-drop in das Feld für den Datenimport
3. Bestätige im Pop-up-Fenster die in deiner Datei verwendeten Datums- und Zeitformate

Schritt 3: Benutzer verifizieren #

Clockify benachrichtigt dich, falls deine CSV-Datei E-Mail-Adressen von Benutzern enthält, die noch nicht in deinem Arbeitsbereich vorhanden sind.

Schritt 4: Zusammenfassung prüfen #

1. Überprüfe die Daten in der Vorschau
2. Klicke auf Import

Sobald der Vorgang abgeschlossen ist, zeigt dir die Import-Zusammenfassung Links zu den importierten Daten in deinem detaillierten Bericht an.

Benutzer importieren

Was wird importiert?

• Eingeschränkte Benutzer: Für Benutzer mit begrenztem Zugriff
  • Namen
• Vollbenutzer: Für Standard-Teammitglieder
  • Namen
  • E-Mail-Adressen
  • Rolle
  • Verwaltete Projekte
  • Verwaltete Gruppen
  • Verwaltete Mitarbeiter
  • Zugewiesene Teammanager
  • Gruppe
  • Abrechnungssatz
  • Kostensatz
  • Wochenstart
  • Arbeitstage
  • Tägliche Arbeitskapazität (in Stunden)
  • Benutzerdefinierte Felder(z. B. Abteilung, Standort)

Schritt 1: CSV-Datei erstellen #

Stelle sicher, dass deine Datei beim Erstellen alle erforderlichen Spalten enthält.

Für den Import von Vollbenutzern ist die E-Mail-Adresse zwingend erforderlich. Wenn ein Benutzer als Manager hinzugefügt wird, müssen auch die Spalten Verwaltete Projekte/Verwaltete Gruppen/Verwaltete Mitarbeiter ausgefüllt werden.

Beispiel-CSV für den Import von Vollbenutzern:

Beim Import eingeschränkter Benutzer ist „Name“ das einzige Pflichtfeld.

Mehrere Werte

Um einem Benutzer mehrere Rollen, verwaltete Projekte, verwaltete Mitarbeiter oder Gruppen zuzuweisen, trenne die einzelnen Einträge jeweils durch ein Komma.

Projekt- und Kundenzuordnung

Wenn ein Projekt zu einem bestimmten Kunden gehört (z. B. Projekt A unter Kunde A), verwende in der Spalte Verwaltete Projekte das folgende Format:

Project Name:Client Name

Das System erkennt durch diese Schreibweise automatisch das Projekt und den dazugehörigen Kunden.

Benutzerdefinierte Benutzerfelder beim Benutzerimport #

Beim Importieren von Benutzern kannst du Benutzerdefinierte Felder wie Abteilung, Standort oder Mitarbeiter-ID einschließen. Stelle sicher, dass diese benutzerdefinierten Felder bereits im Arbeitsbereich angelegt wurden, bevor du mit dem Import beginnst.

Beispiel für ein benutzerdefiniertes Benutzerfeld in der CSV-Datei:

Schritt 2: Deine Datei hochladen #

1. Gehe zu Arbeitsbereichseinstellungen > Import
2. Klicke auf die Schaltfläche Hochladen
3. Wähle die CSV-Datei aus, die du importieren möchtest

Schritt 3: Daten prüfen #

1. Kontrolliere, ob alle Daten korrekt sind und in der Tabelle richtig zugeordnet wurden
2. Klicke auf Importieren, wenn keine Fehler vorhanden sind

Beim Hinzufügen von Administratoren erscheint ein Pop-up-Fenster, das dich über deren Berechtigungen informiert. Klicke auf Bestätigen, um fortzufahren.

Schritt 4: Import-Zusammenfassung ansehen #

Nach dem erfolgreichen Abschluss des Imports zeigt die Seite Import-Zusammenfassung die Anzahl der hinzugefügten Benutzer an. Klicke auf Gesamtzahl neuer Benutzer, um zur Seite Team zu gelangen und die neu importierten Benutzer aufzurufen. 

FAQs #

Kann ich Kundendetails (Adresse, E-Mail) importieren?

Nein. Derzeit unterstützt das CSV-Import-Tool nur den Import des Kundeninamens. Zusätzliche Details wie Adresse, E-Mail oder Notizen müssen manuell hinzugefügt werden, indem du das Kundenprofil bearbeitest, nachdem es erstellt wurde.

Ich habe einen Fehler gemacht, wie kann ich importierte Daten rückgängig machen/löschen?

Um fehlerhaft importierte Daten zu entfernen, musst du die Einträge manuell löschen. Für das Löschen großer Mengen gehe auf die entsprechende Seite (z. B. Timer, Projekte, oder Kunden), nutze die Funktion Massenbearbeitung, um die Elemente auszuwählen, und wähle <strong<Löschen.

Was passiert, wenn bereits ein Projekt mit demselben Namen existiert? Wird es dupliziert?

Nein. Clockify gleicht Projekte nach Namen ab (unter Beachtung der Groß-/Kleinschreibung). Wenn der Projektname in deiner CSV-Datei exakt mit einem bestehenden Projekt in deinem Arbeitsbereich übereinstimmt, erkennt das System dies und weist die importierten Aufgaben oder Zeiteinträge diesem bestehenden Projekt zu, anstatt ein Duplikat zu erstellen.

Kann ich Ausgaben mit dem CSV-Tool importieren?

Nein. Das Import-Tool unterstützt derzeit Zeiteinträge, Projekte, Kunden, Aufgaben, Tags und Benutzer. Ausgaben können nicht per CSV importiert werden und müssen manuell oder über die Clockify-API hinzugefügt werden.

Kann ich Abwesenheiten oder Urlaubsanträge importieren?

Nein. Der CSV-Importprozess ist für historische Arbeitszeittabellen und Arbeitsbereichs-Metadaten (wie Projekte und Benutzer) konzipiert. Abwesenheitseinträge und -salden können nicht über das CSV-Tool importiert werden und sollten über die Funktion Arbeitsfreie Zeit oder die API verwaltet werden.

Prüft das Import-Tool automatisch auf doppelte Einträge?

Nein. Clockify verfügt über keine integrierte Dublettenerkennung für CSV-Imports. Wenn deine Datei Einträge enthält, die bereits in deinem Arbeitsbereich vorhanden sind, wird das System diese erneut importieren, was zu Duplikaten führt. Es wird empfohlen, deine CSV-Datei vor dem Hochladen sorgfältig zu prüfen.