Abwesenheitsrichtlinie erstellen und verwalten

Verwalte Feiertage, Urlaube und andere Arten von Abwesenheit und verfolge deren Ansammlung und Guthaben.

Auszeit aktivieren #

1. Öffne oben links das Dreipunkte-Symbol
2. Wähle Arbeitsbereichseinstellungen aus
3. Scrolle nach unten zum Abschnitt Auszeit
4. Auszeit aktivieren
5. Wähle, ob Reguläre Benutzer Auszeiten außerhalb ihrer Teams sehen können (optional)

Du kannst über mehrere Richtlinien verfügen, eine für jeden Typ der Angestellten.

Jede Richtlinie hat mehrere Felder, die nur diese Richtlinie betreffen:

Richtlinieneinstellungen	Definition
Antragsteller	Mitarbeiter, die basierend auf dieser Richtlinie Abwesenheit anfragen können.
Zeiteinheit	Kann in Tagen oder Stunden angegeben werden.
Genehmigung erforderlich	Wenn aktiviert, müssen Teammitglieder ihre Anträge zur Genehmigung einreichen. Falls deaktiviert, werden alle Anträge automatisch genehmigt.
Ablauf des Guthabens	Läuft nie ab (Standard): Das Guthaben hat kein Start- oder Enddatum und läuft nie ab. Hat Ablaufdatum: Anspruch und Guthaben benötigen ein definiertes Start- und Enddatum.
Automatisch angesammelt	Wenn aktiviert, erhalten alle aktiven Mitglieder automatisch eine festgelegte Anzahl an Tagen/Stunden mit festem Start- und Ablaufdatum. Clockify sendet Benachrichtigungen, wenn Zeiträume geändert werden oder ablaufen.
Start-/Enddatum	Definierter Zeitraum, in dem das Abwesenheitsguthaben genutzt werden kann.
Negativsaldo zulassen	Wenn aktiviert, können Mitglieder Abwesenheit anfragen, auch wenn sie nicht genug Guthaben haben (z. B. bei Krankheit). Du kannst die Höhe des negativen Saldos begrenzen.
Limit pro Zeitraum	Legt fest, wie viele Tage ein Nutzer innerhalb eines bestimmten Zeitraums maximal anfragen kann.
Negativsaldo zurücksetzen	Wenn aktiviert, wird ein negativer Saldo am Jahresende automatisch auf 0 zurückgesetzt.
Halben Tag zulassen	Wenn aktiviert, können Teammitglieder halbe Tage frei nehmen und dabei zwischen der ersten oder zweiten Tagrshälfte wählen.
Stunden	Wenn aktiviert, können Abwesenheiten in Stunden statt in Tagen angefragt werden.
Zeiteinträge automatisch erstellen	Erstellt automatisch Einträge für Abwesenheiten und Feiertage. Genehmigte Anträge werden im von dir gewählten Projekt erfasst.

Standardrichtlinien #

Neu erstellte Arbeitsbereiche enthalten standardmäßig zwei bereits vorkonfigurierte Abwesenheitsrichtlinien:

• Krankheitsurlaub
• Urlaub

So prüfst du diese Richtlinien:

1. Gehe zum Reiter Arbeitsfreie Zeit
2. Klicke auf den Reiter Richtlinien

So bearbeitest oder löschst du die Richtlinien:

1. Klicke auf dasDrei-Punkte-Symbol neben der Richtlinie
2. Wähle Bearbeiten oder Archivieren

Abwesenheitsrichtlinie erstellen #

So erstellst du eine neue Richtlinie:

1. Gehe zu Auszeit > Richtlinien
2. Klicke auf Neue Richtlinie erstellen
3. Gib den Namen für die Richtlinie ein
4. Wähle die Teammitglieder aus, für die diese Richtlinie gilt
5. Wähle die Zeiteinheit (Tage, Stunden) aus und lasse optional halbe Tage zu
6. Aktiviere Genehmigung erforderlich, falls du Abwesenheitsanträge genehmigen möchtest
7. Wähle aus, wer Abwesenheitsanträge genehmigen darf (falls aktiviert)
8. Lege fest, ob der Guthaben verfällt oder nicht
9. Lege das Verfallsdatum und automatische Rückstellungsregel für den Verfall fest (optional)
10. Aktiviere unter Erweiterte Optionen den negativen Saldo sowie die automatische Erstellung von Zeiteinträgen
11. Klicke auf Erstellen
12. Erfasse im Pop-up-Fenster das Anfangskontingent sowie den Verfall (falls aktiviert) für jedes Mitglied
13. Klicke auf Hinzufügen

Die neu generierte Richtlinie wird unter dem Tab Richtlinie angezeigt. Wenn du auf dasDrei-Punkte-Symbol neben der Richtlinie klickst, kannst du sie bearbeiten oder archivieren.

Feiertagsrichtlinie erstellen #

So erstellst du einen neue Feiertagsrichtlinie:

1. Gehe zu Arbeitsfreie Zeit
2. Klicke auf den Tab Feiertage
3. Klicke auf Feiertag erstellen
4. Gib den Name des Feiertags ein
5. Wähle die Teammitglieder aus, die den Feiertagsantrag machen können
6. Lege das Datum/die Daten für den Feiertag fest
7. Aktiviere das Kästchen Findet jährlich statt (optional), wenn der Feiertag jährlich stattfindet
8. Aktiviere das automatische Erstellen von Zeiteinträgen (optional)
9. Klicke auf Erstellen

Abwesenheitssaldo verwalten #

Clockify ermöglicht es dir auch, zu verwalten, wann und wie der Abwesenheitssaldo von deinen Teammitgliedern genutzt werden kann.

Ablaufdatum der Richtlinie definieren

Du kannst definieren, ob das Guthaben für eine bestimmte Richtlinie ablaufen oder niemals ablaufen soll. Diese Einstellung betrifft alle Benutzer, die unter diese Richtlinie fallen.

1. Gehe zur Seite Auszeit und öffne Richtlinien verwalten in Einstellungen
2. Klicke auf Bearbeiten neben der Richtlinie, die du ändern möchtest
3. Gehe zum Abschnitt Guthabenablauf und wähle eine der zwei Optionen:
   • Läuft nie ab (default)
     Saldo hat kein Ablaufdatum
   • Hat Ablaufdaten
     Alle zukünftigen Ansammlungen und Guthaben für diese Richtlinie erfordern ein definiertes Start- und Enddatum

Wichtige Hinweise:

• Wenn du die Regelung auf Läuft nie ab umstellst, werden alle bestehenden Start- und Enddaten in den Benutzerguthaben entfernt.
• Wenn du die Regelung auf Hat Ablaufdaten umstellst, erhalten alle bestehenden Guthaben das heutige Datum als Startdatum, und alle zukünftigen Guthaben erfordern ein Start- und Enddatum.

Saldo eines Benutzers verwalten #

Besitzer und Administratoren können jedem Benutzerguthaben eine spezifische Gültigkeitsdauer (Start- und Enddatum) zuweisen. Dadurch wird sichergestellt, dass Benutzer nur innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens Abwesenheit beantragen. Sobald der Zeitraum endet, läuft das Guthaben ab und wird automatisch entfernt.

So fügst du Benutzerguthaben hinzu oder bearbeitest es:

1. Gehe zur Seite Auszeit und öffne den Tab Saldo
2. Wende den Richtlinien- oder Benutzer-Filter an (optional)
3. Klicke auf Saldo verwalten im Dreipunkt-Menü neben dem Namen des Benutzers
4. Im Pop-up-FensterSaldo verwalten popup:
   • Klicke auf die Schaltfläche Hinzufügen oder Entfernen(je nachdem, ob du Saldo hinzufügen oder abziehen möchtest)
   • Gib die Anzahl der Tage in das Feld Saldo ein (oder nutze die Button +/-
   • Füge eine Notiz hinzu (optional)

5. Klicke auf Speichern

Wenn ein Benutzer eine Abwesenheit beantragt, zieht Clockify die Tage immer von dem Saldo ab, der am frühesten abläuft.

Saldo gesammelt bearbeiten (hinzufügen/entfernen) #

Du kannst den Saldo für mehrere Benutzer in einer einzigen Richtlinie gleichzeitig hinzufügen.

So funktioniert es:

1. Gehe zur Seite Auszeit und öffne den Tab Saldo
2. Aktiviere das Kontrollkästchen neben jedem Teammitglied, das du bearbeiten möchtest, oder klicke auf Teammitglied
3. Klicke auf Massenbearbeitung
4. Wähle die Schaltfläche Hinzufügen oder Entfernen
5. Klicke auf das + oder - Symbol, um dem Saldo die gewünschte Anzahl an Tagen hinzuzufügen oder abzuziehen
6. Klicke auf Speichern

Saldenverlauf und Benachrichtigungen #

Du kannst den Saldoverlauf eines Benutzers für eine bestimmte Regelung einsehen, indem du im Drei-Punkte-Menü neben dem Verlauf auswählst.

Wenn der Saldo eines Benutzers aktualisiert wird (entweder manuell oder automatisch durch Ansammlung), erhält er eine E-Mail mit Details zur neuen Gültigkeitsdauer.

Richtlinien archivieren #

Du kannst die nicht mehr verwendeten Richtlinien (z. B. Urlaub 2021) archivieren.

1. Klicke auf das Drei-Punkte-Symbol neben der Richtlinie
2. Wähle Archivieren aus dem Dropdown-Menü

Du kannst die Richtlinien auf gleiche Weise wiederherstellen oder löschen.