Benefícios do gerenciamento de tempo

O que é rastreamento de tempo?

Em essência, o rastreamento de tempo é o processo de registrar o tempo gasto no trabalho, em determinadas tarefas ou projetos.

Se você está apenas começando com o gerenciamento de tempo, pode estar procurando respostas para algumas das seguintes perguntas:

• Por que controlar o tempo?
• Por que o gerenciamento do tempo é importante para o trabalho e outras atividades?
• Como os funcionários podem se beneficiar do controle do tempo?
• Como você pode controlar o tempo e quais são os melhores métodos?
• Como você pode escolher o melhor software de controle de tempo?
• Como você pode evitar trabalhar mais do que deveria e se sobrecarregar?

Vamos responder essas perguntas nos próximos parágrafos e descobrir quem são as pessoas que usam o controle de tempo.

Let’s find out who are the people who use time tracking.

Quem controla o tempo e por quê?

A maioria das pessoas fazem parte do mundo dos negócios de alguma forma.

E a maioria das empresas dependem de software de gerenciamento de tempo, especialmente se seus funcionários passam muito tempo trabalhando em um computador ou fora do escritório.

O controle do tempo é útil e benéfico para todas as empresas que:

• Trabalham com clientes
• Faturam por hora
• Tem um acordo de trabalho remoto ou híbrido
• Oferece horário de trabalho flexível
• Queiram melhorar a produtividade e a lucratividade

No geral, muitas profissões, organizações e empresas podem se beneficiar com o monitoramento de suas horas de trabalho. Eles incluem:

• Freelancers e consultores independentes
• Equipes híbridas, remotas e virtuais
• Empresas com trabalhadores de campo
• Empresas que trabalham com clientes
• Empresas que faturam por hora
• Empresas que desejam melhorar a produtividade
• Empresas que oferecem horários de trabalho flexíveis

Vamos ver como e por que eles monitoram o tempo.

Freelancers e consultores independentes

Freelancers e consultores independentes geralmente utilizam o controle de tempo para:

• Demonstrar aos seus clientes provas de que realizaram o trabalho atribuído, geralmente por meio de relatórios
• Registrar todo o tempo gasto inclusive aquele não relacionado à tarefa em questão, a fim de minimizar distrações e procrastinação enquanto trabalham em casa
• Aumentar a produtividade definindo prazos para microtarefas dentro de um projeto
• Criar melhores estimativas para projetos futuros, analisando o tempo que normalmente é necessário para concluir os projetos
• Monitorar as horas faturáveis para que eles possam faturar os clientes e analisar se estão cobrando o suficiente pelo seu trabalho

Equipes híbridas, remotas e virtuais

A maioria das equipes híbridas, remotas e virtuais utilizam o monitoramento de tempo para:

• Fornecer provas de que eles trabalharam em suas tarefas
• Motivar os membros da equipe a serem produtivos e contribuir igualmente
• Fazer cronogramas simples, disponíveis para todos os membros da equipe
• Incentivar os membros da equipe a praticar responsabilidade e prestação de contas ao trabalhar em casa
• Usar registros de horas como base para calcular a folha de pagamento e garantir que cada funcionário seja remunerado de forma justa

Negócios com trabalhadores de campo

Em uma empresa que emprega trabalhadores de campo, como empresas de construção, o controle do tempo pode ajudar a:

• Acompanhar o trabalho à distância, considerando que o gerente do projeto não pode supervisionar todos pessoalmente
• Permitir que os trabalhadores de campo enviem relatórios detalhados sobre seu progresso
• Certificar-se de que o progresso dos trabalhadores esteja bem documentado, para que possam ser pagos adequadamente
• Melhorar a comunicação geral entre o gerente de projeto e os trabalhadores de campo

Empresas que trabalham com clientes

As empresas que trabalham com clientes são diversas agências, empresas de tecnologia e TI e até organizações sem fins lucrativos.

Essas empresas usam o gerenciamento de tempo para:

• Criar um relacionamento de confiança com o cliente, permitindo-lhe receber informações precisas sobre o andamento do projeto e estimativas de custos
• Faturar os clientes com mais precisão, com base no custo real do projeto e no tempo e recursos necessários para concluí-lo
• Avaliar a lucratividade de seus projetos observando os relatórios de tempo e perguntando-se:
• Estamos cobrando de acordo com o nosso trabalho real ou deveríamos aumentar os nossos preços?
• Estamos nos concentrando em projetos lucrativos ou gastamos muito tempo em atividades não lucrativas?

Empresas que faturam por hora

Empresas que trabalham com clientes e cobram por hora, como escritórios de advocacia, utilizam o gerenciamento de tempo para:

• Gerar faturas com base no tempo gasto trabalhando em um projeto e nos custos por hora
• Faturar com mais precisão, pois cada segundo gasto em um projeto é cuidadosamente documentado
• Maximizar a receita

Empresas que desejam melhorar a produtividade

Mesmo as empresas que não trabalham diretamente com clientes, mas estão interessadas em tornar-se mais eficientes, confiam no controle do tempo para ajudar a avaliar os níveis de produtividade dos seus funcionários.

Elas querem saber duas coisas:

• Os funcionários estão alcançando os resultados desejados dentro dos prazos?
• Ou eles estão gastando muito tempo sem realizar o trabalho?

O controle do tempo ajudará os funcionários a avaliar como gastam suas horas de trabalho e a motivá-los a serem mais produtivos e a organizar melhor seu tempo.

Empresas que oferecem horários de trabalho flexíveis

Empresas com horários de trabalho flexíveis controlam o tempo para:

• Fornecer relatórios sobre quando os funcionários chegam ao trabalho, quando saem e quanto tempo passam no escritório
• Criar uma folha de pagamento precisa
• Registrar horas extras, intervalos e férias

Como o gerenciamento de tempo pode economizar dinheiro?

A quantidade real de dinheiro que o gerenciamento de tempo pode economizar depende de:

• Tamanho da sua empresa
• Número de integrantes da sua equipe
• Complexidade do faturamento do cliente

No entanto, há uma diferença significativa entre as receitas das empresas que controlam o tempo e daquelas que não o fazem.

Ao contrário das empresas que não controlam o tempo, as empresas que o fazem:

• Estão cientes da quantidade de carga de trabalho que podem assumir dentro de um determinado período de tempo
• Estão cientes dos níveis de produtividade de sua equipe
• São melhores em estimar prazos e despesas

Tudo isso leva a projetos com mais qualidade e relacionamentos mais fortes com os clientes.

Esses clientes geralmente retornam e ainda divulgam sua empresa com prazer.

Por fim, os clientes que divulgam a sua empresa atraem mais clientes e ajudam a aumentar a sua receita.

Além disso, o software de gerenciamento de tempo pode economizar dinheiro ao automatizar o trabalho administrativo e ajudá-lo a analisar onde você gasta seu tempo.

Vamos aprender mais como isso funciona.

O controle do tempo aumenta a produtividade

O controle do tempo ajuda você a obter uma visão melhorada de como você gasta seu tempo.

Por exemplo, se você está tentando melhorar sua produtividade, você pode monitorar seu dia de trabalho típico e analisar como você gastou seu tempo.

Depois de visualizar um relatório do rastreamento de tempo do seu dia, você pode:

• Priorizar melhor
• Criar horários aprimorados
• Ganhar motivação para ser mais produtivo

Este relatório de tempo pode ajudá-lo a identificar:

• Quanto tempo você gasta em tarefas rotineiras (1 hora verificando sua caixa de entrada e respondendo e-mails)
• O tempo que você poderia gastar em tarefas mais importantes
• O tempo que você gastou em atividades não relacionadas ao trabalho (os 40 minutos que você gastou nas redes sociais)

Depois de tomar consciência de como você gasta seu tempo no trabalho, você poderá tentar ser mais produtivo e eficiente.

Ser mais produtivo e eficiente irá ajudá-lo a:

• Fazer mais em menos tempo,
• Ganhar mais
• Economizar mais dinheiro

O controle do tempo o ajuda a fazer melhores estimativas de custos do projeto

Outra maneira pela qual os métodos de gerenciamento de tempo podem ajudá-lo a economizar dinheiro é permitindo que você controle o tempo gasto nos projetos e entenda melhor os custos reais de cada um deles.

Talvez você realmente não esteja cobrando de seus clientes tudo que deveria cobrar.

Por exemplo, imagine que você encontra alguns problemas ao trabalhar em um projeto e terminar tudo leva mais tempo do que o esperado. Os custos do projeto aumentam além das estimativas iniciais por causa disso, então você deve apresentar isso ao cliente.

Com a ajuda de um software de controle de tempo, você pode gerar relatórios precisos para apresentar aos clientes e apontar todos os problemas que levaram ao aumento dos custos do projeto.

Além disso, você pode criar estimativas melhores para projetos futuros e economizar dinheiro no longo prazo.

O controle de tempo economiza o tempo gasto com papelada

Administrar uma empresa moderna sem um software de controle de tempo significaria fazer toda a papelada importante manualmente.

Isso consome o tempo que você poderia gastar em atividades mais lucrativas.

Por exemplo, se você não usa um software de controle de tempo, terá que fazer manualmente:

• Análise dos relatórios (20 min)
• Cálculo de quanto cada funcionário precisa receber (30 min)
• Preenchimento das faturas (30 min)

Isso equivale a 1 hora e 20 minutos todos os dias, ou 6 horas por semana que você gasta com papelada. Se você cobrar seu trabalho por hora, isso equivale a 24 horas de lucro perdido por mês.

Se sua remuneração por hora for de R$50,00, isso significa que você pode economizar R$1.200,00 por mês simplesmente usando um aplicativo de controle de tempo.

O software de gerenciamento de tempo ajuda você a economizar tempo e dinheiro, gerando automaticamente relatórios, faturas e gerenciando a folha de pagamento em questão de minutos.

Analisamos os benefícios gerais do controle de tempo para economizar seu tempo e dinheiro.

Vamos agora ir mais além e aprender os benefícios do controle de tempo para:

• Equipes
• Pequenos negócios
• Gerentes
• Freelancers
• Clientes

Benefícios do gerenciamento de tempo para equipes

Trabalhar em uma equipe grande traz consigo um conjunto de desafios específicos:

• Incerteza se todos estão fazendo sua parte no trabalho
• Impossibilidade de prever quanto tempo os membros da sua equipe levarão para concluir suas metas.
• Dificuldade em garantir que sua equipe esteja trabalhando em suas atribuições

As coisas ficam ainda mais complicadas em equipes remotas ou híbridas, tanto para gerentes quanto para membros da equipe.

Você e os membros de sua equipe podem não saber quanto tempo todos gastam em determinadas tarefas ou se todos estão cumprindo sua parte no trabalho. Nesse cenário, torna-se muito mais difícil sincronizar todo o trabalho e concluir projetos dentro dos prazos e orçamentos definidos.

Graças ao software de controle de tempo, tanto os gerentes quanto os membros da equipe podem obter informações sobre o que cada membro da equipe está fazendo e quando.

Isso permitirá que toda a equipe trabalhe com mais eficiência e crie horários melhores.

Também ajudará as equipes a obterem melhores resultados em projetos futuros.

Em essência, o controle do tempo ajuda as equipes a:

• Manter altos níveis de motivação e produtividade
• Resolver possíveis problemas e conflitos
• Organizar e priorizar melhor
• Alcançar objetivos pessoais e compartilhados com mais rapidez

O gerenciamento do tempo mantém altos níveis de motivação e produtividade

Com o controle de tempo, é possível saber o que os membros da sua equipe fazem durante o horário de trabalho e quanto tempo gastam em cada atividade.

Quando os membros da equipe registram seu tempo e o tornam público, torna-se inevitável que comecem a comparar os resultados.

Eles podem se perguntar:

• Por que a Helen tem um tempo melhor que o meu?
• Por que gasto tanto tempo em atividades não lucrativas e nas pausas?
• O que posso fazer para melhorar meus resultados?

Essas perguntas podem ser bastante motivacionais e inspirar os membros da equipe a serem mais produtivos e a controlarem seu tempo.

O gerenciamento de tempo resolve possíveis problemas e conflitos

Às vezes, pode haver algum problema com um segmento do projeto, causando atraso na sua entrega.

Mas, se sua equipe estiver usando um software de controle de tempo, identificar a raiz do problema fica muito mais fácil.

Depois que todos divulgarem seus resultados de controle de tempo, sua equipe entenderá quem está tendo problemas e com o quê. Quando isso acontecer, o próximo passo será resolver esses problemas juntos.

Além disso, podem surgir conflitos relativamente ao tempo atribuído à conclusão de um projeto.

Por que isso pode ser um problema?

Bem, membros da equipe podem ter opiniões diferentes sobre quanto tempo levará para concluir o projeto. Portanto, monitorar o tempo gasto em cada segmento dará espaço para melhorias nos segmentos seguintes.

Graças ao controle do tempo, os membros da equipe compreenderão melhor o tempo que levam para concluir suas tarefas. Consequentemente, eles poderão definir prazos de projeto mais precisos.

O controle de tempo ajuda você a organizar e priorizar melhor

Quando as equipes contam com o controle do tempo em seu trabalho diário, é mais provável que organizem melhor sua agenda.

Isso se refere principalmente à capacidade de priorizar suas tarefas com base na urgência, importância ou lucratividade.

Melhor organização e priorização significam que a equipe terá maior probabilidade de concluir suas tarefas dentro dos prazos.

Além do mais, tudo isso ajudará as equipes a reduzir os custos do projeto.

O gerenciamento de tempo ajuda você a alcançar objetivos pessoais e profissionais

Quando você trabalha em colaboração com sua equipe, provavelmente chega ao ponto em que seus objetivos profissionais se alinham. Todos vocês podem querer fazer o seguinte:

• Terminar esse projeto no prazo
• Gastar menos tempo realizando a tarefa A
• Concentrar-se mais nos detalhes técnicos de seus relatórios

Acho que você entendeu.

Como o controle do tempo se enquadra nesse cenário?

Quando os membros da equipe monitoram seu tempo regularmente, eles ficam coordenados e acham mais fácil contribuir para os resultados gerais da equipe.

Além disso, eles se admiram e motivam uns aos outros para melhorar.

Por exemplo, se você deseja que sua eficiência de tempo seja tão boa quanto a de seu colega, você pode analisar seu tempo monitorado para identificar seus desperdícios de tempo e ver no que você pode trabalhar.

Este seria o seu objetivo profissional.

Depois de fazer isso, você poderá organizar melhor seu tempo e aprender a priorizar para atingir o objetivo pessoal de alcançar a mesma ou melhor eficiência de tempo que seu colega.

No geral, o controle do tempo pode ajudar a motivar os membros da equipe a trabalharem mais para alcançar todos os seus objetivos – sejam eles pessoais ou profissionais.

Isso conclui a seção sobre os benefícios do controle de tempo para as equipes.

Vamos agora aprender o que o controle do tempo pode trazer para as pequenas empresas.

Benefícios de controle de tempo para pequenas empresas

Assim como outras empresas, as pequenas empresas precisam concluir os projetos dentro do prazo, garantir clientes recorrentes, gerar lucro, alcançar seus objetivos — e tudo isso com um orçamento limitado e menos funcionários.

Devido a essas limitações, o tempo é um ativo valioso para as pequenas empresas. Você deve alocar cuidadosamente o tempo disponível para que todos os aspectos de um projeto sejam concluídos da maneira mais eficiente possível.

Para aproveitar ao máximo o tempo disponível e garantir que permaneçam competitivas, as pequenas empresas devem prestar especial atenção a:

• Priorização de tarefas
• Acompanhamento de despesas
• Produtividade no mais alto nível
• Evitar maus hábitos, como multitarefa ou procrastinação

Se você possui ou trabalha em uma pequena empresa, o controle do tempo pode ajudá-lo em todos esses pontos.

Veja como fazer isso de forma mais detalhada.

O controle de tempo ajuda a priorizar tarefas

Nas pequenas empresas, os funcionários frequentemente precisam assumir diversas funções dentro de um projeto e conciliar todo o trabalho dentro de um prazo rigoroso.

Os proprietários de pequenas empresas também enfrentam escassez de tempo, pois precisam supervisionar todos os funcionários e atribuições.

Quando os funcionários monitoram o tempo que gastam em cada atividade, fica claro quanto tempo eles dedicam às tarefas de um projeto.

Ao acompanhar os resultados do tempo, as pequenas empresas podem priorizar melhor porque:

• Os funcionários podem se concentrar mais em aprender quais tarefas são mais fáceis de realizar, porém mais lucrativas. Isso também pode melhorar significativamente seus projetos futuros
• Os proprietários podem identificar tarefas demoradas e menos lucrativas. Estas devem ser descartadas ou reavaliadas
• Se a quantidade de trabalho começar a aumentar, os proprietários de pequenas empresas poderão decidir se precisam contratar mais pessoas
• Os proprietários podem aprender se estão microgerenciando. Se estiverem, devem começar a delegar algumas de suas tarefas a outros funcionários

O controle de tempo ajuda a controlar todas as despesas

As pequenas empresas geralmente têm um orçamento limitado, por isso precisam gerenciar as tarefas de uma forma que mantenha suas receitas em um nível saudável.

É vital que os proprietários controlem todas as despesas ae levem em consideração:

• A rentabilidade de seus seus projetos. Certos projetos são realmente lucrativos em relação ao tempo e esforço que os funcionários dedicam a eles? Ou você deve aumentar os seus preços? O controle do tempo pode fornecer respostas, para que você possa justificar o aumento nas suas cobranças.
• A contribuição dos funcionários. Todos os funcionários estão contribuindo com o mesmo tempo e esforço para seus projetos? Ou estão custando dinheiro às pequenas empresas, concentrando-se mais em tarefas não lucrativas e no cumprimento de prazos? Talvez eles estejam até perdendo tempo em atividades ociosas?

Depois de priorizar projetos e atribuições lucrativas e garantir que todos estejam fazendo sua parte no trabalho, você pode esperar que suas despesas diminuam.

O controle do tempo ajuda a manter a produtividade no mais alto nível

Manter a produtividade alta durante o horário de trabalho é a melhor coisa que você pode fazer pela sua pequena empresa e pelos seus funcionários. Aqui está o porquê.

Os funcionários podem participar de 90 minutos de atividades de alta frequência

Trabalhar em uma tarefa durante todo o dia de trabalho com apenas um ou dois intervalos só fará você se sentir esgotado e ansioso para terminar, não importa a qualidade.

Segundo a ciência, nossos cérebros experimentam 90 minutos de atividades de alta frequência, seguidos de 20 minutos de atividades de baixa frequência.

Isso significa que trabalhar 90 minutos e depois descansar 20 minutos o ajudará a se concentrar melhor e a obter resultados de melhor qualidade.

Graças ao software de controle de tempo, você pode até agendar seus intervalos para não esquecê-los.

Os funcionários podem planejar e distribuir melhor seu tempo

Responder e-mails e participar de reuniões improdutivas não são suas tarefas mais importantes.

Mas, mesmo que muitas vezes agreguem pouco valor ao seu trabalho, você ainda terá que abordá-los em algum momento.

No entanto, se você começar a monitorar o tempo que normalmente leva para responder e-mails, poderá:

• Praticar responder e-mails com mais rapidez
• Designar uma determinada parte do seu dia para responder e-mails – de manhã cedo ou no final do dia de trabalho
• Planejar seu tempo com antecedência e reservar as horas mais produtivas do dia para tarefas mais importantes

Os funcionários podem obter uma ideia geral dos resultados de tempo da equipe

Quando todos têm conhecimento sobre os resultados de tempo da equipe, isso permite a comparação de resultados e incentiva a produtividade e eficiência.

Quando você sabe que os outros estão cientes de como você passa o tempo no trabalho, você se torna mais responsável com seu tempo.

Isso vai motivá-lo a não perder horas respondendo e-mails, checando seu celular, assistindo vídeos no YouTube e procrastinando.

Também irá encorajá-lo a aproveitar sua produtividade e terminar primeiro as tarefas mais importantes do dia.

O controle do tempo ajuda a evitar maus hábitos

Para muitos, a multitarefa é uma ótima maneira de concluir mais tarefas em menos tempo. Ou não?

Por outro lado, a procrastinação é um hábito do qual muitos adorariam se livrar.

Mas, em essência, tanto a multitarefa quanto a procrastinação podem ser os maiores inimigos da sua produtividade.

Como o controle do tempo pode ajudar os funcionários a abandonar esses maus hábitos?

Quando os funcionários controlam o tempo, fica muito mais difícil realizar multitarefas ou procrastinar. Os funcionários devem registrar:

• Quando começaram a fazer uma determinada tarefa
• Quando terminaram uma determinada tarefa
• O tempo que passaram realizando uma determinada tarefa

Ao fazer isso, eles obtêm resultados de tempo mais precisos e têm uma visão aprimorada da sua programação diária.

Uma vez que a multitarefa ou a procrastinação sejam reduzidas ao mínimo, as pequenas empresas podem realmente prosperar.

Como muitas empresas dependem do retorno de clientes, tornar-se sustentável e construir reputação e credibilidade deve ser uma prioridade máxima. E isso só é possível se todos fizerem sua parte e terminarem os projetos no prazo.

Benefícios de controle de tempo para gerentes

Os gerentes são o elo mais importante em qualquer organização empresarial porque:

• Coordenam todos os membros da equipe e supervisionam todos os aspectos do projeto
• Supervisionam os custos do projeto, estimativas de prazos e todos os funcionários de suas equipes
• Lidam com papelada vital
• Estabelecem um bom relacionamento com os clientes
• Transportam informações entre membros da equipe e departamentos

Mas, se os gestores não souberem quanto tempo cada projeto requer, o seu trabalho torna-se muito mais difícil.

É aqui que o controle do tempo pode fazer sua mágica.

Graças ao software de gerenciamento de tempo, os gerentes podem obter todos os dados necessários e manter o controle de suas responsabilidades.

Os dados de controle de tempo oferecem diferentes benefícios para diferentes tipos de gerentes:

• Gerentes de projeto – O controle do tempo facilita a papelada e a supervisão
• Gerentes corporativos — O controle do tempo os ajuda a supervisionar os custos, prazos e funcionários do projeto
• Gerentes de contas — O controle do tempo os ajuda a melhorar o relacionamento da empresa com seus clientes

Vamos explorar um pouco mais as vantagens do controle de tempo para cada grupo.

Como os gerentes de projeto podem se beneficiar do controle do tempo?

Quando todos os membros da equipe controlam seu tempo durante o horário de trabalho, o gerente de projeto pode usar esses dados para lidar facilmente com documentos vitais e supervisionar os membros da equipe e seu trabalho.

Os registros de controle de tempo facilitam o processamento de toda a documentação, principalmente da folha de pagamento de todos.

Você pode calcular facilmente a quantia que deve pagar a cada membro da equipe, com base no total de horas trabalhadas e nos valores por hora.

Ao monitorar o tempo da equipe, você pode ter certeza de não pagar a menos ou a mais aos membros da equipe pelo tempo que passaram trabalhando em um projeto.

Se sua equipe monitorar seu tempo, você poderá acessar os resultados de tempo e relatórios de atividades de todos sempre que desejar.

Dessa forma, você saberá como cada membro da equipe passa seu tempo no trabalho.

A análise dos dados de controle de tempo de sua equipe permitirá que você identifique quaisquer perdas de tempo e encontre a melhor maneira de lidar com elas.

Como os gerentes corporativos podem se beneficiar do controle do tempo?

Quando todos os funcionários controlam seu tempo, o gerente corporativo tem uma visão do funcionamento da empresa.

O controle do tempo pode ajudá-los a responder algumas das seguintes perguntas:

• O custo do cliente é adequado ao esforço e recursos necessários para concluir o projeto?
• Os projetos são sempre concluídos dentro dos prazos?
• Os recursos da empresa estão divididos como deveriam?
• Quanto tempo os funcionários levam para concluir determinados tipos de projetos?
• Todos os funcionários estão trabalhando?
• Eles estão todos trabalhando em suas tarefas?

Os resultados do controle de tempo permitem que você tenha uma ideia sobre o progresso atual do projeto e os custos e prazos do projeto.

Graças a eles, os gestores corporativos podem criar melhores planos e estimativas para projetos futuros.

Como os gerentes de contas podem se beneficiar do controle de tempo?

Os gestores de contas representam um elo vital entre uma empresa e os seus clientes e é sua função manter um bom relacionamento entre os dois.

Graças aos dados de controle de tempo, seu trabalho é muito mais fácil do que costumava ser.

Quando todos os membros da equipe controlam seu tempo, você pode usar esses dados para::

• Mostrar aos seus clientes relatórios precisos e detalhados sobre o progresso que eles fizeram
• Responder a todas as perguntas sobre despesas
• Fornecer aos seus clientes atualizações regulares sobre o status de seus projetos

Afinal, construir um relacionamento confiável com seus clientes deve ser sua prioridade no longo prazo.

Benefícios do gerenciamento de tempo para freelancers

Se você é freelancer, é responsável por como gasta seu tempo. Isso torna a organização de sua agenda ainda mais importante.

O controle do tempo pode ajudar os freelancers a:

• Faturar seus clientes com precisão
• Avaliar melhor os custos do projeto
• Melhorar sua produtividade
• Entender suas limitações de trabalho

O gerenciamento de tempo ajuda os freelancers a cobrar dos clientes com precisão

Na maioria das vezes, os freelancers precisam se comunicar remotamente com seus clientes.

Por isso, é importante que você documente o andamento do seu trabalho e o tempo gasto em todos os projetos.

Se estiver usando um software de controle de tempo para documentar seu trabalho, você poderá gerar relatórios precisos para seus clientes e determinar suas taxas (total de horas trabalhadas x remuneração por hora).

Além disso, monitorar o tempo ajuda você a evitar receber menos do que merece por seu tempo e esforços.

Por fim, minimiza as chances de cobrar muito e ajuda a manter um relacionamento de confiança com seus clientes.

O controle do tempo ajuda os freelancers a avaliar melhor os custos do projeto

Avaliar e calcular os custos do projeto é muito mais fácil para freelancers quando eles podem contar com um aplicativo de controle de tempo.

Como?

Bem, o rastreamento do tempo pode ajudá-lo a determinar quanto tempo você gastou em cada tarefa de cada projeto.

Como isso funciona na prática?

Exemplo #1: Alguns freelancers podem perceber que gastam muito pouco tempo em segmentos lucrativos de um projeto e muito tempo em atividades não lucrativas.

• O Marco leva 1 hora para responder e-mails durante os horários de pico do dia
• Solução: Ao usar um aplicativo de controle de tempo, ele consegue minimizar o tempo que gasta respondendo e-mails e alocá-lo para uma atividade mais lucrativa

Exemplo #2: Alguns freelancers podem achar suas remunerações muito baixas para o tempo e esforço que investem na conclusão de determinados projetos.

• Fernanda está cobrando pouco de seus clientes por seu trabalho de design
• Solução: Ao contar com um software de controle de tempo para descobrir quanto deveria cobrar de seus clientes, ela faz as alterações necessárias nos valores de cobrança e cria estimativas melhores para seus futuros projetos de design

O controle de tempo melhora a produtividade dos freelancers

Os freelancers geralmente trabalham em casa e têm mais dificuldade em manter o foco pois são mais vulneráveis a distrações e procrastinação.

Mas, se você monitorar seu tempo durante o horário de trabalho, entenderá melhor se utiliza seu tempo de forma produtiva ou não.

Por exemplo, se quiser avaliar sua produtividade geral, você pode acompanhar todas as atividades durante o trabalho.

No final do dia, você pode perceber que gastou:

• 65 minutos no YouTube
• 40 minutos navegando pela web
• 80 minutos no Facebook
• 95 minutos no Instagram

São um total de 4 horas e 40 minutos que você passa distraído durante o dia.

Depois de entender como está desperdiçando seu tempo, você se sentirá motivado a ser mais produtivo e mais responsável com seu horário de trabalho.

O controle do tempo ajuda os freelancers a compreender suas limitações de trabalho

Como freelancer, você pode sentir que quanto mais projetos realizar, mais dinheiro você fará. Mas isso não precisa ser o caso.

O que é mais importante para você como freelancer é entender seus limites de trabalho.

Como você pode fazer isso?

Bem, se você começar a monitorar o tempo, entenderá quanto dele normalmente gasta na conclusão de um tipo de projeto. Dessa forma, você perceberá se está assumindo mais trabalho do que pode.

Por exemplo, você decidiu realizar 5 projetos diferentes para concluir em um mês.

Isso pode terminar de duas maneiras:

• Você conclui todos os projetos dentro do prazo, mas não está satisfeito com os resultados finais. Você teve um desempenho inferior em todos eles porque não teve tempo suficiente para se concentrar em cada projeto.
• Você tenta focar em cada projeto individualmente e perde prazos porque um mês não é suficiente para terminar 5 projetos diferentes.

Depois de determinar a quantidade de trabalho que é demais para você concluir dentro de um determinado período de tempo, você poderá criar estimativas melhores para os prazos e a carga de trabalho que deve aceitar.

Até agora, falamos sobre os benefícios do controle de tempo para equipes, pequenas e grandes empresas e freelancers. Mas e os seus clientes?

Vamos ver como os clientes podem se beneficiar com o monitoramento do tempo.

Benefícios do gerenciamento de tempo para clientes

Os clientes precisam saber se podem confiar em você.

Seus clientes confiarão em seus dados de controle de tempo para:

• Obterem estimativas e cotações precisas
• Calcularem o faturamento preciso
• Obterem provas de que o projeto está progredindo

Vamos verificar as vantagens do controle de tempo para os clientes.

O gerenciamento de tempo ajuda a fazer estimativas e cotações precisas

Ao procurar um profissional para assumir seu projeto, o cliente deve levar em consideração o orçamento planejado para o projeto e o momento ideal em que deseja que tudo esteja pronto.

Ao recorrer a uma empresa ou profissional que monitore o tempo durante o horário de trabalho, eles saberão que as estimativas de prazos e orçamentos são as mais precisas possíveis.

Além disso, as chances de um aumento repentino no valor de custo estimado serão mínimas. Eles saberão que a empresa ou profissional tem conhecimento do tempo necessário para finalizar tal projeto, por isso terão mais confiança nas estimativas de prazos.

O gerenciamento de tempo ajuda a fornecer faturamento preciso

As equipes que monitoram o tempo gasto em um projeto podem calcular com precisão o total de horas trabalhadas.

Isso significa que eles também podem cobrar de seus clientes com precisão, pois terão todos os dados necessários para fazê-lo de acordo com seu valor de remuneração por hora.

Os clientes nunca terão que se preocupar em pagar a mais ou a menos às pessoas que contrataram para o trabalho. Eles terão acesso a relatórios que mostram todas as tarefas e despesas concluídas.

O gerenciamento de tempo mostra que o projeto está progredindo

Às vezes, os clientes podem ficar desconfortáveis se não souberem como o projeto está progredindo. Eles provavelmente farão as seguintes perguntas:

• Está tudo indo conforme o planejado?
• O projeto será concluído no prazo?
• Há algum problema que poderia atrasar o prazo?

E, se este projeto fizer parte de um plano de negócios mais amplo, os clientes vão querer saber se podem começar a planejar seus próximos passos ou não.

Como parte de seu planejamento, os clientes podem solicitar aos contratados que lhes enviem relatórios de controle de tempo sobre seu progresso. Os relatórios fornecerão respostas a todas as suas perguntas.

Esses relatórios podem ser diários, semanais ou mensais, dependendo do porte do projeto e do interesse do cliente.

Ao obter informações em um relatórios, os clientes podem aprender:

• Quanto tempo levou para concluir cada segmento do projeto
• Se certos segmentos do projeto estão demorando mais do que o estimado
• Se é alocado tempo suficiente para todos os segmentos importantes do projeto
• Se eles podem esperar despesas imprevistas antes da conclusão do projeto

Depois que os clientes conhecerem todos os fatos relacionados ao andamento do projeto, eles poderão começar a trabalhar:

• Nas próximas etapas do seu plano de negócios
• Alocando o restante do seu orçamento
• Entrando em contato com outras pessoas cujos serviços necessitam

Criar um relacionamento confiável e duradouro com um cliente pode ser muito mais fácil com a transparência proporcionada pelo software de controle de tempo.

Quando os clientes contratam pessoas que monitoram o tempo, eles saberão que encontraram profissionais que valorizam o seu próprio tempo e que, por extensão, valorizarão o tempo do cliente.

Como começar o gerenciamento de tempo?

Se você é completamente novo no controle de tempo, deixe-nos orientá-lo nos princípios básicos.

Gerenciar o seu tempo é muito simples, especialmente quando você encontra o software que pode usar facilmente.

Quais são as etapas cruciais que você precisa seguir para começar?

• 1º passo — O segredo é anotar em que você gasta seu tempo durante a semana. Lembre-se de incluir todas as suas tarefas e atividades.
• 2º passo — Depois de concluir, você pode revisar os dados da semana, analisá-los e fazer os ajustes necessários.

Ao examinar seus registros de tempo semanais, você pode se perguntar:

• Como você gosta da sua programação semanal?
• Existe alguma atividade específica que está tomando muito do seu tempo?
• Existe alguma atividade específica que você gostaria de fazer mais?
• Você passa tempo suficiente trabalhando ou não?
• Há espaço para melhorias?

Fazer essas perguntas o ajudará a perceber se você está gastando muito tempo navegando nas redes sociais ou se poderia passar mais tempo com amigos e familiares.

Outro aspecto importante para inspirar você a começar a monitorar o tempo é encontrar a motivação para fazê-lo.

Encontre sua própria motivação para monitorar o tempo

Você deve lembrar que cada pessoa é diferente e tem um conjunto diferente de prioridades. Portanto, é importante saber por que você decidiu controlar seu tempo.

• Você pode querer reduzir o tempo gasto em atividades não relacionadas ao trabalho porque tem uma semana de trabalho de 80 horas pela frente
• Você pode estar procurando maneiras de aumentar sua produtividade e terminar mais em menos tempo
• Você simplesmente deseja reorganizar suas prioridades e ser a melhor versão de si mesmo no trabalho e na vida

Depois de entender por que deseja monitorar seu tempo e como fazê-lo, vamos ver quais atividades você pode monitorar com um rastreador de tempo.

Quais atividades monitorar com um rastreador de tempo?

Dependendo de suas necessidades pessoais ou profissionais, você pode controlar o tempo para praticamente tudo.

As pessoas geralmente usam software de controle de tempo para:

• Acompanhamento de horas de trabalho
• Rastreamento e cronometragem de tarefas
• Rastreamento e registro de atividades
• Rastreamento de metas
• Acompanhamento de projetos
• Rastreamento de produtividade

Agora você sabe como controlar o tempo, por que fazê-lo e quais atividades monitorar. É hora de aprender que tipos de software você pode usar para tudo isso.

Diferentes tipos de software de controle de tempo e como usá-los

Dependendo de suas preferências e organização de trabalho, diferentes tipos de rastreadores de tempo permitem monitorar o tempo de diferentes maneiras.

Os melhores rastreadores de tempo consolidam esses diversos tipos de software de controle de tempo em uma solução versátil e são adequados para qualquer negócio. Esses incluem:

• Software de planilha de horas
• Software de cronometragem
• Software de registro de tempo
• Software de relógio de ponto
• Rastreador de tempo automático

Vamos ver como cada um deles funciona.

Software de planilha de horas

Com o software de planilha de horas, você pode:

• Inserir as horas em um aplicativo online
• Acompanhar o comparecimento
• Calcular as horas de trabalho de cada membro da equipe
• Calcular o pagamento entre equipes e projetos

Software de cronometragem

Graças ao software de cronometragem adequado, você pode:

• Acompanhar o tempo e preencher planilhas de horas on-line
• Criar relatórios flexíveis e robustos
• Gerenciar todos os seus projetos e tarefas

Software de registro de tempo

Quando você usa um software de registro de tempo, ele permite monitorar o tempo de 4 maneiras:

Com um cronômetro

• Digite no que você está trabalhando
• Inicie o cronômetro com um clique
• Pare o cronômetro quando terminar
• Continue o cronômetro quando começar a trabalhar novamente

Inserindo a hora manualmente

• Digite o que você estava fazendo
• Insira a duração
• Adicione o tempo para a atividade registrada

Usando uma opção de rastreamento automático de tempo

• Ative a gravação automática de aplicativos e sites que você usa
• Analise as atividades que você realiza durante o dia
• Selecione quais atividades você deseja adicionar à planilha de horas

Registrando o tempo em uma planilha de horas

• Selecione sua atividade
• Insira a duração no dia correspondente

Software de relógio de ponto

Se você optar por um software de relógio de ponto, você será capaz de:

• Acompanhar as horas de trabalho em vários projetos
• Calcular horas faturáveis e custos de mão de obra
• Acompanhar a folha de pagamento
• Acompanhar presença, intervalos e folgas.
• Acompanhar todo o andamento de todos os seus projetos e orçamento

Rastreador de tempo automático

O software de rastreamento automático de tempo pode ser instalado como uma extensão e usado para monitorar e rastrear o tempo que você gasta em determinados programas e aplicativos.

Com o rastreamento automático de tempo, você pode:

• Gerar resumos detalhados
• Definir taxas faturáveis
• Comparar entradas de tempo para aumentar a eficiência

Por que gerenciar o tempo com o Clockify?

Destacando-se da multidão, Clockify é o rastreador de tempo mais popular, mais intuitivo e muito fácil de usar do mercado.

Independentemente do tamanho da sua equipe, do seu local de trabalho ou do seu arranjo de trabalho, o Clockify será capaz de satisfazer suas necessidades de controle de tempo (e mais).

Se você gerencia equipes internas e remotas, pode monitorar seus níveis de produtividade com a ajuda do recurso de relatórios visuais do Clockify.

Além disso, freelancers e consultores independentes também podem contar com o Clockify para monitorar e otimizar o tempo gasto em cada projeto e cliente.

Graças à sua disponibilidade em plataformas e dispositivos, Clockify apoia o estilo de vida flexível adotado por muitos freelancers.

Resumindo, usar o Clockify pode e irá ajudá-lo a se manter produtivo, melhorar suas habilidades de gerenciamento de tempo e fazer progresso geral.