Zeit für wiederkehrende Aufgaben (2025 Forschung)

Fühlst du dich von weltlichen, wiederkehrenden Arbeitsaufträgen überwältigt? 

Du bist nicht allein. Die meisten Menschen haben Langeweile beim Umgang mit wiederholten Aktivitäten irgendwann erlebt. 

Tatsächlich haben bis zu 90% der Mitarbeiter berichtet, dass sie sich mit langweiligen, wiederkehrenden Aufgaben belastet fühlen.

Aber wie häufig befassen wir uns tatsächlich mit solch uninspirierenden Aufgaben?

In diesem Artikel behandeln wir die relevantesten Statistiken und Informationen zu:

How much time do we actually spend on recurring tasks study

Wichtige Punkte

Was sind wiederkehrende Aufgaben?

Wiederkehrende Aufgaben (auch als sich wiederholende oder routinemäßige Aufgaben bezeichnet) sind Aktivitäten, die sich entweder vollständig oder in unterschiedlichem Maße auf einer bestimmten Basis wiederholen.

Einige wiederkehrende Aufgaben treten in regelmäßigen Zeitintervallen auf. Daher können sie sich stündlich, täglich, wöchentlich oder monatlich wiederholen. Du kannst beispielsweise deinen Posteingang überprüfen und täglich auf E -Mails antworten und wöchentlich an Besprechungen mit deinem Team oder deiner Abteilung teilnehmen.

Andere wiederkehrende Aufgaben erfordern eher eine Wiederholung von „wenn erforderlich“.

Plane wiederkehrende Aufgaben

Beispielsweise muss deine Personalabteilung den Onboarding-Prozess jedes Mal wiederholen, wenn dein Unternehmen einen neuen Mitarbeiter einstellt. Darüber hinaus muss dein Kundensupport-Team häufig auf dieselben oder ähnliche Fragen und Anfragen von Benutzern antworten.

Einige wiederkehrende Aufgaben können auch an bestimmte Arten von Aktivitäten und Aufgaben gebunden sein. Zur Veranschaulichung erfordert möglicherweise jedes neue Projekt ein ähnliches Datenmanipulationsmuster, einschließlich Dateneingabe, Suche nach Daten und Kombination von Daten aus mehreren Quellen.

Es gibt eine weitere Unterkategorie von sich wiederholenden Aufgaben - doppelte Aufgaben, d. h. Aufgaben, die jemand bereits erledigt hat. Aufgabenduplizierung tritt häufig auf mangelnde Klarheit darüber auf, wer in deinem Team daran arbeiten soll.

Wiederholte Aufgaben werden oft als monotone Aufgaben mit niedrigem Niveau angesehen, die besser organisiert werden könnten, um die Zeit für höherwertige Aufgaben zu befreien.

Lasst uns nun sehen, wie viel Zeit bei solchen Aufgaben tatsächlich verschwendet wird.

So berechnest du die Zeit, die für wiederkehrende Aufgaben aufgewendet wird

Laut der SnapLogic Umfrage 2017 gaben satte 90% der Mitarbeiter an, sich mit sich wiederholenden Aufgaben belastet zu fühlen.

Aber wie viel Zeit widmen wir uns tatsächlich solchen Aufgaben?

Um die Dinge in die richtige Perspektive zu rücken, kannst du den Prozentsatz der Zeit berechnen, die du täglich an wiederkehrende Aufgaben im Vergleich zum Rest des Arbeitstages widmest.

Nachdem du die Zeit für sich wiederholende Aufgaben an einem Tag verfolgt hast, teilst du diese Anzahl der Stunden durch die Gesamtzahl der Stunden, in der du pro Tag arbeitest, täglich auf. Multipliziere es dann mit 100, und du erhältst den Prozentsatz deines Arbeitstages für wiederkehrende Aufgaben.

So sieht die Formel aus:

Zeit für sich wiederholende Aufgaben an einem Tag (Stunden) / Gesamtzeit an einem Tag (Stunden) x 100 = Teil der Zeit, die für wiederkehrende Aufgaben aufgewendet wird (%)

Zur Veranschaulichung, wenn du 2 Stunden lang an einem 8-Stunden-Arbeitstag an wiederkehrenden Aufgaben arbeiten, wäre dies dein Ergebnis:

2 Stunden / 8 Stunden x 100 = 25%

In diesem Fall hast du 25% deines Arbeitstages für sich wiederholende Aufgaben ausgegeben.

Wie viel Zeit gibt ein durchschnittlicher Mitarbeiter für wiederkehrende Aufgaben aus?

Lass uns nun sehen, was Forschung sagt - wie viel Zeit verschwendet ein durchschnittlicher Mitarbeiter allein bei wiederkehrenden Aufgaben?

Laut Asany-Anatomy of Work Index (2023) geben die Menschen etwa 62% ihres Arbeitstages für weltliche, wiederkehrende Aufgaben aus.

Diese sich wiederholenden Aktivitäten, die die Produktivität stören, beinhalten typischerweise:

Darüber hinaus schätzte der Digital Maturity Report von Docusign (2024) dass jedes Jahr weltweit bei der Arbeit von 55 Milliarden Stunden bei der Arbeit verschwendet wird. Interessanterweise haben 21% der befragten Personen die aufgeführte Verschwendungszeit für niedrige, bedeutungslose Arbeit als Hauptgrund, warum sie von ihrer Rolle zurücktreten würden.

Die früheren Forschungen von Asana aus dem Jahr 2019 zeigten, dass die Leute der Meinung sind, dass die Zeit, die sie für diese sich wiederholenden Aufgaben ausgeben, fast doppelt so kurz ist und nur 35% ihrer Zeit einen Anteil nehmen.

Dies sind nur globale Durchschnittswerte. Die Ergebnisse zeigen ferner, dass die Zeit, in denen die Menschen in den Ländern für sich wiederholende, minderwertige Aufgaben ausgeben, von 41% in Australien und Neuseeland bis 28% in Japan reichen.

Im Durchschnitt verbringen Menschen weltweit 4 Stunden und 38 Minuten pro Woche mit doppelten Aufgaben, was etwa 10 % ihrer Arbeitszeit ausmacht. Dies summiert sich auf 219 Stunden, die pro Jahr für Aufgaben verloren gehen, die bereits jemand anderer erledigt hat.

Derselbe Asana-Bericht aus dem Jahr 2019 enthüllte, dass diese Zahlen von 5 Stunden und 9 Minuten pro Woche in Deutschland bis zu 2 Stunden und 56 Minuten pro Woche in Japan reichen.

Darüber hinaus zeigte die Asana-Studie, dass Mitarbeiter nur 27 % ihrer Zeit mit Aufgaben verbringen, für die sie ausgebildet und eingestellt wurden.

Als Nächstes sehen wir uns an, wie sich diese verlorene Zeit in finanzielle Verluste umsetzt.

So berechnest du den finanziellen Verlust durch wiederkehrende Aufgaben

Um diesen Zeitverlust zu beziffern, können wir den finanziellen Verlust durch wiederkehrende Aufgaben für das gesamte Jahr berechnen.

Du kannst diesen finanziellen Verlust für dein Unternehmen anhand der folgenden Informationen berechnen:

Sobald du die Zahlen hast, multipliziere sie einfach. Die Formel lautet wie folgt:

Wiederkehrende Aufgaben pro Woche (Stunden) x Lohn (Geldwert) x Wochen pro Jahr (Anzahl) x Mitarbeiter (Anzahl) = jährlicher Verlust durch wiederkehrende Aufgaben

Für unser Beispiel betrachten wir einen US-amerikanischen Mitarbeiter mit einem Mindestlohn in Kalifornien, der im Jahr 2024 bei 16 US-Dollar pro Stunde lag.

Angenommen, pro Mitarbeiter werden mindestens 4 Stunden pro Woche mit wiederkehrenden Aufgaben verbracht. Dann berechnen wir den wöchentlichen Verlust pro Mitarbeiter:

4 Stunden x 16 US-Dollar = 64 US-Dollar wöchentlicher Verlust pro Mitarbeiter

Berechnen wir nun den finanziellen Verlust für das gesamte Jahr:

50 Arbeitswochen pro Jahr x 64 US-Dollar pro Woche = 3.200 US-Dollar Verlust pro Jahr

Daher würde unser hypothetisches Unternehmen jährlich mindestens 3.200 US-Dollar pro Mitarbeiter verlieren. Dieser Betrag mag auf den ersten Blick nicht so hoch erscheinen. Wenn dieses Unternehmen jedoch 500 Menschen beschäftigt, die einen Mindestlohn verdienen, summiert sich die Zahl der Verluste schnell auf $1.6 Millionen Dollar pro Jahr.

Wie viel Geld verlieren Unternehmen durch gedoppelte Aufgaben?

Laut den Daten des Bureau of Labour Statistics 2021 hat die US -Wirtschaft seit 2005 aufgrund unproduktiver Arbeitskräfte 10,9 Billionen US -Dollar verloren.

Lass uns nun sehen, wie sich diese Zahlen in anderen Ländern für Unternehmen mit 500 Mitarbeitern stapeln. Wir berücksichtigen den minimalen Stundenlohn pro Land und die erwartete Anzahl von Arbeitswochen. Für die durchschnittliche Zeit, die für doppelte Aufgaben in den Ländern aufgewendet wird, werden wir uns auf die oben genannte Asana-Studie von 2019 verlassen.

Land Erwartete Anzahl der Arbeitswochen pro Jahr Mindeststundenlohn
Deutschland 47 $15.16
Australien 48 $18.12
Neuseeland 48 $16.42
UK 46.4 $15.67
US 50 $7.25
Japan 50 $8.67

Wie unsere Berechnungen zeigen, verliert ein australisches Unternehmen mit 500 Mitarbeitern allein bei doppelten Aufgaben fast 2,2 Millionen US -Dollar, während ein ebenso besetztes deutsches Unternehmen etwas mehr als 1,8 Millionen US -Dollar verliert.

Selbst am unteren Ende der Skala beträgt dieser Verlust in Japan immer noch 554.880 US -Dollar pro Jahr.

Und das ist nur für die Mitarbeiter, die den Mindestlohn arbeiten.

Die Zahlen sollen für andere Vergütungspläne und andere Arten von sich wiederholenden Aufgaben viel höher bleiben.

Wie viel Zeit (und Geld) verlierst du durch sich wiederholende E-Mails und unnötige Besprechungen?

Wusstest du, dass erstaunliche 93% der Personen jeden Tag E-Mails verwenden?

Für viele Fachkräfte sind E-Mails und Besprechungen die häufigsten Arten von Routineaufgaben.

Daten aus dem Bericht über die Kommunikation von Grammarly 2024 deuten darauf hin, dass Menschen während einer Arbeitswoche 88% ihrer Zeit damit verbringen.

Im Jahr 2023 analysierte Grammarly die Arbeitskommunikation ausführlicher und kam zu dem Schluss, dass Arbeitnehmer 15,95 Stunden pro Woche für schriftliche Kommunikation verbringen.

Die Aufschlüsselung dieser Stunden entsprechend der Art der schriftlichen Kommunikation sieht so aus:

Time spent on written communication per week

Im Gegensatz dazu widmen die Mitarbeiter nach demselben Bericht 11,43 Stunden pro Woche der verbalen Kommunikation, insbesondere:

Schließlich beinhalten 1,4 Stunden pro Woche andere, nicht spezifizierte Kommunikationsarten.

Dies macht insgesamt 28.78 Stunden für die Arbeitskommunikation pro Woche aus.

Natürlich wird ein Teil dieser Zeit gut für produktive Besprechungen und die notwendige Textkommunikation aufgewendet. Inc. berichtete jedoch, dass ineffektive Kommunikation Arbeitgeber über 18% der jährlichen Gesamtgehälter kostet. Daher verliert ein Unternehmen mit einem durchschnittlichen Gehalt von 66.976 USD aufgrund schlechter Kommunikation 12.506 USD pro Mitarbeiter.

🎓 Die Produktivität mit E-Mail-Management maximieren: Best Practices

Wie viel Zeit (und Geld) verlierst du bei der Suche nach Informationen?

Die Arbeitnehmer verbringen viel Zeit damit, einfach Informationen zu suchen, die sie benötigen, um produktive Arbeiten fortzusetzen. Diese wiederkehrende Aufgabe wird oft wesentlich verlängert, wenn die von ihnen benötigten Daten:

Der endgültige Leitfaden von Nintex zu den meisten gebrochenen Prozessen in Amerika befragte 1.000 Vollzeitbeschäftigte in verschiedenen Branchen über ihre Erfahrungen mit dem Umgang mit Daten.

Nach diesem Leitfaden haben Mitarbeiter Probleme mit:

  1. Dokumente lokalisieren - 49%,
  2. Genehmigungsanfragen und gemeinsame Dokumente erhalten - 43% und
  3. Ziehen und Finden von Daten zum Umsatz - 41%.

Ein McKinsey-Bericht aus dem Jahr 2012 zeigte, dass Mitarbeiter 1,8 Stunden pro Tag für die Suche und Sammlung von Informationen verbringen. Diese Zeit entspricht 9 Stunden pro Woche oder 450 Stunden pro Jahr. Für ein Unternehmen, das 500 Mitarbeiter mit einem durchschnittlichen Gehalt von 75.000 US-Dollar beschäftigt, sind fast 16,9 Milliarden US -Dollar pro Jahr verloren, nur um Informationen zu suchen und zu sammeln.

In einer QuickBase-Umfrage (2023) wurde beispielsweise festgestellt, dass fast 70% der US-Mitarbeiter mindestens 20 Stunden pro Woche nach arbeitsbedingten Informationen suchen.

In diesem Bericht werden veraltete Arbeitsprozesse und -systeme angegeben, z. B. die Verwendung von Tabellenkalkulationen zum Nachverfolgen von Daten, da der Hauptgrund so viel Zeit auf der Datenjagd verschwendet wird.

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Weitere Gründe für Geldverluste durch sich wiederholende Arbeit

Die Korrelation zwischen Routineaufgaben und Geldverlust geht über die saubere Zeit hinaus, die du verlierst, wenn du die gleichen Aufgaben immer wieder erledigst. Wiederholung lässt Unternehmen auch indirekt Geld verlieren, da dies bei alltäglichen Workflows zu Problemen führt.

#1: Repetitive Arbeit unterdrückt Kreativität, Produktivität und Motivation

Routineaufgaben lassen die Mitarbeiter oft gelangweilt, eingeschränkt und frustriert fühlen. Sie unterdrücken auch ihren kreativen Antrieb und tragen zu Burnout bei. Solche Probleme können es den Mitarbeitern erschweren, aus ihrer Arbeit einen sinnvollen Wert zu finden und zu schaffen.

Laut Julio Sevilla, einem Marketingprofessor an der Universität von Georgia, müssen Aufgaben nicht unbedingt besonders wiederholt und langweilig sein, um diesen Effekt zu haben. Der bloße Gedanke, in Zukunft eine Aufgabe erledigen zu müssen, reicht aus, damit du dich mit der Aufgabe in der Gegenwart satt fühlst. Das dürfte unsere Produktivität und Motivation gleich zu Beginn in den Keller stürzen.

#2: Repetitive Arbeit erhöht die Wahrscheinlichkeit des menschlichen Fehlers

Untersuchungen haben gezeigt, dass die Arbeit an einer Aufgabe über einen langen Zeitraum bei den meisten Menschen eine mentale Erschöpfung verursacht. Folglich kann ihre Arbeitsleistung leiden.

Laut Shahar Hods Artikel über kognitive Müdigkeit (2022) ist dieser Leistungsrückgang noch häufiger, wenn Aufgaben wiederholt werden.

Darüber hinaus hat eine Forschungsarbeit von Musavi et al. (2024) die Ursachen des menschlichen Fehlers in der Lebensmittelindustrie untersucht, insbesondere die Zuckerproduktion. Die Studie ergab, dass die Wiederholung der Aufgaben die Fehlerrate erhöht, da die mehrmalige Wiederholung derselben Aktivität zu einer niedrigeren Konzentration führt. 

Die Studie kam zu dem Schluss, dass diese Fehler zum Folgenden führen:

Durch die Verringerung der Zeit, die für sich wiederholende Aufgaben aufgewendet wird, kann dies möglicherweise die Menge an Fehlern am Arbeitsplatz verringern.

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#3: Repetitive Arbeit erhöht die Lösung und Unzufriedenheit der Mitarbeiter und Unzufriedenheit

In einem Forbes Artikel aus dem Jahr 2024 wurde untersucht, warum sich Mitarbeiter von ihren Arbeitsplätzen lösen. Diese Arbeiter fühlen sich in ihren Rollen nicht inspiriert und unmotiviert. Da sie nicht der Meinung sind, dass es eine Option ist, die Rolle zu verlassen, lösen sie sich emotional und geistig von ihrem Job.

Forbes identifizierte sich wiederholende Aufgaben als einen der Schlüsselfaktoren, die zum Lösen von Mitarbeitern führen. Der Artikel kam zu dem Schluss, dass einige Mitarbeiter sich festgefahren fühlen, wenn sie an diesen wiederkehrenden Aufgaben arbeiten, wenn sie sich auf sinnvollere Arbeiten konzentrieren möchten.

Die Gallup-Studie (2020) analysierte die Auswirkungen des Engagements der Mitarbeiter auf die Arbeitsleistung. Ihre Analyse kam zu dem Schluss, dass nicht engagierte Mitarbeiter:

Diese Daten weisen darauf hin, dass mangelndes Engagement von Mitarbeitern erhebliche negative Auswirkungen auf die Arbeitsleistung insgesamt hat.

Da sich wiederholende Aufgaben die Lösung von Mitarbeitern verursachen können, können wir zu dem Schluss kommen, dass Mitarbeiter, die sich von diesen Aufgaben überwältigt fühlen, sich wahrscheinlich entspannen. Der Arbeiter fühlt sich in seiner Rolle unerfüllt, was häufig zu einer schlechten Leistung führt. 

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Wie man mit sich wiederholte Aufgaben umgeht

Das Problem mit sich wiederholenden Aufgaben beruht hauptsächlich auf der Desorganisation und der Langeweile, die mit den gleichen Aufgaben immer wieder einhergeht. Und dort solltest du anfangen, wenn du das Problem angehst.

#1: Klarheit maximieren

Eine der größten Ursachen für wiederholte Aufgaben ist die Frage nach dem Besitz von Aufgaben und der Fristen.

Wenn deine Teammitglieder nicht sicher sind, an welchen Aufgaben jeder arbeiten soll, können mehrere die gleichen Aufgaben übernehmen, wodurch doppelte Anstrengungen zu einigen Aufgaben erzeugt werden, während sie andere Aufgaben vernachlässigen.

Manager und Teamleiter sollten also immer klarstellen, wer woran arbeiten soll, wie und wann die Aufgaben erledigt werden sollten.

Dieser einfache Auftakt für jedes Projekt und jede Aufgaben wird deinem Team helfen, seine Pflichten und Verpflichtungen und den Zeitrahmen zu verstehen, in dem sie sie ausführen müssen. Dies wiederum wird stark zur besseren Aufgabenorganisation und Ressourcenmaximierung beitragen.

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#2: Maximiere die Zusammenarbeit und Kommunikation

Natürlich kann der Manager den Teammitgliedern Aufgaben nicht zuweisen. Die Unfähigkeit des Teams, ordnungsgemäß zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten, führt jedoch letztendlich zu doppelten Aufgaben.

Schließlich erkennen die Teammitglieder, die effektiv kommunizieren, eher, wenn sie an derselben Aufgabe arbeiten.

Der Schlüssel zur Maximierung der Zusammenarbeit liegt in der:

#3: Gehe nicht davon aus, dass sich die Aufgaben wiederholen werden

Shankar Vedantam, NPR-Korrespodent für Sozialwissenschaften, analysierte ein Experiment von Professor Sevilla. Darin wurde der Glaube untersucht, eine gegenwärtige Aufgabe in Zukunft wiederholen zu müssen, dazu führt, dass man schneller eine Sättigung damit erreicht. 

Wenn man sich vorstellt, dass die wahrgenommenen Wiederholungsaufgaben in Zukunft nicht wiederholt werden (auch wenn dies nicht wahr ist), reicht es aus, dass du dich weniger über die genannten Aufgaben in der Gegenwart sattiert fühlst.

Nehmen wir beispielsweise an, du musst jeden Tag auf dieselbe Art von Arbeits-E-Mails antworten. Wenn du dir vorstellen kannst, dass die E -Mails des nächsten Tages völlig anders sein werden, kann es ausreichen, auf die vorliegenden E-Mails weniger weltlich zu reagieren.

Du kannst diese Logik auch auf das Volumen der E -Mails anwenden. Wenn du heute einen Berg mit Follow-up-E-Mails schreibst, solltest du nicht darüber nachdenken, wie du morgen die gleiche Menge an Folge-E-Mails schreiben musst. Nimm es einfach einen Tag nach dem anderen.

Beseitige, was du kannst

#4: Beseitige, was du kannst

Wir haben bereits darüber gesprochen, wie E -Mails, Besprechungen und Datenmanipulationen manchmal wiederkehrende Aufgaben sind, die einfach unnötig sind.

Die folgenden nützlichen Tipps von Forbes können dir helfen, die E-Mail-Überwältigung zu stoppen:

Wenn es um Besprechungen geht, kann das Managementteam bewerten, ob alle regelmäßigen Treffen erforderlich sind und ob alle regulären Teilnehmer wirklich wichtig sind.

Infolge dieser Bewertung wirst du möglicherweise feststellen, dass deine Junior-Designer nur einen wenig aussagekräftigen Beitrag zu den täglichen Treffen des Entwicklungsteams leisten können und anderweitig engagiert werden sollten.

Oder vielleicht wirst du feststellen, dass dein Vertriebsteam keine regelmäßigen täglichen Besprechungen benötigt und stattdessen mit einer wöchentlichen Vereinbarung besser funktionieren könnte.

Wenn es darum geht, dass Menschen während der Suche nach Informationen Zeit verlieren, ist die Antwort einfach. Beschränke einfach die Anzahl der Dokument-Repositorys auf nur 1 oder 2, um Fehler zu vermeiden oder wichtige Dokumente an mehreren Stellen verstreut zu haben.

#5: Verwende Verknüpfungen in deiner Arbeit

Wenn wiederholte Arbeiten nicht vermieden werden können, besteht der beste Ansatz darin, Tastaturverknüpfungen so weit wie möglich zu verwenden.

Tastaturverknüpfungen eignen sich hervorragend zur Reduzierung der sich wiederholenden Dehnungsverletzungen die durch kontinuierliches Klicken von Maus entstehen.

Abgesehen davon sind verschiedene Zeit-Blocking- und Aufgabenlistenvorlagen großartige Lösungen, um deine Arbeit schneller und einfacher zu organisieren.

Du kannst auch dein obligatorisches E-Mail-Verkehr rationalisieren, indem du dich auf vorgefertigte E-Mail-Eingabeaufforderungen verlässt. Einige Berufe wie Kundensupport-Spezialisten können davon profitieren, eigene E-Mail-Vorlagen und Repositorys für Problemlösungen zu erstellen, wenn man bedenkt, dass viele Benutzeranfragen wahrscheinlich wiederholt werden.

#6: Arbeitsaufgaben automatisieren

Laut McKinsey-Forschung (2024) übertreffen Unternehmen mit automatisierten Workflows Unternehmen, die nicht viel in die Automatisierung investiert haben. Zum Beispiel schneiden digitalisierte Unternehmen im Versicherungssektor 6,1 -mal besser ab als ihre Kollegen, die sich nicht auf digitale und KI-Tools verlassen.

Laut einer Salesforce-Studie verbinden Mitarbeiter die Automatisierung zudem mit verschiedenen Vorteilen, darunter:

Um sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren, musst du zunächst feststellen, welche Aufgaben automatisiert werden können. Laut Asana sind die folgenden Aufgaben beispielsweise gute Kandidaten für die Automatisierung:

Finde dann heraus, welches Automatisierungssystem für jede wiederkehrende Aufgabe geeignet ist. Um sich wiederholende, regelbasierte Aufgaben zu automatisieren, kannst du dich auf die Roboterprozessautomatisierung (RPA) verlassen. Diese Technologie verwendet Software-Roboter, um Aktionen mit vordefinierten Regeln und Logik auszuführen, z. B. das Extrahieren, Kopieren und Einfügen von Daten und das Überprüfen von Informationen.

Für komplexere Aufgaben, die nicht streng regelbasiert sind, kannst du die kognitive Automatisierung nutzen. Diese Art der Automatisierung basiert auf künstlicher Intelligenz, um das menschliche Verhalten nachzuahmen.

Der Hauptunterschied zwischen kognitiver Automatisierung und RPA -Systemen besteht darin, dass das erste aus Mustern lernt und sich an verschiedene Situationen anpassen kann. Auf der anderen Seite folgt ein RPA-System spezifischen Anweisungen, die zuvor festgelegt wurden.

Ein Beispiel für die kognitive Automatisierung ist die Verwendung von KI-gestützten virtuellen Assistenten, um Kundenunterstützung zu erhalten. Diese virtuellen Assistenten können menschliche Reaktionen produzieren und personalisierte Lösungen anbieten.

Interessanterweise ergab ein McKinsey 2023-Bericht, dass 30% der Arbeitsstunden bis 2030 möglicherweise automatisiert werden. Daher können wir eine Verschiebung davon erwarten, wie viel Zeit die Mitarbeiter für sich wiederholende, niedrige Wertaufgaben ausgeben.

Automatisiere die wiederholenden und langweiligen Aufgaben mit Clockify

Clockify ist ein kostenloser Zeittracker für Teams mit Funktionen, mit denen du wiederholende Aufgaben verfolgen, identifizieren und automatisieren kannst und dabei Zeit und Geld sparen kannst.

Schritt #1: Überprüfe wiederholte Aufgaben

Wenn es darum geht, wiederkehrende Aufgaben mit Clockify zu verfolgen, können deine Mitarbeiter dies tun:

Wenn du die Ergebnisse am Ende des Tages, der Woche, des Monats oder eines anderen Zeitraums analysieren möchtest, gehe einfach zum Abschnitt Berichte der App.

Dort kannst du genau feststellen, wie viel Zeit für unnötige Routinearbeit aufgewendet wird. Dies ermöglicht es dir, diese Zeit in Zukunft für wertvollere Aufgaben einzusetzen.

Schritt #2: Beseitige die doppelte Arbeit aus deinem Workflow

Du kannst auch doppelte Arbeiten in deinem Team über ein klares Aufgabenzuweisungssystem beseitigen. 

Du kannst Clockify verwenden, um einem gesamten Team oder bestimmten Teammitgliedern Aufgaben zuzuweisen und Zeitschätzungen für diese festzulegen. Die Mitarbeiter können dann ihre Zeit für die Arbeit an diesen Aufgaben verfolgen.

Aufgaben in Clockify

Das Team wird auch im Dashboard der App sehen, wer derzeit woran arbeitet.

Dashboard in Clockify

Dies beseitigt Verwirrung darüber, wer bestimmte Aufgaben erledigt und es den Teammitgliedern ermöglicht, effektiv an den ihnen zugewiesenen Aufgaben zu arbeiten.

Schritt #3: Rationalisiere Genehmigungen

Sobald das Team ein Projekt für einen bestimmten Zeitraum abgeschlossen hat, entfällt das Warten auf Genehmigungen für die erfassten Aufgaben. Die Teammitglieder können ihre ausgefüllten Arbeitszeittabellen für die Genehmigung in Clockify einreichen — und der Administrator kann sie sofort mit einem Klick genehmigen.

Timesheet approval in Clockify
Zeitarbeitsgenehmigung in Clockify

Um sicherzustellen, dass du so bald wie möglich Zeitarbeitsgenehmigungsanfragen siehst, kannst du Benachrichtigungen aktivieren. Auf diese Weise erhältst du eine jedes Mal, wenn eine Arbeitszeittabelle eingereicht, zurückgezogen, genehmigt oder abgelehnt wird.

Schritt #4: Beschleunige die Arbeit durch Vorlagen

Wenn du wiederholt an ähnlichen Projekten arbeitest, kannst du Projektvorlagen in Clockify erstellen. Auf diese Weise musst du nicht jedes Mal ähnliche Projekte von Grund auf neu erstellen.

Projektvorlage in Clockify

Gleiches gilt für Arbeitszeittabellen - diejenigen, die häufig an denselben Projekten und Aufgaben arbeiten, können mit den genannten Projekten und Aufgaben eine Arbeitszeittabelle erstellen. So verkürzen sie die Zeit, die sie damit verbracht haben, Arbeitszeittabellen auszufüllen und gleichzeitig ihre Zeit genau zu verfolgen.

Timesheet template in Clockify
Arbeitszeittabelle in Clockify

Die manuelle Eingabe wiederkehrender Daten dauert zu viel Zeit und erhöht die Fehlerchancen. Wenn du Vorlagen verwendest, musst du nur einmal alle Details eingeben, was erheblich weniger Zeit und Mühe benötigt. 

Schritt #5: Automatisiere die Zeitverfolgung

Schließlich ermöglicht dir die automatisierte Zeiterfassung von Clockify zu sehen, wie viel Zeit du auf verschiedene Apps und Webseiten aufwendest.

Auto -Tracker in Clockify

Die App erstellt eine Zeitstempelliste aller Apps, die du verwendest während der Auto -Tracker eingeschaltet ist. 

Liste der mit Clockifys Auto-Tracker erfassten Apps

Später kannst du die Zeit in einer visuellen Produktivitätszeitleiste analysieren, die zeigt, welche Apps und Websites die meiste Zeit in Anspruch nehmen.

Diese Informationen bleiben privat, bis du diese verfolgten Daten in Zeiteinträge umwandelst.

Mit Clockify loslegen