Arbeitszeittabelle - mehr als 35 Fragen und Antworten

Grundlegende Fragen

01. Was ist eine Arbeitszeittabelle?

Eine Arbeitszeittabelle ist die Aufzeichnung der Zeit, die ein Mitarbeiter während eines bestimmten Zeitraums - wie Tag, Woche oder Monat - arbeitend verbracht hat. Sie ist auch eine Aufzeichnung der Zeit, die ein Mitarbeiter bei der Arbeit an einem bestimmten Projekt oder für einen bestimmten Kunden verbracht hat.

Arbeitszeittabellen werden normalerweise von Arbeitnehmern ausgefüllt, obwohl dies von der Unternehmensrichtlinie abhängt - in manchen Fällen füllen Manager, Abteilungsleiter oder Arbeitgeber Arbeitszeittabellen von Arbeitnehmern aus.

02. Wer hat Arbeitszeittabellen erfunden?

Christiaan Huygens erfand 1656 die erste Uhr (Pendeluhr) - aber der erste Name in der Geschichte, die mit dem modernen Konzept von Arbeitszeittabellen in Verbindung gebracht wird, ist Willard Bundy. Er erfand und patentierte die erste automatische mechanische Stempeluhr in den 1880er Jahren.

Heute verwenden zahlreiche Unternehmen das Zeitkarten-System, das Bundy einführte - das gesamte Zeituhrsystem, das wir heute verwenden, wird eigentlich Bundy-Uhr genannt.

Das Interessante daran ist, dass viele Geschäftsleute, die heute normalerweise nach einem Stundensatz berechnen (wie Ingenieurs, Anwälte und Architekte), dieses Berechnungskonzept ignorierten und lieber nach Auftrag berechneten.

03. Wie kannst du eine Arbeitszeittabelle ausfüllen und wie funktioniert sie?

In Arbeitszeittabelle-Formularen müssen Arbeitnehmer normalerweise die für Arbeit aufgewendete Zeit eingeben, mit dem Schwerpunkt auf der Zeit, die sie für bestimmte Kunden und an bestimmten Projekten aufgewendet haben.

Ein Abteilungsleiter kann sowohl die Zeiten des Arbeitsbeginns und des Arbeitendes von Mitarbeitern als auch die Pausenzeiten ableiten, obwohl dies nicht der genaue Zweck einer Arbeitszeittabelle ist.

Diese Information wird pro Tag eingegeben, und die Tagessumme wird später hinzugefügt, um die wöchentlichen und monatlichen Summen für Projekte zu erhalten.

Das ist es im Wesentlichen, aber die genauen Daten, die in einer Arbeitszeittabelle erforderlich sind, werden nach der Art der Arbeitszeittabelle bestimmt, die du ausfüllen sollst.

04. Welche Arten von Arbeitszeittabellen sind da?

Wir unterscheiden Arbeitszeittabellen gewöhnlich nach Zeitraum, den sie umfassen und nach Informationen, die sie erfordern:

• Monatliche Arbeitszeittabellen
• Halbmonatliche Arbeitszeittabellen
• Wöchentliche Arbeitszeittabellen
• Zweiwöchentliche Arbeitszeittabelle
• Tägliche Stundentabellen für Mitarbeiter
• Tägliche Arbeitszeittabellen für Abteilungsleiter
• Projekt-Arbeitszeittabellen

Arbeitszeittabellen-Vorlagen herunterladen

05. Warum muss ich eine Arbeitszeittabelle ausfüllen?

Es gibt mehrere Gründe, warum Arbeitszeittabellen für ein Geschäft so wichtig sind:

• Sie helfen dir, präziser abzurechnen
• Sie helfen dir, Projektkosten zu verfolgen
• Sie helfen dir, Mitarbeiterleistung zu messen
• Sie geben dir einen Einblick in deine Effizienz bei der Arbeit
• Sie helfen dir, Geld zu sparen - durch Vergleichen des geschätzten Budgets mit der Realität deines laufenden Projekts

Und, vielleicht das Wichtigste ist, dass sie dir helfen, für deine Arbeit richtig bezahlt zu werden - Arbeitszeittabellen, die präzise und rechtzeitig ausgefüllt werden, sind oft für die Gehaltsabrechnung erforderlich.

06. Ist eine Arbeitszeittabelle eine Stechkarte?

Arbeitszeittabellen und Stechkarten werden oft als Synonyme verwendet - im Grunde stellen beide Wörter eine Aufzeichnung der geleisteten Arbeitsstunden dar.

Trotzdem zeichnet eine Arbeitszeittabelle mehr Informationen als eine Stechkarte auf:

1. Eine Stechkarte ist eine Karte mit dem Zeitstempel, die nur zur Aufzeichnung der Beginn- und Endzeiten bei der Arbeit diente - es ist im Prinzip ein System zum Einstempeln und Ausstempeln. Mitarbeiter verwendeten Stechkarten, um sich an- und abzumelden, aber heute verwenden sie automatisierte Rechner, oder Software zur Zeiterfassung.
2. Arbeitszeittabellen ermöglichen, verschiedene Aufgaben und Projekte aufzuzeichnen, an denen zum Zwecke der Projektbuchhaltung, Kundenabrechnung und Lohnabrechnung während eines festen Zeitraums gearbeitet wird. Obwohl das nicht ihr Hauptzweck ist, nimmt eine Arbeitszeittabelle auch auf, wann Mitarbeiter zur Arbeit kommen und Feierabend machen.

07. Was ist eine Arbeitszeittabellen-App?

Eine Arbeitszeittabellen-App ist eine digitale Lösung, um Zeiten in Arbeitszeittabellen hinzufügen - in wenigen Klicks erhältst du eine vorgefertigte Arbeitszeittabelle-Vorlage, in der du Zeit für Projekte und Aufgaben hinzufügen kannst.

Später kannst du deine ausgefüllten Arbeitszeittabellen herunterladen und ausdrucken, Arbeitszeittabelle-Vorlagen zur Verwendung in kommendem Wochen kopieren, Projekte und Aufgaben, an denen du gearbeitet hast, löschen und bearbeiten sowie durch verschiedene vorige Wochen in ausgefüllten Arbeitszeittabellen navigieren.

08. Arbeitszeittabelle und das EuGH-Urteil

Bereits im Mai 2019 hat der Europäische Gerichtshof (EuGH) im sogenannten Stechuhr-Urteil festgestellt, dass Arbeitgeber in Mitgliedsstaaten ab jetzt dazu verpflichtet sind, ein Zeiterfassungssystem in ihren Unternehmen einzurichten. Mit diesem System werden die Arbeitszeiten der Arbeitnehmer genau erfasst. Dazu sollte festgestellt werden, ob die Arbeitszeiten überschritten werden.

Danach hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) am 13. September 2022 entschieden, dass die Erfassung der erledigten Arbeitszeiten jetzt eine Pflicht ist und dass sie ab sofort gilt. Dabei hat das BAG nicht vorgeschrieben, auf welche Weise Arbeitszeiten erfasst werden sollen - analog oder digital sowie wer genau die Zeiten eingeben sollte - Arbeitgeber oder Arbeitnehmer.

09. Benötigen Start-ups wirklich eine Arbeitszeittabelle-Software, um die Mitarbeiter- und Projektleistungen zu verfolgen?

Start-ups müssen keine strengen Regeln befolgen - aber die Verwendung einer Arbeitszeittabelle-Software kann zahlreiche unbestreitbare Vorteile für ihr aufstrebendes Geschäft haben.

Wenn dein Start-up-Team seine Arbeitszeittabellen regelmäßig ausgefüllt, kannst du:

• Kunden in Rechnung einfach und korrekt stellen
• Dein Team richtig zahlen
• Projektkosten kontrollieren
• Zeitaufwand für weniger wichtige Details in deinem Geschäft minimieren
• Zeit für strategisches Denken maximieren, um dein Start-up auf die nächste Stufe zu bringen

Darüber hinaus hilft dir die Transparenz, die durch das Ausfüllen der Arbeitszeittabellen entsteht, Verkäufe und Fusionen zu behandeln sowie präzise Aufnahmen zu erstellen, die als Beweis für die Arbeit und den Fortschritt in deinem Unternehmen dienen - diese Aufnahmen können entscheidend sein, um potenzielle Investoren zu gewinnen.

10. Wie sind eine Arbeitszeittabelle-Software und die Produktivität verbunden?

Die Zeiterfassung mit einer Arbeitszeittabelle-Software steigert die Produktivität und hat zahlreiche produktivitätsbezogene Vorteile für dein Unternehmen.

Einige der Vorteilen sind:

• Von Multitasking abraten
• Fokus auf deinen Prioritäten verbessern
• Priorisierung fördern
• Organisiert bleiben und Zeitplan einhalten
• Verantwortlichkeit und Transparenz im Team verbessern
• Zeitdiebstahl minimieren

Theoretisch könntest du auch ohne eine Arbeitszeittabelle-Software gute Arbeitsergebnisse erzielen - indem deine Mitarbeiter mit einem Stift Papier-Arbeitszeittabellen ausfüllen oder eine andere nicht-elektronische Methode mit Arbeitszeittabellen verwenden.

Trotzdem ist eine Arbeitszeittabelle-Software das Arbeitszeittabelle-Element, das die Produktivität und das Zeitmanagement verbessert, indem es diese Prozesse automatisiert - es macht alles einfacher und effizienter.

Finanzieller Aspekt

11. Warum sind Arbeitszeittabellen für die Gehaltsabrechnung wichtig?

Eine der wichtigsten Verwendungen von ausgefüllten Arbeitszeittabellen ist die Gehaltsabrechnung - sie wird aufgrund von geleisteten Stunden berechnet, die zu Arbeitszeittabellen hinzugefügt werden. Im Kern, es funktioniert so:

1. Mitarbeiter füllen ihre Arbeitszeittabellen aus
2. Die während einer Woche oder eines Monats von Mitarbeitern geleisteten Zeiten werden addiert
3. Die Gesamtsumme pro Mitarbeiter wird ins Dezimalformat umgewandelt und mit ihren jeweiligen Stundensätzen multipliziert (z. B. 8.5 x 60 $ = 510 $)

Wie schon gesagt, du kannst diese Aktion manuell berechnen (wenn in deinem Unternehmen Papier-Arbeitszeittabellen benutzt werden, um Mitarbeiter Arbeitszeiten zu erfassen), aber die Automatisierung der Berechnung mit einer Zeiterfassungssoftware, ist eine schnellere und präzisere Lösung.

12. Arbeitszeittabelle und DSGVO-Konformität

Daten über Arbeitszeiterfassung sind personenbezogene Daten, weil sie Informationen über bestimmte Personen (wie Identität, Arbeitsort, Arbeitszeiten usw.) beinhalten und weitere Verbindung zu anderen personenbezogenen Daten (wie Einkommen, Aufenthaltsort usw.) erstellen können. Aus diesem Grund müssen sie gemäß der Datenschutz Grundverordnung (DSGVO) geschützt werden.

Bei der Zeiterfassung müssen die Grundprinzipien der DSGVO eingehalten werden:

• Zweckbindung (Daten müssen zum Zweck verarbeitet werden, für den sie erhoben wurden),
• Datenminimierung (personenbezogene Daten müssen “dem Zweck angemessen, erheblich sowie auf das für die Zwecke der Verarbeitung notwendige Maß beschränkt sein”),
• Speicherbegrenzung (Daten dürfen nicht unbegrenzt gespeichert werden, aber wenn sie nicht mehr nötig sind, müssen sie gelöscht werden. Der Zeitraum der Speicherung beträgt normalerweise zwei bis fünf Jahre).
• Arbeitgeber müssen ihre Arbeitnehmer und Bewerber über den Datenschutz bei der Erhebung und Verarbeitung von Daten und über ihre Rechte informieren. Wir empfehlen dies in schriftlicher Form zu tun.
• Sie müssen auch dafür sorgen, dass die Mitarbeiterdaten geschützt und sicher sind, besonders wenn sie biometrische Merkmale (Scan der Iris und Fingerabdrücke) ihrer Mitarbeiter zur Zeiterfassung verwenden. Der Server, auf dem die Daten gespeichert werden, muss den Anforderungen der DSGVO entsprechen.

13. Wie kannst du Einnahmen aufgrund einer Arbeitszeittabelle berechnen?

Die Berechnung der Einnahmen aufgrund einer Arbeitszeittabelle ist einfach, besonders wenn du eine automatisierte Software mit Arbeitszeittabellen verwendest - du möchtest beispielsweise Einnahmen berechnen, die du mit einem bestimmten Projekt erzielt hast:

1. Definire deinen Stundensatz für das Projekt
2. Gib alle Zeiten an, die du für dieses Projekt aufgewendet hast

Sobald du deine Daten eingegeben hast, solltest du nur zusehen, wie die für dieses Projekt geleisteten Stunden mit deinem Stundensatz multipliziert werden - die Gesamtsumme deiner Einnahmen für das Projekt.

14. Wie kannst du eine Arbeitszeittabelle in Rechnung stellen?

Wähle eine der einfach zu bedienenden Rechnungssoftware aus der Liste der bewährten Rechnungstools.

Füge die Gesamtsumme deiner Projekteinnahmen aus der Arbeitszeittabelle-Software zu der Rechnung hinzu. Füge zusätzliche Informationen hinzu, die im Rechnungsformular erforderlich sind, wie Rechnungsnummer, Rechnungselemente, Zahlungsdatum usw.

Wenn du das Rechnungsformular ausgefüllt hast, kannst du es an Kunden senden.

Rechtlicher Aspekt

15. Ist eine Arbeitszeittabelle ein rechtlich bindendes Dokument?

Arbeitszeittabellen sind ein rechtlich bindendes Dokument, wenn sie folgende Informationen umfassen: Name des Mitarbeiters, Datum, Ort der Arbeit, Arbeitsbeginn, Arbeitsende, Gesamtarbeitszeit, Pausenzeiten und Unterschrift des Arbeitnehmers.

16. Wann solltest du deine Arbeitszeittabelle ausfüllen? Und wann solltest du sie einreichen?

Es hängt von deinem Unternehmen ab - wie aus den verschiedenen verfügbaren Vorlagen für Arbeitszeittabellen hervorgeht, erfordern Unternehmen normalerweise, dass Arbeitszeittabellen täglich, wöchentlich, zweiwöchentlich oder monatlich eingereicht werden.

Die genaue Zeit und Weise, wie deine Arbeitszeittabellen eingereicht werden, hängt von der Arbeitszeittabelle-Richtlinie deines Unternehmens ab.

In jedem Fall ist es am besten, deine Arbeitszeittabellen täglich auszufüllen, da du Aufgaben und Projekte, an denen du gearbeitet hast sowie die Zeit, die du dafür verbracht hast, noch frisch im Kopf hast. Du musst dann deine ausgefüllten Arbeitszeittabellen von deinem zugewiesenen Arbeitszeittabelle-Genehmiger zur Genehmigung vor dem Ablauf der durch Richtlinie vorgeschriebenen Frist einreichen.

17. Wie kannst du einen Betrug mit Arbeitszeittabellen in deinem Unternehmen verhindern?

Ein Betrug mit Arbeitszeittabellen kann Folgendes bedeuten: mehr Arbeitsstunden als geleistet eingeben, Dateneinträge fälschen und Fehler, die durch eine Verzögerung beim Ausfüllen der Arbeitszeittabellen verursacht werden - genau gesagt, die Fehler müssen kein Betrug sein, aber doch als solche von Juristen angesehen werden. Alle führen zum Geldverlust und zum verminderten Vertrauen in den Arbeitgeber/Manager/Arbeitnehmer.

Du kannst wahrscheinlich den Arbeitszeitbetrug in deinem Unternehmen nicht total verhindern, aber ihn künftig minimieren, indem du:

• Klare Richtlinien zu Arbeitszeittabellen erstellst - in denen du die Konsequenzen betonst, die die Missachtung der Richtlinie mit sich bringt
• Digitale Arbeitszeittabellen verwendest - um alle Fehler, die versehentlich gemacht werden, zu minimieren
• Regeln zur Internen Kontrolle und zu Managementberichten definierst - um dich zu unterstützen, Lohnunregelmäßigkeiten, Überstunden und Budgetüberschreitungen zu identifizieren

Vor allem solltest du Disziplinarmaßnahmen für Täter festlegen - wenn Mitarbeiter Konsequenzen ihrer Handlung kennen, handeln sie eher angemessen, um diese Konsequenzen zu vermeiden.

18. Kann ein Arbeitgeber wegen einer verspäteten Arbeitszeittabelle das Gehalt eines Mitarbeiters zurückhalten? Erhältst du Gehalt, wenn du deine Arbeitszeittabellen nicht ausfüllst?

Kurz gesagt - ja und nein.

Arbeitgeber können manchmal die Zahlung verzögern, um Arbeitnehmer zu motivieren, ihre Arbeitszeittabellen künftig rechtzeitig auszufüllen. Andererseits können Arbeitgeber Schwierigkeiten haben, ihre Mitarbeiter für einen Arbeitstag zu bezahlen - keine Arbeitszeittabelle bedeutet auch keinen Beweis dafür, dass sie an diesem Tag gearbeitet haben.

Trotzdem sieht das Gesetz vor, dass Arbeitgeber Arbeitnehmern die geleisteten Arbeitszeiten für diesen Tag vergüten müssen - und ein Arbeitnehmer, der Arbeitszeittabellen nicht eingereicht hat, ist keine Ausnahme.

Laut Bundesarbeitsgericht müssen Unternehmen die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter aufzeichnen. Deshalb ist es für Unternehmen am besten, die Wichtigkeit der Einreichung von Arbeitszeittabellen zu vermitteln. Die Arbeitszeittabellen helfen auch Arbeitnehmern, für Überstunden bezahlt zu werden.

19. Wie kannst du in deiner Arbeitszeittabelle den Abschnitt mit Pausen ausfüllen?

Pausenzeiten (Mittagspausen, Kaffeepausen, Raucherpausen usw.) gehören laut Gesetz nicht zu Arbeitszeiten und müssen nachgearbeitet werden. Um sicherzustellen, dass Arbeitnehmer nicht mehr als ihre erlaubten Pausenzeiten nehmen, können Arbeitgeber verlangen, dass Pausen zu Arbeitszeittabellen hinzugefügt werden.

Um Pausenzeiten in Clockify zu erfassen, solltest du einfach ein Projekt namens “Pausenzeiten” im Abschnitt “Projekte” in der App erstellen - jedes Mal, wenn du eine Pause anlegst, solltest du eine Beschreibung zu deiner Pause hinzufügen und dann sie zum Projekt “Pausenzeiten” hinzufügen. So bleibt alles transparent, wenn es um Pausenzeiten geht und du erhältst auch den persönlichen Einblick darin, ob du zu viel Zeit für diese Pausen verwendest.

20. Dürfen Arbeitgeber Arbeitszeittabellen korrigieren?

Kurz gesagt - ja und nein.

Wenn ein Arbeitgeber die Änderungen vornimmt, weil sein Arbeitnehmer beispielsweise vergessen hat, Zeiten zum Arbeitsbeginn und Arbeitsende für den Arbeitstag auszufüllen, dann darf er Arbeitszeittabellen nachträglich korrigieren. Aber wenn er Arbeitszeittabellen zu seinem Vorteil ändert, die Daten fälscht und damit einen Betrug macht, ist das strafbar und kann mit Freiheitsstrafe bis zu fünf Jahren oder mit Geldstrafe bestraft werden.

21. Gilt meine Arbeitszeittabelle als vertraulich?

Laut dem Europäischen Gerichtshof sind alle Aufzeichnungen der Arbeitszeiten und Pausenzeiten sensible Daten bzw. personenbezogene Daten. Das bedeutet, dass die Daten gemäß der DSGVO geschützt werden müssen.

Wer aber darf Arbeitszeittabellen sehen? Das dürfen die Arbeitnehmer, deren Daten das sind, Arbeitgeber und Betriebsrat tun.

22. Arbeitgeber hat fehlerhafte Arbeitszeittabellen verwendet - was zu tun?

Bei so einem Verdacht solltest du vorsichtig sein, weil es zur falschen Arbeitszeiterfassung oft versehentlich kommen kann. Wenn das nicht der Fall ist und der Arbeitgeber einen Arbeitszeitbetrug begangen hat, solltest du dich entweder beim Arbeitgeber oder beim Betriebsrat beschweren, falls es im Unternehmen einen gibt.

Wenn das nicht hilft, bestehen weitere Möglichkeiten, wie einen Rechtsanwalt oder die zuständigen Aufsichtsbehörden einzuschalten.

23. Ein Arbeitnehmer hat in seiner Arbeitszeittabelle deutlich einen Arbeitszeitbetrug gemacht - wie kannst du dich als Arbeitgeber bei der Kündigung schützen?

Wenn du dir Sorgen machst, dass deine Mitarbeiter einen Arbeitszeitbetrug machen, kannst du einen klaren Weg nehmen:

• Zuerst solltest du die Unternehmensrichtlinie dazu überprüfen - wenn es keine Klauseln gibt, die die Fälschung von Arbeitszeittabellen behandelt, solltest du sie selbst hinzufügen
• Egal, ob die offizielle Richtlinie vorhanden ist oder nicht, hatte dein Unternehmen wahrscheinlich ähnliche Probleme - deshalb solltest du mit der Personalabteilung prüfen, was zu tun ist
• Bevor du Disziplinarmassnahmen ergreifst, solltest du mit dem Arbeitnehmer zuerst sprechen und dessen Seite der Geschichte hören - vielleicht stellst du fest, dass es nur ein Versehen war
• Maßnahmen wählen und implementieren - wenn es um den ersten Arbeitszeitverstoß geht, sollte der erste Schritt eine verbale oder schriftliche Abmahnung sein. Wenn das Problem jedoch fortbesteht, solltest du möglicherweise strengere Maßnahmen anwenden - sogar die Kündigung

Wenn du die Klausel über den Arbeitszeitbetrug in deiner Arbeitszeittabelle-Richtlinie eingeschlossen hast, bist du dann sicher, dass deine Mitarbeiter wissen, welches Verhalten sie zur Kündigung führt, wenn es um ihre Arbeitszeittabellen geht - und es liegt an ihnen, wenn es dazu kommt.

24. Wie kannst du die Leistung von kreativen Mitarbeitern erfassen, die Arbeitszeittabellen nicht verwenden?

Wenn deine Mitarbeiter ihre Arbeitszeittabellen nicht ausfüllen, um ihre kreative Leistung zu messen, kannst du sie jedoch zu den gewünschten Ergebnissen führen, indem du:

• Eine Roadmap für ein Projekt oder ein Produkt definierst, das du entwickelst
• Aufgaben direkt zu deinem Teammitgliedern zuweist und sie dann bittest, Zeitschätzungen für die Erledigung der Aufgaben zu machen
• Den Aufgabenfortschritt in täglichen Standup-Meetings regelmäßig überprüfst

Trotzdem ist die Erledigung der Aufgaben aus der Roadmap und eine lockere Politik zur Überprüfung der Fortschritte kann dem Projekt und der Produktivität deiner Mitarbeiter langfristig schaden - deshalb ist das Ausfüllen von Arbeitszeittabellen bei der Verfolgung des Projektfortschritts weniger mühsam, sogar wenn es um die Leistung von kreativen Mitarbeiter geht.

25. Ist die tägliche Genauigkeit in einer Arbeitszeittabelle wichtig, wenn das Arbeitsende immer gleich ist?

Kurz und genau gesagt - ja.

Korrekte Arbeitszeittabellen sind am wichtigsten, wenn es um richtige Kundenabrechnung und den Aufbau guter beruflicher Beziehungen mit ihnen geht - falls ein Kunde bei Auftreten eines Problems einen Nachweis der geleisteten Arbeit verlangt, kannst du ihm Arbeitszeittabellen in wenigen Klicks senden.

Wenn ein Problem auftritt und deine Arbeitszeittabellen nicht präzis und genau genug sind, um deinen Standpunkt zu beweisen, kann eine Reihe von Problemen dein Unternehmen betreffen - obwohl du recht hast.

Beispielsweise kannst du einen Kontakt verlieren, ein Kunde kann eine Rückerstattung verlangen und du kannst sogar bestraft werden. Im schlimmsten Fall kann ein Manager und/oder Mitarbeiter wegen Betrugs ins Gefängnis gehen.

26. Ich habe einen Arbeitszeitbetrug gemacht und wurde erwischt - wie kann ich es beheben?

Lügen über Arbeitszeittabellen können dich in große Schwierigkeiten bringen.

Du bist beispielsweise durch Unternehmensrichtlinien verpflichtet, zur Arbeit um 7 Uhr zu kommen - trotzdem bist du um 7 Uhr 20 Minuten angekommen und schreibst doch, dass du um 7:00 Uhr angekommen bist. In diesem Moment gibt es da Zeuge, die dich fragen, ob du geschrieben hast, dass du um 7:20 Uhr angekommen bist - du lügst und sagst ja, obwohl man es ganz einfach überprüfen kann.

Deine beste Lösung ist, solche Fehleinschätzungen ganz zu vermeiden - wenn du um 7:20 ankommst, obwohl du weißt, dass du bis 7:00 Uhr ankommen sollst, ist es am besten, dass du es so schnell wie möglich zugibst. Denke daran, dass die Konsequenzen einer verspäteten Ankunft in der Regel geringer sind (besonders beim ersten Verstoß), als zu lügen und erwischt zu werden.

27. Kann ich eine Arbeitszeittabelle für jemand anderen ausfüllen?

Das Ausfüllen von Arbeitszeittabellen und das Hinzufügen von Zeiten für andere ist legal - besonders wenn dein Abteilungsleiter deine Arbeitszeittabellen zur Gehaltsabrechnung ausfüllt.

Trotzdem musst du die Genauigkeit deiner Arbeitszeittabellen überprüfen - wenn es Unstimmigkeiten gibt, solltest du mit deinem Manager sprechen. Wenn alles korrekt ist, musst du die Arbeitszeittabelle normalerweise unterschreiben und damit sie von dir als der Person, die diese Stunden gearbeitet hat, genehmigt werden.

28. Ein ehemaliger Arbeitgeber will mir keine Kopien von Arbeitszeittabellen geben - wie kann ich sie doch erhalten?

Dein Arbeitgeber ist gesetzlich verpflichtet, dir den Zugriff auf deine Arbeitszeittabellen zu ermöglichen, besonders wenn du für die geleistete Arbeit noch oder für Überstunden bezahlt werden solltest. Er hat auch die Pflicht, die Arbeitszeittabellen mindestens zwei Jahre aufzubewahren.

Wenn du glaubst, dass dir der ehemalige Arbeitgeber keine Kopien der Arbeitszeitaufzeichnungen vorlegen will, ist es am besten, dich von einem spezialisierten Anwalt über weitere Maßnahmen beraten zu lassen.

29. Wie kannst du verhindern, dass Arbeitszeittabellen der abgeschlossenen Projekte ausgefüllt werden?

Wenn du dir Sorgen darum machst, dass deine Mitarbeiter zusätzliche Zeiteinträge zu schon erledigten und in Rechnung gestellten Projekten hinzufügen, solltest du Vorkehrungen treffen - und das kannst mit Clockify tun:

• Du kannst deine Arbeitszeittabellen vor dem bestimmten Zeitraum sperren.
• Du kannst deine Zeiteinträge automatisch sperren. Dies passiert nach einem festgelegten Zeitpunkt (z. B. du aktivierst die automatische Sperre am Mittwoch und sperrst die Bearbeitung aller Zeiteinträge aus den vorigen zwei Wochen) - es ist perfekt, wenn du dir Sorgen darum machst, dass du vergisst, die Arbeitszeittabellen manuell zu sperren.

Feiertage

30. Welche Feiertage werden in Deutschland/Österreich/in der Schweiz gefeiert?

Gesetzliche Feiertage in Deutschland:

• Neujahr (alle Bundesländer)
• Heilige Drei Könige (Baden-Württemberg, Bayern, Sachsen-Anhalt)
• Weiberfastnacht, Rosenmontag, Fastnacht (in den Karnevalshochburgen oft arbeitsfrei)
• Internationaler Frauentag (Berlin, Mecklenburg-Vorpommern)
• Karfreitag, Ostersonntag, Ostermontag (alle Bundesländer)
• Tag der Arbeit (alle Bundesländer)
• Christi Himmelfahrt (alle Bundesländer)
• Pfingstsonntag, Pfingstmontag (alle Bundesländer)
• Fronleichnam (Baden-Württemberg, Bayern, Hessen, Nordrhein-Westfalen, Rheinland-Pfalz, Saarland)
• Mariä Himmelfahrt (Saarland, in großen Teilen Bayern)
• Tag der Deutschen Einheit (alle Bundesländer)
• Reformationstag (Brandenburg, Bremen, Hamburg, Mecklenburg-Vorpommern, Niedersachsen, Sachsen, Sachsen-Anhalt, Schleswig-Holstein, Thüringen)
• Allerheiligen (Baden-Württemberg, Bayern, Nordrhein-Westfalen, Rheinland-Pfalz, Saarland)
• Heiligabend, 1. Weihnachtsfeiertag, 2. Weihnachtsfeiertag (alle Bundesländer)

Gesetzliche Feiertage in Österreich:

• Neujahr
• Heilige Drei Könige
• Karfreitag, Ostersonntag, Ostermontag
• Staatsfeiertag
• Christi Himmelfahrt
• Pfingstsonntag, Pfingstmontag
• Fronleichnam
• Mariä Himmelfahrt
• Nationalfeiertag
• Allerheiligen
• Mariä Empfängnis
• Christtag
• Stefanitag

Gesetzliche Feiertage in der Schweiz:

• Neujahr (in allen Kantonen)
• Karfreitag (nicht im Tessin und Wallis), Ostern (in allen Kantonen), Ostermontag
• Christi Himmelfahrt (in allen Kantonen)
• Pfingstsonntag (in allen Kantonen), Pfingstmontag (nicht in Wallis)
• Bundesfeiertag (in allen Kantonen)
• Eidgenössischer Dank-, Buss- und Bettag (nicht in Genf)
• 1. Weihnachtstag (in allen Kantonen), 2. Weihnachtstag - Stephanstag (nicht im Tessin, Waadt, Jura)

31. Wenn du ein freier Mitarbeiter mit einer bezahlten Urlaubswoche und Überstunden bist - sind Urlaubstage in der Arbeitszeittabelle 0 Stunden oder zählen sie zu Überstunden?

Freelancer haben oft eine Vereinbarung über die Überstunden, die sie leisten - du kannst beispielsweise einen Vertrag für 48 Arbeitsstunden pro Woche während 20 Wochen haben. Alles darüber hinaus gilt als Überstunden.

Wenn du auch eine bezahlte Urlaubswoche während dieser 20 Wochen hast, kann es schwierig sein, zu entscheiden, wie diese Zeit in deiner Arbeitszeittabelle klassifiziert wird - als deine gesamte Projektzeit oder als Urlaub?

Das ist noch eine Frage über Arbeitszeittabellen, die von Unternehmen abhängen, für die Freelancer arbeiten - einige Unternehmen berechnen 48 Stunden in der Urlaubswoche als Urlaub (d. h. von Projekt getrennte Zeit), und andere als Teil der gesamten Projektzeiten. Wenn du nicht sicher bist, wie du diese Zeit zu deiner Arbeitszeittabelle hinzufügen kannst, frage das entsprechende Personal in deinem Vertragsunternehmen.

Arbeitszeittabelle-Workflow

32. Wie kannst du eine Arbeitszeittabelle planen?

Um sicherzustellen, dass dein Zeiterfassungssystem nahtlos arbeitet, musst du einen Zeitplan erstellen, in dem dein Team bestimmte Anzahl von Arbeitsstunden in einem festgelegten Zeitraum erfassen muss. Um eine Arbeitszeittabelle zu planen, musst du ein Erinnerungssystem einrichten, das sicherstellt, dass deine Mitarbeiter ihre Arbeitsstunden in der geplanten Anzahl erfassen.

In Clockify kannst du für dein Team Zeiterfassungsziele festlegen, sodass sie per E-Mail automatisch erinnert werden können, falls sie das tägliche/wöchentliche Minimum an Stunden in ihren Arbeitszeittabellen nicht erfasst haben.

33. Wie werden Toilettenpausen in Arbeitszeittabellen markiert?

Toilettenpausen gehören zu kurzen Pausen - sie sind keine Arbeitszeit, aber dürfen vom Arbeitgeber nicht von der Arbeitszeit abgezogen werden. Toilettenpausen gelten nicht als Arbeitszeitpausen.

Bestimmte Arbeitgeber können trotzdem von ihren Arbeitnehmern erfordern, ihre Toilettenpausen zu erfassen oder während der Pausenzeit einfach abzumelden und ihren Timer wieder zu starten, wenn sie mit der Arbeit weitermachen.

Wenn du Freelancer bist und stundenweise berechnest, liegt es jedoch an dir zu entscheiden, wie du Pausenzeit in deinen Arbeitszeittabellen behandelst - eine Möglichkeit ist einen Pomodoro-Timer für die Arbeit zu verwenden, und deinen Arbeitstag in 25-minütige Arbeitsperioden und 5-minütige Pausen zu unterteilen, an die du automatisch erinnert wirst. Dann kannst du die 5-minütigen Intervalle bei Bedarf für Toilettenpausen benutzen.

34. Wie wird eine Arbeitszeittabelle in Jira erstellt? Oder in anderen beliebten Projektmanagement-Tools für Unternehmen?

Um Daten von Jira und anderen beliebten Projektmanagement- und Business-Tools zur Zeiterfassung schnell zu erstellen und zu exportieren, kannst du einfach die Clockify-Erweiterung für Chrome oder Firefox verwenden.

Du kannst Zeit für Jira-Aufgaben verfolgen und sie mit der Clockify-Webversion automatisch synchronisieren, in der du die Aufgaben im Arbeitszeittabellen-Format nach Excel und CSV in wenigen Klicks exportieren kannst.

35. Wie werden Überstunden zu einer Arbeitszeittabelle hinzugefügt?

In einer normalen Arbeitswoche gibt es in der Regel 40 Arbeitsstunden. Alles mehr als diese Zahl gilt als Überstunden.

Eine der effizienten Möglichkeiten Überstunden hinzufügen und zu berechnen ist die Verwendung eines Zeitkartenrechners - du kannst deine Überstundenvergütung festlegen und deine Überstunden aufgrund des Überstundensatzes automatisch berechnen lassen.

Automatisierung von Arbeitszeittabellen

36. Wie kannst du eine einfache Arbeitszeittabelle in Google Sheets erstellen? Wie kannst du eine Arbeitszeittabelle in Excel vorbereiten? Wie lässt du dir Excel-Arbeitszeittabellen automatisch erstellen?

Wenn du deine eigenen einfachen Arbeitszeittabellen in Google Sheets oder Excel mit Formeln erstellen möchtest, die deine Arbeitsstunden automatisch berechnen, haben wir einen ausführlichen Leitfaden zum Thema vorbereitet, den du hier lesen kannst.

37. Wie können wir unternehmensweite Arbeitszeiterfassung automatisieren?

Die Automatisierung der Zeiterfassung unternehmensübergreifend ist nur mit einer Arbeitszeittabellen-Software möglich - auf diese Weise sind alle deine Mitarbeiter gruppiert, sortiert und an einem sicheren Ort organisiert.

Mitarbeiter können sich bei der Software über ihr persönliches Konto anmelden und ihre Arbeitszeittabellen ausfüllen - du als Admin kannst ihren Projektfortschritt in Echtzeit verfolgen und analysieren.

38. Gibt es lustige Erinnerungen an Arbeitszeittabellen?

Selbstverständlich! Du kannst hier viele lustige Arbeitszeittabellen-Memes finden, um Mitarbeiter daran zu erinnern, ihre Arbeitszeittabellen einzureichen.

39. Wie funktioniert unsere kostenlose und tolle Zeiterfassungssoftware mit Arbeitszeittabellen?

Wie wir schon in diesen Antworten betont haben, ist unsere kostenlose Arbeitszeittabellen-App zur Zeiterfassung Clockify eine gute Wahl, wenn es um Erfassung von geleisteten Arbeitstagen und -Stunden geht.

Du erhältst eine zuverlässige Aufnahmesoftware und kannst Monate und Jahre der Zeiterfassungsdaten für eine unbegrenzte Anzahl der Benutzer, Projekte, Aufgaben und Kunden speichern.

Auf der Seite “Arbeitszeittabellen” in der App kannst du:

• Deine Stundensätze definieren
• Reihen in der Arbeitszeittabellen hinzufügen, löschen und bearbeiten
• Über so viele Projekte, wie du benötigst, verfügen
• Alle zu Arbeitszeittabellen hinzugefügten Zeiten automatisch berechnen - deine Einnahmen werden aufgrund deines Stundensatzes berechnet und dann im Abschnitt “Berichte” in der App angezeigt
• Eine Arbeitszeittabelle-Vorlage mit Projekten von der letzten Woche kopieren und die Vorlage mit neuen Daten für diese Woche ausfüllen
• Eine Arbeitszeittabellen-Vorlage erstellen, die jederzeit zu verwenden ist
• Zeit für andere über die Option “Teamkollegen” hinzufügen

Außerdem kannst du alle deine Arbeitszeittabelle-Einträge in der Kompaktansicht (ein Format, das zum Ausdrucken praktischer ist) ansehen sowie deine Arbeitszeittabelle-Daten im Excel-, CSV- und PDF-Format exportieren.