Statistiken zu verspäteten Rechnungen, die du 2024 kennen solltest

Da die Praxis der ausstehenden Zahlungen nicht nur kleine Unternehmen betrifft, haben wir uns entschlossen, dieses Thema zu analysieren und die aktuellsten Daten zu verspäteten Rechnungen herauszupicken. 

Wir geben dir auch einige umsetzbare Tipps, wie du schneller bezahlt wirst, und beantworten einige der am häufigsten gestellten Fragen zu verspäteten Rechnungen. Du solltest jetzt also unbedingt weiter lesen. 

Wichtige Erkenntnisse:

• 55 % aller in den USA ausgestellten Rechnungen werden verspätet bezahlt.
• 22 % der Geschäftsinhaber erwarten nicht, dass die Fälle verspäteter Zahlungen in naher Zukunft aufhören werden.
• Kleine Unternehmen in den USA erhalten Zahlungen für ihre Dienstleistungen normalerweise 8 Tage nach Ablauf der Frist.
• Kleine bis mittelgroße Unternehmen verbringen 14 Stunden pro Woche mit der Bearbeitung verspäteter Rechnungen.
• 38 % der kleinen Unternehmen schließen innerhalb ihres ersten Jahres aufgrund finanzieller Schwierigkeiten.
• Kleine Geschäftsinhaber in Australien verlieren jährlich 6.000 bis 30.000 US-Dollar durch ausstehende Rechnungen.
• 25,2 % aller in Großbritannien ausgestellten Rechnungen werden nicht rechtzeitig bezahlt. 25 % aller EU-Unternehmen gehen wegen verspäteter Rechnungen in Konkurs.
• 25% of all EU companies go bankrupt because of late invoices.
• 28 % der Unternehmensinhaber stellen keine neuen Mitarbeiter mehr ein, wenn sie mit ausstehenden Zahlungen konfrontiert sind.
• Wenn kleine Unternehmen mit überfälligen Rechnungen konfrontiert werden, leihen sie sich mehr Geld. 

Was ist eine verspätete Rechnung?

Eine verspätete Rechnung ist ein Zahlungsaufforderungsdokument mit einem ausstehenden Betrag nach dem Fälligkeitsdatum. Mit anderen Worten gilt jede an einen Kunden ausgestellte Rechnung, die nach Ablauf der Zahlungsfrist unbezahlt bleibt, als verspätet. 

Wie viel Prozent der Rechnungen werden verspätet bezahlt?

Von allen in den USA ausgestellten Rechnungen werden 55 % verspätet bezahlt. 

Wie die von Atradius durchgeführte Untersuchung zeigt, werden weniger als die Hälfte aller US-Rechnungen pünktlich bezahlt (36%), während 9 % der Rechnungen abgeschrieben werden. 

Obwohl die Praxis verspäteter Zahlungen kein neues Phänomen ist, berichten 57 % der befragten US-Unternehmen von einer spürbaren Zunahme der Zahlungsdauer in den letzten 12 Monaten,während 22 % in Zukunft keine positiven Veränderungen der Zahlungsverzugstrends erwarten. 

Verspätete Rechnungszahlungen und kleine Unternehmen

Es überrascht nicht, dass kleine und mittlere Unternehmen in der Regel am stärksten von verspäteten Rechnungszahlungen betroffen sind. Ihr Tagesgeschäft läuft nicht gerade reibungslos und ihr Kapital ist recht begrenzt — insbesondere, wenn sie gerade erst anfangen. 

Doch wie häufig müssen sich kleine Unternehmen mit verspäteten Rechnungen auseinandersetzen? Schauen wir uns die Zahlen an. 

Kleine Unternehmen werden normalerweise 8 Tage zu spät bezahlt

Laut einer Studie von Small Business Insight erhalten kleine US-Unternehmen ihre Zahlung im Durchschnitt 8 Tage später als die vereinbarte Frist. 

Wenn man bedenkt, dass 99 % aller Unternehmen in den USA als kleine Unternehmen eingestuft werden, sind mehr als 45 % der US-Belegschaft von verspäteten Rechnungszahlungen betroffen.

Natürlich verringern kleine Unternehmen mit ihrem in unbezahlten Rechnungen gebundenen Geld vorübergehend ihre Wachstumschancen und riskieren eine erhöhte Mitarbeiterfluktuation. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn der fehlende Cashflow die Vergütung oder die Karrierechancen beeinträchtigt. 

Kleine und mittlere Unternehmen verbringen 14 Stunden pro Woche mit der Verfolgung verspäteter Zahlungen

Wie erwartet verschwenden die meisten kleinen Unternehmen keine Zeit damit, Däumchen zu drehen, wenn sie mit verspäteten Zahlungen konfrontiert werden. 

Tatsächlich zeigt eine Quickbooks-Studie zu den Auswirkungen verspäteter Zahlungen, dass 65% der kleinen und mittleren US-Unternehmen (25-200 Mitarbeiter) 14 Stunden pro Woche mit der Bearbeitung verspäteter Rechnungen verbringen. 

Auf eine detailliertere Ebene heruntergebrochen, würde diese Zahl unglaubliche 2 Stunden und 48 Minuten pro Tag bedeuten, die Unternehmen damit verschwenden, Aufgaben im Zusammenhang mit verspäteten Zahlungen zu erledigen. 

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38 % der kleinen Unternehmen scheitern aufgrund finanzieller Probleme

Ein Kapitalmangel ist einer der Hauptgründe, warum kleine Unternehmen im ersten Jahr scheitern. Tatsächlich scheitern 38 % der kleinen US-Unternehmen, wie die Forbes-Statistiken für kleine Unternehmen zeigen, genau aufgrund finanzieller Probleme.. 

Wenn man bedenkt, dass US-Kleinunternehmen mit unbezahlten Rechnungen im Durchschnitt Schulden in Höhe von bis zu 30.000 US-Dollar melden, ist es schwierig, einen Zusammenhang zwischen schlechten Zahlungspraktiken und Geschäftsinsolvenzen nicht zu erkennen.

Praktiken bei verspäteten Rechnungen: Globale Statistiken

Die Praxis verspäteter Zahlungen ist nicht auf einen geografischen Standort beschränkt. Sehen wir uns an, wie es in verschiedenen Ländern und Regionen um überfällige Rechnungen steht.

80 % der australischen Unternehmen kämpfen mit verspäteten Zahlungen

Eine Umfrage von Creditor Watch ergab dass mehr als 80 % der befragten australischen Unternehmen in den letzten sechs Monaten des Jahres 2023 mit verspäteten Rechnungen zu kämpfen hatten. Darüber hinaus haben 37 % der australischen Unternehmen regelmäßig mit Zahlungen zu tun, die mehr als 30 Tage zu spät erfolgen. 

Kleinunternehmer in Australien sind besonders von der Praxis verspäteter Zahlungen, betroffen und berichten von einem Verlust zwischen 6.000 und 30.000 US-Dollar pro Jahr allein durch ausstehende Zahlungen. 

25,2 % der in Großbritannien ausgestellten Rechnungen werden nicht rechtzeitig bezahlt

Wie der jüngste Bericht zur Zahlungs- und Cashflow-Überprüfung des britischen Ministeriums für Wirtschaft und Handel hervorhebt, melden britische Unternehmen, dass 25,2 % ihrer Gesamtrechnungen nicht rechtzeitig bezahlt werden. 

Auch kleine Unternehmen, die in Großbritannien tätig sind, haben es nicht leichter. Tatsächlich warten mehr als 50 % der kleinen britischen Unternehmen regelmäßig auf die Begleichung verspäteter Zahlungen. 

Da es in Großbritannien mehr als 5 Millionen kleine Unternehmen gibt, sind es 3 Millionen Unternehmen, die regelmäßig Schwierigkeiten haben, Zahlungen für ihre Dienstleistungen pünktlich zu erhalten. 

Bei einer so schlechten Zahlungskultur ist es nicht verwunderlich, dass jedes Jahr bis zu 50.000 kleine Unternehmen in Großbritannien schließen. 

50 % aller in der EU ausgestellten Rechnungen werden verspätet bezahlt

Laut dem Bericht der Europäischen Kommission wird jede zweite in Europa ausgestellte Rechnung entweder verspätet oder überhaupt nicht bezahlt..

Diese Praxis hat Auswirkungen auf europäische Unternehmen, da 25 % aller Insolvenzen auf verspätete Rechnungen zurückzuführen sind. 

Um solche Vorfälle auf ein Minimum zu reduzieren, schlug die Europäische Kommission 2023 eine Verordnung vor, die die maximale Zahlungsfrist auf 30 Tage begrenzt. Zuvor hätte diese Frist auf 60 Tage oder mehr verlängert werden können — was in der Regel zu betriebsschädigenden Folgen führte, insbesondere für kleine Unternehmen. 

Die Folgen verspäteter Rechnungszahlungen

Kunden, die zu spät zahlen, wirken sich nicht nur negativ auf die finanzielle Leistung ihrer Kunden aus, sondern können auch die Kündigungsrate eines Unternehmens beeinflussen. 

Sehen wir uns alle möglichen Folgen verspäteter Rechnungszahlungen genauer an. 

Finanzielle Schwierigkeiten und erhöhte Anzahl von Krediten

Laut dem Bericht der Weltbank sind unzureichende finanzielle Ressourcen eine der größten Wachstumshemmnisse für kleine und mittlere Unternehmen. 

Doch auch größere Unternehmen bleiben von den finanziellen Schwierigkeiten nicht verschont. Tatsächlich glauben 24 % der CEOs, wie der jüngste Global CEO Survey von PwC zeigt, dass ihr Unternehmen in den nächsten 12 Monaten durch die Inflation erheblichen finanziellen Verlusten ausgesetzt sein könnte. 

Verspätete oder unbezahlte Rechnungen gießen in solch unsicheren Zeiten nur Öl ins Feuer. 

Um sich über Wasser zu halten und genügend Betriebskapital sicherzustellen, müssen Unternehmen normalerweise entweder ihre gesamte Geschäftsstrategie ändern oder Geschäftskredite aufnehmen. 

Wie die neueste Xero-Forschungsnotiz zeigt, entscheidet sich die Mehrheit der Unternehmen für einen Kredit. Durch die Analyse des Zusammenhangs zwischen verspäteten Zahlungen und einer erhöhten Anzahl von Geschäftskrediten stellten die Forscher fest, dass kleine Unternehmen mehr Geld liehen, wenn Rechnungen verspätet bezahlt wurden.. 

Durch die Analyse von Daten aus den USA, Australien, Neuseeland, Großbritannien und Kanada über fünf aufeinanderfolgende Jahre fanden die Forscher heraus, dass kleine Unternehmen, die von verspäteten Rechnungszahlungen betroffen waren, zusammen 4.418,2 Milliarden US-Dollar liehen.

Betriebsprobleme

Normalerweise ist es nur eine Frage der Zeit, bis der durch verspätete Zahlungen verursachte Geldmangel den täglichen Betrieb zu gefährden beginnt. 

Wenn ein Unternehmen ausschließlich auf externe Zahlungen angewiesen ist, können nicht rechtzeitig beglichene Rechnungen sogar zu unzureichendem Betriebskapital führen. Dies wiederum wirkt sich auf alles aus — von Standardverfahren wie der Lohn- und Gehaltsabrechnung und der Deckung des Bedarfs an Lieferungen bis hin zu unerwarteten Angelegenheiten wie Notfallreparaturen oder Geräteausfällen. 

Einstellungsstopp 

28 % der befragten Geschäftsinhaber, die an einer Studie von Nerdwallet teilnahmen, geben an, dass verspätete Rechnungen ihr Geschäft so sehr beeinträchtigen, dass sie die Einstellung von Mitarbeitern auf Eis legen müssen.

Es ist nur logisch — das Warten auf die Bezahlung ausstehender Rechnungen belastet den Cashflow eines Unternehmens. Das finanzielle Defizit verhindert natürlich, dass Unternehmen neue Mitarbeiter einstellen, und erhöht die bestehende Arbeitsbelastung — was zu überlasteten Mitarbeitern und möglicherweise sogar zu einer höheren Kündigungsrate führt. 

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Tipps, wie du schneller bezahlt werden kannst

Auch wenn die Statistiken über verspätete Rechnungen nicht gerade Hoffnung machen, kannst du Maßnahmen ergreifen, um den Prozess der Bezahlung zu beschleunigen und hoffentlich zu vermeiden, jemals ausstehenden Zahlungen nachjagen zu müssen.

Rabatte und Anreize nutzen

Es ist nicht überraschend, dass Rabatte unsere Gefühle von Aufregung, Glück und Freude steigern. Schließlich hat die Verbraucherpsychologieforschung dies immer wieder bewiesen. 

Doch Rabatte und Anreize können tatsächlich funktionieren, selbst wenn wir den Verkaufspunkt längst hinter uns haben und nur noch pünktlich bezahlt werden wollen.

Wenn du einen Rabatt für frühzeitige Zahlungen anbietest, motivierst du deine Kunden, vorzeitig zu zahlen, und verschaffst dir einen Vorsprung vor deinen Mitbewerbern — insbesondere, wenn diese keine solche Belohnung bieten.

Du kannst dir überlegen, was für dich funktioniert, und 5 % Rabatt auf Rechnungen anbieten, die innerhalb der ersten 7 Tage bezahlt werden, oder Anreize anbieten wie zusätzlichen Support oder Dienstleistungen. 

Du solltest jedoch bedenken, dass Anreize für eine schnelle Zahlung auch deine eigenen Finanzen beeinflussen können. Einige Kunden missbrauchen dieses System möglicherweise sogar, daher solltest du zunächst genau feststellen, wie häufig du mit verspäteten Zahlungen zu tun hast. 

Wenn dies häufig vorkommt, ist es möglicherweise besser, weniger Geld für dein Produkt zu erhalten, als überhaupt nicht bezahlt zu werden. 

Nicht vergessen, Rechnungen zu versenden

Der Gedanke, zu vergessen, eine Rechnung für deine eigenen Dienstleistungen zu versenden, lässt dich vielleicht schmunzeln, aber niemand ist vor Fehlern gefeit — insbesondere in der Hochsaison. 

Um zu vermeiden, dass du monatelang auf eine Zahlung warten musst, nur weil du keine Rechnung ausgestellt hast, solltest du sowohl die von dir erbrachten Dienstleistungen als auch alle Rechnungen unter einem Dach im Auge behalten. 

Der einfachste Weg, dies zu tun, besteht darin, alle deine Aktivitäten in einem speziell für diesen Zweck entwickelten Tool - wie Clockify - zu verfolgen. 

In Clockify kannst du eine Rechnung sofort versenden, nachdem du mit der Verfolgung deiner Aufgaben fertig bist. 

Dann musst du nur noch zum Abschnitt „Detaillierter Bericht“ gehen und deinen verfolgten Eintrag als “In Rechnung gestellt” markieren, sobald du diese Rechnung versendest. 

Unmittelbar danach wird neben deinem Zeiteintrag ein grünes In Rechnung gestellt -Tag angezeigt. 

Auf diese Weise hast du immer einen visuellen Hinweis (oder das Fehlen eines solchen), der dir sagt, ob deine Kunden wirklich zu spät sind oder du die Rechnung einfach nicht rechtzeitig verschickt hast. 

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Zahlungserinnerungen senden

Manchmal übersehen deine Kunden deine Zahlungsaufforderung, unabhängig davon, wie schnell du eine Rechnung versendest. Ehe du dich versiehst, vergehen Wochen und du hast eine offene Rechnung.

Um solche Vorkommnisse auf ein Minimum zu reduzieren, solltest du proaktiv vorgehen, nachfassen und deine Kunden an die zu begleichenden Zahlungen erinnern. 

Wenn du Clockify zur Nachverfolgung deiner Rechnungen verwendest, hilft dir das Markieren jeder Rechnung als bezahlt, sobald die Zahlung eingegangen ist, auch dabei, einen genauen Überblick über alle überfälligen Rechnungen zu erhalten. 

Sobald du eine Rechnung mit dem Status „Überfällig“ bemerkst, weißt du, dass es Zeit ist, deinem Kunden eine kurze Erinnerung zu senden, dass er eine ausstehende Zahlung zu begleichen hat. 

Auf diese Weise beschleunigst du wahrscheinlich den Zahlungsprozess und verkürzt die Wartezeit — insbesondere, wenn dein Kunde das Zahlungsziel wirklich vergessen hat. 

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Vielzahl von Zahlungsmethoden anbieten

Wenn möglich, solltest du deinen Kunden mehrere Zahlungsoptionen anbieten, aus denen sie bei der Bezahlung deiner Dienste wählen können. 

Manchmal kann etwas so Einfaches wie das Überschreiten eines Transaktionslimits den Geldtransferprozess verlangsamen oder deinen Kunden vollständig daran hindern, die Rechnung pünktlich zu bezahlen. 

Du solltest also darüber nachdenken, deinen Kunden mehr Flexibilität zu bieten. Du kannst zusätzlich zu herkömmlichen Zahlungsoptionen wie Kredit- und Debitkarten oder Banküberweisungen die Einführung der Möglichkeit der Zahlung per E-Wallet und elektronischer Überweisung erwagen.

Auf diese Weise schützt du dein Unternehmen vor ausstehenden Zahlungen aufgrund von Überweisungsproblemen und hebst dich von der Konkurrenz ab, die möglicherweise kein so reibungsloses Kundenerlebnis bietet. 

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Verzugsgebühren einbeziehen

Belohnungen können für die meisten Menschen ein motivierender Antrieb sein. In manchen Fällen hilft dir jedoch nichts anderes als eine zusätzliche Gebühr, pünktlich bezahlt zu werden. 

Um jedoch tatsächlich Verzugsgebühren durchsetzen zu können, musst du von Anfang an offen und sehr konkret über deine Richtlinien für verspätete Zahlungen sein. 

Lege Zahlungsbedingungen fest, bevor du den Deal mit dem Kunden abschließt, und denke daran, einen Abschnitt über deine Richtlinien für Verzugsgebühren in die von dir versandte Rechnung aufzunehmen.

Häufig gestellte Fragen zu verspäteten Rechnungen

Offene Rechnungen sorgen immer wieder für Verwirrung, daher hast du möglicherweise noch einige Fragen dazu. 

Sieh dir einige der am häufigsten gestellten Fragen an, die wir unten beantwortet haben.

Wie hoch ist die durchschnittliche Verzugsgebühr für Rechnungen?

Es gibt keine typische durchschnittliche Verzugsgebühr, die für alle Unternehmen gilt. 

Unternehmen berechnen normalerweise entweder eine Pauschalgebühr (z. B. 10 oder 100 US-Dollar) oder einen bestimmten Prozentsatz (1 % oder 5 %) des gesamten Rechnungsbetrags. 

Der Betrag hängt jedoch von einer Reihe von Faktoren ab — einschließlich unterschiedlicher Geschäftsrichtlinien, Branchenstandards und manchmal sogar von den in dem Bundesstaat geltenden Gesetzen und Vorschriften, in dem ein Unternehmen tätig ist. 

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Wie hoch sind die maximalen Gebühren für verspätete Rechnungen je nach Bundesstaat?

Wie oben erwähnt, können in einzelnen Staaten unterschiedliche Regelungen bezüglich der maximalen Verzugsgebühr für ausstehende Rechnungen gelten. 

Wie spät ist zu spät für die Rechnungsstellung?

Normalerweise gibt es keine zu spät verschickte Rechnung, zumindest nicht in den USA.

Es gibt nämlich keine einzige US-Regelung, die eine Begrenzung dafür vorschreibt, wie lange Unternehmen warten dürfen, bis sie eine Rechnung versenden.

Wenn du und deine Kunden jedoch eine bestimmte Frist für den Rechnungsversand vereinbart habt, hängt die Frage, was genau als zu spät gilt, von deiner Vereinbarung ab.

In verschiedenen Ländern gelten möglicherweise auch unterschiedliche Vorschriften bezüglich der Fristen für den Rechnungsversand. Daher solltest du dich in dieser Frage immer an einen Rechtsberater wenden.

Warum zahlen Menschen Rechnungen zu spät?

Menschen zahlen Rechnungen aus verschiedenen Gründen zu spät, es muss also nicht unbedingt einen bestimmten Grund dafür geben. 

Dennoch hat die Forschung zu organisatorischen Abläufen zwei häufigste Gründe für diese Praxis herausgearbeitet:

• Die Leute wollen entweder absichtlich nicht zahlen, oder
• Zahlungsverzögerungen sind das Ergebnis schlechter Finanz- und Kreditmanagementpraktiken. 

Schlechtes Finanzmanagement ist jedoch ein Überbegriff, der eine Vielzahl von Vorfällen umfasst — vom Vergessen der ausstehenden Rechnung bis hin zu Cashflow-Problemen. 

Genau deshalb solltest du dich immer direkt an deinen Kunden wenden, wenn du dich fragst, was hinter der verspäteten Rechnungszahlung deines Kunden stecken könnte. 

Wie wirkt sich die Zahlungsverzögerung auf dein Unternehmen aus?

Wie wir bereits oben besprochen haben, können Zahlungsverzögerungen dein Unternehmen auf mehr als eine Weise beeinflussen — und keine davon ist positiv.

Von finanziellen Schwierigkeiten bis hin zu Betriebsunterbrechungen — wann immer du in eine Situation gerätst, in der du ausstehenden Zahlungen nachjagen musst, muss dein Unternehmen höchstwahrscheinlich viel Aufmerksamkeit und Energie darauf verwenden, die Folgen des Geldmangels zu bewältigen. 

Mit Clockify verspätete Zahlungen verhindern

Wenn du mit einer Zahlung für deine Dienstleistungen konfrontiert wirst, die nicht eingegangen ist, kannst du nicht viel tun, außer zu warten.

Um solche Vorfälle jedoch zu vermeiden (oder zumindest auf ein Minimum zu reduzieren), solltest du die Automatisierung deines Rechnungsstellungsprozesses mit einem Zeiterfassungs- und Rechnungsstellungstool wie Clockify in Betracht ziehen. 

Mit Clockify als dein Rechungsstellungs-Partner, kannst du alle erforderlichen Details zu deinen Dienstleistungen an einem Ort speichern. Wenn dann der Moment der Zahlungseinziehung gekommen ist, dauert es nur ein paar Sekunden, alle Details auszuwählen, die du in die Rechnung aufnehmen möchtest, und sie abzuschicken.

Du musst dazu nur Folgendes tun: 

• Gehe zum Abschnitt „Rechnungen“,
• Klicke auf die Option „Rechnung erstellen“,
• Wähle deinen Kunden, die Währung, das Ausstellungsdatum und das Fälligkeitsdatum aus und
• Klicke auf „Erstellen“.

Du kannst auch entscheiden, ob du deiner Rechnung Elemente manuell hinzufügen oder die von dir erfasste Zeit automatisch importieren möchtest. 

Mit der Rechnungsfunktion von Clockify kannst du außerdem jeder Rechnung einen Rabatt hinzufügen, was deinem Kunden einen zusätzlichen Motivationsschub gibt, wenn du dich entschieden hast, frühzeitige Zahlungen zu belohnen.

Auf diese Weise erhöhst du nicht nur deine Chancen, Zahlungen pünktlich zu erhalten, sondern verringerst auch die Wahrscheinlichkeit, beim Erstellen einer Rechnung wichtige Informationen zu vergessen. 

Melde dich noch heute kostenlos bei Clockify an.