Wie kannst du die Projektrentabilität verfolgen?
Auch wenn du einen Stundensatz für ein Projekt in Rechnung stellst, musst du die Zeit erfassen, damit du sehen kannst, wie genau deine Voranschläge sind und ob das Projekt rentabel ist. Wenn du die tatsächliche Dauer des Projekts kennst, weißt du, ob du genug Geld verlangst oder ob du Geld verlierst.
Du könntest zum Beispiel einem Kunden sagen, dass du 50 Stunden für ein Projekt benötigst, 20 für das Design und 30 für die Programmierung. Du vereinbarst also einen Festpreis und denkst, dass du das Projekt in weniger als 50 Stunden abschließen wirst. Aber wie viel Zeit wirst du wirklich brauchen? Je größer das Projekt ist, desto größer wird der Fehler sein.
Aber wenn du die Zeit erfasst, weißt du genau, wie viel Zeit jede Tätigkeit in Anspruch nimmt und ob du mit einem Projekt Geld verdient hast. Angenommen, du schließt das Projekt in 70 Stunden ab, das sind 20 Stunden mehr als im Voranschlag angegeben. Du kannst mit dem Kunden über einen höheren Preis oder weniger Arbeit verhandeln. Aber selbst wenn du so abrechnest, als hättest du 50 Stunden gearbeitet, wirst du in Zukunft besser veranschlagen und kein Geld verlieren.
Angenommen, du beginnst ein neues Festpreisprojekt. Hier ist ein Beispiel dafür, wie dein Clockify-Workflow aussehen könnte.
Erste Einrichtung #
Um Zeiteinträge zu kategorisierensollst du zunächst den Namen des Kunden in deinem Arbeitsbereich Einstellungen > Kunden festlegen. Du kannst auch Tags mit der Art der Aktivitäten definieren (z. B. Projektmanagement), damit du Zeiteinträge nach Tags filtern und verfolgen kannst, wie viel Zeit jede Aktivität in Anspruch nimmt.
- Ein neues Projekt erstellen und den Kunden auswählen
- Projekten Aufgaben (zB. Design, Entwicklung) hinzufügen
- Einen aufgabenbasierten Zeitvoranschlag verwenden (z. B. Designaufgabe: 20 Stunden, Entwicklungsaufgabe: 30 Stunden) oder einen manuellen Voranschlag eingeben (z. B. 50 Stunden für das gesamte Projekt).
- Abrechenbare Sätze sowie Arbeitskostensätze einrichten
Nachfolgende Konfiguration #
Nach dem Projektstart:
- Bei der Zeiterfassung solltest du darauf achten, dass jeder Zeiteintrag ein Projekt und eine Aufgabe enthält.
- Wenn du einen Meilenstein erreicht hast (z. B. die Fertigstellung des Entwurfs), sollst du den Projektstatus auf Voranschlag und tatsächliche Zeit überprüfen. Wenn du deinen ursprünglichen Voranschlag weit überzogen hast, solltest du mit dem Kunden über eine Anpassung des Budgets, der Anforderungen und des Zeitplans sprechen.
- Sobald das Projekt beendet ist, solltest du zum Zusammenfassungsbericht gehen und die Einträge nach dem Projekt filtern. Anschließend sollst du den Bericht im CSV-Format exportieren und ihn in Excel importieren. Dort kannst du die Daten besser analysieren, sehen, welche Aktivitäten länger gedauert haben als geplant, analysieren woran das liegt und in Zukunft bessere Voranschläge (und Preise) festlegen.
- In Berichten kannst du entweder die Beträge für die Rechnungsstellung, die Kosten oder den Gewinn (die Differenz zwischen den beiden) anzeigen.