Alles, was du über das EU-Gesetz zur Zeiterfassung wissen solltest

Die EU-Arbeitszeitrichtlinie (1993)

Lange bevor die Zeiterfassung in der EU zur Pflicht wurde, wurden bestimmte Maßnahmen ergriffen, um die Gesundheit und Sicherheit der Arbeitnehmer zu gewährleisten und sie vor Überarbeitung zu schützen.

Eine davon war die EU-Arbeitszeitrichtlinie — eine Gesetzgebung zur Regulierung der Arbeitszeit in den EU-Mitgliedstaaten. Diese Vorschrift führte spezifische Arbeitszeitstandards ein, die auch heute, Jahrzehnte später, noch wirksam sind. 

Wie die obige Tabelle zeigt, wurde die EU-Arbeitszeitrichtlinie im besten Interesse sowohl der Arbeitnehmer als auch der Arbeitgeber entwickelt.

Obwohl die Richtlinie im besten Interesse beider Seiten entwickelt wurde, sah sie zum Zeitpunkt ihrer Einführung kein System vor, das sicherstellte, dass Arbeitgeber diese Anforderungen auch einhalten. Daher musste eine zusätzliche Bestimmung eingeführt werden.

Daher musste eine zusätzliche Bestimmung eingeführt werden.

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Die EU-Zeiterfassungspflicht (2019)

Obwohl die Arbeitszeitrichtlinie die Arbeitslandschaft in der EU veränderte, ließ sie Arbeitgebern zu viel Spielraum für eine missbräuchliche Handhabung.

Dies änderte sich durch eine Klage, die den Kurs der EU-Arbeitsstandards verändern sollte. 

Alles begann, als die spanische Tochtergesellschaft der Deutschen Bank dabei ertappt wurde, die Stunden der Mitarbeiter falsch zu melden und Überstunden nicht angemessen zu bezahlen.

Da diese Aktivitäten gegen das EU-Arbeitsrecht gemäß der EU-Arbeitszeitrichtlinie und der Charta der Grundrechte der Europäischen Union verstießen, reichte die spanische Gewerkschaft eine Klage gegen die Deutsche Bank ein.

Schließlich entschied der Europäische Gerichtshof (EuGH) im Mai 2019, dass alle EU-Arbeitgeber die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter erfassen müssen.

Seitdem sind Arbeitgeber aller Mitgliedstaaten verpflichtet, ein “objektives, verlässliches, und zugängliches System” zur Messung der täglichen Arbeitszeit einzurichten.

Hier sind einige der Zeiterfassungsbestimmungen, die EU-Arbeitgeber einhalten müssen:

Die Entscheidung liefert zwar Anhaltspunkte, um EU-Arbeitgebern beim Messen der Mitarbeiterzeit und der Einhaltung der Vorschriften zu helfen. 

Die einzelnen Staaten können jedoch die Einzelheiten bezüglich der Art des Zeiterfassungssystems und seiner Implementierung selbst festlegen. 

Was bedeutet das EU-Zeiterfassungsgesetz für Arbeitgeber?

Da die EU die genaue Ausgestaltung der Zeiterfassung den einzelnen Mitgliedstaaten überlassen hat, müssen einige Staaten noch spezifischere Richtlinien zur Arbeitszeiterfassung einführen.

Bis dies jedoch in jedem EU-Mitgliedstaat der Fall ist, sollten sich Arbeitgeber darauf konzentrieren, ein Zeiterfassungssystem zu implementieren, das in erster Linie die Arbeitnehmer schützt.

Derzeit schreibt das Urteil vor, dass Arbeitgeber ein Zeiterfassungssystem haben müssen, um:

• Überstunden zu verfolgen und
• sicherzustellen, dass die Mitarbeiter ihre obligatorischen Ruhezeiten erhalten.

Dort, wo das Urteil umgesetzt ist, haben Mitarbeiter es leichter, Klagen auf Ausgleich von Überstunden zu gewinnen. Vor der Zeiterfassungspflicht mussten Mitarbeiter ihre Überstunden vor Gericht beweisen.

Nun liegt die Beweislast beim Arbeitgeber. Das heißt, der Arbeitgeber muss einen mutmaßlichen Überstundenanspruch widerlegen.

Egal ob du dich in einem Land befindest, das die Zeiterfassungspflicht bereits umgesetzt hat oder nicht: Es ist deutlich sicher, in ein Zeiterfassungssystem zu investieren, mit dem du die Zeit präzise und objektiv erfassen kannst.

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Zeiterfassungspflicht in den EU-Staaten

Schon vor der EuGH-Entscheidung hatten viele EU-Mitgliedstaaten – wie Österreich, Kroatien, Luxemburg, Ungarn und andere – bereits eine explizite Zeiterfassungspflicht eingeführt.

Die meisten Staaten mussten jedoch ihre bestehenden Arbeitsgesetze anpassen, um die Einhaltung der EU-Vorschriften zu gewährleisten. 

Sehen wir uns an, wie einige der Mitgliedstaaten die EU-Zeiterfassungspflicht umgesetzt haben. 

Spanien

Als Reaktion auf das Urteil CCOO gegen Deutsche Bank war Spanien der erste Mitgliedstaat, der die neue Vorschrift zur Zeiterfassung in sein königlichen Gesetzesdekret umsetzte.

Das Gesetz legt Folgendes fest:

• Alle Unternehmen müssen die Arbeitsstunden ihrer Mitarbeiter erfassen, unabhängig davon, egal ob sie Tarif- oder Lohnmitarbeiter sind.
• Unternehmen müssen die Zeiterfassungsaufzeichnungen ihrer Mitarbeiter 4 Jahre lang aufbewahren.
• Mitarbeiter müssen über die Dauer und Verteilung eines normalen Arbeitstages informiert werden.
• Zeiterfassungsaufzeichnungen müssen öffentlich und für Mitarbeiter, Gewerkschaften und die Regierung zugänglich sein.
• Die Gewerkschaften müssen monatlich über die Überstunden der Mitarbeiter informiert werden.
• Die Start- und Endzeiten jedes Mitarbeiters, einschließlich der Pausen (auch für Remote-Mitarbeiter), müssen aufgezeichnet werden.

Da Arbeitgeber für die Aufzeichnung der Arbeitszeiten verantwortlich sind, drohen Unternehmen im Falle von Unregelmäßigkeiten erhebliche Geldstrafen.

Griechenland

Im Juni 2021 verabschiedete Griechenland ein Arbeitsgesetz, das die Implementierung eines elektronischen Systems zur Zeiterfassung der Mitarbeiter über digitale Arbeitskarten vorschreibt.

Mitarbeiter müssen nun ihre Anwesenheit durch die Protokollierung des Beginns und des Endes ihrer Arbeitstage erfassen.

Das System ist mit der ERGANI-Plattform des Landes für Arbeitgeber verbunden, was bedeutet, dass die griechische Arbeitsinspektion jederzeit Zugriff auf die Daten hat.

Dänemark

Seit dem 1. Juli 2024 müssen alle dänischen Arbeitgeber die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter registrieren.

Gemäß der jüngsten Änderung der Arbeitszeitrichtlinie müssen dänische Arbeitgeber ein Zeiterfassungssystem implementieren, das die Arbeitszeiten der Mitarbeiter genau misst.

Die Änderung besagt auch, dass:

• Arbeitgeber verpflichtet sind, die Gesamtarbeitsstunden ihrer Mitarbeiter pro Tag zu registrieren,
• Mitarbeiter die Möglichkeit haben müssen, die registrierten Informationen jederzeit einzusehen, und
• Die aufgezeichneten Informationen mindestens 5 Jahre lang gespeichert werden müssen.

Die Änderung verpflichtet Arbeitgeber jedoch nicht, die Ein- und Ausstempelzeiten ihrer Mitarbeiter zu überwachen oder genau festzulegen, welches System sie implementieren müssen.

Am wichtigsten ist, dass die Mitarbeiter über einen Zeitraum von 4 Monaten nicht mehr als 48 Stunden pro Woche arbeiten.

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Deutschland

Seitdem das Bundesarbeitsgericht (BAG) im Jahr 2022 entschieden hat, dass alle deutschen Arbeitgeber die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter aufzeichnen müssen, ist die Zeiterfassung im ganzen Land ein wichtiges Thema.

Da die Entscheidung von 2022 jedoch nicht genügend Details darüber enthielt, wie genau die Zeiterfassung funktionieren soll, entwarf das Bundesministerium für Arbeit und Soziales im April 2023 eine Änderung des Arbeitszeitgesetzes.

Dem Entwurf zufolge müssten Arbeitgeber nun die Ein- und Ausstempelzeiten ihrer Mitarbeiter und die Gesamtzahl der Arbeitsstunden pro Tag elektronisch erfassen.

Außerdem müssten sie die Zeiterfassungsaufzeichnungen so lange aufbewahren, wie der Mitarbeiter in ihrem Unternehmen beschäftigt ist.

Im Falle eines Verstoßes könnten Unternehmen mit einer Geldstrafe von bis zu 30.000,00 € belegt werden.

Da das Gesetz jedoch noch nicht in Kraft getreten ist, bleibt abzuwarten, wie die neuen Bestimmungen umgesetzt werden.

FAQs zum EU-Zeiterfassungsgesetz

Wenn du dich immer noch unsicher über die Einzelheiten der EU-gesetzlichen Anforderungen bist, wirf einen Blick auf die folgenden häufig gestellten Fragen.

Ist die Zeiterfassung in Frankreich obligatorisch?

Die Zeiterfassung ist in Frankreich nur für bestimmte Gruppen von Arbeitnehmern obligatorisch.

Wenn Mitarbeiter individuelle Arbeitszeiten haben (z. B. jedes Teammitglied eine unterschiedliche Anzahl von Stunden arbeitet), sind Arbeitgeber dafür verantwortlich, ein Zeiterfassungssystem zu implementieren. Dieses System würde die Start- und Endzeiten der Mitarbeiter sowie die Gesamtzahl der pro Tag gearbeiteten Stunden aufzeichnen.

Wenn Mitarbeiter jedoch kollektive Arbeitszeiten befolgen (das gesamte Team arbeitet die gleiche Anzahl von Stunden), ist der Arbeitgeber nur für die Aufzeichnung der Arbeitszeit des gesamten Teams verantwortlich.

Gilt die EU-Arbeitszeitrichtlinie im Vereinigten Königreich noch?

Die EU-Arbeitszeitrichtlinie ist im Vereinigten Königreich auch nach dem Brexit noch gültig. 

Britische Arbeitgeber sind weiterhin verpflichtet, die Bestimmungen zur maximalen Arbeitszeit einzuhalten und sicherzustellen, dass ihre Arbeitnehmer höchstens 48 Stunden pro Woche arbeiten.

Du musst auch:

• Mitarbeitern nach 6 Stunden Arbeit eine 20-minütige Ruhepause gewähren, 
• Sicherstellen, dass sie Jahresurlaub nehmen, und
• Andere Bestimmungen der Arbeitszeitrichtlinie einhalten. 
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Ist die Mitarbeiterüberwachung in Europa legal?

Im Allgemeinen ist die Mitarbeiterüberwachung in Europa legal, wenn ein legitimer geschäftlicher Grund für diese Maßnahme vorliegt. Mit anderen Worten, solche Daten müssen für das Management und die Funktion eines Unternehmens notwendig sein.

Die Mitarbeiterüberwachung muss jedoch der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) entsprechen, und die Mitarbeiter müssen über jeden Überwachungsfall informiert und konsultiert werden.

Außerdem haben bestimmte Mitgliedstaaten, wie Portugal, Zypern und Dänemark, eigene Vorschriften zur Mitarbeiterüberwachung eingeführt. Deshalb ist es immer am besten, Rechtsberater zu konsultieren, bevor neue Technologien zur Erfassung und Verarbeitung personenbezogener Daten eingeführt werden.

Was sind die Vorteile der Zeiterfassung?

Ein Zeiterfassungssystem ist nicht nur vorteilhaft, um die Gesetze bezüglich der Arbeitszeiten in europäischen Ländern einzuhalten.

Es gibt viele weitere Vorteile der Zeiterfassung sowohl für Mitarbeiter als auch für Arbeitgeber.

Einige Vorteile der Zeiterfassung für Mitarbeiter sind:

• Keine Überstunden ohne Vergütung mehr,
• Rechtlicher Schutz vor missbräuchlichen Arbeitgebern,
• Bessere Arbeitszeiten und eine gesündere Work-Life-Balance,
• Recht auf digitale Abschaltung, das notwendig ist, um die Vorteile der arbeitsfreien Zeit wirklich zu genießen, und
• Keine aufeinanderfolgenden Arbeitsschichten mehr (mindestens 11 Stunden Pause zwischen den Arbeitszeiten).

Zu den Vorteilen der Zeiterfassung für Arbeitgeber gehören:

• Organisierte und digitalisierte Aufzeichnungen, die die Gehalts- und Lohnabrechnung genauer machen,
• Erhöhte Transparenz und Vertrauen zwischen Arbeitgebern und Mitarbeitern,
• Verbesserte Gesundheit und Produktivität der Mitarbeiter,
• Ein besserer Überblick über wahre Kosten, Zeitfresser und Ineffizienzen und
• Genauere Kostenvoranschläge und Fristen, die auf tatsächlichen historischen Daten basieren.

🎓 Vorteile der Zeiterfassung

Für eine genaue Zeiterfassung wähle eine verlässliche Software

Die Einhaltung aller Zeiterfassungsbestimmungen geht über die Einführung von Richtlinienänderungen hinaus. Du musst auch sicherstellen, dass du über ein System verfügst, das dich in die richtige Richtung leiten kann.

Hier kommt eine Zeiterfassungssoftware wie Clockify ins Spiel.

Clockify ermöglicht es dir, die gesamte arbeitsbezogene Zeit zu verfolgen, einschließlich Pausen, Überstunden, und Urlaub.

Auf diese Weise kannst du schnell erkennen, ob die Arbeitszeit deiner Mitarbeiter die vorgeschriebenen 48 Stunden pro Woche fast überschreitet, und Änderungen an ihrem Zeitplan vornehmen.

Mitarbeiter können ihre Stunden auch online über mehrere Geräte melden, die du später zum Unterschreiben exportieren oder ausdrucken kannst.

Beachte jedoch, dass ein Zeiterfassungssystem alleine dich nicht automatisch konform mit dem Zeiterfassungsgesetz macht. Du musst sicherstellen, dass du die Software korrekt verwendest.

Daher ist es am besten, sich vor der Einrichtung eines Zeiterfassungssystems mit deinem Rechtsberater zu beraten, um die Einhaltung der EU-Zeiterfassungsvorschriften zu gewährleisten.

Erst dann kannst du das Beste aus deinem Zeiterfassungstool herausholen und sicher sein, dass du die genauesten Aufzeichnungen zur Hand hast.