Vorteile der Zeiterfassung

Was versteht man unter Zeiterfassung?

Kurz gesagt, unter Zeiterfassung versteht man den Prozess, bei dem die aufgewendete Zeit für die Arbeit oder bestimmte Aufgaben oder Projekte aufgezeichnet wird.

Wenn du gerade erst mit der Zeiterfassung beginnst, suchst du möglicherweise nach Antworten auf die folgenden Fragen:

• Warum Arbeitszeiten erfassen?
• Warum ist die Zeiterfassung für Arbeit und andere Aktivitäten von Bedeutung?
• Wie können Mitarbeiter von der Zeiterfassung profitieren?
• Wie kannst du Zeit erfassen und was sind die besten Methoden?
• Wie kannst du die beste Zeiterfassungssoftware wählen?
• Wie kannst du vermeiden, mehr als nötig zu arbeiten und sich selbst zu überfordern?

Lies weiter, da wir Antworten auf diese Fragen in den nächsten Abschnitten geben.

Finden wir jetzt heraus, wer die Menschen sind, die ihre Zeit erfassen.

Wer erfasst Zeit und warum?

Die meisten von uns sind in gewisser Weise Teil der Geschäftswelt.

Und die meisten Unternehmen in dieser Welt verlassen sich auf eine Zeiterfassungssoftware, besonders wenn ihre Mitarbeiter viel Zeit am Computer oder außerhalb des Büros verbringen.

Die Zeiterfassung ist nützlich und vorteilhaft für alle Unternehmen, die:

• Mit Kunden arbeiten,
• Stundenweise abrechnen,
• Remote- oder Hybrid-Arbeitsstellen haben,
• Flexible Arbeitszeiten bieten, und
• Ihre Produktivität und Rentabilität verbessern möchten.

Viele Berufe, Organisationen und Unternehmen können aus der Erfassung ihrer Arbeitszeiten Vorteile ziehen. Zu diesen Berufen gehören:

• Freelancer und selbstständige Berater,
• Hybride, Remote und virtuelle Teams,
• Unternehmen mit Außendienstmitarbeitern,
• Unternehmen, die mit Kunden arbeiten,
• Unternehmen, die stundenweise abrechnen,
• Unternehmen, die ihre Produktivität verbessern möchten, und
• Unternehmen, die flexible Arbeitszeiten bieten.

Sehen wir uns jetzt an, wie und warum sie Zeit erfassen.

Freelancer und selbstständige Berater

Die meisten Freelancer und selbstständige Berater verwenden Zeiterfassung, um:

• Ihren Kunden einen Nachweis für die geleistete Arbeit zu zeigen, meistens in der Form eines Berichts,
• Alle inaktiven Zeiten aufzuzeichnen, damit sie Ablenkungen und Prokrastination während der Arbeit von Zuhause aus minimieren können,
• Die Produktivität zu steigern, indem sie Fristen für Mikro-Aufgaben innerhalb des Projekts festlegen,
• Bessere Schätzungen für künftige Projekte zu erstellen, indem sie die nötige Zeit für den Projektabschluss analysieren,
• Ihre abrechenbaren Stunden zu verfolgen, damit sie Kunden Rechnungen erstellen und analysieren können, ob sie genug für ihre Arbeit in die Rechnung stellen.

Hybride, remote und virtuelle Teams

Die meisten hybride, remote und virtuelle Teams benutzen Zeiterfassung, um:

• Einen Nachweis bereitzustellen, dass sie an Aufträgen gearbeitet haben,
• Mitglieder ihres Teams zu motivieren, produktiver zu sein und einen gleichermaßen Arbeitsbeitrag zu leisten,
• Zeitpläne, die zu allen Teammitgliedern zur Verfügung stehen, einfach zu erstellen,
• Teammitglieder zu fordern, ihre Heimarbeit verantwortungsvoll zu erledigen, und
• Zeiterfassung als Basis für Lohn- oder Gehaltsabrechnung zu nutzen und sicherzustellen, dass jeder Mitarbeiter fair bezahlt wird.

Unternehmen mit Außendienstmitarbeitern

Unternehmen, die Außendienstmitarbeiter einstellen, wie Bauunternehmen, kann Zeiterfassung helfen, um:

• Arbeit aus der Ferne zu verfolgen, da ein Projektmanager nicht alle Mitarbeiter überwachen kann,
• Außendienstmitarbeitern zu ermöglichen, detaillierte Berichte über ihren Fortschritt zu senden,
• Sicherzustellen, dass der Fortschritt deiner Mitarbeiter richtig dokumentiert wird, damit sie entsprechend bezahlt werden können, und
• Die gesamte Kommunikation zwischen Projektmanagern und Außendienstmitarbeitern zu verbessern.

Unternehmen, die mit Kunden arbeiten

Unternehmen, die mit Kunden arbeiten, sind verschiedene Agenturen, Tech- und IT-Unternehmen und sogar Non-Profit-Organisationen.

Diese Unternehmen verwenden Zeiterfassung, um:

• Eine vertrauensvolle Beziehung zu Kunden aufzubauen, indem Zeiterfassung ihnen ermöglicht, genaue Informationen über den Projektfortschritt und Kostenschätzungen zu erhalten,
• Kunden präzisere Rechnungen zu stellen, die auf tatsächliche Projektkosten und nötige Zeit sowie nötige Ressourcen basieren, und
• Auf die Rentabilität ihrer Projekte zuzugreifen, indem sie Zeitberichte ansehen und sich fragen:
• Berechnen wir entsprechend unserer tatsächlichen Arbeit oder sollten wir unsere Preise erhöhen?
• Fokussieren wir auf gewinnbringende Projekte oder verbringen wir zu viel Zeit mit Aktivitäten, die keinen Gewinn bringen?

Unternehmen, die stundenweise abrechnen

Unternehmen, die mit Kunden arbeiten und stundenweise abrechnen, wie Anwaltsbüros verwenden Zeiterfassung, um

• Rechnungen zu erstellen, die auf dem Zeitaufwand für Projekte und auf ihren Stundensätzen basieren,
• Genauer abzurechnen, da jede Sekunde, die für ein Projekt aufgewendet wurde, sorgfältig dokumentiert wird, und
• Umsatz zu maximieren.

Unternehmen, die ihre Produktivität verbessern möchten

Sogar Unternehmen, die nicht mit Kunden arbeiten, aber möchten effizienter werden, verlassen sich auf die Zeiterfassung, die sie bei der Bewertung der Produktivitätsstufe ihrer Mitarbeiter unterstützt.

Sie möchten zwei Dinge wissen:

• Erzielen ihre Mitarbeiter die gewünschten Ergebnisse innerhalb der Fristen?
• Oder verbringen ihre Mitarbeiter zu viel Zeit im Leerlauf?

Die Zeiterfassung hilft dir, zu beurteilen, wie sie ihre Arbeitszeit verbringen und sie zu motivieren, produktiver zu sein und ihre Zeit besser zu organisieren.

Unternehmen, die flexible Arbeitszeit bieten

Die Unternehmen mit flexiblen Arbeitszeit erfassen Zeit, um:

• Berichte darüber zu erstellen, wann Mitarbeiter zur Arbeit kommen, wann sie Feierabend machen, und wie viel Zeit sie im Büro verbringen,
• Genaue Loh- und Gehaltsabrechnung zu erstellen, und
• Überstunden, bezahlte Auszeit und Urlaub aufzuzeichnen.

Wie kann Zeiterfassung Geld sparen?

Die tatsächliche Ersparnis dank der Zeiterfassung hängt von folgenden Faktoren ab:

• Die Größe deines Unternehmens,
• Die Anzahl der Mitglieder in deinem Team, und
• Die Komplexität der Kundenabrechnung.

Trotzdem gibt es einen großen Unterschied zwischen den Umsätzen der Unternehmen, die ihre Zeit erfassen und die, die das nicht tun.

Im Gegensatz zu Unternehmen, die keine Zeit erfassen, sind die Unternehmen mit Zeiterfassung:

• Sich der Arbeitsbelastung bewusst, die sie innerhalb eines bestimmten Zeitraums übernehmen können,
• Sich der Produktivitätslevels im Team bewusst, und
• Können Fristen und Kosten besser einschätzen.

All dies führt zu Projekten mit mehr Qualität und einem stärkeren Verhältnis mit Kunden.

Diese Kunden werden in der Regel wiederkehrende Kunden, die andere über dein Unternehmen gerne informieren.

Schließlich locken diese Kunden weitere Kunden an und helfen dir bei der Umsatzsteigerung.

Darüber hinaus kann eine Zeiterfassungssoftware dir Geld sparen, indem diese viel Verwaltungsarbeit automatisiert und dir bei Zeitaufwandsanalysen hilft.

Erfahren wir jetzt, wie eine Software das tut.

Zeiterfassung steigert die Produktivität

Mit Zeiterfassung kannst du einen besseren Überblick über den Zeitaufwand erhalten, um deine Zeit besser zu priorisieren.

Zum Beispiel, wenn du deine Produktivität verbessern möchtest, kannst du an deinem typischen Arbeitstag die Zeit erfassen und danach analysieren, wie du deine Zeit verbringst.

Basierend auf dem Zeiterfassungsbericht über deinen Tag kannst du:

• Besser priorisieren,
• Zeitpläne besser erstellen, und
• Motivation erhalten, produktiver zu sein.

Dieser Zeitbericht hilft dir, Folgendes zu identifizieren:

• Wie viel Zeit du für alltägliche Aufgaben (1 Stunde zur Überprüfung deines Posteingangs und zum Beantworten von E-Mails) verbringst,
• Die Zeit, die du mit wichtigeren Aufgaben verbringen kannst, und
• Die Zeit, die du mit nicht arbeitsbezogenen Aktivitäten (40 Minuten für Soziale Medien) verbringst.

Sobald du dir bewusst wirst, wie du deine Zeit am Arbeitsplatz verbringst, kannst du höhere Produktivität und Effizienz erzielen.

Und eine bessere Produktivität und Effizienz können dir helfen,

• Mehr Aufgaben zu erledigen,
• Mehr Geld zu verdienen, und
• Mehr Geld zu sparen.

Zeiterfassung unterstützt dich bei besseren Projektkostenschätzungen

Die Zeiterfassungsmethoden können dir beim Geldsparen anders helfen, indem du den Zeitaufwand für Projekte verfolgen und die tatsächlichen Projektkosten besser verstehen kannst.

Vielleicht berechnest du deinen Kunden nicht die Preise, die du eigentlich verlangen solltest.

Stell dir beispielsweise vor, dass du einige Probleme bei der Arbeit an einem Projekt hast und dass du für die Erledigung der ganzen Arbeit mehr Zeit brauchst. Die Projektkosten werden deswegen höher als deine erste Schätzung und das musst du deinem Kunden mitteilen.

Mit unserer Zeiterfassungssoftware kannst du genaue Berichte generieren, die du Kunden vorlegen und auf alle Probleme hinweisen kannst, die zu höheren Projektkosten führen.

Darüber hinaus kannst du bessere Schätzungen für künftige Projekte erstellen und Geld langfristig sparen.

Mit Zeiterfassung sparst du Zeit für Papierkram

Ohne Zeiterfassungssoftware ein modernes Unternehmen zu führen bedeutet, die gesamte wichtige Büroarbeit manuell zu erledigen.

Dies raubt dir Zeit, die du sonst für profitablere Aktivitäten aufwenden kannst.

Zum Beispiel, wenn du keine Zeiterfassungssoftware verwendest, musst du manuell:

• Berichte durchgehen (20 Minuten),
• Berechnen, wie viel jeder Mitarbeiter gezahlt werden muss (30 Minuten), und
• Rechnungen ausfüllen (30 Minuten).

Dies beläuft sich auf eine Stunde und 20 Minuten jeden Tag oder sechs Stunden jede Woche für Papierkram. Berechnest du deine Arbeit stundenweise, sind das 24 Stunden des verlorenen Gewinns pro Monat.

Wenn dein Stundensatz 50 $ beträgt, bedeutet das, dass du 1200 $ pro Monat sparen kannst, indem du einfach eine Zeiterfassungs-App benutzt.

Eine Zeiterfassungssoftware hilft dir dabei, Zeit und Geld zu sparen, indem diese Berichte und Rechnungen automatisch generiert werden und die Lohn- und Gehaltsabrechnung in wenigen Minuten ausgeführt wird.

Wenn es um Geld- und Zeitsparen geht, haben wir generelle Vorteile der Zeiterfassung erklärt.

Tauchen wir jetzt ein wenig tiefer und erfahren mehr über die Vorteile der Zeiterfassung für:

• Teams,
• Kleine Unternehmen,
• Manager,
• Freelancer und
• Kunden.

Vorteile der Zeiterfassung für Teams

Die Arbeit in großen Teams hat besondere Herausforderungen:

• Du bist dir nicht sicher, ob jeder Mitarbeiter seine Aufgaben erledigt
• Du kannst nicht vorhersehen, wie viel Zeit Teammitglieder benötigen, um ihre Aufgaben zu erledigen.
• Du kannst nicht mit Sicherheit sagen, dass dein Team an seinen Aufgaben überhaupt arbeitet.

Dinge werden immer komplizierter in Remote- oder Hybrid-Teams, sowohl für Manager als auch für Teammitglieder.

Es kann passieren, dass du und dein Team nicht wisst, wie viel Zeit jeder Mitarbeiter für bestimmte Aufgaben aufwendet oder ob jeder Mitarbeiter seine Aufgaben erledigt. In solchen Umständen wird es immer schwieriger, die gesamte Arbeit übereinzustimmen und Projekte innerhalb festgelegter Fristen und Budgets abzuschließen.

Dank Zeiterfassungssoftware können sowohl Manager als auch Teammitglieder einen Einblick in die Aktivitäten jedes Teammitglieds haben.

So kann das gesamte Team effizienter arbeiten und bessere Zeitpläne erstellen.

Es wird auch Teams helfen, bessere Ergebnisse bei zukünftigen Projekten zu erzielen.

Kurz gesagt, Zeiterfassung hilft Teams:

• Hohe Motivation und Produktivitätslevels aufrechtzuerhalten,
• Potenzielle Probleme und Konflikte zu lösen,
• Sich besser zu organisieren und zu priorisieren, und
• Persönliche und gemeinsame Ziele schneller zu erreichen.

Zeiterfassung hält hohe Motivation und Produktivitätslevels aufrecht

Mit Zeiterfassung wird es möglich, zu wissen, was deine Teammitglieder während der Arbeitszeit tun und wie viel Zeit sie mit jeder Aktivität verbringen.

Wenn Teammitglieder ihre Zeit aufzeichnen und öffentlich machen, wird es unvermeidlich, dass sie ihre Ergebnisse anfangen zu vergleichen.

Sie können sich fragen:

• Warum sind Helenas Zeitergebnisse besser als meine?
• Warum verbringe ich so viel Zeit mit nicht gewinnbringenden Aktivitäten und im Leerlauf?
• Was kann ich tun, um meine Ergebnisse zu verbessern?

Diese Fragen können motivierend sein und Teammitgliedern inspirieren, produktiver zu sein und ihre Zeit besser zu kontrollieren.

Zeiterfassung löst potenzielle Probleme und Konflikte

Es kann lediglich zu einem Problem in einem Projektteil kommen, das zur Verzögerung bei der Projektabwicklung führt.

Aber die Problemidentifizierung wird mit einer Zeiterfassungssoftware viel leichter.

Sobald alle ihre Zeiterfassungsergebnisse bekannt geben, kann dein Team wissen, wer Probleme und womit hat. Wenn man dies erfährt, ist das Problemlösen der nächste Schritt.

Darüber hinaus können Konflikte entstehen, wenn es um die Fristen zum Projektabschluss geht.

Warum kann dies ein Problem sein?

Verschiedene Teammitglieder können möglicherweise verschiedene Meinungen darüber haben, wie viel Zeit man zum Projektabschluss benötigt. Deshalb ermöglicht die Zeiterfassung für jedes Segment Verbesserungen innerhalb dieses Segments.

Mit Zeiterfassung können Teammitglieder den Zeitaufwand für ihre Aufgaben besser verstehen. Dadurch können sie genauere Projektfristen festlegen.

Mit Zeiterfassung kannst du dich besser organisieren und Aufgaben priorisieren

Wenn Teams sich auf Zeiterfassung in ihrer täglichen Arbeit verlassen, können sie ihre Zeitpläne besser organisieren.

Dies bezieht sich meist darauf, ihre Aufgaben basierend auf Dringlichkeit, Wichtigkeit oder Rentabilität priorisieren zu können.

Eine bessere Organisation und Priorisierung bedeuten, dass das Team mit größerer Wahrscheinlichkeit seine Aufträge innerhalb der Fristen erledigt.

Außerdem helfen Teams, die Projektkosten zu senken, indem sie ihre Aufgaben organisieren und priorisieren und sich auf profitable Aktivitäten fokussieren.

Mit Zeiterfassung kannst du persönliche und berufliche Ziele erreichen

Wenn du eng mit deinem Team zusammenarbeitest, kommt ihr wahrscheinlich an den Punkt, wo ihre beruflichen Ziele übereinstimmen. Zusammen könnt ihr das Folgende schaffen:

• Projekt rechtzeitig abschließen,
• Weniger Zeit mit einer Aufgabe verbringen, oder
• Euch auf technische Details in euren Berichten fokussieren.

Du verstehst sicher, was wir meinen.

Wie passt die Zeiterfassung in dieses Szenario?

Erfassen Teammitglieder ihre Zeit regelmäßig, werden sie koordiniert und finden es einfach, zu den Gesamtergebnissen des Teams beizutragen.

Darüber hinaus sind sie einander ein Vorbild und motivieren sich gegenseitig, sich zu verbessern.

Zum Beispiel, falls du möchtest, dass deine Zeiteffizienz so gut wie die von deinen Kollegen ist, kannst du deine erfasste Zeit analysieren, um Zeitfresser zu identifizieren und zu sehen, woran du arbeiten kannst.

Das kann dein berufliches Ziel sein.

Danach kannst du deine Zeit besser organisieren und lernen, wie man priorisiert, um dein persönliches Ziel zu erreichen, die gleiche oder sogar bessere Zeiteffizienz als deine Kollegen zu erzielen.

Insgesamt kann die Zeiterfassung dazu beitragen, die Teammitglieder zu motivieren, härter daran zu arbeiten, ihre Ziele zu erreichen - egal, ob sie persönlich oder beruflich sind.

Damit wird der Abschnitt über die Vorteile der Zeiterfassung für Teams beendet.

Finden wir weiter heraus, was Zeiterfassung für kleine Unternehmen bringen kann.

Vorteile der Zeiterfassung für kleine Unternehmen

Wie alle anderen Unternehmen müssen auch kleine Unternehmen Projekte innerhalb der Fristen abschließen, wiederkehrende Kunden gewinnen, ihre Ziele erreichen - und das alles mit einem begrenzten Budget und weniger Mitarbeitern schaffen.

Wegen dieser Ressourcenbegrenzungen ist für kleine Unternehmen Zeit ein wertvolles Asset. Man muss verfügbare Zeit vorsichtig zuweisen, damit alle Projektaspekte auf die effizienteste Weise abgeschlossen werden.

Um verfügbare Zeit am besten zu nutzen und sicherzustellen, dass ihre Mitarbeiter konkurrenzfähig bleiben, müssen kleine Unternehmen auf folgende Dinge besonders aufpassen:

• Aufgaben priorisieren,
• Alle Ausgaben verfolgen,
• Die Produktivität auf höchstem Niveau halten, und
• Schlechte Gewohnheiten, wie Multitasking oder Prokrastination, vermeiden.

Egal, ob du Besitzer oder Mitarbeiter eines kleinen Unternehmens bist, kann dir Zeiterfassung mit allen diesen Dingen helfen.

Hier ist wie, mit weiteren Details.

Zeiterfassung hilft bei der Aufgabenpriorisierung

In kleinen Unternehmen müssen Mitarbeiter oft mehrere Rollen bei einem Projekt übernehmen und viel Arbeit innerhalb einer strengen Frist erledigen.

Auch Kleinunternehmer sind unter Zeitdruck, da sie alle Mitarbeiter und Aufträge überwachen müssen.

Erfassen Mitarbeiter den Zeitaufwand für jede Aktivität, wird es klar, wie viel Zeit sie für jeden Auftrag im Projekt aufwenden.

Mit der Zeiterfassung können kleine Unternehmen ihre Aufgaben besser priorisieren, da:

• Mitarbeiter sich darauf mehr konzentrieren können, zu erfahren, welche Aufgaben einfacher und trotzdem gewinnbringender sind. Das kann auch ihre künftigen Projekte wesentlich verbessern.
• Besitzer zeitaufwendige und weniger profitable Aufgaben identifizieren können. Diese sollten entweder gestrichen oder neu bewertet werden.
• Falls der Arbeitsaufwand zunimmt, können sich Besitzer dafür entscheiden, mehr Mitarbeiter einzustellen.
• Besitzer verstehen können, ob sie jede Kleinigkeit kontrollieren. In diesem Fall sollten sie einige ihrer eigenen Aufgaben anderen Mitarbeitern zuweisen.

Zeiterfassung hilft bei der Erfassung aller Ausgaben

Kleine Unternehmen haben in der Regel ein begrenztes Budget, deshalb müssen sie ihre Aufgaben so verwalten, dass ihr Umsatz auf einem gesunden Niveau bleibt.

Es ist wichtig, dass Besitzer alle Ausgaben erfassen und Folgendes berücksichtigen:

• Rentabilität ihrer Projekte. Sind bestimmte Projekte tatsächlich profitabel, wenn es um Zeit- und Arbeitsaufwand geht? Oder sollten sie Kundengebühren erhöhen? Dank Zeiterfassung kann man Antworten auf diese Fragen finden, damit man die Erhöhung des Tarifs rechtfertigen kann.
• Mitarbeiterbeitrag. Leisten alle Mitarbeiter in gleichem Maße Zeit- und Arbeitsaufwand für ihre Projekte? Oder verliert das Kleinunternehmen Geld, indem sie sich auf nicht gewinnbringende Aufgaben konzentrieren und Fristen verpassen? Oder verschwenden sie sogar ihre Zeit mit unproduktiven Aktivitäten?

Sobald du profitable Projekte und Aufträge priorisierst und sicherstellst, dass jeder Mitarbeiter seine Arbeit erledigt, kannst du erwarten, dass deine Ausgaben sinken.

Zeiterfassung hilft dir, die Produktivität auf höchstem Niveau zu halten

Das Beste, was du für dein Kleinunternehmen und deine Mitarbeiter tun kannst, ist hohe Produktivität in der Arbeitszeit aufrechtzuerhalten. Und hier ist warum.

Mitarbeiter können sich 90 Minuten mit intensiven Aktivitäten beschäftigen

Die Arbeit an einer einzelnen Aufgabe, die den ganzen Tag mit einer oder zwei Pausen dauert, wird nur dazu führen, dass du dich erschöpft oder nicht arbeitsfreudig fühlst, egal wie gut die Qualität der Arbeit ist.

Laut Wissenschaft erlebt unser Gehirn hochfrequente Aktivitäten für 90 Minuten, die von niederfrequenten Aktivitäten für 20 Minuten befolgt werden.

Dies bedeutet, dass du mit 90 Minuten Arbeit und dann 20 Minuten Pause dich besser konzentrieren und bessere Ergebnisse erzielen kannst.

Dank Zeiterfassungssoftware kannst du deine Pausen sogar planen, um sicherzustellen, dass du sie tatsächlich nimmst.

Mitarbeiter können ihre Zeit besser planen und verteilen

Auf E-Mails zu antworten und in unproduktiven Meetings zu sitzen, sind nicht deine wichtigsten Aufgaben.

Obwohl diese Aufgaben für die Arbeit nicht so wichtig sind, muss man sie irgendwann erledigen.

Aber, wenn du mit der Zeiterfassung bei E-Mail-Antworten beginnst, kannst du:

• Auf E-Mails schneller antworten,
• Einen Teil deines Tages für E-Mail-Antworten bestimmen - früh am Morgen oder am Ende deines Arbeitstages, und
• Deine Zeit im Voraus planen und deine produktivsten Stunden während des Tages für wichtigere Aufgaben bestimmen.

Mitarbeiter können einen Überblick über Zeitergebnisse aller Kollegen haben

Haben alle Mitarbeiter den Überblick über Zeitergebnisse ihrer Kollegen, kann das Team seine Ergebnisse vergleichen und Mitarbeiter anregen, produktiver und effizienter zu sein.

Wenn du weißt, dass andere Kollegen wissen, wie du deine Zeit am Arbeitsplatz verbringst, wirst du versuchen, verantwortungsvoll mit deiner Zeit umzugehen.

Dies kann dich motivieren, keine Stunden mit E-Mails, deinem Handy, YouTube-Videos und Aufschieberitis zu verschwenden.

Es kann dich auch motivieren, deine eigene Produktivität zu nutzen und die wichtigsten Aufgaben für den Tag zuerst zu erledigen.

Zeiterfassung hilft dir, schlechte Gewohnheiten zu vermeiden

Für viele ist Multitasking eine gute Möglichkeit, mehr Aufgaben in weniger Zeit zu erledigen. Oder doch nicht?

Auf der anderen Seite ist Aufschieberitis eine Gewohnheit, die viele Menschen gerne loswerden würden.

Aber sowohl Multitasking als auch Aufschieberitis können im Prinzip die größten Feinde deiner Produktivität sein.

Wie kann Zeiterfassung Mitarbeitern dabei helfen, diese schlechten Gewohnheiten loszuwerden?

Erfassen Mitarbeiter Zeit, wird es immer schwieriger, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen oder Aufgaben zu verschieben. Mitarbeiter müssen Folgendes aufzeichnen:

• Aufgabenstart,
• Aufgabenende und
• Zeitaufwand für die Aufgabe.

Indem sie das tun, erhalten sie genaue Zeitergebnisse und haben einen besseren Einblick in ihre täglichen Zeitpläne.

Sobald Multitasking und Prokrastination auf ein Minimum reduziert werden, können kleine Unternehmen wirklich prosperieren.

Da viele Unternehmen von wiederkehrenden Kunden abhängen, sollten die Aufrechterhaltung und der Aufbau von Reputation und Glaubwürdigkeit ihre Top-Priorität sein. Und das ist nur möglich, wenn jeder Mitarbeiter seine Arbeit erledigt und Projekte rechtzeitig abschließt.

Vorteile der Zeiterfassung für Manager

Manager sind das wichtigste Bindeglied in jeder Unternehmensorganisation, da sie:

• Alle Teammitglieder koordinieren und alle Projektaspekte überwachen,
• Projektkosten, Fristenschätzungen und alle Mitarbeiter in ihrem Team überwachen,
• Wichtige Büroarbeit behandeln,
• Gute Beziehungen zu Kunden aufbauen, und
• Informationen zwischen Teammitgliedern und Abteilungen übertragen.

Aber, wenn Manager nicht wissen, wie viel Zeit jedes Projekt erfordert, wird ihre Arbeit viel schwieriger.

Und hier kann Zeiterfassung Wunder vollbringen.

Dank Zeiterfassungssoftware können Manager alle Daten erhalten, die sie benötigen und Kontrolle über ihre Verantwortlichkeiten behalten.

Die Zeiterfassungsdaten ermöglichen verschiedenen Managertypen verschiedene Vorteile:

• Projektmanager - Zeiterfassung erleichtert ihre Büroarbeit und Überwachung
• Firmenmanager - Zeiterfassung hilft ihnen, Projektkosten, Fristen und Mitarbeiter zu überwachen.
• Kundenberater - Zeiterfassung hilft ihnen, die Beziehung zwischen Unternehmen und ihren Kunden zu verbessern.

Entdecken wir jetzt die Vorteile der Zeiterfassung für jede Managergruppe

Wie kann Zeiterfassung für Projektmanager von Vorteil sein?

Wenn alle Teammitglieder ihre Zeit während der Arbeitszeit erfassen, können Projektmanager diese Daten verwenden, um wichtige Büroarbeit einfach zu erledigen und Teammitglieder und ihre Arbeit zu überwachen.

Zeiterfassungseinträge erleichtern die Bearbeitung der Dokumentation, besonders die Lohn- und Gehaltsabrechnung.

Projektmanager können einfach den Geldbetrag kalkulieren, den sie jedem Teammitglied basierend auf den Gesamtstunden und Stundensätzen zahlen sollen.

Mit der Erfassung der Zeit im Team kannst du sicherstellen, dass du Teammitglieder für den Zeitaufwand an einem Projekt nicht unterbezahlst oder überbezahlst.

Wenn dein Team seine Zeit erfasst, kannst du auf Zeitergebnisse und Aktivitätsbericht aller Mitarbeiter jederzeit zugreifen.

Auf diese Weise weißt du, wie jedes Teammitglied seine Zeit am Arbeitsplatz verbringt.

Die Analyse der Team-Zeiterfassungsdaten ermöglicht dir, jeden Zeitfresser zu identifizieren und den besten Weg zu finden, mit ihnen umzugehen.

Wie kann Zeiterfassung für Firmenmanager von Vorteil sein?

Wenn alle Mitarbeiter ihre Zeit erfassen, haben Firmenmanager einen Einblick in die Tätigkeiten des Unternehmens.

Die Zeiterfassung kann ihnen helfen, Antworten auf folgende Fragen zu finden:

• Passen die Kundengebühren zum Arbeitsaufwand und Ressourcen, die man für den Projektabschluss benötigt?
• Werden Projekte immer innerhalb der Fristen abgeschlossen?
• Werden Unternehmensressourcen so aufgeteilt, wie sie sein sollten?
• Wie viel Zeit benötigen Mitarbeiter, um einen bestimmten Projekttyp abzuschließen?
• Sind alle Mitarbeiter am Arbeitsplatz?
• Arbeiten sie alle an ihren Aufträgen?

Die Zeiterfassungsergebnisse ermöglichen dir, den Einblick in aktuellen Projektfortschritt und aktuelle Projektkosten und Fristen zu erhalten.

Dank diesen Einblicken können Firmenmanager bessere Zeitpläne und Schätzungen für zukünftige Projekte erstellen.

Wie kann Zeiterfassung für Kundenberater von Vorteil sein?

Der Kundenberater ist ein wichtiges Bindeglied zwischen Unternehmen und seinen Kunden, und es ist sein Job, eine gute Beziehung zwischen den beiden zu erhalten.

Dank Zeiterfassungsdaten ist seine Arbeit viel einfacher als früher.

Wenn alle Teammitglieder ihre Zeit erfassen, kann man diese Daten nutzen, um:

• Kunden genaue und detaillierte Berichte über den gemachten Fortschritt zu zeigen,
• Antworten auf alle ihre Fragen über Kosten zu geben, und
• Deinen Kunden reguläre Updates über den Projektstatus zu ermöglichen.

Schließlich sollte der Aufbau einer vertrauenswürdigen Beziehung mit Kunden auf lange Sicht deine Top-Priorität sein.

Vorteile der Zeiterfassung für Freelancer

Als Freelancer kontrollierst du, wie du deine Zeit verbringst. Deshalb ist es wichtiger, deinen Zeitplan zu organisieren.

Die Zeiterfassung kann Freelancern dabei helfen:

• Ihren Kunden präzise Rechnungen zu stellen,
• Ihre Projektkosten besser zu schätzen,
• Ihre Produktivität zu verbessern, und
• Ihre Arbeitsbeschränkungen besser zu verstehen.

Zeiterfassung hilft Freelancern, präzise Kundenrechnungen zu erstellen

Freelancer müssen meistens mit ihren Kunden remote kommunizieren.

Aus diesem Grund ist es wichtig, dass man den Arbeitsfortschritt und den Zeitaufwand für alle Projekte dokumentiert.

Benutzt du eine Zeiterfassungssoftware, um deine Arbeit zu dokumentieren, kannst du präzise Berichte für deine Kunden erstellen und deine Gebühren (geleistete Stunden insgesamt x Stundensatz) festlegen.

Darüber hinaus kannst du mit der Zeiterfassung vermeiden, weniger als du verdienst, für deine Zeit und Aufwand bezahlt zu werden.

Schließlich werden so deine Chancen minimiert, viel in Rechnung zu stellen und es hilft dir, eine vertrauenswürdige Beziehung mit deinen Kunden zu pflegen.

Zeiterfassung hilft Freelancern, Projektkosten besser zu schätzen

Bei der Schätzung und Berechnung der Projektkosten ist es viel einfacher, wenn sich Freelancer auf eine Zeiterfassungs-App verlassen können.

Warum?

Da du mit einer Zeiterfassungs-App bestimmen kannst, wie viel Zeit du mit jeder Aufgabe bei jedem Projekt verbringst.

Wie funktioniert das in der Praxis?

Beispiel #1: Einige Freelancer erkennen, dass sie zu wenig Zeit für profitable Segmente eines Projekts aufwenden und zu viel Zeit für nicht profitable Aktivitäten.

• Mark braucht eine Stunde, um alle E-Mails während der Spitzenzeiten jeden Tag zu beantworten.
• Lösung: Mit einer Zeiterfassungs-App kann Mark den Zeitaufwand für E-Mails minimieren und diesen für profitablere Aktivitäten aufwenden.

Beispiel #2: Einige Freelancer können ihre Stundensätze für die Zeit und den Aufwand, den sie in bestimmte Projekte investieren, als zu niedrig finden.

• Phoebe berechnet ihren Kunden für ihre Designarbeit zu wenig.
• Lösung: Indem sie sich auf eine Zeiterfassungssoftware verlässt, um herauszufinden, wie viel sie ihren Kunden berechnen sollte, macht Phoebe nötige Änderungen an ihren Stundensätzen und erstellt bessere Schätzungen für ihre künftigen Designprojekte.

Mit Zeiterfassung verbessern Freelancer ihre Produktivität

Freelancer arbeiten oft von zu Hause aus und deshalb können sie sich schwieriger konzentrieren, da sie für Ablenkungen und Aufschieberei anfälliger sind.

Erfasst du deine Arbeitszeiten, kannst du trotzdem besser verstehen, ob du deine Zeit produktiv oder nicht verbringst.

Falls du beispielsweise deine gesamte Produktivität schätzen möchtest, solltest du jede Aktivität während der Arbeitszeiten erfassen.

Am Ende des Tages könntest du sehen, dass du:

• 65 Minuten auf YouTube verbracht hast,
• 40 Minuten im Web ziellos gesurft hast,
• 80 Minuten auf Facebook, und
• 95 Minuten auf Instagram verbracht hast.

Das sind insgesamt 4 Stunden und 40 Minuten, die du während des Tages untätig verbracht hast.

Sobald du verstehst, wofür du deine Zeit verwendest, wirst du motivierter sein, mit deiner Arbeitszeit produktiver und verantwortlicher umzugehen.

Mit Zeiterfassung können Freelancer ihre Arbeitsbeschränkungen besser verstehen

Als Freelancer kannst du das Gefühl haben, dass je mehr Projekte du übernimmst, desto mehr Geld wirst du verdienen. Aber das muss nicht der Fall sein.

Für dich, als Freelancer ist es wichtiger, deine Arbeitsbeschränkungen zu verstehen.

Wie kannst du das schaffen?

Nun, wenn du anfängst, die Zeit zu verfolgen, wirst du verstehen, wie viel Zeit du für einen Typ des Projekts normalerweise brauchst. So kannst du einsehen, ob du mehr Arbeit hast, als du erledigen kannst.

Zum Beispiel hast du 5 verschiedene Projekte übernommen, die du innerhalb eines Monats abschließen musst.

Das kann auf zwei Weisen enden:

• Du erledigst alle Projekte innerhalb der Frist, aber du bist mit den Endergebnissen nicht zufrieden. Du hast bei allen Projekten schlechter abgeschnitten, da du nicht genug Zeit hattest, dich auf jedes Projekt zu fokussieren.
• Du versuchst, dich auf jedes einzelne Projekt zu fokussieren und verpasst so die Fristen, da ein Monat nicht lang genug ist, um 5 verschiedene Projekte abzuschließen.

Sobald du den Arbeitsaufwand bestimmst, der dir zu viel ist, um Projekte innerhalb einer bestimmten Zeit abzuschließen, kannst du bessere Schätzungen für Fristen und für die Arbeitsbelastung machen, die du akzeptieren solltest.

Wir haben bis jetzt Vorteile von Zeiterfassung für Teams, kleine und große Unternehmen und Freelancer behandelt. Und was ist mit ihren Kunden?

Finden wir heraus, welche Vorteile Kunden von Zeiterfassung haben.

Vorteile der Zeiterfassung für Kunden

Kunden müssen wissen, ob sie dir vertrauen können.

Deine Kunden verlassen sich auf deine Zeiterfassungsdaten, um:

• Genaue Schätzungen und Kostenvoranschläge zu haben,
• Genaue Rechnungen zu erhalten, und
• Einen Beweis dafür zu haben, dass das Projekt voranschreitet.

Sehen wir uns die Vorteile der Zeiterfassung für Kunden genauer an.

Zeiterfassung unterstützt genaue Schätzungen und Quoten

Wenn sie nach einem Profi für ihr Projekt suchen, müssen Kunden ihr geplantes Budget für das Projekt sowie den idealen Zeitpunkt berücksichtigen, wenn sie alles erledigt haben wollen.

Indem man sich an ein Unternehmen oder einen einzelnen Fachmann wendet, der seine Arbeitszeiten erfasst, wissen sie, dass die Schätzungen für Fristen und Quoten möglichst genau sind.

Außerdem werden die Chancen für eine plötzliche Erhöhung der erwarteten Gebühren minimal sein. Sie werden wissen, dass das Unternehmen oder der Fachmann bewusst sind, wie viel Zeit man benötigt, um so ein Projekt abzuschließen und sie werden diesen Fristschätzungen mehr vertrauen.

Zeiterfassung ermöglicht präzise Abrechnungen

Teams, die ihre Zeit für Projekte erfassen, können ihre gesamten geleisteten Arbeitszeiten präzise berechnen.

Das bedeutet, dass sie ihren Kunden genaue Rechnungen erstellen, da sie über alle nötigen Daten verfügen, um ihre Kunden nach ihren Stundensätzen zu berechnen.

Kunden müssen sich nie mehr darum sorgen, die für den Job eingestellten Personen unter- oder überzubezahlen. Sie können auf Berichte zugreifen, in denen alle abgeschlossenen Aufträge und Ausgaben angezeigt werden.

Zeiterfassung zeigt, ob Projekte voranschreiten

Es kann passieren, dass Kunden sich unsicher fühlen, wenn sie nicht wissen, wie ein Projekt voranschreitet. Sie werden wahrscheinlich folgende Fragen stellen:

• Läuft alles nach dem Plan?
• Wird das Projekt rechtzeitig abgeschlossen?
• Gibt es mögliche Probleme, die die Frist verschieben können?

Falls dieses Projekt ein Teil eines größeren Businessplans ist, werden Kunden wissen wollen, ob sie mit der Planung ihrer weiteren Schritte anfangen können oder nicht.

Als Teil ihrer Planung können Kunden ihre eingestellten Mitarbeiter darum bitten, ihnen Zeiterfassungsberichte über den Fortschritt zu senden. Die Berichte werden Antworten auf alle ihre Fragen ermöglichen.

Die Berichte können täglich, wöchentlich oder monatlich erstellt werden, abhängig von der Größe des Projekts und des Kundeninteresses im Projekt.

Mit dem Einblick in diese Berichte können Kunden mehr über folgende Punkte erfahren:

• Wie viel Zeit benötigt man, jedes Segment des Projekts abzuschließen,
• Ob man für einige Segmente des Projekts mehr Zeit als geschätzt benötigt,
• Ob genug Zeit allen wesentlichen Projektsegmenten zugewiesen wurde, und
• Ob sie unvorhergesehene Ausgaben erwarten können, bevor das Projekt abgeschlossen wird.

Sobald Kunden alle Informationen über den Projektfortschritt wissen, können sie mit der Arbeit an Folgendem anfangen:

• Weitere Schritte in ihrem Businessplan,
• Zuweisung des restlichen Budgets, und
• Kontakt mit anderen Mitarbeitern, deren Dienste sie benötigen.

Eine vertrauenswürdige, langfristige Kundenbeziehung kann durch die Transparenz einer Zeiterfassungssoftware viel einfacher erstellt werden.

Mit Mitarbeitern, die Zeit erfassen, wissen Kunden mit Sicherheit, dass sie Profis gefunden haben, die ihre eigene Zeit und daher die Zeit der Kunden schätzen würden.

Wie fängt man mit der Zeiterfassung an?

Falls du in der Zeiterfassung völlig neu bist, lass uns dich durch die Grundlagen der Zeiterfassung führen.

Die Erfassung deiner Zeit ist sehr einfach, besonders wenn du schon eine leicht zu bedienende Software gefunden hast.

Was sind die wichtigsten Schritte bei der Zeiterfassung?

• Schritt 1 - Die Hauptsache ist, Dinge zu notieren, auf die du deine Zeit während der Woche verwendest. Vergiss nicht, alle deine Aufgaben und Aktivitäten einzubeziehen.
• Schritt 2 - Sobald du mit einer Woche fertig bist, kannst du danach Daten für die Woche durchgehen, diese analysieren und entsprechende Anpassungen vornehmen.

Während du wöchentliche Zeiteinträge untersuchst, kannst du dir folgende Fragen stellen:

• Wie findest du deinen Wochenplan?
• Gibt es eine bestimmte Aktivität, die zu viel von deiner Zeit in Anspruch nimmt?
• Gibt es eine bestimmte Aktivität, die du gern mehr tun würdest?
• Arbeitest du genug Zeit oder nicht?
• Gibt es Platz für Verbesserungen?

Diese Fragen werden dir dabei helfen, besser zu verstehen, ob du zu viel Zeit auf sozialen Medien verbringst oder ob du mehr Zeit mit Freunden und Familie verbringen könntest.

Ein weiterer wichtiger Aspekt, um mit der Zeiterfassung anzufangen, ist die Motivation dafür zu finden.

Eigene Motivation für Zeiterfassung finden

Du solltest nicht vergessen, dass jede Person anders ist und andere Prioritäten hat. Deshalb ist es wichtig, die Gründe zu kennen, warum du dich entschieden hast, deine Zeit zu erfassen.

• Du möchtest vielleicht die Zeit, die du für nicht arbeitsbezogene Aktivitäten aufwendest, reduzieren, da du eine 80-Stunden-Arbeitswoche hast.
• Du könntest nach Wegen suchen, deine Produktivität zu steigern und mehr in weniger Zeit zu erledigen.
• Du möchtest deine Prioritäten einfach anders festlegen und die beste Version von dir selbst bei der Arbeit oder im Privatleben sein.

Sobald dir die Gründe für die Zeiterfassung klar sind, sowie wie du es machen kannst, können wir uns Aktivitäten ansehen, die du mit Zeiterfassung verfolgen kannst.

Welche Aktivitäten kannst du mit Zeiterfassung verfolgen?

Abhängig von deinen persönlichen und professionellen Bedürfnissen kannst du Zeit für fast alles erfassen.

Menschen verwenden normalerweise eine Zeiterfassungssoftware, um:

• Arbeitsstunden zu vefolgen
• Zeit für Aufgaben zu verfolgen und zu messen
• Aktivitäten nachzuverfolgen und zu protokollieren
• Ziele zu verfolgen
• Projekte zu verfolgen
• Produktivität zu verfolgen.

Jetzt weißt du, wie du Zeit erfassen kannst, welche Gründe dafür sind und welche Aktivitäten du verfolgen kannst. Erfahre nun mehr darüber, welche Arten von Software du verwenden kannst.

Verschiedene Arten von Zeiterfassungssoftware und wie sie zu bedienen sind

Mit verschiedenen Arten von Zeiterfassungssoftware kannst du Zeit auf verschiedene Weisen erfassen, abhängig von deinen spezifischen Präferenzen und Arbeitsorganisation.

Die besten Zeiterfassungs-Apps vereinigen unterschiedliche Arten von Zeiterfassungssoftware in einer vielseitigen Lösung und sie eignen sich gut für jedes Unternehmen oder jeden Anwendungsfall. Sie umfassen:

• Software mit Arbeitszeittabellen,
• Software zur Zeitspeicherung,
• Software zur Zeitaufnahme,
• Software mit Stempeluhr und
• Automatische Zeiterfassung.

Sehen wir jetzt an, wie jede von ihnen funktioniert.

Software mit Arbeitszeittabellen

Mit so einer Software kannst du:

• Stunden in eine Online-App mit Arbeitszeittabellen eingeben,
• Anwesenheit nachverfolgen,
• Arbeitszeiten jedes Teammitglieds berechnen,
• Gehalt und Lohn team- und projektübergreifend berechnen.

Software zur Zeitspeicherung

Mit einer richtigen Zeitspeicherungssoftware kannst du:

• Zeit erfassen und Arbeitszeittabellen online ausfüllen.
• Flexible und umfassende Berichte erstellen.
• Alle deine Projekte und Aufgaben verwalten.

Software zur Zeitaufnahme

Mit einer Software zur Zeitaufnahme kannst du Zeit auf vier verschiedene Weisen erfassen:

Mit Timer kannst du:

• eintippen, woran du gerade arbeitest.
• Timer mit einem Klick starten.
• Timer stoppen, wenn du fertig bist.
• Timer fortsetzen, wenn du wieder mit der Arbeit anfängst.

Mit der manuellen Eingabe der Zeit kannst du:

• Eingeben, woran du gerade arbeitest.
• Dauer eingeben.
• Zeit für aufgenommene Aktivität hinzufügen.

Mit der Option “Auto-Track” kannst du:

• Verwendete Apps und Websites automatisch aufzeichnen.
• Aktivitäten analysieren, die du während des Tages machst.
• Aktivitäten wählen, die du zur Arbeitszeittabelle hinzufügen möchtest.

Mit der Zeitaufzeichnung in Arbeitszeittabellen kannst du:

• Deine Aktivität auswählen.
• Unter dem entsprechenden Tag die Dauer eingeben.

Software mit Stempeluhr

Falls du dich für eine Software mit Stempeluhr entscheidest, kannst du:

• Arbeitsstunden über mehrere Projekte hinweg verfolgen.
• Abrechenbare Stunden und Arbeitskosten berechnen.
• Entgeltberechnung verfolgen.
• Anwesenheit, Pausen und arbeitsfreie Zeit verfolgen.
• Fortschritt für alle Projekte und Budget verfolgen.

Automatische Zeiterfassung

Eine automatische Zeiterfassungssoftware kann als Erweiterung installiert werden und den Zeitaufwand für bestimmte Programme und Apps überwachen und erfassen.

Mit der automatischen Zeiterfassung kannst du:

• Detaillierte Zusammenfassungen generieren.
• Abrechnungssätze festlegen.
• Zeiteinträge vergleichen, um die Effizienz zu erhöhen.

Warum Zeit mit Clockify erfassen?

Clockify ist das beliebteste, intuitivste und sehr einfach zu bedienende Zeiterfassungssystem am Markt, das sich von der Masse abhebt.

Unabhängig von der Größe deines Teams, dem Arbeitsplatz oder deinen Arbeitsbedingungen erfüllt Clockify deine Zeiterfassungsanforderungen (und nicht nur sie).

Verwaltest du sowohl Büro- als auch Remote-Teams, kannst du ihre Produktivitätslevels dank der Clockify-Funktion für visuelle Berichte überwachen.

Darüber hinaus können sich Freelancer und selbstständige Berater auf Clockify bei Zeiterfassung und Optimierung des Zeitaufwands für jedes Projekt und jeden Kunden verlassen.

Dank der Fähigkeit plattform- und geräteübergreifend zu arbeiten unterstützt Clockify die flexible Lebensweise, die von vielen Freelancern übernommen wurde.

Alles in allem kann dir Clockify helfen, produktiv zu bleiben, deine Zeitmanagement-Fähigkeiten zu verbessern und den Gesamtfortschritt zu machen.