Cómo Clockify ayudó a una agencia de asistencia virtual a crecer de 1 a 18 empleados
“Necesito la posibilidad de ver nuestro progreso en cualquier momento, y Clockify lo permite.”
– Caroline Marshall
Si eres propietario de negocio con demasiadas tareas por delante, considera subcontratar algunas tareas diarias a asistentes virtuales (VA, por sus siglas en inglés).
Al final, su trabajo es “devolver su tiempo a las personas ocupadas y apasionadas”, según Caroline Marshall, una asistente virtual y nuestra entrevistada. También es fundadora de Upsource, una empresa dedicada a proporcionar servicios de asistencia virtual.
Hemos hablado con Carolina sobre su experiencia y competencia en la industria VA. Continúa leyendo para descubrir cómo Clockify ayudó a su equipo con la gestión de tiempo y el crecimiento general.
Historia de Upsource: Cómo una artista alcanzó excelencia en asistencia virtual
Antes de convertirse en asistente virtual en 2016, Caroline había trabajado como asistente ejecutiva/profesional de eventos. Mientras tanto, expresó su creatividad a través de actuaciones musicales.
Por lo tanto, estábamos interesados en saber por qué Caroline cambió de profesión:
“Durante unos años, hice actuaciones como actividad paralela. Una mezcla de desear seguridad/estabilidad financiera, una hipoteca y dejar de disfrutar de la actuación me hizo hacer el cambio.”
Dado su experiencia en actuación, queríamos preguntarle a Caroline sobre su vínculo a la empresa de VA, Upsource:
“No hay nada más aterrador que exponer tu voz para que otros la juzguen. Entrevistas, llamadas de descubrimiento, medios, es todo más fácil que eso (aunque me siento nerviosa). Bailar, cantar, actuar, tienes muchos contratiempos y tienes que recuperarte, igual que ser dueña de una empresa.”
Al final, le preguntamos a Caroline qué habilidades específicas deberían fomentar los asistentes virtuales para tener una carrera próspera:
“Una curiosidad por la tecnología, gestión del tiempo, y una sed de aprender son esenciales para asistentes virtuales. Esta industria está siempre cambiando y necesitamos estar en la cima de nuestro juego para mantenernos relevantes.”
💡 Consejo Pro de Clockify
Si estás considerando la profesión de un asistente virtual, explora la guía para asistentes virtuales principiantes de nuestra empresa:
Cómo convertirte en un asistente virtual (+ consejos de expertos)Upsource diariamente: Una vista de sus rutinas, servicios y clientes de trabajo
Luego, preguntamos por la rutina diaria de la empresa de Caroline. En respuesta, ella nos dijo:
“No existe un día promedio, depende de lo que haces como asistente virtual: hacer malabarismos con diarios, redacción de comunicaciones, tareas de gestión de proyectos. Como propietaria de agencia de asistentes virtuales, consulto con mi equipo diariamente, reviso nuestros clientes y Clockify para comprobar nuestro proceso de facturación cada día/semana.”
Mientras estamos hablando de las operaciones diarias, también hablamos de los clientes de Upsource. Caroline nos dijo que trabajan con startups, empresas pequeñas y medianas, pero también individuos que necesitan ayuda para gestionar su estilo de vida. Al final, compartió qué califica a los clientes para servicios de VA:
“Ya no son los CEO y directores de alto nivel que necesitan un asistente personal, si tienes un presupuesto y voluntad para invertir tiempo en la relación, entonces un asistente virtual es para ti. La ironía es que necesitas invertir tiempo para trabajar con asistentes virtuales para devolver tu tiempo.”
Hablando de sus clientes, ¿qué tipo de asistentes suelen buscar? Caroline nota que las solicitudes a menudo varían, incluyendo servicios como:
- Gestión de bandeja/agenda,
- Gestión de tareas/proyectos,
- Soporte tecnológico y de redes sociales,
- Gestión de una perspectiva administrativa e implementación de nuevo software/SOP,
- Gestión de eventos/entrenamiento, y
- Soporte de estilo de vida.
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Por qué el equipo de Upsource eligió Clockify
Ahora, ¿cómo el equipo de Caroline encontró nuestro rastreador de tiempo? Según Caroline, buscó diferentes tipos de softwares y los probó antes de elegir Clockify por su:
- Facilidad de uso,
- Informes claros, y
- Opciones de presupuestos.
Adicionalmente, admitió que el control de tiempo de Clockify le impide trabajar horas ridículas y, con el tiempo agotarse:
“En el período entre 2016-2019, estaba trabajando entre 12 y 16 horas al día (trabajo facturable), nunca permitiré que esto vuelva a pasar. Al revisar mi tiempo registrado, puedo ver lo que puedo subcontratar fácilmente y cuántas horas de ayuda necesito. ¡Es fantástico!”
Nuestra interlocutora también atribuyó a nuestro rastreador de tiempo la aceleración del crecimiento de la empresa:
“Ahora somos un equipo de 18 y Clockify nos permitió crecer de 1 a 18 empleados.”
💡 Consejo Pro de Clockify
Para hacer crecer tu negocio, necesitas tener un entendimiento fuerte de tus finanzas. Consulta el siguiente artículo para descubrir cómo seguir tus gastos:
Cómo realizar un seguimiento preciso de gastosFunciones de Clockify que a Upsource les parecen indispensables
Veamos las funciones de Clockify que ayudan a la empresa de Caroline a acelerar el procesos de trabajo y alcanzar los hitos.
Función 1 de Clockify: Temporizador
Nuestra interlocutora elogió el control de tiempo de Clockify, destacando sus ventajas para asistentes virtuales. Especialmente destaca su practicalidad de seguir horas facturables y no facturables:
“Como asistentes virtuales podemos pasar tan poco como 15 minutos en un cliente. Este tiempo se acumula si no somos conscientes con nuestro control de tiempo. Además me gusta ver el trabajo facturable vs. no facturable. Dedico mucho tiempo al trabajo no facturable, y es muy importante que pueda seguirlo.”
Como asistente virtual experimentado, Caroline compartió que el seguimiento de tiempo te puede ayudar a identificar las pérdidas de tiempo:
“Por ejemplo, seguir el tiempo que dedicas interactuando con clientes potenciales en redes sociales, los resultados podrían ser un poco aterradores para ti. Si dedicas 4 horas al día navegando por redes sociales, quizás sea el momento para una revisión de la realidad para tu productividad.”
💡 Consejo Pro de Clockify
Si no estás seguro qué tareas cuentan como horas facturables o no facturables, lee nuestra guía a continuación:
Cómo calcular horas facturablesFunción 2 de Clockify: Informes
Según Caroline, los informes de Clockify facilitaron mucho ver y compartir el progreso en tiempo real con los clientes:
“Los informes son excelentes. Necesito la posibilidad de ver nuestro progreso en cualquier momento, y Clockify permite hacerlo. Es muy fácil enviar informes a clientes sobre una base semanal/mensual.”
Como Caroline ya sabe, nuestro rastreador de tiempo ofrece varios tipos de informes diseñados para diferentes necesidades:
- Informes resumidos: un resumen rápido de todas las entradas de tiempo para cada día, incluyendo importes facturables/no facturables y el tiempo dedicado por proyecto,
- Informes detallados: una lista completa de entradas de tiempo mostrando exactamente cómo tu equipo dedica su tiempo, y
- Informes semanales: desglose de actividades y sus horas por día y semana.
💡 Consejo Pro de Clockify
Si te gustaría aprender cómo usar informes para revisar el tiempo de equipo y exportar datos relacionados, consulta nuestras guías:
Planificar informes Personalizar informes Exportar informes
Cómo Clockify apoya planes futuros de Upsource
Los asistentes virtuales dan la bienvenida a clientes de diferentes mercados, lo que significa que múltiples diferentes tareas se acumulan rápidamente.
Como propietaria de una agencia de asistentes virtuales, Caroline reconoce la necesidad de seguir cómo su personal asigna tiempo a tareas diarias.
Nuestra interlocutora continúa escalando su empresa impulsada por funciones económicas y efectivas de Clockify:
- Seguimiento de horas facturables y no facturables para indicar rentabilidad, y
- Verificación de informes para revisar el progreso del proyecto.
Las ventajas de nuestro rastreador de tiempo va más allá de la industria de asistentes virtuales. Sin embargo, si experimentas cualquier problema al utilizarlo, simplemente comunícate con nuestro soporte al cliente amable disponible 24/7.
Observa cómo tus números se disparan mientras tus preocupaciones desaparecen con Clockify.
