Tiempo dedicado a tareas recurrentes (Investigación de 2025)
¿Te sientes abrumado por las tareas laborales rutinarias y recurrentes?
No estás solo. La mayoría de las personas ha experimentado aburrimiento al realizar actividades repetitivas en algún momento.
De hecho, hasta el 90% de los empleados han informado sentirse agobiados por tareas aburridisimas y recurrentes.
Pero, ¿con qué frecuencia nos enfrentamos realmente a tareas tan poco inspiradoras?
En este artículo vamos a repasar las estadísticas y la información más relevantes sobre:
- Cuánto tiempo los empleados dedican a las tareas repetitivas,
- Cuánto dinero las empresas pierden por culpa de eso, y
- Qué se puede hacer para reducir el tiempo dedicado a las tareas recurrentes.
CONCLUSIONES CLAVE
- Los empleados pasan un 62% de su tiempo trabajando en tareas repetitivas.
- La gente pasa un 88% de su tiempo de trabajo comunicándose.
- Los empleados pasan 6,42 horas a la semana revisando y respondiendo a correos electrónicos.
- Alrededor de 4,3 horas por semana laboral se dedican a las videollamadas.
- Hasta el 92% de las personas encuestadas están de acuerdo que la automatización de los procesos laborales aumentó su productividad.
- Un trabajador medio pasa 4 horas y 38 minutos en tareas duplicadas.
- Hasta el 70% de los trabajadores estadounidenses buscan información al menos 20 horas a la semana.
- En Estados Unidos, alrededor de 10,9 billones de dólares se pierden en tareas improductivas.
- La mala comunicación le cuesta a las empresas el 18% de los salarios anuales.
- Los equipos comprometidos son un 23% más rentables.
¿Qué son las tareas recurrentes?
Las tareas recurrentes (también conocidas como tareas repetitivas o rutinarias) son actividades que tienen la tendencia a repetirse en cierta medida, ya sea en su totalidad o en un grado variable.
Algunas tareas recurrentes se producen a intervalos de tiempo regulares. Como tales, pueden repetirse cada hora, cada día, cada semana o cada mes. Por ejemplo, es posible que revises tu bandeja de entrada y respondas a los correos electrónicos cada día, y que asistas a reuniones con tu equipo o departamento cada semana.
Otras tareas recurrentes son más propensas a requerir la repetición solo cuando sean necesarias.
Por ejemplo, tu departamento de Recursos Humanos tendrá que repetir el proceso de incorporación de empleados cada vez que tu empresa reciba a un nuevo empleado. Además, tu equipo de atención al cliente tendrá que responder frecuentemente a las mismas o similares preguntas y solicitudes de los usuarios.
Algunas tareas recurrentes también pueden estar atadas a ciertos tipos de actividades y asignaciones. Por ejemplo, cada nuevo proyecto puede requerir una muestra similar de manipulación de datos, incluyendo el registro de datos, la búsqueda de datos y la combinación de datos de varias fuentes.
Existe una subcategoría más de las tareas repetitivas: las tareas duplicadas, es decir, las tareas que alguien ya había hecho. La duplicación de tareas se produce a menudo debido a la falta de claridad sobre quién en tu equipo se supone que debe trabajar en qué.
Las tareas repetitivas suelen considerarse monótonas y de bajo nivel que podrían organizarse mejor para dejar más tiempo a las tareas de mayor valor.
Veamos ahora cuánto tiempo se pierde realmente en esas tareas.
Cómo calcular el tiempo dedicado a tareas recurrentes
Según la encuesta de SnapLogic de 2017, un enorme 90% de los empleados informaron sentirse agobiados por las tareas repetitivas.
Pero, ¿cuánto tiempo dedicamos realmente a esas tareas?
Para poner las cosas en perspectiva, puedes calcular el porcentaje de tiempo que dedicas a tareas recurrentes cada día en comparación con el resto de la jornada.
Después de registrar el tiempo pasado en las tareas repetitivas en un día, divide ese número de horas por el número total de horas trabajadas en un día. Entonces, multiplícalo por 100, y obtendrás el porcentaje de tu jornada laboral dedicado a tareas recurrentes.
Aquí está cómo se ve la fórmula:
Tiempo dedicado a tareas repetitivas en un día (horas) / Tiempo total trabajado en un día (horas) x 100 = Porcentaje de tiempo dedicado a tareas recurrentes (%)
Por ejemplo, si trabajas en tareas recurrentes 2 horas de una jornada de 8 horas, esto sería tu resultado:
2 horas / 8 horas x 100 = 25%
Por lo tanto, en este caso, pasas el 25% de tu jornada laboral en tareas recurrentes.
¿Cuánto tiempo dedica un empleado medio a tareas recurrentes?
Ahora, veamos lo que dice la investigación: ¿cuánto tiempo dedica un empleado medio solo a tareas recurrentes?
Según el informe de Asana, el Índice de anatomía del trabajo de 2023, la gente pasa aproximadamente el 62% de su jornada laboral haciendo tareas tediosas y recurrentes.
Estas actividades repetitivas que interrumpen la productividad incluyen:
- Responder a una cadena constante de correos electrónicos/ mensajes,
- Asistir a reuniones innecesarias,
- Perseguir a los colegas para que contribuyan,
- Esperar comentarios y aprobaciones,
- Buscar archivos y documentos, y
- Duplicar esfuerzos.
Además, el informe de 2024 de Docusign Digital Maturity estimó que un enorme 55 mil millones de horas se gastan en el trabajo cada año globalmente. Curiosamente, el 21% de las personas encuestadas mencionaron perder el tiempo en tareas poco importantes y sin sentido como la razón principal por la que renunciaron a su puesto.
La investigación anterior de Asana de 2019 reveló que las personas piensan que el tiempo que dedican a estas tareas repetitivas es casi dos veces menor, solamente ocupando el 35% de su tiempo.
Ahora, estos son solo promedios globales. Los resultados muestran que el tiempo que las personas de todos los países piensan que dedican a las tareas repetitivas y de poco valor, oscila entre el 41% en Australia y Nueva Zelanda hasta el 28% en Japón.
El tiempo promedio global que las personas pasan en las tareas duplicadas por semana es de 4 horas y 38 minutos, lo que equivale a alrededor del 10% de su tiempo en trabajo. Esto se acumula a 219 horas perdidas al año por hacer las tareas que alguien ya había hecho.
El mismo informe de 2019 de Asana reveló que estas cifras oscilan entre las 5 horas y 9 minutos semanales en Alemania, y las 2 horas y 56 minutos en Japón.
Adicionalmente, el estudio de Asana mostró que los empleados dedican solo un 27% de su tiempo a las tareas para las que fueron formados y contratados.
A continuación, vamos a ver cómo se traduce este tiempo perdido en pérdida monetaria.
Cómo calcular el dinero perdido debido a tareas recurrentes
Para poner un precio al tiempo perdido, podemos calcular la pérdida monetaria en tareas recurrentes para todo el año.
Puedes calcular esta pérdida de dinero para tu empresa usando la siguiente información:
- El número de horas dedicadas a tareas recurrentes a la semana,
- Salario por hora,
- El número de semanas laborables en un año, excluyendo los días festivos, y
- El número de empleados en la empresa.
Una vez que tengas los números, simplemente multiplícalos. La fórmula se ve así:
Tareas recurrentes por semana (horas) x Salario (valor monetario) x Semanas en un año (número) x Empleados (número) = Dinero perdido en tareas recurrentes por año
Como nuestro ejemplo, consideramos un empleado estadounidense que gana el salario mínimo en California, que fue de 16 $ por hora en 2024.
Digamos que al menos 4 horas se pasan en tareas repetitivas por semana por empleado. Entonces, podríamos calcular la pérdida semanal por empleado:
4 horas x 16 $ = 64 $ de pérdida semanal por empleado
Ahora, vamos a calcular la pérdida monetaria para todo el año:
50 semanas laborables al año x 64 $ por semana = 3200 $ de pérdida por año
Por lo tanto, nuestra empresa hipotética perdería un mínimo de 3200 $ por empleado cada año. Esta cantidad puede no parecer tan alta a primera vista. Pero, si esta empresa tiene 500 personas ganando salario mínimo, la cifra asciende rápidamente a 1,6 millones de dólares perdidos al año.
¿Cuánto dinero pierden las empresas por duplicar las tareas?
Según los datos de la Oficina de Estadísticas Laborales de 2021, la economía estadounidense ha perdido 10,9 billones de dólares desde 2005 debido a la mano de obra improductiva.
Ahora, veamos cómo se acumulan estas cifras en otros países para las empresas con 500 empleados. Tomamos en cuenta el salario mínimo por hora en cada país y su número previsto de semanas laborables. Para el tiempo medio dedicado a tareas duplicadas entre países, nos basaremos en el estudio de Asana de 2019 mencionado anteriormente.
| País | Número previsto de semanas laborables por año | Salario mínimo por hora | |||
| Alemania | 47 | 15,16 $ | |||
| Australia | 48 | 18,12 $ | |||
| Nueva Zelanda | 48 | 16,42 $ | |||
| Reino Unido | 46,4 | 15,67 $ | |||
| Estados Unidos | 50 | 7,25 $ | |||
| Japón | 50 | 8,67 $ |
Según nuestros cálculos, una empresa australiana con 500 empleados pierde casi 2,2 millones de dólares al año solo en las tareas duplicadas, mientras que una empresa alemana con el mismo número de empleados pierde algo más de 1,8 millones de dólares.
Incluso en el extremo más bajo de la escala, esta pérdida sigue siendo de 554 880 dólares al año en Japón.
Y eso es solo para los empleados que trabajan para el salario mínimo.
Se proyecta que las cifras sean mucho más altas para otros planes de compensación y otros tipos de tareas repetitivas.
¿Cuánto tiempo (y dinero) pierdes en correos electrónicos repetitivos y reuniones innecesarias?
¿Sabías que un enorme 93% de personas usa el correo electrónico cada día?
Para muchos profesionales, los correos electrónicos y las reuniones son los tipos de tareas rutinarias más comunes.
Los datos del informe State of Business Communication de Grammarly de 2024 sugieren que las personas pasan un 88% de su tiempo en la comunicación durante una semana laboral.
En 2023, Grammarly analizó detalladamente la comunicación laboral llegando a la conclusión que los trabajadores dedican 15,95 horas semanales a la comunicación escrita.
El resumen de estas horas, según el tipo de la comunicación escrita se ve así:
- 6,42 horas por semana dedicadas a correos electrónicos,
- 3,87 horas por semana dedicadas a chat de texto,
- 3,12 horas por semana dedicadas a mensajes de texto, y
- 2,54 horas por semana dedicadas a software de gestión de ventas/proyectos.
En cambio, el mismo informe revela que los empleados dedican 11,43 horas por semana a la comunicación verbal, específicamente:
- 4,3 horas por semana dedicadas a videollamadas,
- 3,75 horas por semana dedicadas a reuniones en persona, y
- 3,38 horas por semana dedicadas a llamadas telefónicas/de conferencia.
Finalmente, 1,4 horas por semana incluyen otros tipos de comunicación no especificados.
Esto se suma a un total de 28,78 horas semanales dedicadas a la comunicación laboral.
Por supuesto, algo de este tiempo se dedica a las reuniones productivas y comunicación textual necesaria. Sin embargo, Inc. informó que la comunicación inefectiva le cuesta a los empresarios más del 18% de los salarios anuales. Entonces, una empresa con un salario medio de 66 976 $ pierde 12 506 $ por empleado debido a la mala comunicación.
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¿Cuánto tiempo (y dinero) se pierde en la manipulación de datos?
Los trabajadores dedican un buen tiempo simplemente buscando información que necesitan para seguir con el trabajo productivo. Esta tarea recurrente suele prolongarse cuando los datos que necesitas están:
- Dispersos por varios lugares,
- Extraviados,
- Incoherentes de una manera u otra,
- Anticuados, o
- Simplemente incorrectos.
La investigación de Nintex llamada Definitive Guide to America’s Most Broken Processes encuestó a 1000 empleados estadounidenses a tiempo completo de diferentes sectores sobre su experiencia en el manejo de datos.
Según esta guía, los empleados tienen problemas con:
- Encontrar documentos: el 49%,
- Obtener solicitudes de aprobación y documentos compartidos: el 43%, y
- Obtener y encontrar datos de ventas: el 41%.
Un informe de McKinsey de 2012 demostró que los empleados dedican 1,8 horas al día a buscar y recopilar información. Este tiempo se traslada a 9 horas a la semana o 450 horas al año. Para una empresa que emplea a 500 trabajadores con un salario promedio de 75 000 dólares, eso llega a casi 16 900 millones de dólares al año perdidos solo en buscar y recopilar información.
Por ejemplo, una encuesta de Quickbase de 2023 descubrió que casi el 70% de los empleados estadounidenses pasan al menos 20 horas por semana buscando información relacionada con el trabajo.
Este informe cita procesos y sistemas laborales anticuados, como usar hojas de cálculo para seguir los datos, como la principal razón por la que se pierde tanto tiempo intentando encontrar datos.
Otras formas en las que trabajo repetitivo hace perder dinero a las empresas
La correlación entre las tareas rutinarias y la pérdida de dinero va más allá del tiempo limpio que pierdes haciendo las mismas tareas una y otra vez. Específicamente, la repetición también hace que las empresas pierdan dinero indirectamente que lleva a problemas en los flujos de trabajo cotidianos.
1. El trabajo repetitivo reprime la creatividad, productividad y motivación
Las tareas de rutina muchas veces hacen que los empleados se sientan aburridos, constreñidos y frustrados. También reprimen su impulso creativo en el proceso. Estos problemas pueden dificultar que los empleados encuentren y creen un valor significativo de su trabajo.
Según Julio Sevilla, un profesor de marketing en la Universidad de Georgia, las tareas no tienen que ser particularmente repetitivas y aburridas para tener este efecto. Específicamente, la simple idea de tener que hacer una tarea pendiente en el futuro es suficiente para sentirte saciado con la tarea en el presente. Es probable que esto haga que nuestros niveles de productividad y motivación caigan desde el principio.
2. El trabajo repetitivo aumenta la posibilidad de error humano
La investigación ha mostrado que trabajar en una sola tarea durante mucho tiempo provoca fatiga mental en la mayoría de las personas. Como consecuencia, su rendimiento laboral puede sufrir.
Según el papel de Shahar Hod sobre la fatiga cognitiva de 2022, este descenso en el rendimiento es aún más común cuando las tareas son repetitivas.
Además, una investigación de Musavi et al. de 2024 estudió las causas de error humano en el sector alimenticio, específicamente la producción de azúcar. El estudio reveló que la repetición de tareas aumenta la tasa de error porque repetir la misma actividad muchas veces lleva a una concentración disminuida.
El estudió concluyó que estos errores provocan:
- Más accidentes, y
- Menor calidad del producto.
Por lo tanto, reducir el tiempo pasado en las tareas recurrentes puede reducir el número de errores en el lugar de trabajo.
3. El trabajo repetitivo aumenta la desmotivación e insatisfacción de los empleados
Un artículo de Forbes de 2024 exploró por qué los empleados se desvinculan de sus trabajos. Estos trabajadores no se sienten inspirados y motivados en sus roles. Puesto que no piensan que dejar su puesto es una opción, se separan de su trabajo emocional y mentalmente.
Forbes identificó las tareas repetitivas como uno de los factores clave que llevan a la desmotivación de los empleados. El artículo concluyó que algunos empleados se sienten estancados trabajando en estas tareas recurrentes cuando quieren concentrarse en un trabajo más significativo.
El estudio de Gallup de 2020 analizó los efectos del compromiso de los empleados en el rendimiento laboral. Su análisis concluyó que los empleados desmotivados son:
- Un 81% más propensos a faltar al trabajo,
- Un 64% más propensos a sufrir accidentes laborales,
- Un 41% más propensos a realizar un trabajo de mala calidad,
- Un 28% más propensos a robar,
- Un 23% menos rentables, y
- Un 18% menos productivos.
Estos datos indican que la desmotivación de los empleados tiene grandes efectos negativos en el rendimiento laboral en su totalidad.
Por lo tanto, puesto que las tareas repetitivas pueden causar la desmotivación de los empleados, podemos concluir que los empleados que se sienten abrumados por estas tareas son propensos a desmotivarse. El trabajador se siente insatisfecho en su rol, lo que resulta en rendimiento deficiente.
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¿Cómo manejar las tareas repetitivas?
El problema con las tareas repetitivas se debe sobre todo a la desorganización y al aburrimiento que supone realizar una y otra vez el mismo grupo de tareas. Y ahí es donde debes empezar a abordar el problema.
1. Maximiza la claridad
Una de las principales causas de la repetición de las tareas es la cuestión de quién tiene la responsabilidad y la fecha de entrega.
Cuando los miembros de tu equipo no están seguros de las tareas exactas en las que deberían trabajar, es posible que varios se encarguen de las mismas tareas y que se dupliquen los esfuerzos en algunas de ellas, mientras se descuiden otras.
Por eso mismo, es mejor que los gerentes y jefes de equipos se aseguren de siempre aclarar quién debe trabajar en qué y cuándo deben entregarlo.
Este sencillo preludio a cada proyecto y grupo de tareas hará que tu equipo comprenda sus deberes y obligaciones, así como el tiempo que tienen para terminarlas. Uno por uno, esto contribuirá enormemente a una mejor organización de las tareas y a la maximización de los recursos.
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2. Maximiza la colaboración y comunicación
Por supuesto, el gerente puede no asignar las tareas a los miembros del equipo. Sin embargo, es la inhabilidad del equipo para comunicarse y colaborar adecuadamente lo que, al fin y al cabo, lleva a tareas duplicadas.
Después de todo, los miembros del equipo que más se comunican tienen más posibilidades de darse cuenta cuándo están trabajando en la misma tarea.
La clave para maximizar la colaboración está en:
- Facilitar una comunicación clara y constante,
- Utilizar las herramientas de colaboración adecuadas, y
- Practicar la colaboración interfuncional entre unidades de negocio.
3. No supongas que las tareas se repetirán
Shankar Vedantam, corresponsal de ciencias sociales de NPR, analizó el experimento del profesor Sevilla sobre cómo el hecho de creer que tendrás que repetir las tareas presentes en el futuro hace que te sacies de esas tareas más rápidamente.
Concretamente, imaginar que las tareas percibidas que se repiten NO se van a repetir en el futuro (aunque eso no sea cierto) es suficiente para que te sientas menos saciado con esas tareas en el presente.
Por ejemplo, digamos que tienes que responder al mismo tipo de correo de trabajo cada día. Imaginar que los correos del día siguiente serán completamente distintos podría ser suficiente para hacer que responder a los mensajes actuales te resulte menos tedioso.
Puedes aplicar está lógica en cuanto a la cantidad de correos electrónicos. Si hoy tienes que escribir una montaña de correos electrónicos de seguimiento, no pienses en eso de que mañana tendrás que escribir la misma cantidad de los mismos correos. Tómalo un día a la vez.
4. Elimina lo que puedes
Ya hemos hablado sobre cómo los correos electrónicos, las reuniones y la manipulación de datos a veces son tareas recurrentes que simplemente son innecesarias.
Los siguientes consejos útiles de Forbes pueden ayudarte a dejar de sentirte abrumado por el correo electrónico:
- Escribe asuntos claros. Líneas de asunto largas o ambiguas pueden confundir al lector obligándole a pedir clarificación. Por lo tanto, si la línea de asunto de tu correo explica el propósito del mensaje claramente, entonces habrá menos intercambios de correos electrónicos.
- Mantén tus mensajes concisos. Similarmente al punto anterior, el cuerpo de tu correo electrónico debe ser fácil de leer y comprender. Mensajes innecesariamente largos pueden causar malentendidos y, otra vez, más intercambios.
- No respondas a todos los mensajes inmediatamente. Mientras que algunos correos pueden necesitar respuesta inmediata, tratar todos los mensajes de esta manera crea un falso sentido de emergencia. Es probable que, cuando otras personas reciban una respuesta rápida de tu parte, piensen que se espera que respondan igual de rápido. En cambio, tu bandeja de entrada se llenará con toneladas de correos cada día.
En cuanto a las reuniones, el equipo directivo puede evaluar si todas las reuniones regulares son necesarias y si es realmente necesario que asistan todos los asistentes habituales.
Como resultado de esta evaluación, tal vez descubrirás que tus diseñadores junior pueden proveer una contribución poco significativa a las reuniones diarias del equipo de desarrollo y que, en cambio, no deberían participar en ellas.
O, tal vez verás que el equipo de ventas no tiene la necesidad de reuniones diarias regulares, y que en cambio podrán hacer planes semanales.
Cuando se trata del tiempo que las personas pierden buscando la información, la respuesta es simple. Limita el número de depósitos de documentos a solo 1 o 2 para evitar perder o tener documentos importantes dispersos en múltiples lugares.
5. Implementa atajos en tu trabajo
Cuando no existe una forma de evitar el trabajo repetitivo, la mejor manera de manejarlo es utilizar los atajos de teclado tanto como puedas.
Los atajos son estupendos para reducir las lesiones por esfuerzo repetitivo que se producen al hacer clic repetidamente en el ratón.
Además, varias plantillas de bloqueo de tiempo y las de listas de tareas pendientes son una gran solución para ayudarte a organizar tu trabajo de forma más rápida y sencilla.
También puedes optimizar el envío de tus correos obligatorios si usas las respuestas de correo electrónico ya hechas. Algunas profesiones, como los especialistas en atención al cliente, pueden beneficiarse de la creación de sus propias plantillas de correo electrónico y repositorios de resolución de problemas, teniendo en cuenta que muchas de las peticiones de los usuarios suelen repetirse.
6. Automatiza las tareas de trabajo
Según la investigación de McKinsey de 2023 sobre la IA y el futuro del trabajo, el uso de la IA generativa con fines comerciales podría aumentar la productividad laboral en EE. UU. entre un 0,5 % y un 0,9% anual hasta 2030. Este porcentaje es aún mayor cuando se consideran todas las formas de automatización, y eso significa un aumento anual de productividad entre un 3% y 4%.
Adicionalmente, un estudio de Salesforce reveló que los empleados también asocian la automatización con varias ventajas, incluyendo:
- Productividad personal mejorada (92%),
- Colaboración en equipo mejorada (85%), y
- Colaboración de departamentos aumentada (83%).
Para automatizar las tareas repetitivas primero debes identificar qué tareas se pueden automatizar. Por ejemplo, según Asana, las siguientes tareas son buenos candidatos para la automatización:
- Introducción de datos,
- Generación de informes,
- Generación de informes,
- Programación, y
- Gestión del calendario.
Entonces, busca un sistema de automatización adecuado para cada tarea recurrente. Para automatizar las tareas repetitivas basadas en reglas, puedes utilizar la automatización robótica de procesos (RPA, por sus siglas en inglés). La tecnología utiliza robots software para realizar acciones con reglas y lógica predeterminada, como extraer, copiar y pegar datos y verificar información.
Para las tareas más complejas que no dependen tanto de las reglas, puedes utilizar la automatización cognitiva. Este tipo de automatización depende de la inteligencia artificial que imita el comportamiento humano.
La principal diferencia entre la automatización cognitiva y los sistemas RPA es que el primero puede aprender desde los patrones y adaptarse a diferentes situaciones. Por otro lado, un sistema RPA sigue las instrucciones específicas establecidas de antemano.
Un ejemplo de la automatización cognitiva es usar los asistentes virtuales de IA para la atención al cliente. Estos asistentes virtuales pueden producir respuestas parecidas a las humanas y ofrecer soluciones personalizadas.
Curiosamente, el informe de McKinsey de 2023 anteriormente mencionado reveló que el 30% de las horas de trabajo se automatizará hasta el año 2030. Por lo tanto, podemos esperar un cambio en la cantidad de tiempo que los empleados pasan en las tareas repetitivas y de poca importancia.
Automatiza las tareas repetitivas y aburridas con Clockify
Clockify es un rastreador de tiempo para los equipos gratuito con funciones que te pueden ayudar enormemente a seguir, identificar, y automatizar las tareas repetitivas, ahorrando tiempo y dinero en el proceso.
Paso 1: Sigue las tareas repetitivas
Cuando se trata de hacer un seguimiento de las tareas recurrentes con Clockify, tu equipo puede hacerlo:
- Iniciando un temporizador, o
- Llenando las planillas de horarios.
Cuándo quieres analizar tus resultados al final del día, semana, mes o cualquier otro periodo, simplemente ve a la sección de Informes en la aplicación.
Una vez allí, podrás detallar el tiempo exacto que pasas en trabajo repetitivo e innecesario. Esto te permitirá dedicar este tiempo al trabajo de mayor valor en el futuro.
Paso 2: Elimina el trabajo duplicado de tu flujo de trabajo
También podrás eliminar el trabajo duplicado en tu equipo por medio de un sistema claro de asignación de tareas.
Puedes usar Clockify para asignar tareas a todo el equipo, o miembros del equipo específicos y establecer estimaciones horarias para ellos. Los empleados pueden registrar el tiempo que dedican a estas tareas.
El equipo podrá ver quién está trabajando en qué actualmente en la sección de panel en la aplicación.
Esto elimina la confusión sobre quién es responsable de qué tarea, permitiendo a los miembros del equipo trabajar eficientemente en las tareas asignadas a ellos.
Paso 3: Optimiza aprobaciones
Una vez que el equipo haya terminado de trabajar en algún proyecto durante un determinado período de tiempo, no hace falta esperar a que se aprueben las tareas para las que han trabajado y rastreado el tiempo. Los miembros del equipo pueden simplemente enviar sus planillas de horarios completas para su aprobación, y el administrador puede aprobarlas inmediatamente con un solo clic.
Para garantizar que veas las solicitudes de aprobación cuanto antes posible, puedes activar las notificaciones por correo electrónico. Así recibirás un mensaje cada vez que se envíe, retire, apruebe o rechace una planilla de horarios.
Paso 4: Acelera el trabajo mediante plantillas
Si trabajas en proyectos similares de manera repetitiva, puedes crear plantillas de proyectos en Clockify. Así no tendrás que crear proyectos similares desde cero cada vez.
Lo mismo va para las planillas de horarios: los que trabajan en los mismos proyectos y tareas a lo largo de varias semanas, pueden crear una plantilla de planilla con proyectos y tareas. De este modo, reducirás el tiempo que pasas llenando las planillas y seguirás controlando tu tiempo con precisión.
Introducir datos recurrentes manualmente toma demasiado tiempo y aumenta la posibilidad de error. Usar plantillas significa que solo tienes que introducir los detalles una vez, lo que requiere mucho menos tiempo y esfuerzo.
Paso 5: Automatiza el rastreo del tiempo
Finalmente, el rastreador de tiempo automático de Clockify te permite ver cuánto tiempo pasas en diferentes aplicaciones y sitios web.
La aplicación crea una lista con marcas de tiempo de todas las aplicaciones que usas mientras el rastreador está en marcha.
Luego, podrás analizar tu tiempo en una línea de tiempo de productividad visual que muestra qué aplicaciones y sitios web ocupan la mayor parte de tu tiempo.
Esta información permanece privada hasta que decidas convertir estos datos en entradas de tiempo.
