Recursos de Clockify La gestión del trabajo de agencias con Clockify
Clockify es un software de seguimiento de tiempo que sirve para registrar las horas facturables y no facturables de los empleados. Te ayuda a gestionar tu equipo, planificar proyectos, seguir el progreso, generar informes y facturar a tus clientes.
Tabla de contenidos
¿Cómo medir el éxito de tu agencia?
La métrica de desempeño más común para cualquier agencia es su tasa de utilización.
El término "utilización" se refiere al uso efectivo de los recursos y demuestra la rentabilidad.
Una tasa de utilización muestra el porcentaje de horas facturables en comparación con el número total de horas disponibles que los empleados tienen a su disposición.
La información sobre las tasas de utilización te ayuda a darte cuenta de qué departamentos/personas están orientados hacia:
- actividades no rentables (inferiores a la tasa de utilización óptima): tareas necesarias, pero no facturables;
- actividades rentables (superiores a las tasas de utilización óptimas, o cercanas al 100%): es posible que debas considerar la contratación de nuevas personas.
La fórmula más común para calcular la tasa de utilización es:
Tasa de utilización (%) = Total de horas facturables / Total de horas disponibles * 100
La tasa de utilización ideal/óptima para las agencias suele estar entre el 85% y el 90%. Pero, depende de cuál sea la situación ideal para ti.
Tu tasa de utilización ideal debería permitir el equilibrio adecuado entre las tareas facturables y las no facturables.
Por ejemplo, cuando trabajas en un nuevo proyecto con un nuevo cliente, tu equipo puede necesitar algunas horas adicionales para actividades no facturables: investigación, reuniones con clientes, etc.
Pero, si asumes proyectos similares del mismo cliente, la mayor parte del tiempo de tu equipo se dedicará a tareas facturables, lo que dará como resultado una tasa de utilización más alta.
Por lo tanto, una tasa de utilización ideal variará de un proyecto a otro. Pero siempre debe garantizar que tu agencia siga siendo rentable.
¿Cómo garantizar que tu agencia siga siendo rentable?
Antes de comenzar un nuevo proyecto, un buen conjunto de reglas predefinidas afectará todo el proceso, la relación cliente-agencia, tu tasa de utilización y, en consecuencia, tus ganancias.
Al adquirir un nuevo proyecto, lo primero que se debe hacer es establecer un flujo de trabajo con un cliente. Ambas partes deben estar de acuerdo con:
- la fecha límite,
- el presupuesto,
- qué tareas se pueden facturar y cuáles no,
- el resultado final o hitos medibles,
- la frecuencia de los controles verbales/escritos.
Para garantizar que se implementará cada aspecto del flujo de trabajo establecido, se recomienda vincularlo todo al lugar donde se realiza el trabajo real.
Ten en cuenta que una tasa de utilización del 100% no es factible ni deseable. Pero, un ligero aumento resultará en una mayor rentabilidad.
¿Cómo usar Clockify para aumentar las tasas de utilización?
Imaginemos que tienes un nuevo proyecto. Así es como se vería tu flujo de trabajo típico.
- Añade un nuevo cliente a tu base de datos
Tus proyectos están atados a tus clientes. Entonces, cuando estás trabajando en una tarea específica, tu trabajo debe estar conectado a un cliente.
En la base de tus clientes, cada uno tendrá un nombre, información de contacto, una dirección para facturación, así como cualquier otro detalle específico que necesites anotar.
2. Divide tu proyecto en tareas
Para medir tu índice de utilización, lo primero que debes hacer es simplemente establecer el trabajo que lo afectará, por lo que el paso básico sería: crear un proyecto.
En Clockify, cada proyecto tiene un nombre, un cliente y un color asignado para separar visualmente los proyectos entre sí.
Los proyectos pueden ser difíciles de predecir, pero dividirlos en tareas más pequeñas es el primer paso para abordarlos.
Cuando tu equipo comience a seguir el tiempo en cada una de estas tareas, podrás seguir el progreso.
Para rastrear el progreso de cada tarea o de un proyecto en su conjunto, puedes establecer estimaciones de tiempo y presupuesto, pero también pronosticar cómo evolucionará el resto del proyecto.
El pronóstico y el seguimiento del progreso te permitirán planificar con anticipación al aceptar nuevos proyectos.
Un enfoque total en las tareas a veces puede hacer que pierdas de vista el presupuesto y la fecha límite, por lo que debes encontrar una manera de mantener a todos al tanto del progreso general.
Una de las formas en que puedes hacer esto es configurar alertas en Clockify, que notificará a ciertos miembros del equipo cada vez que un proyecto alcance un cierto porcentaje de su tiempo estimado.
Si trabajas continuamente en proyectos similares, sería útil guardar proyectos como plantillas y ahorrar algo de tiempo en la creación de tareas, estimaciones, equipos asignados, tarifas facturables o cualquier otro campo personalizado.
Entonces tendrás la oportunidad de pasar más tiempo trabajando en tareas facturables.
3. Organiza a las personas y asigna roles
La gestión de recursos es de suma importancia, especialmente en las agencias. Cada vez que recibas un nuevo proyecto, lo primero en lo que pensarás es qué miembros del equipo trabajarán en él.
Empieza con determinar el número total de personas necesarias para completar el proyecto, asegurándote de no sobrecargar a tu equipo y mantenerte dentro del presupuesto.
Debes establecer tarifas facturables y de costo para cada persona que trabaje en un proyecto porque esa será la base para facturar tus servicios.
Además, debes definir quién será el principal responsable de cada parte del proyecto y delegar algunas partes del proceso a los principales responsables del equipo.
4. Distribuye eficazmente el tiempo de los empleados
La distribución efectiva del tiempo de los empleados reducirá el tiempo que necesitas para completar proyectos con diferentes plazos.
Dado que la información compleja es mucho más fácil de gestionar cuando se representa visualmente que como texto escrito, la visualización es una parte importante de la gestión de proyectos.
Al planificar a los miembros del equipo y organizarlos por proyecto, debes tener una visión general de:
- Cuántas horas dedicas a cada proyecto;
- Qué miembros del equipo están trabajando en qué proyectos y durante cuánto tiempo.
Cuando un proyecto tiene asignados, estará subrayado.
Si, por ejemplo, alguien de tu equipo necesita tiempo libre, deberás reorganizar tu equipo y reprogramar las responsabilidades de sus tareas.
Por eso, siempre es necesario conocer la capacidad de trabajo de todo el equipo y de cada miembro.
La capacidad de tu equipo se calcula en función de los objetivos de seguimiento de tiempo que estableces de forma diaria, semanal o mensual.
En función de los objetivos de seguimiento de tiempo que establezcas para cada persona o equipo, sabrás quién está cargado al máximo de su capacidad, quién tiene horas libres y quién está sobrecargado.
5. Rastrea las tareas facturables y no facturables
Una vez que tu proyecto se dividió en tareas y decidiste incluir a los miembros del equipo, el siguiente paso es proporcionarles el sistema de seguimiento de tiempo adecuado.
Independientemente de cómo elijas realizar el seguimiento de tu tiempo, debes diferenciar entre tareas facturables y no facturables, para luego facturar a tus clientes en consecuencia.
Después de acordar con un cliente lo que será facturable y lo que no, tu equipo puede proceder a rastrear el tiempo dedicado a las tareas facturables o no facturables.
6. Sigue los gastos
Trabajar en un proyecto a veces requiere gastos adicionales que también tienes que facturar.
Por ejemplo, supongamos que a tu cliente le gustaría reunirse en persona con todo el equipo para tener una reunión en vivo antes de comenzar el proyecto.
Si esa no es tu práctica habitual, el costo de ese viaje probablemente sea algo por lo que puedas cobrar.
Clockify te permite registrar todos los gastos que después se pueden incluir en la factura que envías a tus clientes.
7. Gestiona facturas y factura a clientes
Una vez que hayas hecho el trabajo, es hora de enviar una factura a tu cliente.
Los siguientes detalles son una parte habitual de una factura que debes compartir con un cliente:
- La información de tu compañía
- Servicios prestados
- Gastos adicionales
- Intervalo de fechas
- Impuestos
- Descuentos
- Fecha de emisión
- Fecha de vencimiento
- Información del cliente
Para asegurarte de gestionar todas las facturas correctamente y no facturar dos veces a los clientes por accidente, puedes añadir su estado (enviado/pagado/anulado/no enviado) en la lista de facturas.
8. Resume tu trabajo en el proyecto
Tener una visión general de qué equipo o miembro del equipo genera qué cantidad de costos y ganancias brinda orientación sobre la asignación óptima de recursos.
Los informes en tiempo real te ayudan a darte cuenta de si necesitas cambiar algo a la mitad del proyecto, mantenerte dentro de la fecha límite o un presupuesto, y te brindan información sobre cómo organizar tu equipo para proyectos futuros.
Idealmente, al resumir el trabajo en un proyecto, los informes deberían mostrar el tiempo rastreado para cada usuario, junto con:
- la ganancia que obtuvieron (basada en la tasa facturable), y
- los costos asociados con su trabajo (basado en la tasa de costo).
Mantener a los clientes informados de todo el trabajo realizado hasta el momento se puede representar a través de informes detallados.
Si, por ejemplo, estás cobrando una tarifa de anticipo a algunos clientes, es bueno saber cuántas horas has utilizado del total de horas facturables del proyecto.
En Clockify, puedes filtrar las horas facturables y no facturables rastreadas, elegir el cliente y el proyecto al que se refiere y mostrar estimaciones para comparar las horas rastreadas con el número total de horas.
Los clientes pueden tener información actualizada si compartes un enlace público a tu informe. Simplemente filtra los datos que quieres mostrar y haz clic en el botón Compartir para generar un enlace público.
Sigue el flujo de trabajo de tu agencia a través de Clockify
Clockify te permite seguir cada fase de tu trabajo en proyectos desde un solo lugar. Desde la creación de conceptos hasta la facturación de proyectos: integra y gestiona fácilmente múltiples proyectos a la vez.
Descubre qué funciones de Clockify son más útiles para tu agencia explorando nuestra lista de funciones.
