Wie eine VA-Agentur mit Clockify von 1 auf 18 Mitarbeitende wuchs
“Ich muss in der Lage sein, unseren Fortschritt jederzeit zu sehen – und Clockify ermöglicht das.”
– Caroline Marshall
Wenn du als Geschäftsinhaber zu viele Aufgaben auf dem Schreibtisch hast, solltest du in Betracht ziehen, einige deiner täglichen Aufgaben an virtuelle Assistenten (VAs) auszulagern.
Schließlich ist ihre Aufgabe, “vielbeschäftigten, leidenschaftlichen Menschen ihre Zeit zurückzugeben,” so Caroline Marshall, virtuelle Assistentin und unsere Gesprächspartnerin. Sie ist auch die Gründerin von Upsource, einem Unternehmen, das sich der Bereitstellung virtueller Assistenzdienste widmet.
Wir luden Caroline zu einem Gespräch über ihre Erfahrung und ihr Fachwissen in der VA-Branche ein. Darüber hinaus erfuhren wir, wie Clockify das Zeitmanagement und das Gesamtwachstum ihres Teams fördert.
Upsource-Geschichte: Von der Performerin zur VA-Expertin
Bevor Caroline 2016 virtuelle Assistentin wurde, hatte sie als Executive Assistant/Event Professional gearbeitet. Gleichzeitig drückte sie ihre kreative Seite durch Musikauftritte aus.
Wir waren gespannt, warum Caroline den Beruf wechselte:
“Für ein paar Jahre war ich nebenbei als Künstlerin tätig. Eine Mischung aus dem Wunsch nach finanzieller Sicherheit/Stabilität, einer Hypothek und dem Verlust der Freude am Auftreten bewog mich zum Wechsel.”
Angesichts ihres künstlerischen Hintergrunds wollten wir von Caroline wissen, wie dieser mit ihrem VA-Geschäft, Upsource, zusammenhängt:
“Es gibt nichts Beängstigenderes, als deine Singstimme dem Urteil anderer auszusetzen. Interviews, Discovery Calls, Medien — das ist alles einfacher als das (obwohl ich nervös werde). Tanzen, Singen, Auftreten — du erlebst viele Rückschläge und musst dich wieder aufrappeln — genau wie beim Führen eines Unternehmens.”
Schließlich fragten wir Caroline, welche spezifischen Fähigkeiten VAs für eine erfolgreiche Karriere pflegen sollten:
“Eine Neugier für Technik, Zeitmanagement, und Lernbereitschaft sind für VAs unerlässlich. Diese Branche ist ständig im Wandel und wir müssen am Ball bleiben, um relevant zu bleiben.”
💡 Clockify Pro-Tipp
Wenn du eine VA-Karriere in Betracht ziehst, sieh dir unseren kompakten Leitfaden für VA-Anfänger an:
Wie werde ich virtuelle/r Assistent/in (+ Expertentipps)Upsource im Alltag: Ein Blick auf die Arbeitsroutine, Dienstleistungen und Kundschaft
Als Nächstes erkundigten wir uns nach dem Tagesablauf in Carolines Unternehmen. Unsere Gesprächspartnerin antwortete:
“Es gibt keinen durchschnittlichen Tag, je nachdem, was du als VA machst — Terminkalender jonglieren, Kommunikationsentwürfe erstellen, Aufgaben projektieren. Als Inhaberin einer VA-Agentur checke ich täglich bei meinem Team ein, überprüfe unsere Kunden und schaue täglich/wöchentlich in Clockify nach unserem Abrechnungsfortschritt.”
Im Zusammenhang mit den täglichen Abläufen sprachen wir auch über die Kunden von Upsource. Caroline erzählte uns, dass sie mit Start-ups, kleinen und mittleren Unternehmen — aber auch mit Einzelpersonen zusammenarbeiten, die Hilfe beim Management ihres Lebensstils. benötigen. Letztendlich teilte sie mit, was Kunden für VA-Dienste qualifiziert:
“Es sind nicht länger nur CEOs und C-Suite-Direktoren, die eine PA benötigen — wenn du ein Budget und die Bereitschaft hast, etwas Zeit in die Beziehung zu investieren, dann ist ein VA das Richtige für dich. Und die Ironie ist, dass du Zeit investieren musst, um mit virtuellen Assistenten zusammenzuarbeiten, um deine Zeit zurückzugewinnen.”
Apropos ihre Kunden: Welche Art von Unterstützung suchen sie normalerweise? Caroline bemerkte, dass die Anfragen oft variieren, darunter Dienstleistungen wie:
- Inbox-/Tagebuchmanagement,
- Aufgaben-/Projektmanagement,
- Technologie- und Social-Media-Support,
- Management aus administrativer Sicht und Implementierung neuer Software/SOPs,
- Event-/Schulungsmanagement, und
- Lifestyle-Unterstützung.
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Warum das Upsource-Team Clockify gewählt hat
Wie kam Carolines Team nun auf unseren Zeiterfasser? Nach ihren Worten hat Caroline verschiedene Arten von Software recherchiert und ausprobiert, bevor sie sich für Clockify entschieden hat, wegen:
- der Benutzerfreundlichkeit,
- der klaren Berichterstattung und
- der Budgetierungsoptionen.
Zusätzlich gab sie zu, dass die Zeiterfassung in Clockify sie davon abhält, lächerliche Stunden zu arbeiten — und letztendlich auszubrennen:
“In den Jahren 2016–2019 arbeitete ich 12–16 Stunden pro Tag (abrechenbare Arbeit) — das werde ich nie wieder zulassen. Durch die Überprüfung meiner erfassten Zeit kann ich sehen, was ich leicht selbst auslagern kann und für wie viele Stunden ich Hilfe benötige. Das ist fantastisch!”
Unsere Gesprächspartnerin schrieb unserem Zeiterfasser auch die Beschleunigung des Wachstums ihres Unternehmens zu:
“Wir sind jetzt ein Team von 18 Leuten, und Clockify hat es uns ermöglicht, von 1 auf 18 zu wachsen.”
💡 Clockify Pro-Tipp
Um dein Unternehmen zu erweitern, musst du deine Finanzen fest im Griff haben. Hier erfährst du, wie du deine Ausgaben im Zaum halten kannst:
So behältst du Ausgaben präzise im BlickClockify-Funktionen, die Upsource für unverzichtbar hält
Schauen wir uns die Clockify-Funktionen an, die Carolines Unternehmen helfen, Arbeitsprozesse zu beschleunigen und Meilensteine zu erreichen.
Clockify-Funktion #1: Timer
Unsere Gesprächspartnerin lobte die Zeiterfassung von Clockify und hob ihre Vorteile für VAs hervor. Besonders applaudierte sie der Praktikabilität der Erfassung von abrechenbarer und nicht abrechenbarer Zeit:
“Als VAs könnten wir nur 15 Minuten für einen Kunden aufwenden. Diese Zeit summiert sich, wenn wir unsere Zeiterfassung nicht konsequent durchführen. Ich liebe es auch, abrechenbare vs. nicht abrechenbare Arbeit zu sehen. Ich verbringe viel Zeit mit nicht abrechenbarer Arbeit — und es ist sehr wichtig, dass ich das erfassen kann.”
Als erfahrener VA teilte Caroline mit, dass die Zeiterfassung dir helfen kann Zeitverschwender zu identifizieren:
“Erfasse zum Beispiel die Zeit, die du damit verbringst, mit potenziellen Kunden in sozialen Medien zu interagieren — die Ergebnisse könnten für dich etwas erschreckend sein! Wenn du 4 Stunden am Tag damit verbringst, durch soziale Medien zu scrollen — ist es vielleicht Zeit für einen Realitätscheck deiner Produktivität!”
💡 Clockify Pro-Tipp
Wenn du dir unsicher bist, welche Aufgaben als abrechenbare oder nicht abrechenbare Stunden gelten, empfehlen wir dir, unseren Leitfaden unten zu lesen:
So berechnest du abrechenbare StundenClockify-Funktion #2: Berichte
Für Caroline machten Clockifys Berichte es viel einfacher, den Fortschritt in Echtzeit zu sehen und mit Kunden zu teilen:
“Die Berichterstattung ist ausgezeichnet. Ich muss in der Lage sein, unseren Fortschritt jederzeit zu sehen — und Clockify ermöglicht das. Es ist auch sehr einfach, Berichte wöchentlich/monatlich an Kunden zu senden.”
Wie Caroline bereits weiß, bietet unser Zeiterfasser verschiedene Arten von Berichten, die auf unterschiedliche Bedürfnisse zugeschnitten sind:
- Zusammenfassende Berichte— schneller Überblick über alle Zeiteinträge für jeden Tag, einschließlich abrechenbarer/nicht abrechenbarer Beträge und der pro Projekt aufgewendeten Zeit,
- Detaillierte Berichte — umfassende Liste der Zeiteinträge, die genau zeigen, wie dein Team seine Zeit verbringt, und
- Wöchentliche Berichte — Aufschlüsselung der Aktivitäten und der dafür aufgewendeten Stunden nach Tag und Woche.
💡 Clockify Pro-Tipp
Wenn du lernen möchtest, wie du Berichte verwendest, um die Teamzeit zu überprüfen und zugehörige Daten zu exportieren, beginne mit unseren Anleitungen:
Berichte planen Berichte anpassen Berichte exportieren
Wie Clockify die Zukunftspläne von Upsource unterstützt
Virtuelle Assistenten betreuen Kunden aus verschiedenen Märkten — was bedeutet, dass sich schnell viele verschiedene Aufgaben ansammeln.
Als Inhaberin einer VA-Agentur erkannte Caroline die Notwendigkeit, zu verfolgen, wie ihre Mitarbeitenden die Zeit für tägliche Aufgaben zuweisen.
Unsere Gesprächspartnerin skaliert ihr Unternehmen weiterhin, unterstützt durch die effektiven und erschwinglichen Funktionen von Clockify:
- Erfassung von abrechenbaren und nicht abrechenbaren Stunden, um die Rentabilität zu beurteilen, und
- Überprüfung von Berichten, um den Projektfortschritt zu überprüfen.
Die Vorteile unseres Zeiterfassers gehen über die VA-Branche hinaus. Solltest du jedoch Probleme bei der Nutzung haben, wende dich einfach an unseren freundlichen 24/7-Kundensupport.
Sieh zu, wie deine Zahlen steigen, während deine Sorgen verschwinden — mit Clockify.
