Alles, was du über Zeitmanagement wissen müsst (+ Tipps)

Dieser umfassende Zeitmanagement-Leitfaden:

1. Hilft dir, die Grundlagen eines erfolgreichen Zeitmanagements zu verstehen,
2. Bietet dir unzählige Tipps und Strategien zum Zeitmanagement und
3. Zeigt dir, wie du Zeitmanagement-Apps wie Clockify zu deinem Vorteil nutzen kannst.

Inhalt

KAPITEL 1

Einführung ins Zeitmanagement

• Was ist Zeitmanagement?
• Vorteile des Zeitmanagements
• Die Bedeutung des Zeitmanagements
• Wie gehen durchschnittliche Menschen mit ihrer Zeit um?

KAPITEL 2

Zeitmanagement-Fähigkeiten

• Anzeichen für schlechte Zeitmanagement-Fähigkeiten
• 10 beste Zeitmanagement-Fähigkeiten

KAPITEL 3

Zeitmanagement-Strategien

• 26 beste Zeitmanagement-Strategien

KAPITEL 4

Tipps zum Zeitmanagement

• 54 beste Zeitmanagement-Tipps
• Zeitmanagement-Tipps für Studenten
• Tipps für effektive Zeitmanagement-Umgebung

KAPITEL 5

Tools zum Zeitmanagement

• Beste Tools zum Zeitmanagement

Was ist Zeitmanagement?

Zeitmanagement ist der Prozess des Planens, Organisierens und Kontrollierens der Zeit, die du für bestimmte Aktivitäten aufwendest. Es ist die Fähigkeit, die Zeit, die du an einem Tag hast, produktiv und effektiv zu nutzen.

Ein wichtiger Untertyp des Zeitmanagements ist das organisatorische Zeitmanagement. Dabei werden deine Zeit und Aktivitäten so organisiert, dass du Zeitverschwendung erkennen, bewerten und reduzieren kannst.

Viele Menschen nutzen verschiedene kostenlose Zeitmanagement-Apps, um ihre Zeit besser zu organisieren.

Insgesamt ist Zeitmanagement entscheidend für deinen Erfolg bei der Arbeit, aber es ist auch entscheidend, damit du Zeit für deine Familie, Freunde, Hobbys sowie persönliche Verpflichtungen und Interessen findest.

Das wichtigste Konzept des Zeitmanagements sind Prioritäten.

Im Mittelpunkt des Zeitmanagements stehen:

• Prioritäten setzen
• Die Zeit maximieren, die du für Prioritäten aufwendest
• Die Zeit reduzieren, die du für Nicht-Prioritäten aufwendest

Trotz des Begriffs „Zeitmanagement“ kann die Zeit selbst streng genommen nicht verwaltet werden, da sie eine feste Komponente ist.

Du kannst die 2 Stunden eines Tages nicht verlängern, aber du kannst die Anzahl der vorrangigen Aktivitäten, die du während dieser 2 Stunden erledigst, maximieren.

Um also ein erfolgreiches Zeitmanagement zu praktizieren, musst du über die richtigen Fähigkeiten verfügen und diese fördern.

Beispiele für Zeitmanagementfähigkeiten sind:

• Effektive Aufgabendelegation
• Ziele setzen und erreichen
• Effiziente Entscheidungen treffen
• Termine und Besorgungen verwalten, entweder allein oder im Team
• Projekte verwalten
• Umfassende Tages-, Wochen-, Monats- und Jahrespläne erstellen
• Probleme analysieren und lösen
• Veranstaltungen planen und koordinieren
• Effiziente Teamarbeit im Großen und Ganzen

Die Vorteile eines effektiven Zeitmanagements

Zeitmanagement hat, wenn es richtig gemacht wird, mehrere herausragende Vorteile.

Effektives Zeitmanagement baut Stress ab

Richtiges Zeitmanagement beinhaltet das Befolgen eines Zeitplans und das Abhaken von Aufgaben auf einer To-do-Liste.

Auf diese Weise hast du das Gefühl, alles unter Kontrolle zu haben, und bist bei deiner Arbeit viel weniger gestresst.

Effektives Zeitmanagement verschafft dir mehr Zeit

Beim richtigen Zeitmanagement solltest du Zeit in deinem Zeitplan für wichtige Aktivitäten reservieren und deine Besorgungen zeitlich einteilen, damit du nicht zu viel Zeit damit verbringst.

All dies spart Zeit und bietet mehr Möglichkeiten:

• Freunde zu treffen,
• Zeit mit deiner Familie zu verbringen,
• Hobbys nachzugehen oder
• Anderen persönlichen Interessen nachzugehen.

Effektives Zeitmanagement hilft dir, deine Ziele zu erreichen

Beim richtigen Zeitmanagement solltest du Prioritäten und andere Besorgungen so ordnen, dass dir genügend Zeit bleibt, richtigen Ziele zu bedenken, zu finden und zu verfolgen.

Effektives Zeitmanagement macht dich selbstbewusster

Richtiges Zeitmanagement bedeutet, deine Arbeit pünktlich zu beenden und ein organisiertes Leben zu führen.

Die Menschen um dich herum beginnen, dich wegen dieser Eigenschaften zu bewundern, was deinen Moral und dein Selbstvertrauen stärkt und zu dem Entschluss führt, einen solch organisierten Lebensstil beizubehalten.

Effektives Zeitmanagement hilft dir, weniger zu prokrastinieren

Richtiges Zeitmanagement bedeutet klare Zeitpläne, die keinen oder nur wenig Raum für Untätigkeit lassen.

Du wirst dich ermutigt fühlen, dich an deinen geplanten täglichen Aktivitäten festzuhalten und infolgedessen weniger zu prokrastinieren

Die Bedeutung des Zeitmanagements

Wie wir im Abschnitt „Die Vorteile eines effektiven Zeitmanagements“ gesehen haben, hilft dir ein richtiges Zeitmanagement, die Kontrolle über dein Leben als Ganzes zu gewinnen und zu behalten.

Ohne richtiges Zeitmanagement wirst du wahrscheinlich Stunden mit trivialen Aktivitäten verschwenden und deine Prioritäten vernachlässigen.

Dann wirst du wahrscheinlich Mahlzeiten auslassen oder weniger schlafen, um etwas von der verlorenen Zeit für die Arbeit zu sparen.

Du wirst jedoch trotzdem wenig erledigen, weil du dich nicht richtig konzentrieren kannst, wenn du hungrig oder müde bist.

Zeitmanagement ist also wichtig, weil es dir hilft:

• Zu beenden, was du willst
• Schneller zu beenden, was du willst
• Mehr in weniger Zeit zu erledigen
• Weniger Zeit zu verschwenden
• Zeit für Freizeitaktivitäten zu finden
• Zeit für richtige Mahlzeiten und ausreichend Schlaf zu finden

Darüber hinaus hilft dir Zeitmanagement auch, Stress abzubauen, da du qualitativ hochwertige Arbeit vor der Deadline fertigstellst und genügend Zeit für Hobbys und Freunde hast.

Letztendlich wirst du wahrscheinlich erfolgreicher im Leben sein, aber auch aus deinen Verlusten lernen und verstehen, welche Schritte du unternehmen musst, um diese Verluste in Zukunft zu minimieren.

Wie gehen durchschnittliche Menschen mit ihrer Zeit um? (Statistik)

Fakten und Zahlen zum Zeitmanagement und Statistiken zur Zeiterfassung zufolge:

• Menschen verbringen weniger als 2 Minuten mit wichtigen Gesprächen mit ihren Ehepartnern und Lebenspartnern und weniger als 30 Sekunden mit wichtigen Gesprächen mit ihren Kindern – währenddessen gehen etwa 95 % aller Ehen aufgrund eines „Mangels an Kommunikation“ in die Brüche, der auf „Mangel an Zeit zur Kommunikation“ zurückzuführen ist.
• Ein durchschnittlicher Mensch wird alle 8 Minuten unterbrochen und verliert mindestens 5 Minuten mit Anfragen, die „wenig oder keinen echten Wert“ haben – die gesamte Zeit, die durch solche Unterbrechungen verschwendet wird, summiert sich bis zum Ende des Tages auf 3 Stunden.
• Menschen, die an chaotischen Schreibtischen arbeiten, verbringen etwa 1,5 Stunden pro Tag oder 7,5 Stunden pro Woche damit, nach etwas zu suchen.
• Im Durchschnitt schlafen Berufstätige etwa 7 Stunden pro Tag und verbringen etwa 35 Minuten mit dem Pendeln zur Arbeit.
• Normale Mitarbeiter verbringen etwa 6 Stunden pro Woche in Meetings – und 9 von 10 Personen verbringen Meetings mit Tagträumen.
• Nur 20 % der Arbeitszeit wird mit sinnvollen Aufgaben verbracht, während 80 % mit Aufgaben mit „geringem oder keinem Wert“ verbracht wird.
• 40 % der Berufstätigen lassen das Frühstück ausfallen und 39 % das Mittagessen – etwa die Hälfte der Menschen, die zu Mittag essen, nimmt sich für ihre Mittagspause nur 15 Minuten Zeit.
• 78 % aller Amerikaner hätten gerne mehr Zeit zum Entspannen und Abschalten – und 75 % fühlen sich ständig müde.
• Es dauert normalerweise doppelt so lange, eine Aufgabe zu erledigen, als du ursprünglich geschätzt hast.

Es ist offensichtlich, dass viel Zeit während des Tages verschwendet, falsch verwaltet oder falsch berechnet wird.

Hier sind die Anzeichen dafür, dass auch du zu der statistischen Gruppe gehörst, die ihre Zeit schlecht verwaltet.

Anzeichen dafür, dass du über schlechte Zeitmanagementfähigkeiten verfügst

Es gibt mehrere deutliche Anzeichen dafür, dass du über schlechte Zeitmanagementfähigkeiten verfügst.

Du kommst immer zu spät

Du kommst immer zu spät zu Besprechungen und überschreitest ständig Fristen bei Projekten.

Der Grund? Du übernimmst viele Aufgaben, machst viele Versprechen und kannst diese am Ende einfach nicht einhalten.

Du arbeitest langsam

Du brauchst 2 Stunden, um eine Aufgabe zu erledigen, für die die meisten anderen Menschen weniger als eine Stunde brauchen würden.

Der Grund? Deiner Arbeit fehlt die Organisation, die dir helfen würde, deine Arbeit besser zu strukturieren und deine Aufgaben schneller zu erledigen.

Du verschwendest viel Zeit

Du verbringst 3 Stunden mit einer einfachen Aufgabe – 2 Stunden mehr als wirklich nötig.

Der Grund? Du hast keinen strengen Zeitplan, der dir sagt, wann du mit der Arbeit an einer Aufgabe beginnen und wann du aufhören solltest. Du arbeitest in zufälliger Reihenfolge an Aufgaben und hast kein klares Organisationssystem für die Arbeit.

Du hast oft einen Energiemangel

Du fühlst dich ständig erschöpft – als hättest du keine Zeit zum Essen, Schlafen oder Ausruhen.

Der Grund? Du schiebst deine Aufgaben ständig auf und kommst mit ihnen in Rückstand, sodass du nach der Arbeit zusätzliche Stunden damit verbringst, aufzuholen.

Du bist oft unentschlossen

Du bist ständig über deine Prioritäten im Unklaren und verbringst zusätzliche Zeit damit, dich nicht entscheiden zu können, was du als Nächstes in Angriff nehmen solltest.

Der Grund? Dir fehlt eine klare Agenda, die deine täglichen Prioritäten und deren Beziehung zu deinen Zielen zeigt.

Du nimmst zu viel Arbeit auf

Du nimmst immer Aufträge von anderen an, bis du keine Zeit mehr für deine eigenen Aufgaben hast.

Der Grund? Du verstehst nicht, was deine Prioritäten sind, wie du sie definierst und sicherstellst, dass du sie zuerst erledigst.

Der Grund für chronisch schlechtes Zeitmanagement

Wenn die oben aufgeführten Gründe für schlechtes Zeitmanagement nur sporadisch auftreten, kannst du sie nach einiger Zeit und Übung wahrscheinlich selbst lösen.

Chronische Probleme beim Zeitmanagement – ​​einschließlich Schwierigkeiten beim Beginn einer Aufgabe, beim Organisieren und Einhalten deines Zeitplans sowie beim Erledigen deiner Aufgaben – können jedoch auf eine Aufmerksamkeitsdefizit-/Hyperaktivitätsstörung (ADHS) oder Aufmerksamkeitsdefizitstörung (ADS) hinweisen.

Diese Störung umfasst:

• Schwierigkeiten, sich zu konzentrieren
• Verminderte emotionale Kontrolle
• Übermäßige Aktivitäten
• Allgemeine Schwierigkeiten bei der Kontrolle des Verhaltens

Am wichtigsten ist, dass ADHS deine Fähigkeit beeinträchtigt, den Lauf der Zeit zu messen und entsprechende Pläne zu machen, sodass ein angemessenes Zeitmanagement schwierig wird.

Weitere Informationen zur ADHS-Störung findest du auf der Website des National Institute of Mental Health.

❗DISCLAIMER: Wenn du glaubst, dass bei dir Symptome von ADHS auftreten, empfehlen wir dir, einen Arzt aufzusuchen und auf eine Selbstdiagnose zu verzichten.

Die 10 besten Zeitmanagementfähigkeiten

Um schlechte Zeitmanagementfähigkeiten und andere Schwierigkeiten bei deiner Arbeit zu überwinden, musst du über die richtigen Zeitmanagementfähigkeiten verfügen.

Hier listen wir 10 unverzichtbare Fähigkeiten auf, die du entwickeln musst, wenn du deine Zeit optimal nutzen möchtest.

Die Fähigkeit, SMART-Ziele zu definieren

SMART-Ziele zu setzen bedeutet, Ziele festzulegen, die spezifisch, messbar, ausführbar, relevant und terminiert sind. Eine App zur Zielverfolgung kann dir dabei helfen, deine SMART-Ziele im Auge zu behalten.

Zeitmanagementprobleme, die SMART-Ziele lösen können

• Viel Zeit verschwenden

Wie SMART-Ziele Zeitmanagementprobleme lösen

• Spezifische Ziele – Du weißt genau, was du erreichen möchtest, wo, wann, warum, wie und mit wem, und du kennst die Grenzen deines Ziels.
• Messbare Ziele – Es ist möglich festzustellen, ob und wann du das besagte Ziel erreicht hast.
• Ausführbare Ziele – Es ist möglich, das besagte Ziel zu erreichen.
• Relevante Ziele – Du entscheidest, was du im Leben erreichen möchtest, und setzt deine Ziele entsprechend.
• Terminiert – Dein Ziel ist an eine Frist gebunden, die du einhalten musst.

Die Fähigkeit, deinen Tag zu planen und zu organisieren

Wenn du deine Prioritäten planst und deinen Tag entsprechend organisierst, sparst du Zeit und erledigst, was du erledigen musst.

Zeitmanagementprobleme, die durch die Tagesplanung gelöst werden

• Ständig zu spät kommen

So organisierst du deinen Tag, um Zeitmanagementprobleme zu lösen

• Identifiziere die wichtigsten und dringendsten Aufgaben für diesen Tag.
• Delegiere oder eliminiere alles andere.
• Fasse Prioritäten zusammen und erstelle eine Aufgabenliste.
• Notiere Prioritäten in einem Kalender und halte dich an deinen Zeitplan.

Die Fähigkeit, deinen Stress zu bewältigen

Ein hoher Stresslevel behindert deine Leistungsfähigkeit bei der Arbeit, weshalb es wichtig ist, deinen Stress unter Kontrolle zu halten.

Zeitmanagementprobleme, die durch Stressmanagement gelöst werden

• Energiemangel

So nutzt du Stressmanagement, um Zeitmanagementprobleme zu lösen

• Meditiere oder probiere eine ähnliche Entspannungsmethode aus.
• Sorge dafür, dass du genug Schlaf bekommst und lass keine Mahlzeiten ausfallen – Du wirst noch nervöser, wenn du hungrig oder müde bist.
• Vermeide Nikotin und Alkohol.
• Sage „Nein“ zu zusätzlicher Arbeit.

Die Fähigkeit, Aufgaben zu delegieren

Wenn du Aufgaben delegierst, zu deren Erledigung du nicht verpflichtet bist, sparst du Zeit für vorrangige und dringende Aufgaben.

Zeitmanagementprobleme, die durch Aufgabendelegation gelöst werden

• Energiemangel
• Zeitverschwendung

So löst du Zeitmanagementprobleme durch Aufgabendelegation

• Wenn du Probleme hast, Aufgaben loszulassen, kannst du klein anfangen – delegiere zuerst kleinere Aufgaben und arbeite dich von dort aus nach oben.
• Delegiere Aufgaben, die dringend, aber weniger wichtig sind.
• Definiere Aufgabenerwartungen und gib Aufgabenanweisungen an.
• Vertraue darauf, dass deine Kollegen die Arbeit richtig erledigen, aber überprüfe am Ende, ob sie das auch getan haben.

Die Fähigkeit, Ablenkungen zu vermeiden

Ablenkungen wie dein Telefon, soziale Medien und gesprächige Kollegen rauben dir die Zeit, die du eigentlich mit Arbeiten verbringen solltest, sodass du später zusätzliche Anstrengungen unternehmen musst, um dies wiedergutzumachen.

Zeitmanagementprobleme, die durch Ablenkungsvermeidung gelöst werden

• Langsam arbeiten

So vermeidest du Ablenkungen, um Zeitmanagementprobleme zu lösen

• Leg dein Telefon während der Arbeitszeit ins andere Zimmer.
• Definiere die maximale Zeit, die du in sozialen Medien verbringen kannst, und halte dich daran.
• Trage Kopfhörer, um Außengeräusche auszublenden, und bitte deine Kollegen, dich nicht zu unterbrechen, wenn du konzentriert arbeitest.

Die Fähigkeit, eine einzelne Aufgabe zu erledigen

Singletasking ist das neue Multitasking – Du kannst dich nicht richtig auf mehrere Aufgaben gleichzeitig konzentrieren, daher ist es am besten, wenn du während eines festgelegten Zeitraums nur an einer Aufgabe arbeitest.

Zeitmanagementprobleme, die Singletasking löst

• Viel Zeit verschwenden

So nutzt du Singletasking, um Zeitmanagementprobleme zu lösen

• Lege einen Zeitblock für deine Aufgabe fest.
• Beseitige alle Ablenkungen, nimm keine neuen Anfragen an und versuche, dich von niemandem unterbrechen zu lassen.
• Stelle einen Timer für deine Aufgabe ein und halte dich an die vorgegebene Zeit.
• Wenn es sich um eine größere Aufgabe handelt, zerlege sie in Abschnitte, teile jedem etwas Zeit zu und mache zwischendurch Pausen.

Die Fähigkeit, „Nein“ zu sagen

Wenn du jede Anfrage annimmst, die dir gestellt wird, arbeitest du nur an den Prioritäten anderer Leute, nicht an deinen eigenen.

Zeitmanagementprobleme lösen, indem man „Nein“ sagt

• Zu viel Arbeit auf sich nehmen

Wie man „Nein“ sagt, um Zeitmanagementprobleme zu lösen

• „Danke, aber ich muss passen.“
• „Lass mich darüber nachdenken und ich melde mich bei dir.“
• „Ich habe gerade keine Zeit, aber ich kann dir jemand anderen empfehlen.“
• „Ich wünschte, ich hätte Zeit, aber ich bin gerade mit anderer Arbeit beschäftigt.“
• „Ich weiß deine Anfrage zu schätzen, aber ich habe für den Tag andere Dinge geplant.“

Die Fähigkeit, sich in wertvolle Arbeit zu investieren

Wenn du 20 % deiner Bemühungen in die richtigen Aufgaben steckst, erreichst du 80 % deiner erwarteten Ergebnisse.

Mit anderen Worten: Anstatt an 8 einfachen Aufgaben zu arbeiten, die nur 2 deiner Probleme lösen, arbeite an 2 schwierigeren Aufgaben, die 8 deiner Probleme lösen.

Zeitmanagementprobleme, die durch Konzentration auf hochwertige Arbeit gelöst werden

• Unentschlossenheit
• Viel Zeit verschwenden

So konzentrierst du dich auf hochwertige Arbeit

• Konzentration auf hochwertige Arbeit im Inhalt – Analysiere die Merkmale der 20 % der Blogbeiträge, die 80 % deines Datenverkehrs bringen, und wiederhole es in zukünftigen Blogbeiträgen.
• Konzentration auf hochwertige Arbeit in der Softwareentwicklung – Identifiziere die 20 % der Funktionen, die 80 % der Benutzer der App anziehen, und konzentriere dich darauf, sie zu perfektionieren.
• Konzentration auf hochwertige Arbeit im Projektmanagement – ​​Identifiziere die 20 % der kritischen Aufgaben, die 80 % deiner Misserfolge bringen, und nimm dir zusätzliche Zeit, um sie zum Laufen zu bringen.

Die Fähigkeit, Prokrastination zu vermeiden

Ein ganzes Winterfell-Schloss mit einem winzigen Jon Snow aus Streichhölzern zu bauen, macht sicher Spaß! Aber du solltest das nicht während der Arbeitszeit tun, denn du verlierst nur Zeit und hast die doppelte Arbeit für morgen.

Zeitmanagementprobleme, die durch Vermeidung von Aufschieberei gelöst werden

• Langsam arbeiten

So vermeidest du Aufschieberei, um Zeitmanagementprobleme zu lösen

• Fristen, Erwartungen und Ziele klar machen– es ist einfacher, weiterzumachen, wenn du weißt, wo du hinwillst.
• Komplexe und schwierige Aufgaben in kleinere Unteraufgaben aufteilen, damit die Gesamtaufgabe weniger entmutigend und erreichbarer wird.
• Fristen für die aufgeteilte Aufgabe festlegen, damit sie unmittelbarer erscheint.
• Unteraufgaben detaillierter planen und ihnen bestimmte Zeit zuteilen.
• Mögliche Hindernisse visualisieren, um keine Angst vor dem Scheitern zu haben.
• Akzeptiere, dass deine Arbeit nicht perfekt sein sollte.

Die Fähigkeit, Aufgaben mit Priorität zu identifizieren

Wenn du weißt, was deine wichtigsten und dringendsten Aufgaben sind, weißt du, was du zuerst tun musst.

Zeitmanagementprobleme, die durch Priorisierung von Aufgaben gelöst werden

• Zu viel Arbeit auf sich nehmen
• Unentschlossenheit

So priorisiert du Aufgaben, um Zeitmanagementprobleme zu lösen

• Erledige die anspruchsvollste, schwierigste und zeitaufwendigste Aufgabe gleich, wenn du zur Arbeit kommst – diese Methode wird „Eating the frog“ genannt. Es hilft dir, deine Prioritäten zu erledigen und den verbleibenden Zeitplan für diesen Tag für angenehmere Aktivitäten freizumachen.
• Setze die Eisenhower-Matrix ein, um zu entscheiden, was zuerst und zweitens zu tun ist und was delegiert oder eliminiert werden soll.

26 beste Zeitmanagementstrategien zum Umsetzen

Hier sind die 26 besten Zeitmanagementstrategien, die du bei der Arbeit oder für die Erledigung deiner persönlichen Besorgungen ausprobieren kannst.

Pomodoro – für bessere Konzentration

Teile deine Arbeit in 25-minütige Arbeitssitzungen und 5-minütige Pausen auf.

Mache nach 4 solchen Zyklen eine längere Pause von 20 Minuten.

Wiederhole dies, bis du für den Tag fertig bist.

Hauptvorteile von Pomodoro

• Du arbeitest in festen Zeitintervallen und kannst dich besser konzentrieren.
• Du machst häufige Pausen und verringerst das Risiko eines Burnouts.

Kanban – für maximale Effizienz

Verwende einen visuellen Ansatz zur Aufgabenverfolgung:

• Füge Aufgaben hinzu,
• Definiere Fortschrittsstufen und
• Verschiebe Aufgaben zwischen Spalten, wenn sich ihre Fortschrittsstufe ändert.

Hauptvorteile von Kanban

• Kanban ist ein anpassbarer Ansatz, mit dem du Projekte in überschaubare Aufgaben und Unteraufgaben aufteilen kannst.
• Es hilft dir, all deine Energie in die Weiterentwicklung des Projekts zu stecken.

Getting Things Done – um deinen Kopf freizubekommen

Erfasse, kläre, organisiere, reflektiere und bearbeite Aufgaben in deiner To-Do-Liste.

Hauptvorteile von Getting Things Done

• Getting Things Done eignet sich hervorragend zum Verwalten all deiner Ideen und Prioritäten.
• Die Methode hilft dir, sowohl persönliche als auch geschäftliche Aufgaben zu bewältigen.

Eat That Frog – für effektive Priorisierung

Priorisiere Aufgaben nach Schwierigkeit, Dringlichkeit und Wichtigkeit und erledige die wichtigste Aufgabe gleich morgens.

Hauptvorteile von Eat That Frog

• Du hältst den Rest deines Tagesplans frei für einfachere Aufgaben.
• Du lernst, wie du Prioritäten setzt.

Timeboxing – um Aufgaben schneller zu erledigen

Weise Aktivitäten eine bestimmte Zeit zu, um die Zeit zu begrenzen, die du dafür aufwendest.

Hauptvorteile von Timeboxing

• Timeboxing eignet sich hervorragend für kleine Aufgaben, für die du keine Zeit findest.
• Die Methode eignet sich auch hervorragend für große Aufgaben, für die du keine Motivation findest.

Time Blocking – für einen besseren Zeitplan

Weise Aktivitäten eine bestimmte Zeit zu, um einen Platz für sie in deinem Kalender zu finden.

Hauptvorteile von Time Blocking

• Du vertiefst dich in die Aufgabe.
• Du stellst sicher, dass du für jede Aktivität Zeit findest.

Inbox-Zero – um deine Aufmerksamkeit zurückzugewinnen

Inbox-Zero ist ein E-Mail-zentrierter Ansatz, der dir dabei helfen soll, deinen Posteingang zu verwalten.

Hauptvorteile von Inbox-Zero

• Du legst die Zeit zur Verwaltung deines Posteingangs fest und begrenz sie.
• Du konzentrierst dich auf E-Mails mit hoher Priorität.

Who’s Got The Monkey – für eine erfolgreiche Aufgabendelegation

Who’s Got The Monkey ist ein Ansatz, der dir dabei helfen soll, Aufgaben zu delegieren, indem er den Fortschritt bei Aufgaben erkennt, zuweist, sicherstellt und überprüft.

Hauptvorteile von Who’s Got The Monkey

• Who’s Got The Monkey ermutigt Manager, mit dem Mikromanagement aufzuhören.
• Die Methode gibt einen klaren Überblick über Verantwortlichkeiten und Verantwortung in einem Team.

Action Method – um Ziele umsetzbar zu machen

Betrachte deine gesamte tägliche Arbeit als separate Projekte, die du gemäß klarer Projektmanagementschritte analysierst und verwaltest.

Hauptvorteile der Aktionsmethode

• Du wirst schneller und effizienter sein.
• Die Aktionsmethode bietet einen klaren Überblick über die Arbeit, die du bereits erledigt hast, und die Arbeit, die du noch erledigen musst.

Die Eisenhower-Matrix – um zu lernen, Prioritäten zu setzen

Priorisiere Aufgaben basierend auf ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit und gehe dann in der richtigen Reihenfolge an.

Hauptvorteile der Eisenhower-Matrix

• Du lernst, wie du Prioritäten setzt.
• Du lernst, welche Arten von Aufgaben du delegieren oder eliminieren kannst.

Biologische Prime-Time-Methode – um persönliche Produktivitätsspitzenzeiten zu ermitteln

Analysiere deine Produktivitätsniveaus im Laufe des Tages und arbeite während deiner Produktivitätsspitzenzeiten an vorrangigen Aufgaben.

Hauptvorteile der biologischen Prime Time

• Du lernst, deine persönlichen Produktivitätsspitzenzeiten zu ermitteln.
• Du erfährst, wann du Prioritäten und Nicht-Prioritäten einplanen solltest.

Das Produktivitätstagebuch – für Produktivität und Stressabbau

Schreibe in tagebuchähnlichen Einträgen über die Aktivitäten, die du abgeschlossen hast oder abschließen musst. Du kannst zu diesem Zweck eine roduktivitätstracker-App verwenden.

Wichtige Vorteile des Produktivitätstagebuchs

• Du erstellst ein Archiv deiner persönlichen Produktivitätshistorie.
• Du senkst deinen Stressspiegel.

Die Seinfeld-Methode – zum Aufbau guter Gewohnheiten

Die Seinfeld-Methode (auch bekannt als „Don’t Break the Chain“) ist ein kalenderbasiertes System, das dich dazu ermutigt, jeden Tag ein wenig an deinen beruflichen Fähigkeiten zu arbeiten und deine Fortschritte in deinem Kalender zu vermerken.

Wichtige Vorteile der Seinfeld-Methode

• Du fühlst dich motiviert, deine beruflichen Fähigkeiten zu verbessern.
• Du schiebst die Arbeit weniger auf.

Die 10-Minuten-Regel – für einen sanften Arbeitsbeginn

Die 10-Minuten-Regel ist ein zeitgebundener Ansatz, der dir einen sanften Arbeitsbeginn ermöglicht, indem du zunächst nur 10 Minuten arbeitest.

Hauptvorteile der 10-Minuten-Regel

• Du wirst feststellen, dass es einfacher ist, an langweiligen Aufgaben zu arbeiten, da dein Zeitplan dich nur dazu verpflichtet, jeweils 10 Minuten daran zu arbeiten.
• Du wirst deine langweiligen, langen Aufgaben in überschaubare Abschnitte aufteilen.

To-Do-Liste – für mehr Motivation

Zu Analyse- und Motivationszwecken listest du bisher erledigten Aufgaben auf.

Hauptvorteile der To-Do-Liste

• Wenn du siehst, wie viele erledigte Aufgaben auf einer Liste abgehakt sind, wirst du motiviert, weiterzumachen.
• Du wirst besser verstehen, was du noch zu tun hast.

To-Don’t-Liste – zur Vermeidung von Ablenkungen

Du listest Aufgaben auf, die du nicht erledigen musst, wie z. B. den Besuch von Instagram während der Arbeitszeit.

Hauptvorteile der To-Don’t-Liste

• Du wirst zeitraubende Aktivitäten mental loslassen.
• Du wirst deine Aufgaben schneller erledigen.

Flowtime-Technik – für tiefe Konzentration

Experimentiere mit der Zeit, die du verschiedenen Aufgaben zuweist, mithilfe einer kostenlosen Timer-App. Teste, ob du in 10-Minuten-Blöcken, 90-Minuten-Blöcken oder irgendwo dazwischen am besten arbeitest.

Hauptvorteile der Flowtime-Technik

• Du hast die Freiheit zu entscheiden, wie viel Zeit du mit Arbeiten oder Pausen verbringst.
• Die Flowtime-Technik ist ein hochgradig anpassbarer Ansatz.

Top Goal – für Konsistenz

Du wählst ein vorrangiges Ziel und nimmst dir jeden Tag Zeit, es zu erreichen.

Hauptvorteile von Top Goal

• Du perfektionierst die Fähigkeiten, die du zum Erreichen dieses Ziels benötigst.
• Du trainierst deine Konzentrationsfähigkeit.

Die Pareto-Analyse – für Energieeffizienz

Die Idee besteht darin, sich auf 20 % deiner Aktivitäten zu konzentrieren, die den Großteil deiner gewünschten Ergebnisse bringen (80 %).

Hauptvorteile der Pareto-Analyse

• Du kannst deine Aufgaben besser priorisieren.
• Sie hilft dir, das Beste aus deiner Arbeit herauszuholen.

Die Rapid Planning Method (RPM) – für bessere Planung

RPM hilft dir, “deine Ergebnisse, deinen Zweck und deinen umfassenden Aktionsplan“ zu identifizieren.

Hauptvorteile der Rapid Planning Method (RPM)

• Sie hilft dir, deine unmittelbaren Maßnahmen auf der Grundlage deiner langfristigen Ziele zu planen.
• Sie hilft dir, abstrakte Ziele in überschaubare, konkrete Aufgaben aufzuteilen.

Die Pickle Jar Theory – für eine einfachere Aufgabenkategorisierung

Die Pickle Jar Theory hilft dir, sich deine Aufgaben als Inhalt eines Gurkenglases vorzustellen, um sie besser nach Wichtigkeit zu kategorisieren:

• Felsen ​​– die wichtigsten Aufgaben
• Kieselsteine ​​– Aufgaben, die du delegierst oder auf einen anderen Tag verschieben kannst
• Sand – ablenkende Aktivitäten, z. B. das Überprüfen deines Telefons

Hauptvorteile der Pickle Jar Theory

• Du kannst deinen Arbeitstag besser organisieren, sodass du alles pünktlich erledigen kannst.
• Sie hilft dir, Ablenkungen zu vermeiden.

Deep Work – zum Lösen komplexer Probleme

Diese Strategie ermutigt dich, sich voll und ganz auf die anstehende Aufgabe zu konzentrieren und Höchstleistungen zu erbringen.

Hauptvorteile von Deep Work

• Du kannst dich besser konzentrieren und qualitativ hochwertige Ergebnisse erzielen.
• Sie hilft dir, deine Fähigkeit zu verfeinern, komplexe Probleme zu lösen, die deine ungeteilte Aufmerksamkeit erfordern.

ABCDE-Methode – für besseres Aufgabenmanagement

Mit dieser Methode kannst du deine Aufgaben nach Wichtigkeit in 5 Kategorien einteilen und entsprechend entscheiden, wie du mit ihnen umgehst.

Hauptvorteile der ABCDE-Methode

• Du kannst deine Aufgaben ganz einfach priorisieren.
• Du erhältst ein klares Bild davon, welche Aufgaben du eliminieren oder delegieren kannst.

1-3-5-Regel – für eine bessere Organisation deines Arbeitstages

Diese Methode ermutigt dich, an jedem Arbeitstag eine große, drei mittlere und fünf kleine Aufgaben zu finden, auf die du dich konzentrieren kannst.

Hauptvorteile der 1-3-5-Regel

• Mit dieser Methode kannst du eine einfache, aber umfassende To-do-Liste erstellen, die leicht zu befolgen ist.
• Du erhältst ein klareres Bild von deinen Prioritäten für den Arbeitstag.

POSEC-Methode – Erledige deine Arbeit, indem du deinem Wohlbefinden Priorität einräumst

Die POSEC-Methode steht für:

• Prioritize (Priorisieren),
• Organize (Organisieren),
• Streamline (Rationalisieren),
• Economize (Einsparen) und
• Contribute (Beitragen).

Es basiert auf Maslows Bedürfnispyramide. Es ermutigt dich, zuerst um deine persönlichen Bedürfnisse zu kümmern, damit du dich anderen Aufgaben widmen kannst.

Hauptvorteile der POSEC-Methode

• Sie erkennt die Tatsache an, dass wir uns um uns selbst kümmern müssen, bevor wir einen Beitrag zur Gesellschaft, Familie oder Arbeit leisten können.
• Sie hilft uns, Zeit für unsere Freizeitaktivitäten zu finden.

Bullet Journal (BoJo) – für eine allumfassende Sicht auf deine Arbeit

Die Bullet-Journal-Methode hilft dir, deine vergangenen, gegenwärtigen und zukünftigen Aktivitäten besser im Auge zu behalten.

Hauptvorteile der Bullet-Journal-Methode (BoJo)

• Sie hilft dir, deine langfristigen und kurzfristigen Ziele aufeinander abzustimmen.
• Sie gibt dir ein klareres Bild deiner Arbeitsleistung im Allgemeinen und aller Bereiche, die verbessert werden müssen.

54 Tipps zum Zeitmanagement für eine bessere Arbeits- und Lebensroutine

Zeitmanagementstrategien haben nur die halbe Wirkung, wenn du die richtigen Tipps zum Zeitmanagement für die Arbeit nicht befolgst.

Hier sind also die besten Tipps zum Zeitmanagement, damit du in jeder Phase der Arbeit die Kontrolle über deine Zeit behalten kannst.

Wir bieten auch Tipps, wie du gesund und konzentriert bleibst – und finden heraus, was für deine Zeitmanagementroutine am besten funktioniert.

Tipps zum Zeitmanagement für Vorbereitung und Planung

Richtiges Zeitmanagement beginnt bereits, bevor du mit der Arbeit startest.

Hier sind einige Tipps, die dir helfen, dich vorzubereiten und jeden Moment deiner Zeit sinnvoll zu nutzen.

Finde deine produktivste Zeit

Der ganze Tag ist einfach nicht optimal für die Arbeit, und du musst deine Zeitnutzung analysieren, um deine eigene ideale biologische Spitzenzeit zu finden.

Du kannst Clockify verwenden, um den Zeitaufwand für Aufgaben zu verfolgen und später zu analysieren:

• Verfolge die Zeit, die du brauchst, um eine Art von Aufgabe am Morgen zu erledigen.
• Versuche dann, dieselbe Art von Aufgaben am nächsten Nachmittag in Angriff zu nehmen.
• Vergleiche die Ergebnisse.

Wenn du für diese Art von Aufgabe morgens 2 Stunden und nachmittags 1 Stunde brauchst, bist du einfach kein Morgenmensch und solltest dich später am Tag um deine Prioritäten kümmern.

Finde deinen Zeitmanagement-Persönlichkeitstyp

Identifiziere deinen Persönlichkeitstyp anhand der Art und Weise, wie du mit deiner Zeit (falsch) umgehst. Du könntes Folgendes sein:

• Zeitmärtyrer – die Person, die nicht Nein sagen kann und deshalb keine Zeit für wichtige Aufgaben hat,
• Prokrastinator – die Person, die ihre Aufgaben aufschiebt,
• Feuerwehrmann – die Person, die jede Aufgabe als Priorität betrachtet und sich daher auf nichts konzentrieren kann,
• Unterschätzer – die Person, die immer wieder Fristen versäumt, weil sie die für die Erledigung von Aufgaben benötigte Zeit unterschätzt.

Sobald du deinen Zeitmanagement-Persönlichkeitstyp identifiziert hast, kannst du mit einer geeigneten Strategie an deinen Schwächen arbeiten.

Gestalte eine geeignete Arbeitsumgebung

Egal, ob du zu Hause oder in einem herkömmlichen Büro arbeitest, kannst du deine Arbeitsumgebung so optimieren, dass sie die Konzentration fördert und Ablenkungen minimiert.

Tipps dazu findest du weiter unten in diesem Leitfaden.

Plane deinen Tag am Vorabend

Wenn du deinen Tag am Vorabend planst, kannst du einen neuen Tag beruhigt beginnen.

Du kannst über deine Prioritäten nachdenken und deinen Zeitplan entsprechend organisieren, ohne etwas zu überstürzen.

Gestalte deinen Zeitplan flexibel

Man weiß nie, wann etwas Unerwartetes (aber Wichtiges) auftaucht – plane also sicherheitshalber immer eine zusätzliche Stunde in deinem Kalender ein.

Erstelle To-do-Listen

So bleibst du bei deinen täglichen Aufgaben auf Kurs und fühlst dich jedes Mal, wenn du einen Punkt von deiner To-do-Liste abhakst, besser und motivierter.

Lege Fristen für deine Arbeit fest

Fristen sagen dir, wann du eine Aufgabe erledigen musst, also ist es eine gute Idee, deine Zeit entsprechend zu planen.

Eine Aufgabe in Unteraufgaben zu zerlegen und für jede eine Frist festzulegen, ist ein großartiger Motivator, der dich motiviert, weiterzumachen.

Tipps zum Zeitmanagement für die Aufgabenerledigung

Wenn du alles getan hast, um dich richtig vorzubereiten, ist es Zeit für die eigentliche Arbeit.

So kannst du die Zeit für dich arbeiten lassen, während du deine Aufgaben verwaltest.

Verfolge die Zeit für jede Aufgabe

Wenn du weißt, wie viel Zeit du für jede Aufgabe aufwendest, kannst du feststellen, wie produktiv du wirklich bist.

Es hilft dir auch dabei, genauere Zeitschätzungen für zukünftige Arbeiten vorzunehmen – so sparst du auf lange Sicht Zeit.

Zu diesem Zweck kannst du Zeiterfassungssoftware wie Clockify verwenden.

Gehe zur Seite „Zeiterfassung“, schreibe die Aktivität, an der du gerade arbeitest, in das Feld „Was ist los“ und starte den Timer.

Wenn du fertig bist, schalte den Timer aus.

Wiederhole dieselbe Routine, bis du mit den Aktivitäten für diesen Arbeitstag fertig bist.

Gehe dann zur Dashboard-Seite und wirf einen kurzen Blick darauf, wie produktiv du in Bezug auf die pro Tag erfassten Stunden warst.

Erledige die wichtigste Aufgabe zuerst

Nicht alle Aufgaben sind gleich wichtig oder dringend. Du solltest es vermeiden, während deiner produktivsten Zeit an trivialen Aufgaben zu arbeiten oder zu viel Zeit darauf zu verwenden.

Beginne stattdessen mit der wichtigsten Aufgabe des Tages, während du noch konzentriert bist.

Lege vor jeder Aufgabe Erinnerungen fest

Erinnerungen helfen dir, den Überblick über die zu erledigende Arbeit zu behalten.

Wenn du mindestens 15 Minuten vor einer Besprechung oder Präsentation einen Alarm einstellst, hast du genügend Zeit zur Vorbereitung.

Mache kein Multitasking

Multitasking mag wie eine gute Idee erscheinen, führt jedoch nur dazu, dass du mehrere Aufgaben unterdurchschnittlich erledigst, anstatt eine Aktivität mit den besten Ergebnissen abzuschließen.

Beim Multitasking erledigst du nicht mehr Aufgaben in der gleichen Zeit, die du für eine Aufgabe benötigst, sondern verlierst tatsächlich Zeit, indem du zwischen Aktivitäten wechselst.

Gruppiere kleine Aufgaben

Ermüdende, aber unvermeidliche Aufgaben sind eine echte Plage.

Fass sie in einem Zeitblock zusammen und genieße das Gefühl, im Handumdrehen ein Dutzend neue, motivierende Häkchen auf deiner To-Do-Liste zu haben.

Nimm dir genügend Zeit, um fertig zu werden

Wenn du eine Aufgabe überstürzt, wirst du wahrscheinlich nur zweitklassige Arbeit leisten. Du wirst versuchen, schneller fertig zu werden, aber wahrscheinlich wirst du nur noch mehr Zeit damit verbringen, die Fehler zu beheben, die du gemacht hast.

Es ist besser, Pausen zu machen, wenn du das Gefühl hast, dass es bei einer Aufgabe die Geduld vergeht, und dann mit klarem Kopf zur Aufgabe zurückzukehren.

Setze vor jede erledigte Aufgabe ein Häkchen

Das Erstellen einer Aufgabenliste ist wichtig, aber das Verfolgen der Aufgaben, an denen du arbeitest, kann dich motivieren, weiterzumachen, bis die Liste abgearbeitet ist.

Denn wenn du vor erledigten Aufgaben ein Häkchen setzt, fühlst du dich erfolgreich und hast mehr Kontrolle über deine tägliche Arbeitsbelastung.

20 % Einsatz bringen 80 % Ergebnisse

Die 20/80-Regel, bekannt als das Pareto-Prinzip, zeigt, dass du nur 20 % deiner Bemühungen benötigst, um 80 % der Ergebnisse zu erreichen.

Betrachte beim Setzen von Zielen nicht einzelne Aufgaben, sondern das große Ganze – welche Ziele sind so wichtig, dass du den Tag als Erfolg bezeichnen kannst, wenn du sie erreichst?

Markiere diese Ziele und die Aufgaben, die du erledigen musst, um sie zu erreichen – und konzentriere dich darauf, diese Aufgaben zuerst zu erledigen.

Zeitmanagement-Tipps bezüglich Pausen

Arbeit allein macht auch nicht glücklich und deshalb sind Pausen beim Zeitmanagement unerlässlich.

Hier sind einige Tipps, wie du sie am besten nutzen kannst.

Mache regelmäßig Pausen

Pausen sind wichtig für den Fortschritt. Sie helfen dir, die Batterien für eine weitere Arbeitssitzung aufzuladen, also achte darauf, dass du von Zeit zu Zeit mindestens 5- oder 10-minütige Pausen einlegst.

Du kannst sogar Pausen einplanen, um sicherzustellen, dass du sie nicht auslässt.

Ändere deine Umgebung während einer Pause

Bei einer kurzen Pause an deinem Arbeitsplatz zu bleiben, mag die einfachste – aber nicht die effektivste Vorgehensweise sein.

Stattdessen solltest du deine Umgebung ändern, um deinem Gehirn zu sagen, dass es sich in dieser Zeit entspannen soll.

Lasse deine Essenspausen nicht aus

Um produktiv zu bleiben, musst du auch gesund und pünktlich essen.

Wenn du versuchst, Aufgaben zu erledigen, während du hungrig bist, wirst du nicht schneller fertig – es wird dich nur ermüden.

Nutze eine Pause, um dich zu strecken und zu bewegen

Der beste Weg, um sich von harter geistiger Arbeit zu erholen, besteht darin, deinem Geist eine Ruhepause zu gönnen und sich leicht körperlich zu betätigen.

Du musst nicht viel tun – mache einen kurzen Spaziergang um den Block, falte die Wäsche oder mache ein oder zwei Hampelmänner.

Wenn du an deinen Schreibtisch zurückkehrst, wirst du dich erfrischt fühlen – und vielleicht feststellen, dass du eine Lösung für ein Arbeitsproblem hast, weil du deinem Geist eine Pause gegönnt hast.

Nutze eine Pause zum Meditieren

Meditation ist eine großartige Möglichkeit, sich zu entspannen, und du kannst die Meditationszeit sogar nutzen, um bessere Entscheidungen zu treffen.

Eine Studie der INSEAD Business School legt nahe, dass Achtsamkeitsmeditation dein Denken rationaler macht und dir hilft, bessere Entscheidungen zu treffen.

Tipps zum Zeitmanagement und Umgang mit Ablenkungen

Ablenkungen sind der größte Feind des effizienten Zeitmanagements und der Produktivität.

Hier erfährst du, wie du sie eliminieren oder zumindest minimieren kannst.

Identifiziere Zeitverschwender und erfasse die Zeit, die du mit ihnen verbringst

Wenn du Zeitverschwender identifizierst und aufgelistet hast, erfasst du die Zeit, die du mit ihnen verbringst – so bekommst du eine Vorstellung davon, wie viel Zeit du während des Arbeitstages für wichtigere Aktivitäten aufwenden kannst.

Wende die 20-Fuß-Regel an

Die 20-Fuß-Regel gilt für Telefone, Tablets und ähnliche Ablenkungen.

Wenn du während der Arbeit ständig viel Zeit am Handy verbringst vielleicht in sicherer Entfernung ablegen, damit es dich nicht in Versuchung führt.

Lege dein Telefon einfach mindestens 20 Fuß von deinem Arbeitsplatz entfernt ab.

Natürlich verspürst du vielleicht den Drang, noch ein bisschen zu weit zu gehen und dein Telefon zu überprüfen – aber nach einer Weile wird die Aktivität ermüdend und du hörst auf.

Lasse dich nicht unterbrechen

Wenn du bei der Arbeit in Schwung kommst, ist das Letzte, was du brauchst, dass dich jemand unterbricht.

Das mag nur eine kurze Unterbrechung sein – aber du verlierst zwangsläufig deine Konzentration, die sich nicht so leicht wiederherstellen lässt.

Du kannst die Leute im Büro wissen lassen, dass sie dich zu einer bestimmten Zeit nicht stören sollen, oder den „Nicht stören“-Modus in deiner Team-Chat-App aktivieren.

Du kannst auch die Methode „Informieren/Verhandeln/Zurückrufen“ anwenden:

1. Informiere die andere Partei, dass du im Moment beschäftigt bist.
2. Verhandle die Zeit, zu der du das Problem der anderen Person ansprechen kannst.
3. Rufe sie zur vereinbarten Zeit zurück.

Auf diese Weise wird deine Arbeitskonzentration nicht gestört – und du beruhigst auch die andere Person.

Verwende einen Website-Blocker

Manchmal musst du einfach deinen eigenen Drang bekämpfen, endlos durch soziale Medien zu surfen.

Ein Website-Blocker sorgt dafür, dass du dich während der für die Arbeit vorgesehenen Zeit von zeitraubenden Websites fernhältst.

Trenn dich vom Internet

Manchmal ist dein Drang zum Aufschieben so stark, dass du dich dabei ertappst, wie du dich über die Arbeitsgesetze des Staates Nevada informierst (obwohl du nicht dort lebst), nur um deiner eigentlichen Arbeit aus dem Weg zu gehen.

In solch verzweifelten Zeiten sind drastische Maßnahmen erforderlich – trenne dich vom Internet und erspare dir die Versuchung.

Zeitmanagement-Tipps für effiziente Telefongespräche

Wenn du aufgrund deiner Arbeit viel am Telefon sein musst, können ständige Anrufe dich davon abhalten, etwas zu erledigen.

So verwaltest du deine Telefongespräche, damit sie dich nicht zu sehr ablenken.

Plane deine Telefongespräche, wenn möglich

Auch wenn du nicht vorhersagen kannst, wann dich jemand anruft, sparst du viel Zeit, wenn du planst, wann du deine Kunden anrufst.

Wähle die Tageszeit, zu der du weniger produktiv arbeitest – wenn du ein Morgenmensch bist, plane die Telefongespräche, die du führen solltest, auf den späten Nachmittag.

Konzentriere dich vor dieser Zeit auf wichtigere Aktivitäten.

Plane, was du sagen möchtest

Wenn du Prioritäten setzt und deine Aussagen in einem Telefongespräch sorgfältig formulierst, bist du präziser und stolperst weniger über deine eigenen Worte.

Mache dir kurze Notizen zu den wichtigsten Punkten, die du vermitteln möchtest.

Mache deine Sätze kurz und klar und stelle sicher, dass du informativ bist.

Auf diese Weise beendest du das Gespräch schneller und minimierst die Notwendigkeit eines zweiten Anrufs zum gleichen Thema.

Fasse zusammen, was du mit der anderen Partei vereinbart hast

Es ist wichtig, dass du dich über die letzten Punkte der Vereinbarung mit der anderen Person im Klaren bist.

Auf diese Weise bist du dir weniger unsicher über den endgültigen Deal – so verschwendest du weniger Zeit mit einem weiteren Anruf.

Notiere während des Gesprächs einige der wichtigsten Punkte des Gesprächs in deinem Notizbuch.

Wenn du bemerkst, dass sich das Gespräch dem Ende nähert, fasse die wichtigsten Punkte mit der anderen Person zusammen, um sicherzustellen, dass alles klar ist.

Wenn du ständig dieselben Fragen beantwortest, halte eine FAQ-Notiz bereit

Wenn verschiedene Anrufer dazu neigen, dir dieselben Fragen zu stellen, halte eine Notiz mit den am häufigsten gestellten Fragen und deren Antworten bereit.

Dies wird dir viel Zeit sparen – weil du einen Teil der meisten Telefongespräche automatisierst.

Du kannst diese Fragen aufschreiben und 2–3 Varianten deiner Antworten notieren, die du dann mit verschiedenen Kunden abwechseln kannst – je nach deren spezifischen Anforderungen.

Zeitmanagement-Tipps für die Verwaltung von E-Mails

E-Mails können ein riesiger Zeitfresser sein, wenn sie nicht richtig verwaltet werden.

So kannst du das vermeiden.

Abmelden von E-Mails, die du nie liest

Überfüllte Posteingänge verlangsamen deine täglichen E-Mail-Checks, da du immer wieder nach oben und unten scrollen musst, um die erwartete E-Mail nicht zu verpassen.

Die beste zeitsparende Methode besteht darin, E-Mails, die du nie oder selten liest, einfach abzubestellen.

Das manuelle Abbestellen kann einige Zeit in Anspruch nehmen, daher ist es am besten, wenn du das von einer App erledigen lässt. Unroll.me ist eine gute Option, die dir eine übersichtliche Liste deiner E-Mail-Abonnements anzeigt und dir irrelevante E-Mails mit einem Klick abbestellen lässt.

Whitelist und Blacklist für E-Mail-Adressen

Spam-Mails können ein großes Problem darstellen, aber jeder E-Mail-Client ermöglicht es dir, bestimmte E-Mail-Adressen oder sogar ganze Domänen auf eine Whitelist oder Blacklist zu setzen.

In Gmail kannst du beispielsweise den Absender lästiger Massen-E-Mails einfach blockieren und seine E-Mails nie wieder erhalten.

Andererseits kannst du auch Filter erstellen, die sicherstellen, dass E-Mails von wichtigen Absendern und Domänen nie im Spam landen und immer als wichtig markiert werden.

Indem du Absender regelmäßig auf eine Whitelist oder Blacklist setzt, sorgst du dafür, dass dein Posteingang übersichtlich und einfach zu navigieren ist, was dir auf lange Sicht viel Zeit spart.

Halte Antworten kurz und auf den Punkt

Längere E-Mails decken möglicherweise alle Einzelheiten ab – aber kürzere Antworten sind schneller geschrieben und in der Regel klarer und prägnanter.

Gib für kurze, prägnante E-Mails Folgendes an:

• Klarer E-Mail-Zweck
• Sehr kurze Einleitung
• Klare Punkte
• Kurze Wörter und Sätze
• Nicht mehr als 5 Sätze
• Kurzer und angenehmer Schluss

Lege eine Zeitbegrenzung für deinen Posteingang fest

Du verspürst möglicherweise den Drang, deinen Posteingang jedes Mal zu überprüfen, wenn du eine neue E-Mail erhältst – und all diese Unterbrechungen lenken dich von deiner eigentlichen Arbeit ab.

Wenn du jedoch jeden Tag eine strikte Zeitbegrenzung festlegst – beispielsweise eine Stunde am Morgen – und sicherstellst, dass du die Verwaltung deines Posteingangs beendest, sobald die Zeitbegrenzung abgelaufen ist, begrenzt du die Zeit, die du für diese Nebentätigkeit aufwendest.

Verfolge die Zeit, die du für E-Mails aufwendest

E-Mails sind eine der größten Zeitverschwendungen für Berufstätige, und es ist wichtig, dass du weißt, wie viel Zeit du wirklich für die Verwaltung deines Posteingangs aufwendest.

Auf diese Weise weißt du, wie viel Zeit du für wichtigere Aktivitäten verwenden kannst.

Verwende einen Zeittracker wie Clockify, um die Zeit, die du wirklich für E-Mails aufwendest, über einen Timer zu verfolgen.

Erstelle einfach ein „E-Mail“-Tag und führe jedes Mal, wenn du mit der Arbeit an deinem Posteingang beginnst, Folgendes aus:

• Erstelle auf der Seite „Zeiterfassung“ einen Zeiteintrag dafür und
• Hänge das „E-Mail“-Tag daran an.

Protokolliere deine E-Mail-Zeit einen Monat lang jeden Tag und rufe dann den Zusammenfassungsbericht auf, um zu sehen, wie viel Zeit du in diesem Monat mit der Verwaltung des Posteingangs verbracht hast.

Tipps zum Zeitmanagement für Meetings

Meetings können viel Zeit in Anspruch nehmen und unseren Arbeitsablauf erheblich stören.

Wenn du also für die Organisation der Meetings verantwortlich bist, findest du hier einige Tipps, wie du sie so effizient wie möglich gestalten kannst.

Halte Meetings immer zur gleichen Tages- oder Wochenzeit ab

Wenn deine Meetings nach dem Zufallsprinzip stattfinden und deine Teammitglieder nie im Voraus wissen, wann sie stattfinden, riskierst du, den Zeitplan und die Konzentration aller zu stören.

Ebenso kann ein unerwartetes Meeting die konzentrierte Arbeit eines Teammitglieds unterbrechen und es für dieses schwieriger machen, dort weiterzumachen, wo es vor Beginn des Meetings aufgehört hat.

Wähle, wenn möglich, eine bestimmte Tageszeit oder einen bestimmten Wochentag für Meetings aus. Auf diese Weise weiß jeder, wann er mit ihnen rechnen kann, und kann entsprechend planen.

Plane im Voraus eine Tagesordnung

Lege im Voraus die wichtigsten Punkte fest, die du und dein Team in einem Meeting besprechen sollten, da das Gespräch dann weniger wahrscheinlich abdriftet und mehr Zeit in Anspruch nimmt.

Lege das Ziel des Meetings fest und bleibe dabei.

Und am wichtigsten: Lege für jedes Thema eine ungefähre Zeit fest, damit du immer auf dem Laufenden bleibst.

Nutze Meetings für gemeinsame Aktivitäten

Meetings eignen sich perfekt für gemeinsame Aktivitäten wie Brainstorming.

Du hast alle relevanten Personen an einem Ort (virtuell oder physisch) und sparst die Zeit, die du brauchst, um außerhalb der Meeting-Zeit alle Meinungen einzuholen.

Gesundheitstipps für besseres Zeitmanagement

Ein oft übersehener Aspekt des Zeitmanagements ist die Sorge um deine Gesundheit.

Der Zusammenhang mag weit hergeholt erscheinen, aber wenn deine geistige oder körperliche Gesundheit nachlässt, leidet auch deine Leistung.

So kannst du auf deine Gesundheit achten, damit du produktiv bleibst.

Treibe regelmäßig Sport

Sport verbessert die Gesundheit insgesamt, hilft dir aber auch, deine Arbeit besser zu erledigen.

Einer Studie über die Auswirkungen von Sport auf die Arbeitsleistung zufolge kann Sport die Leistung und das Zeitmanagement von Mitarbeitern um bis zu 72 % verbessern.

Lasse nie das Frühstück aus

Wir haben bereits erwähnt, wie wichtig es ist, keine Mahlzeiten auszulassen, aber es lohnt sich, noch einmal zu betonen, dass das Frühstück die wichtigste Mahlzeit des Tages ist.

Die Leute neigen dazu, das Frühstück auszulassen, weil sie es oft eilig haben, zur Arbeit zu kommen.

Wenn du deinen Arbeitstag jedoch mit leerem Magen beginnst, wirst du dich müde fühlen, da das Frühstück deinem Gehirn die Energie gibt, mit der Arbeit zu beginnen.

Sorge für ausreichend Schlaf

Du denkst vielleicht, es sei eine gute Idee, sich während des Tages Zeit vom Schlaf zu nehmen, um mehr zu arbeiten, aber das ist kontraproduktiv. Wenn du zu wenig Schlaf hast, wirkt sich das negativ auf deine Arbeitsleistung aus.

Laut Sleep Foundation führt Schlafmangel dazu, dass du:

• Dich nicht konzentrieren kannst
• Anfälliger für Fehler und Auslassungen bist
• Stressanfälliger, reizbarer und sogar wütender bist
• Anfälliger für Angstzustände und Depressionen bist

Sorge also dafür, jede Nacht etwa 7 bis 9 Stunden zu schlafen, um die besten Ergebnisse zu erzielen.

Sorge für ausreichende Flüssigkeitszufuhr

Neben Bewegung, Ernährung und Schlaf kann ein weiterer Faktor sein, der deine Leistungsfähigkeit beeinflussen kann, zu wenig Wasser trinken.

Tatsächlich zeigt eine Studie der University of East London, dass Wassertrinken die graue Substanz im Gehirn vergrößert. Der gleichen Studie zufolge bist du bis zu 14 % produktiver, wenn du ausreichend Flüssigkeit zu sich nimmst.

Zeitmanagement-Tipps für deine Freizeit

Deine Freizeit sollte nicht der Arbeit gewidmet sein. Aber es gibt trotzdem ein paar einfache Dinge, die du tun kannst – vielleicht,, wenn du gelangweilt bist –, um dein Zeitmanagement während der Arbeitszeit zu erleichtern.

Organisiere deine Dateien, Ordner und Dokumente

Ein aufgeräumter Schreibtisch und Computer sparen die Zeit, die du sonst mit der Suche nach einem wichtigen Dokument verbringen würdest, von dem du nicht weißt, wo du es abgelegt hast.

Am Ende jedes Tages oder jeder Arbeitswoche kannst du etwas Zeit einplanen, um deine neuesten Dateien, Ordner und Dokumente zu sortieren.

Lies zum Vergnügen

Lesen zum Vergnügen macht nicht nur Spaß, sondern kann auch dein Gehirn schärfen.

Forscher sind sich einig, dass das Lesen eines Buches gut für dein Gehirn und deine Gesundheit insgesamt ist – es hält deinen Geist fit, reduziert Stress um 68 % und steigert die Intelligenz.

Mache wöchentliche Arbeitsüberprüfungen

Wenn du am Ende der Woche überprüfst und analysierst, was du bisher getan hast, erhältst du ein besseres Verständnis dafür, was du zu Beginn der nächsten Woche noch tun musst.

Definiere wöchentliche Ziele

Klar definierte Ziele helfen dir, deinen geistigen Freiraum zu organisieren und dich auf die kommende Woche vorzubereiten.

Es wird dir leichter fallen, zielbezogene Aufgaben zu definieren und sie dann einem bestimmten Tag und einer bestimmten Tageszeit zuzuordnen – um sie vor Ablauf der Fristen zu erledigen.

Arbeite am Wochenende 2–4 Stunden

Wenn du ein Freiberufler bist, dem es nichts ausmacht, am Wochenende zu arbeiten, kannst du das zu deinem Vorteil nutzen.

Wenn du am Wochenende bis zu 4 Stunden mit der Arbeit verbringst, kannst du die Arbeitsbelastung für die nächste Woche verringern – und trotzdem noch genug Zeit für unterhaltsame Wochenendaktivitäten haben.

Plane deine Mahlzeiten und Outfits für die kommende Woche

10 Minuten, bevor du sie brauchst, über Mahlzeiten und Outfits nachzudenken, kann sowohl zeitaufwendig als auch stressig sein – besonders, wenn du in Eile bist.

Eine frühzeitige Planung wird dir also sicherlich helfen und dir sogar mehr Zeit sparen, um deine Mahlzeiten oder deine Morgenrituale zu genießen.

Abschalten und entspannen

Du kannst (oder solltest zumindest) nicht die ganze Zeit an die Arbeit denken – nimm dir jeden Tag vor dem Schlafengehen etwas Zeit zum Entspannen.

Du wirst deinen Kopf frei bekommen und dir etwas kostbare Zeit für dich selbst gönnen.

Deine Arbeit wird sowieso am Morgen noch auf dich warten.

Weitere Tipps zum Zeitmanagement

Wenn dir keiner der oben genannten Tipps hilft, probiere einen der folgenden zusätzlichen Tipps aus, wie du dein Zeitmanagement verbessern kannst.

Visualisiere deinen Erfolg nicht

Laut einer Studie über positive Visualisierungen der gewünschten Zukunft entziehen positive Visualisierungen – in denen du dich selbst erfolgreich siehst – deinem Ehrgeiz die Energie. Auf diese Weise verringerst du tatsächlich deine Erfolgschancen.

Wenn du siehst, dass du dein Endziel erreichst, wird dein Gehirn glauben, dass du es bereits erreicht hast – und du wirst deinen Antrieb und deine Konzentration verlieren.

Stattdessen schlägt dieselbe Forschung vor, dass du kritische Visualisierungen versuchst – denke an deine Hindernisse und Rückschläge und versuche, potenzielles Versagen als etwas Normales zu betrachten.

Auf diese Weise bleibst du wachsam genug, um konzentriert zu bleiben – und fühlst dich aber weniger gestresst über das Ergebnis deiner Aufgabe.

Vermeide es, ein Perfektionist zu sein

Eine Aufgabe bis zur Perfektion zu optimieren ist im Grunde eine ganz neue Ebene der Zeitverschwendung.

In den Augen eines Perfektionisten wird nichts jemals perfekt sein, also wäre es besser, wenn du aufhören würdest, an einer Aufgabe zu arbeiten, sobald du wirklich fertig bist – und diese zusätzliche Zeit dann der nächsten Aufgabe widmen würdest.

Erledige etwas Arbeit während des Pendelns

Wir denken normalerweise, dass lange Pendelfahrten zur Arbeit einfach Zeitverschwendung sind.

Aber du kannst diese Zeit nutzen, um Podcasts anzuhören, Online-Kurse zu besuchen oder sogar etwas Arbeit zu erledigen, bevor du im Büro ankommst.

Praktiziere Deep Work

Die Deep-Work-Methode von Cal Newport beinhaltet die Konzentration auf eine kognitiv anspruchsvolle Aufgabe, die dir hilft, länger daran zu arbeiten, sie schneller zu erledigen und dabei Ablenkungen zu vermeiden.

Lerne und verwende Tastaturkürzel

Fast jeder Browser und jedes Betriebssystem hat für fast jede Operation eigene Tastaturkürzel.

Obwohl es schwierig wäre, alle Tastenkombinationen für den von dir verwendeten Browser und das von dir verwendete Betriebssystem zu lernen, sparst du viel Zeit, wenn du die grundlegenden lernst.

Mache deine wichtigsten Aufgaben zu Gewohnheiten

Beispielsweise kann das Erstellen der Gliederung für neue Inhalte auf deinem Blog genauso natürlich und einfach werden wie das Zähneputzen.

Du musst nur:

• Die genauen Schritte zum Erstellen einer Gliederung festlegen,
• Eine bestimmte Zeit dafür einplanen und
• Die Schritte befolgen und dich an den Zeitplan halten.

Dies gilt für jede Art von Aufgabe.

Tipps zum Zeitmanagement für Studenten

Ein richtiges Zeitmanagement kann sowohl für Arbeitnehmer als auch für Studenten schwierig sein. Hier sind also einige der besten Tipps, nach denen du während der Prüfungszeit leben solltest:

Erfasse Lernzeit

Mit der Erfassung der Zeit, die zum meistern eines Faches benötigst, kannst du konzentriert bleiben. Die Analyse der Daten über eine Zeiterfassungs-App hilft dir, deine produktivsten Spitzenzeiten zu ermitteln und dein studienbezogenes Zeitmanagement in Zukunft zu optimieren.

Wenn du die Zeit erfasst, ermutigt dich der tickende Timer, dich während der für dieses Fach vorgesehenen Zeit auf das Lernen zu konzentrieren. Außerdem wird es einfacher, regelmäßige Pausen zu planen und umzusetzen.

Wenn du die Zeit erfasst, kannst du leichter erkennen, wann du am effizientesten bist und wann du deine schwierigsten Fächer, ermüdendsten Passagen in deinen Studiennotizen oder anspruchsvollsten Aufgaben einplanen solltest.

Wenn du die Zeit erfasst, erhältst du Daten, die zeigen:

• Welche Themen du bisher abgeschlossen hast,
• Wie viel Zeit du insgesamt und nach Fach mit dem Lernen verbracht hast und
• Ob es Zeitperioden gab, die du verschwendet hast.

Mache Lernpausen

Studien zeigen, dass sich das Gehirn nicht länger als 90 Minuten am Stück auf eine Aufgabe konzentrieren kann. Du solltest also nicht länger ohne Pause lernen.

Mache eine Pause von mindestens 5 Minuten und höchstens 20 Minuten am Stück. Du kannst einen schnellen Snack essen, nach draußen gehen und einen kurzen Spaziergang machen oder ein lebhaftes Gespräch mit deinem Mitbewohner beginnen.

Mache unbedingt eine Pause für eine nahrhafte Mahlzeit, wenn du hungrig bist, und gehe pünktlich ins Bett. 12 Stunden am Tag zu lernen ist möglich, aber es wäre kontraproduktiv und nicht zuletzt ungesund, wenn du ganz auf Schlaf und Ruhe verzichten würdest.

Schlaf also nachts mindestens 7 Stunden pro Tag (wenn nicht mehr) und verzichte nicht darauf, von Zeit zu Zeit ein Nickerchen zu machen. Eine Harvard-Studie zeigt, dass ein kurzes Nickerchen nach einer Lernsitzung dir hilft, das Gelernte besser zu behalten.

Motiviere dich mit 2 Minuten Lernzeit

Wenn du Schwierigkeiten hast, dich in ein Thema zu vertiefen, solltest du diesem Thema zunächst nur 2 Minuten widmen.

Lerne 2 Minuten lang und lerne nach Ablauf der 2 Minuten nur weiter, wenn du dich sicher genug fühlst, weiterzumachen. Andernfalls höre auf und versuche es später erneut.

Obwohl sie die Wahl haben, werden die meisten Studenten nach den vorgegebenen 2 Minuten weiter lernen, da dies normalerweise der schwierigste Anfang ist.

Sperre Telefon während der Lernzeit

Nachrichten beantworten, Anrufe tätigen, durch deine Social-Media-Feeds stöbern und Selfies mit dem Hashtag „Lernmodus“ machen, ist eine gängige Zeitverschwendungstaktik während der Prüfungszeit. Und normalerweise ist dein Telefon das Problem.

Wenn du dein Telefon nicht im Wohnheimzimmer lassen kannst, musst du dein Telefon sperren, um Online-Versuchungen zu vermeiden.

Zu diesem Zweck kannst du die Hilfe einer App in Anspruch nehmen. Mit Flipd kannst du beispielsweise deinen Bildschirm für einen von dir gewählten Zeitraum sperren. Du kannst dein Telefon für 1 Stunde, 4 Stunden, 8 Stunden, 12 Stunden oder einen benutzerdefinierten Zeitraum sperren.

Du kannst sogar die Option Vollständige Sperre verwenden, die deine Apps, Feeds und Spiele automatisch vor dir verbirgt, bis die ausgewählte Zeit abgelaufen ist.

Verwende einen Kalender

Ein Kalender hilft dir, deine Lernzeit zu planen, zu organisieren und einzuteilen.

Markiere „Fristen“ (Prüfungstermine) in deinem Kalender und plane deinen Zeitplan entsprechend:

• Sortiere das Fach, für das du lernen musst, nach Themen und Unterthemen.
• Weise jedem Thema und Unterthema jeden Tag vor der Prüfung eine feste Zeit zu (so dass du mindestens einen Tag Zeit für unerwartete Probleme und Wiederholungen hast).
• Halte dich an den Zeitplan.

Ein Kalender hilft dir, den Überblick über deine Arbeit zu behalten, und du wirst die Prüfung garantiert bestehen, wenn du dich nur an deinen Plan hältst.

Lerne entsprechend deinem Lerntyp

Nicht jeder lernt gleich. Es gibt 4 verschiedene Lerntypen und jeder hat eine optimale Lernmethode:

• Visueller Typ – Dieser Typ lernt am besten mit visuellen Lernmaterialien. Er erinnert sich am besten an die Daten, die er in Infografiken, Diagrammen und Tabellen sieht.
• Auditiver Typ – Dieser Typ lernt am besten, indem er laut gesprochenen Informationen zuhört. Er erinnert sich am besten an die Daten, die er in Vorlesungen, Hörbüchern, Unterrichtsstunden und Unterrichtsdiskussionen hört.
• Kinästhetischer Typ – Dieser Typ lernt am besten durch Erfahrung. Er erinnert sich am besten an die Daten, die er aus Experimenten, wissenschaftlichen Projekten und praktischen Tests ableitet.
• Lese-/Schreibtyp – Dieser Typ lernt am besten, indem er sich Notizen macht und diese Notizen liest. Er erinnert sich am besten an die Daten, die er geschrieben hat, und liest sie dann ein paar Mal erneut.

Belohnungen einplanen

Wenn du den ganzen Tag mit Lernen verbracht UND dabei eine Reihe schwieriger Konzepte verstanden hast, ist es höchste Zeit, sich selbst zu belohnen. Belohnungen dienen als Motivation, damit du weitermachst.

Es wird dir viel leichter fallen, dich auf deine Arbeit zu konzentrieren, wenn du weißt, dass am Ende deines „Lerntunnels“ ein Licht in Form eines Kinoabends mit Freunden ist.

Tipps zur Schaffung einer effektiven Zeitmanagementumgebung

Bei effektivem Zeitmanagement geht es nicht nur um deine Zeitmanagementfähigkeiten und die Zeitmanagementtipps und -strategien, die du befolgst – es geht auch um die Umgebung, in der du arbeitest. So machst du dein Büro zu einem Produktivitätsparadies, egal ob du von zu Hause oder im Firmenbüro arbeiten:

Wähle die richtigen Farben

Die vorherrschenden Farben in deinem Büro, wie z. B. die Farbe der Wände, haben eine psychologische Wirkung auf dich – und mehrere Farben sind eine geeignete Wahl:

Rot

Großartig, wenn deine Arbeit körperlich anstrengend ist. Die Farbe erhöht deinen Puls und macht dich wacher.

Blau

Großartig für traditionelle Büroangestellte – ihre Anwesenheit beruhigt dich, hilft dir, deinen Geist zu beruhigen und fördert die Konzentration.

Gelb

Großartig für Unternehmer – ihre Anwesenheit steigert den Optimismus hinsichtlich deiner Entscheidungen.

Grün

Großartig für Innovatoren – ihre Anwesenheit fördert kreatives Denken und vermittelt ein Gefühl der Ruhe.

In einem Firmenbüro: Du kannst die Farbe der Wände in deinem Firmenbüro nicht selbst bestimmen, aber du kannst die richtigen Farben in kleinerem Maßstab einführen. Besorge dir ein Kunstwerk oder ein Schreibtischbild in den richtigen Farben.

In einem Heimbüro: Du hast die Freiheit, die Farbe deiner Wände zu bestimmen und Entscheidungen über das gesamte Farbschema zu treffen. Achte darauf, dass die Farbe deiner Inneneinrichtung die Geisteshaltung widerspiegelt, die du bei der Arbeit anstrebst.

Sorge für ausreichend Licht

Schlechte Beleuchtung in deinem Büro führt zu Müdigkeit und sogar zu körperlichen Problemen wie Überanstrengung der Augen, Kopfschmerzen und Migräne – sorge also für optimale Beleuchtung.

In einem Firmenbüro: Das Öffnen der Fenster bei der Arbeit ist normalerweise keine Option, und das Öffnen der Rollläden könnte einige deiner Kollegen stören. Wenn dein Büro also nicht hell genug ist, sorge für deine eigene Beleuchtung. LED-Leuchten haben eine Wirkung, die dem natürlichen Licht am nächsten kommt, daher sind sie die beste Wahl für eine kleine, aber effektive Lampe.

Im Homeoffice: Auch hier hast du mehr Möglichkeiten, deine Umgebung anzupassen, wenn du von zu Hause aus arbeitest. Verwende also so viele Lampen, wie du möchtest, öffne so viele Fenster wie nötig und öffne so viele Rollläden wie möglich.

Mache das Beste aus deinem Stuhl, Schreibtisch und Computer

Optimaler Komfort führt zu höherer Produktivität und Konzentration bei der Arbeit. Dein Stuhl sollte also verstellbar sein und dein Schreibtisch die optimale Höhe haben:

• Deine Füße sollten den Boden oder zumindest die Fußstütze deines Stuhls berühren können.
• Dein Monitor sollte entweder auf Augenhöhe oder darunter positioniert sein.
• Dein Computer sollte mindestens 24 Zoll (~60 cm) von deinen Augen entfernt sein.

Die meisten Stühle und Schreibtische sind nicht ideal, aber einige Anpassungen machen deinen Arbeitsplatz gemäß den oben aufgeführten Regeln geeigneter.

In einem Firmenbüro: Die meisten Unternehmen bieten ihren Mitarbeitern heutzutage verstellbare Stühle an. Du kannst auch ein paar Kissen oder etwas anderes mitbringen, das dir dabei hilft, sich wohler zu fühlen. Die meisten Unternehmen bieten Erhöhungen an, die dabei helfen sollen, deinen Computerbildschirm auf optimaler Augenhöhe zu halten, aber du kannst auch deine eigenen mitbringen.

In einem Heimbüro: Investiere in einen verstellbaren Stuhl und einen stabilen Schreibtisch. Stehpulte werden oft empfohlen, aber eine Studie zeigt, dass Stehen bei der Computerarbeit schädliche kognitive Auswirkungen hat. Arbeite also besser im Sitzen und wähle dafür einen geeigneten Schreibtisch.

Sorge für optimale Raumtemperatur

Du kannst nicht richtig arbeiten, wenn es zu kalt oder zu heiß ist – obwohl eine Studie zeigt, dass zumindest Frauen in wärmeren Büros produktiver sind. Die Occupational Health and Safety Administration (OSHA) empfiehlt eine Arbeitsplatztemperatur von 20–24,5 Grad Celsius, also versuche, diese Temperatur beizubehalten.

In einem Firmenbüro: Wenn dein Büro keine Klimaanlage hat, die jeder selbst regulieren kann, musst du deinen eigenen Ventilator oder Heizstrahler mitbringen. Wenn deine Kollegen es kälter mögen als du, kannst du eine Jacke oder einen Pullover mit zur Arbeit nehmen, um sie bei Bedarf zu tragen.

In einem Heimbüro: Du kannst das Fenster öffnen oder die Klimaanlage einstellen, wenn es heiß ist, oder einen zusätzlichen Heizkörper hereinbringen, wenn es kalt ist.

Parfümiere das Büro

Bestimmte Gerüche können deine Produktivität steigern und dir helfen, deinen Zeitplan optimal zu nutzen.

Einige gute Optionen sind:

• Zitronenduft – verbessert die Konzentration und beruhigt dich, wenn du dich ängstlich oder wütend fühlst,
• Jasminduft – stimuliert dein Nervensystem und gibt dir dadurch Energie,
• Pfefferminzduft – steigert deine Energie und hilft dir, klar zu denken,
• Rosmarinduft – verbessert das Erinnerungsvermögen und hilft dir, Erschöpfung zu bekämpfen,
• Zimtduft – verbessert die Konzentration und den Fokus und hilft dir, geistige Erschöpfung zu bekämpfen.

In einem Firmenbüro: Wenn du eine Duftkerze mit zur Arbeit bringst, wirst du bei deinen Kollegen wahrscheinlich nicht auf Zustimmung stoßen. Bringe also am besten ein kleines Duftsäckchen oder eine Flasche ätherischer Öle mit, an denen du von Zeit zu Zeit schnuppern kannst.

In einem Heimbüro: Du hast die Freiheit, so viele Duftkerzen anzuzünden, wie du möchtest. Eine weitere effiziente Lösung besteht darin, aromatische Kräuter in deiner Küche köcheln zu lassen und den angenehmen Duft langsam in deinem Zuhause verbreiten zu lassen.

Pflanzen einführen

Grüne Büros sind produktiver – sorge also dafür, dass du Pflanzen in deine Arbeitsumgebung bringst.

In einem Firmenbüro: Manche Büroumgebungen sind nicht für eine Vielzahl von Pflanzen geeignet, daher musst du möglicherweise kreativ werden. Stelle eine kleine Pflanze (z. B. eine Sukkulente) auf deinen Schreibtisch, gehe in den Pausen in den nahegelegenen Park und verwende einen üppigen Wald als Desktop-Hintergrund.

In einem Heimbüro: Du kannst wahrscheinlich mehr Pflanzen in dein Zuhause bringen. Du kannst sogar eine grüne Ecke mit mehreren duftenden Kräutern schaffen und natürliche angenehme Düfte einführen, während sie gleichzeitig grün bleiben.

Lärm bewältigen

Lärm ist der größte Feind bei deinem Bestreben, die optimale Arbeitsumgebung zu schaffen. Es gibt mehrere Möglichkeiten, mit diesem Problem umzugehen.

In einem Firmenbüro: Wenn Außenlärm das Problem ist, versuche es mit Kopfhörern. Du kannst dann produktivitätssteigernde Musik hören. Alternativ kann dein Team jeden Tag eine stille Stunde einführen, in der niemand reden, Besprechungen planen oder Kollegen unterbrechen darf. Diese Praxis kann Fokus und Konzentration fördern und dir helfen, bis zu 23 % produktiver zu sein.

Im Homeoffice: Manchmal kann die völlige Stille, die du normalerweise im Homeoffice vorfindest, genauso störend sein wie gesprächige Kollegen. Um den Lärm deiner eigenen Gedanken zu bewältigen, kannst du einen Geräuschgenerator wie Noisli oder MyNoise ausprobieren und dein Geist in einen konzentrierten Zustand versetzen, indem du den Geräuschen der Natur, schnurrenden Katzen oder einem fahrenden Zug lauschst.

Personalisiere deinen Arbeitsbereich

Wie bereits betont, hilft es dir, produktiver zu sein, wenn du dich in deinem Büro wohlfühlst. Und nichts trägt dazu bei, dass du dich in deinem Büro wohler fühlst, als deinen Arbeitsbereich zu personalisieren.

Im Firmenbüro: Büros sind eine unpersönlichere Arbeitsumgebung als Homeoffices. Aber du kannst sie mit Schreibtischbildern, kleinen Pflanzen, persönlichen Gadgets, einem Bildschirmschoner mit deiner Familie oder deinen Freunden oder der Tasse, die deine Freunde zu deinem Geburtstag ausgesucht haben, personalisieren.

Im Homeoffice: Zuhause kannst du deinen Büroraum maximal personalisieren. Dekoriere den Raum nach deinen Wünschen, bringe dein Lieblingssofa für ruhige Momente mit und stelle eine Tafel auf, auf die du Checklisten oder inspirierende Zitate schreibst.

Halte Erfrischungen in Reichweite

Wir haben bereits besprochen, wie Hunger und Durst dich unproduktiv und unorganisiert machen können. Daher ist es am besten, wenn du Erfrischungen und Snacks immer in Reichweite hast.

Im Firmenbüro: Du kannst dein Mittagessen von zu Hause mitbringen oder es direkt ins Büro liefern lassen. Es wird auch empfohlen, Schokoriegel und Kekse auf deinem Schreibtisch aufzubewahren, falls der Hunger ohne Vorwarnung zuschlägt. Die meisten Unternehmen bieten Kaffee, Tee, Sprudel- und normales Wasser vor Ort an, sodass du in diesem Bereich abgesichert bist.

Im Homeoffice: Wenn du zu Hause arbeitest, kannst du dir jederzeit eine Tasse Kaffee oder Tee holen, was dich von deiner Arbeit ablenken kann – es sei denn, du bist darauf vorbereitet. Daher ist es am besten, wenn du Erfrischungen in Reichweite hast. Fülle deine Tasse Kaffee auf, stelle eine Flasche Wasser auf deinen Schreibtisch und lege ein paar Snacks auf einen Teller daneben.

Großartige Ideen fördern

Ideen sind nichts wert, wenn du sie nicht aufschreibst. Sorge also dafür, dass dein Büro über effiziente Möglichkeiten für deine Heureka-Momente verfügt.

In einem Firmenbüro: Halte ein Notizbuch und einen Stift auf deinem Tisch, um deine kreativen Gedanken während des Tages aufzuschreiben. Verwende Haftnotizen, wenn du einen großartigen Link findest, den du später überprüfen möchtest, oder eine Mindmapping-App, um deine Ideen festzuhalten und zu analysieren.

In einem Heimbüro: Notizbücher und Haftnotizen funktionieren auch in einem Heimbüro hervorragend, aber du kannst deine Notizen noch weiter verbessern. Da du der Einzige bist, der physisch in deinem Büro anwesend ist, kannst du ein Whiteboard frei verwenden, um alle deine Ideen festzuhalten, und zwar so detailliert, wie du möchtest.

Die besten Zeitmanagement-Tools zur Verbesserung des Zeitmanagements

Damit du deine Zeit optimal nutzen kannst, beenden wir diesen Zeitmanagement-Leitfaden mit einer Liste praktischer Tools. Sie helfen dir dabei, deine Arbeitszeit, deine Kommunikation mit Kollegen sowie deine tägliche Agenda zu optimieren und dich dabei voll und ganz auf deine Prioritäten zu konzentrieren.

Hier sind also einige der besten Tools, die dich bei deinen Zeitmanagement-Bemühungen unterstützen:

Clockify

Eine umfassende Zeiterfassungssoftware für Mitarbeiter, die dir dabei hilft, deine Arbeitszeiten genau einzuhalten, deine abrechenbaren Stunden zu berechnen, Zeitverschwender zu identifizieren, Gehaltsdaten zu erfassen und vieles mehr.

Pumble

Ein leistungsstarkes Tool zur Zusammenarbeit, mit dem du in Echtzeit mit deinen Kollegen kommunizieren kannst, selbst wenn du in einem Remote-Team bist.

Plaky

Kostenlose Aufgaben- und Projektmanagement-Software, mit der du deine Arbeit besser organisieren, dich mit Kollegen abstimmen, deinen Fortschritt verfolgen und vieles mehr tun kannst.

Remember The Milk

Ein vielseitiger Aufgabenmanager, der dir dabei hilft, geschäftliche und persönliche Aufgaben in deinen täglichen Aufgabenlisten durchzugehen.

Forest

Eine App mit grünem Fokus, die dir dabei hilft, nicht mehr am Telefon zu prokrastinieren, indem sie dich für einen virtuellen Wald verantwortlich macht (und dich in gewisser Weise sogar echte Bäume pflanzen lässt).

Clara

Ein E-Mail-basierter Meeting-Planer, der dir dabei hilft, Meetings mit deinen Kollegen zu arrangieren und zu koordinieren.

Flow

Ein effizienter Projekt- und Teammanager, der dir dabei hilft, den Fortschritt deiner Aufgaben zu verfolgen und Aufgaben mit Unteraufgaben, Notizen und Kommentaren zu erleichtern.

My Life Organized

Ein robuster Aufgabenmanager und -organisator, der auf dem Zeitmanagementansatz von Getting Things Done basiert und dir dabei hilft, deine Aufgaben und Aufgabenlisten zu verwalten.

RescueTime

Ein einfacher automatischer Produktivitätstracker, der dir dabei hilft, zu analysieren, wie viel Zeit du auf verschiedenen Websites und mit verschiedenen Programmen verbracht hast.

My Noise

Ein umfassender Geräuschgenerator, der dir dabei hilft, dich auf die Arbeit zu konzentrieren, während das beruhigende weiße Rauschen dabei hilft, alle störenden Außengeräusche zu blockieren.

Epic Win

Ein unterhaltsamer Aufgabenmanager im RPG-Stil, der dir dabei hilft, dich auf deine Prioritäten zu konzentrieren, indem du deine Gaming-Fähigkeiten trainierst.

Kiwake

Ein unkonventioneller Wecker, der dir beim Aufwachen hilft, indem er dich dazu zwingt, zu beweisen, dass du aus dem Bett bist (und der überhaupt keine Schlummertaste hat).

Nimbus Note

Ein einfacher, aber effektiver Notizmanager, der dir dabei hilft, Notizen zu verschiedenen Themen zu machen und zu teilen.

Join.me

Ein kollaborativer Online-Meetingplaner, der dir dabei hilft, Webkonferenzen einzurichten oder daran teilzunehmen und an Textchats teilzunehmen.

Syncback

Eine mühelose Online-Backup-Software, die dir dabei hilft, deine Daten automatisch zu speichern, zu synchronisieren und wiederherzustellen.

Bear

Eine einfache, cloudbasierte Notiz-App, die dir dabei hilft, deine Ideen und Gedanken auszudrücken und sie dann in praktische Aufgabenlisten umzuwandeln.

Loop Habit Tracker

Ein treffend benannter Open-Source-Gewohnheitstracker für Mobilgeräte, der dir dabei hilft, gute Gewohnheiten zu entwickeln und an der Erreichung deiner Ziele zu arbeiten.

Focus@will

Eine anregende Sammlung neurowissenschaftlicher Musik für Produktivität, die dir dabei hilft, dich auf deine Arbeit zu konzentrieren, und das alles zu den Klängen beruhigender Instrumentalmusik.

TimeTree

Eine unkomplizierte gemeinsame Kalender-App, die dir dabei hilft, Veranstaltungen in Absprache mit deinen Kollegen, Freunden und deiner Familie zu planen, zu koordinieren und zu besuchen.

Mind42

Ein ausgefeiltes Mindmapping-Tool mit Kollaborationsfunktionen, das dir dabei hilft, deine großartigen Ideen während Brainstorming-Sitzungen zu definieren, zu visualisieren und zu organisieren.

Taskade

Ein umfassender Aufgabenmanager und Kollaborationstool, das dir dabei hilft, an deinen langfristigen und kurzfristigen Zielen zu arbeiten.

Instapaper

Ein eleganter Lesezeichendienst, der dir dabei hilft, interessante Inhalte, die du online findest, zum späteren Lesen zu speichern, entweder während des Arbeitswegs oder während du auf Arzttermine wartest.

SaneBox

Ein systematischer E-Mail-Manager, der dir dabei hilft, deinen Posteingang aufgeräumt und deine wichtigen Gespräche organisiert zu halten.

IFTTT

Ein Ersteller bedingter Anweisungen, der dir dabei hilft, bedingte Automatisierungen zwischen Geräten, Diensten und Apps zu definieren.