Ressourcenmanagement: Arten, Phasen und Optimierungstipps 

Stell dir vor, du stehst kurz vor der Renovierung deines Zuhauses. Dein oberstes Ziel wäre es, die gewünschten Ergebnisse innerhalb des zur Verfügung stehenden Zeit- und Budgetrahmens zu erzielen.

Um dein Endergebnis zu erreichen, musst du Folgendes managen: 

• Personelle Ressourcen (die an der Renovierung beteiligten Fachkräfte), 
• Finanzielle Ressourcen (das für die Renovierung verfügbare Budget) und 
• Physische Ressourcen (für dieses Projekt benötigte Materialien).

Dieses Szenario ist eine vereinfachte Version des Ressourcenmanagements. In der Realität wird die Verwaltung von Ressourcen in einem geschäftlichen Kontext – insbesondere bei der Leitung großer oder komplexer Projekte – noch schwieriger. Erschwerend kommt hinzu, dass Ressourcen wie Talent und Geld oft begrenzt sind.

Wie lässt sich also mit weniger mehr erreichen? 

Die Antwort findest du in diesem Leitfaden, in dem wir die folgenden Punkte behandeln:

• Die Arten des Ressourcenmanagements, 
• Die Phasen, die beim Verwalten von Ressourcen beteiligt sind, und 
• Einige Expertentipps, die dir helfen, dein Ressourcenmanagement zu optimieren.

Lass uns beginnen.

Was ist Ressourcenmanagement? 

Ressourcenmanagement bezeichnet eine Reihe von Praktiken und Tools, die Unternehmen dabei helfen, ihre Ressourcen, wie Zeit, Geld und Personal, optimal zu nutzen. Das Ziel des Ressourcenmanagements ist es sicherzustellen, dass die richtigen Ressourcen zur richtigen Zeit für die richtige Aufgabe oder das richtige Projekt zur Verfügung stehen.

Betrachten wir es einmal anders.

Hast du jemals ein Videospiel namens Tetris gespielt? In diesem Spiel müssen Spieler fallende Blöcke unterschiedlicher Formen manipulieren, um sie effizient in einem begrenzten Raum zusammenzufügen. Stapeln sich die Blöcke bis zum oberen Bildschirmrand, endet das Spiel.

Ersetzen wir nun die fallenden Blöcke durch wichtige Ressourcen: 

• Zeit, 
• Geld, 
• Menschen,  
• Informationen und 
• Materialien. 

Beim Ressourcenmanagement geht es darum, diese Blöcke geschickt und effizient zusammenzusetzen, um den Projekterfolg zu erzielen. 

Wenn du zum Beispiel ein Haus baust, musst du Ressourcen zusammenführen, wie:

• Personal (Bauunternehmer oder Subunternehmer),
• Zeit (2 Jahre),
• Geld (350.000 $),
• Materialien (Ziegel, Fliesen, Farbe, Möbel usw.) und 
• Informationen (Wissen über Baugenehmigungen und Sicherheitsvorschriften).

Genau wie bei Tetris kann dein Projekt (und dein Unternehmen) leiden, wenn du diese Ressourcen nicht gut verwaltest. Die harten Konsequenzen eines schlechten Ressourcenmanagements können finanzielle Verluste, verpasste Gelegenheiten und sogar Projektfehler umfassen. 

Aber wie genau meistert man die Kunst des Ressourcenmanagements?  

Bevor wir uns mit den Strategien befassen, sehen wir uns zunächst die Arten und Phasen des Ressourcenmanagements an.

Was sind die 5 Arten des Ressourcenmanagements?

Wenn wir über die Arten des Ressourcenmanagements sprechen, sprechen wir im Wesentlichen über die Verwaltung verschiedener Arten von Ressourcen. 

Wie wir alle wissen, sind Personal, Zeit und Geld die wichtigsten Ressourcen, die jedes Unternehmen benötigt. Du benötigst jedoch möglicherweise auch andere Ressourcen für ein effizientes Projektmanagement, wie zum Beispiel Rohmaterialien und Informationen.

Schauen wir uns diese Ressourcen etwas genauer an.

Art Nr. 1: Personalmanagement (Human Resource Management, HRM)

Wie der Begriff schon sagt, dreht sich beim Personalmanagement alles um die Verwaltung der wichtigsten Ressource von Organisationen – des Humankapitals. Mit anderen Worten, HRM umfasst eine Reihe von Praktiken und Tools, die ein Unternehmen nutzt, um: 

• Mitarbeiter einzustellen, 
• sie zu vergüten, 
• zu schulen, 
• zu fördern und 
• zu binden.

In ihrem Buch Human Resource Management: The Key Concepts kategorisieren die Autoren Chris Rowley und Keith Jackson die HRM-Aktivitäten in diese vier Gruppen:

• Mitarbeiterbeschaffung — Personalbedarfsplanung, Rekrutierung, Kandidatenbewertung, Arbeitsverträge und Einarbeitung,
• Mitarbeitervergütung — Vergütungsstrategien, Leistungsbeurteilung, Sozialleistungen, Motivation und Belohnungen,
• Mitarbeiterentwicklung — Kompetenzentwicklung, Wissenstransfer, Karriere- und Führungskräfteentwicklung, und
• Mitarbeiterbeziehungen — Erstellung und Implementierung von Richtlinien zu Sicherheit am Arbeitsplatz, Diskriminierung und Mobbing, Zeiterfassung, Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, Work-Life-Balance.

Der Zweck des HRM ist es, Mitarbeiter zu fördern und einzubinden. Laut einer Forschung von Gartner kann ein förderliches Umfeld Unternehmen dann helfen, Folgendes zu erreichen: 

• Organisationsziele zu erreichen,
• Andere Ressourcen (wie Geld, Materialien und Daten) zu verwalten,
• Die Produktivität zu steigern,
• Top-Talente zu binden,
• Die Kundenzufriedenheit zu erhöhen und
• Das Umsatzwachstum zu verbessern. 

Art Nr. 2: Finanzressourcenmanagement (Financial Resource Management, FRM)

Finanzressourcenmanagement umfasst den effizienten Umgang mit dem Cashflow und anderen Vermögenswerten eines Unternehmens. Finanzielle Ressourcen können Folgendes umfassen:

• Interne Ressourcen — Durch Verkäufe erzielte Gewinne, Kapitalfinanzierung, Investitionen und Vermögenswerte, die in Bargeld umgewandelt werden können, und
• Externe Ressourcen — Kredite und Darlehen von Banken, Regierungsbehörden und anderen externen Quellen.

FRM beinhaltet die folgenden Aktivitäten:

• Budgetierung — Festlegen von Finanzplänen und -limits für Einnahmen und Ausgaben,
• Finanzplanung und -prognose — Erstellen von Strategien für die zukünftige finanzielle Performance,
• Kostenkontrolle — Reduzierung von Ausgaben, um die Rentabilität des Unternehmens zu gewährleisten,
• Buchführung und Rechnungswesen — Erfassen, Analysieren und Berichten von Finanztransaktionen,
• Ressourcenzuweisung — Zuweisen von Mitteln und Vermögenswerten an verschiedene Abteilungen innerhalb einer Organisation, 
• Finanzielle Risikobewertung — Bewerten potenzieller finanzieller Bedrohungen und Entwickeln von Strategien zu deren Bewältigung,
• Anlagenverwaltung — Überwachung und Verwaltung des Inventars zur Maximierung der Kapitalrendite, und
• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften — Einhalten der rechtlichen und branchenspezifischen Finanzvorschriften und -standards.

Das Hauptziel des FRM ist es, sicherzustellen, dass das Unternehmen seine liquiden Mittel und Vermögenswerte nutzt, um rentabel und wettbewerbsfähig zu bleiben. Dies ist wichtiger denn je, da fehlender Cashflow laut einer Skynova-Umfrage aus dem Jahr 2022 der Hauptgrund für das Scheitern von Unternehmen ist.

Darüber hinaus ergab eine andere Studie, dass 65,2 % der Unternehmen rentabel blieben, indem sie ihre Cash-Management-Praktiken optimierten.

Diese Ergebnisse unterstreichen die Bedeutung eines effektiven FRM, das Unternehmen dabei hilft, ihre Rentabilität zu maximieren und wettbewerbsfähig zu bleiben.

Art Nr. 3: Zeitressourcenmanagement (Time Resource Management, TRM)

Als Nächstes auf unserer Liste steht das Zeitmanagement, das Tools und Strategien umfasst, um die Zeit so effizient wie möglich zu nutzen.

TRM beinhaltet die folgenden Aktivitäten und Prozesse:

• Zielsetzung — Priorisierung und Konzentration auf wesentliche Aufgaben und Ziele,
• Aufgabenplanung — Zuweisung von Zeit zu Aktivitäten, um sicherzustellen, dass jeder Moment zweckmäßig vergeben wird,
• Prozessoptimierung — Reduzierung der Komplexität, um eine effiziente Zeitnutzung zu fördern,
• Förderung von Zeitdisziplin — Ermutigung zu einer Kultur, in der jeder Wert auf effizientes Zeitmanagement legt, 
• Anpassung von Arbeitslasten und Prioritäten — Nutzung von Feedback zur Optimierung von Arbeitslasten und Zeitplänen, um die Produktivität zu steigern, und
• Zeiterfassung — Nutzung von Zeiterfassungs-Apps, um den Fortschritt zu messen und Ressourcen zuzuweisen.

Zusätzlich zu all den anderen Vorteilen, die jede Zeitmanagement-Strategie mit sich bringt, können Zeitmanagement-Techniken Einzelpersonen und Organisationen auch dabei helfen, Aufschieberitis zu reduzieren und die Produktivität zu verbessern.  

Tatsächlich ergab eine Studie von Bain & Company, dass effizientes Zeitmanagement dazu beitragen kann, das Engagement der Mitarbeiter zu steigern und gleichzeitig Kosten zu senken und die Produktivität zu erhöhen.

Eine andere Studie mit dem Titel Does time management work? A meta-analysis (Funktioniert Zeitmanagement? Eine Metaanalyse) stellte fest, dass Zeitmanagement zur Verbesserung der Arbeitsleistung und des Wohlbefindens der Mitarbeiter beiträgt.

Art Nr. 4: Informationsressourcenmanagement (Information Resource Management, IRM)

Wie in einer Forschungsarbeit zum Informationsressourcenmanagement definiert ist “RM ein komplexer Prozess, der die Planung, Entwicklung, Steuerung, den Betrieb und die Nutzung der organisatorischen Informationsressourcen umfasst.“

Der Zweck des IRM ist es, Datenressourcen effizient zu verwalten, um Geschäftsziele zu erreichen. Zum Beispiel können Unternehmen durch das Sammeln und Analysieren der Kaufhistorie von Kunden personalisierte Marketingbotschaften erstellen, um das Kundenerlebnis zu verbessern.

In dem oben genannten Beispiel hast du gesehen, dass ein Hausbesitzer spezifische Informationen besitzen muss, wie z. B. Wissen über Baugenehmigungen, Materialpreise usw., um sein Projekt abzuschließen.

Hier sind die Aspekte des Informationsressourcenmanagements:

• Wissensmanagement — Organisieren und Erleichtern des Zugangs zu Daten in Form von Dokumenten, digitalen Inhalten, Berichten und intellektuellen Vermögenswerten,
• Datenanalyse — Treffen fundierter Entscheidungen auf der Grundlage von Daten und Analysen,
• Datenbereinigung — Entfernen doppelter oder unerwünschter Daten zur Verbesserung der Datenqualität, 
• Pflege von Daten-Repositories — Erstellen einer zentralisierten Datenbank, um eine einheitliche Sicht auf die Daten des Unternehmens zu bieten, 
• Datengovernance — Festlegen von Richtlinien und standardisierten Verfahren im Zusammenhang mit der Datenverwaltung, 
• Datensicherheit und Compliance — Schutz kritischer Daten durch den Einsatz von Methoden wie Zugriffskontrolle, Verschlüsselung und anderen Sicherheitsmaßnahmen, und
• Informationsinfrastruktur — Verwalten der Tools, die Daten speichern und verarbeiten, wie Software, Hardware und Netzwerkressourcen.

Art Nr. 5: Physisches Ressourcenmanagement

Diese Art des Ressourcenmanagements umfasst die Verwaltung der materiellen Vermögenswerte deines Unternehmens – Büroausstattung, Gebäude, Fahrzeuge und Rohmaterialien. 

Zum Beispiel muss ein Unternehmen, das Wäschereidienste anbietet, physische Ressourcen wie Waschmaschinen, Trockner, Bügeleisen, Dampfglätter, Tische usw. verwalten.

Das Hauptziel des physischen Ressourcenmanagements ist die effiziente Nutzung dieser Vermögenswerte, um die gewünschten Ziele zu erreichen. 

Dies sind einige der Aspekte und Aktivitäten, die mit dem physischen Ressourcenmanagement verbunden sind:

• Ressourcenbeschaffung — Kauf oder Miete neuer physischer Ressourcen nach Bedarf,
• Anlagenwartung — Planen regelmäßiger Wartungsarbeiten zur Optimierung der Funktionalität und Lebensdauer der Anlagen,
• Bestandskontrolle — Verwalten der Lagerbestände, um sicherzustellen, dass wesentliche Materialien und Verbrauchsgüter bei Bedarf verfügbar sind,
• Anlagenverfolgung — Verwenden von Technologien wie Anlagenverfolgungssystemen oder -software zur Überwachung des Standorts, des Zustands und der Nutzung physischer Ressourcen, und
• Ressourcenoptimierung — Identifizieren von Möglichkeiten zur Verbesserung der Effizienz und Kosteneffizienz physischer Anlagen.

Was sind die Phasen des Ressourcenmanagements?

Die Phasen des Ressourcenmanagements können von der Komplexität des Projekts und der Art der verwalteten Ressourcen abhängen.  

Zum Beispiel beginnt im Fall des Entwurfs eines Softwareprodukts alles mit dem Verständnis des Projektumfangs, so Zoran Vizmeg, Projektmanager bei CAKE.com. Er listet die folgenden Phasen des Ressourcenmanagements auf:

• Schritt 1: Ressourcenbedarf identifizieren — Das Projektteam, das Produktteam und das Codebasis-Team besprechen die Projektanforderungen, die Komplexität und die Machbarkeit.
• Schritt 2: Ressourcen bewerten und planen — Mithilfe des Teams erstellt der Projektmanager anschließend eine Projekt-Roadmap, definiert jede Aufgabe und schätzt den Ressourcenbedarf.
• Schritt 3: Ressourcen zuweisen — Der Projektmanager weist einzelnen Entwicklern oder Teams Aufgaben zu.
• Schritt 4: Ressourcen terminieren — Der Manager erstellt mit Hilfe eines Planungstools, wie Clockify, einen detaillierten Zeitplan für jede Aufgabe.
• Schritt 5: Ressourcen überwachen — Das Projektteam überwacht das Projekt und die Ressourcen. 
• Schritt 6: Anpassung basierend auf Feedback — Basierend auf dem Feedback des Codebasis-Teams, der Entwickler und des Projektteams nimmt der Projektmanager Feinjustierungen am Ressourcenmanagement vor.

Dank seiner Expertise im Projektmanagement half uns Zoran dabei, die Phasen des Ressourcenmanagements zu entwickeln. Schauen wir uns diese verschiedenen Phasen des Ressourcenmanagements etwas genauer an. 

Phase 1: Ressourcenbedarf identifizieren

In dieser Anfangsphase identifizieren Organisationen die Ressourcen, die zur Erreichung spezifischer Ziele oder Projekte erforderlich sind. Dazu können Personalressourcen, finanzielle Ressourcen, bestimmte Materialien, Ausrüstung und andere gehören.

Die folgenden Fragen können dir helfen, die für das Projekt benötigten Ressourcen zu identifizieren:

• Was ist der Umfang des Projekts (Budget, Zeitplan, Ziele und Ergebnisse)?
• Welche Ressourcen benötigen wir, um das Projekt erfolgreich abzuschließen?
• Wie viel von diesen Ressourcen benötigen wir und wann benötigen wir sie?
• Benötigen wir externe Ressourcen, wie z. B. spezielle Ausrüstung oder Experten?
• Welche Fähigkeiten sind notwendig, um die Projektaufgaben zu erledigen? 
• Wie können wir auf die erforderlichen Ressourcen zugreifen?
• Benötigen wir Backup-Ressourcen und falls ja, wo finden wir diese?

Projektmanager können verschiedene Tools und Techniken nutzen, um den Projektressourcenbedarf zu schätzen:

• Expertenurteil — Konsultieren von Experten, die mit der Art des Projekts vertraut sind,
• Alternativanalyse — Vergleichen verschiedener Wege zur Erledigung von Aufgaben und Identifizieren der am besten geeigneten oder kosteneffizientesten Ressourcen,
• Veröffentlichte Branchendaten — Betrachten veröffentlichter Daten zur Projektressourcenschätzung in branchenspezifischen Fachzeitschriften, Büchern, Artikeln und Umfragen,
• Projektmanagement-Software — Auswahl der richtigen Software mit Funktionen, die ihnen helfen, die beste Kombination der benötigten Ressourcen zu finden, und
• Historische interne Daten — Ziehen von Erkenntnissen aus den historischen Daten der Organisation, wie z. B. Kauf-, Zeiterfassungs- und Buchhaltungsunterlagen.

Phase 2: Ressourcen bewerten und planen

Der nächste Schritt ist die Durchführung einer gründlichen Bewertung der benötigten Ressourcen. Dazu gehört die Bestimmung der: 

• Verfügbarkeit, 
• Menge, 
• Qualität und 
• Fähigkeiten der erforderlichen Ressourcen.  

Falls deine Organisation nicht über alle benötigten Ressourcen verfügt, musst du möglicherweise in die erforderlichen Ressourcen investieren.

Beispielsweise hilft eine erste Bewertung der verfügbaren Humanressourcen einem Unternehmen zu verstehen, ob für ein IT-Projekt notwendige Fähigkeiten fehlen. Das Unternehmen kann nun fundierte Entscheidungen darüber treffen, ob es qualifizierte Entwickler einstellt oder seine Teammitglieder weiterbildet. 

Laut Zoran ist dies auch die Phase, in der Projektmanager eine detaillierte Projekt-Roadmap erstellen, um den Ressourcenbedarf zu verstehen.

Phase 3: Ressourcen zuweisen 

Nachdem du nun weißt, welche Ressourcen du benötigst, besteht der nächste Schritt darin, sie (Personal-, Finanz-, Zeitressourcen, Materialien usw.) jeder Aufgabe oder jedem Projekt zuzuweisen. Das Ziel der Ressourcenzuweisung ist es, die Ressourcen bestmöglich zu verteilen, um die Produktivität zu optimieren, Kosten zu senken und die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.

Zum Beispiel benötigt ein Junior-Grafikdesigner möglicherweise 2 Tage für eine Design-Aufgabe, während ein erfahrener Designer nur 3 Stunden braucht. Wenn dein Designprojekt eine knappe Frist hat, ist die Zuweisung an den Senior Designer offensichtlich der beste Weg, um sicherzustellen, dass die Aufgabe pünktlich erledigt wird.

Wie unser Beitragender, Zoran Vizmeg, erklärt, bedeutet die dritte Phase des Ressourcenmanagements im IT-Unternehmen die Kommunikation mit dem Entwicklungsteam, um die neu erstellten Aufgaben den Entwicklern zuzuweisen und die Schätzung zu bestätigen. 

Hier ist ein reales Beispiel für erfolgreiche Ressourcenzuweisung aus dem Buch Human Resource Management: Linking Strategy to Practice. 

Trader Joe's, ein Lebensmittelgeschäft, ist bekannt für seinen kundenorientierten Ansatz. Mit dem Ziel, ihre Käufer glücklich zu machen, wählen sie Mitarbeiter aus, die von Natur aus aufgeschlossen, optimistisch und stark auf den Kunden fokussiert sind und dazu noch einen Sinn für Humor haben. 

Indem das Unternehmen seine Ressourcen auf die bestmögliche Weise zuweist und die richtige Person für die Stelle auswählt, hat es sich daher einen Wettbewerbsvorteil verschafft und ist rentabel geblieben.

Phase 4: Ressourcen terminieren

Die Ressourcenplanung umfasst die Erstellung eines Zeitplans oder einer Zeitleiste, aus der hervorgeht, wann und wie du Ressourcen nutzen wirst. Dieser Prozess stellt sicher, dass Ressourcen zur richtigen Zeit und im richtigen Umfang zugewiesen werden.

Obwohl du viele Methoden zur Ressourcenplanung nutzen kannst, sind Gantt-Diagramme und die Methode des kritischen Pfades (Critical Path Method, CPM) zwei der am häufigsten verwendeten. 

Ein Gantt-Diagramm bietet dir eine visuelle Darstellung deiner Aufgaben und deren Zeitrahmen.

Im unten stehenden Gantt-Diagramm siehst du beispielsweise die Zeit, die für die Erledigung jeder Aufgabe und der damit verbundenen Aktivitäten benötigt wird. Die zuständigen Abteilungen sind farblich gekennzeichnet, zusammen mit den Verantwortlichen für jede Aktivität.

Andererseits beinhaltet die Methode des kritischen Pfades (Critical Path Method, CPM) die Identifizierung der logischen Abfolge von Aufgaben und Abhängigkeiten in einem Projekt. Mit anderen Worten: Jedes Projekt besteht normalerweise aus mehreren Aufgaben, und einige Aufgaben können von anderen Aufgaben abhängig sein. 

Wenn das Projekt beispielsweise der Bau eines Botanischen Gartens ist, kannst du keine Bäume pflanzen, bevor das Gelände geebnet und der Boden vorbereitet ist. 

Phase 5: Überwachung und Kontrolle

Sobald Ressourcen zugewiesen sind und Aufgaben im Gange sind, ist eine fortlaufende Überwachung unerlässlich. Dieser Prozess umfasst: 

• Verfolgen der Ressourcennutzung und des Projektfortschritts und 
• Anpassen nach Bedarf, um sicherzustellen, dass die Ziele erreicht werden.

Laut Zoran ist dies auch die Zeit, in der das Team „Hindernisse aus dem Weg räumt, die sie während der Planungsphase nicht gesehen haben.“

Nehmen wir an, ein Bauprojekt ist im Gange. Während das Projekt fortschreitet, überwacht der Projektmanager genau, wie die Mitarbeiter die Ressourcen nutzen. Sie könnten Bauwesen-Arbeitszeittabellen wie Clockify verwenden, um sicherzustellen, dass die Arbeiter wie geplant vor Ort sind und produktiv arbeiten.

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Die Zeiterfassungssoftware, die Millionen benutzen. Clockify ist eine Zeiterfassungs-App mit digitalen Stundenzetteln, mit der du Arbeitszeiten für Projekte erfasst.

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Die Ressourcenüberwachung umfasst auch die Verfolgung der Kosten in Verbindung mit Arbeitskräften, Ausrüstung und Materialien. Wenn die tatsächlichen Kosten die budgetierten Kosten für eine Ressourcenkategorie überschreiten, kann der Projektmanager korrigierende Maßnahmen ergreifen. Diese Maßnahmen können Schritte zur Identifizierung von Bereichen, die eine Kostenoptimierung erfordern, die Beantragung der Genehmigung für Budgetanpassungen oder die Neuzuweisung von Ressourcen umfassen.

Wenn beispielsweise die Materialkosten für ein Bauprojekt das Budget überschreiten, kann das Projektteam beschließen, alternative Materialien zu verwenden, um die Projektanforderungen zu erfüllen.

Phase 6: Feedback und Anpassung

In festgelegten Intervallen müssen Organisationen die erzielte Leistung und die Ergebnisse bewerten. Dieses Feedback hilft, zukünftige Bemühungen zur Ressourcenplanung zu verbessern.

Zoran ist davon überzeugt, dass Kommunikation und konstruktives Feedback der Schlüssel zur Identifizierung von Verbesserungspotenzialen sind:

„Kommunikation ist in jedem Teil unseres Lebens wichtig, besonders bei der Arbeit. Wenn wir wachsen wollen, brauchen wir Feedback, um zu erkennen, welcher Teil unserer persönlichen Entwicklung verbessert werden muss. Wenn wir kein konstruktives Feedback erhalten, können wir kaum feststellen, was verbessert werden kann.“

Manchmal ändern sich Projekte oder Prioritäten, oder es treten unvorhergesehene Umstände auf. In solchen Fällen müssen Projektmanager Ressourcen neu zuweisen, um auf neue Bedürfnisse oder Herausforderungen einzugehen.

Basierend auf der Bewertung und den gewonnenen Erkenntnissen passen Organisationen ihre Ressourcenplanungsstrategien und -prozesse für zukünftige Projekte oder Planungszyklen an.

Warum ist Ressourcenmanagement wichtig?

Angesichts der Tatsache, dass mangelndes Personal, Zeit und Budget die Haupthindernisse für den Unternehmenserfolg sind, ist die Verwaltung dieser begrenzten Ressourcen heute wichtiger denn je.

Schauen wir uns an, warum es für Projektmanager und Unternehmen entscheidend ist, ihre Ressourcen richtig zu verwalten: 

• Verbesserung der Produktivität und Rentabilität — Wenn Unternehmen Ressourcen effizient nutzen, können sie Produktivität und Umsatz steigern. Eine McKinsey-Studie zeigt, dass Firmen, die die Entwicklung des Humankapitals priorisieren, einen Gewinn von über 1 Million US-Dollar erzielen und zu „Superstars“ aufsteigen.
• Sicherung eines Wettbewerbsvorteils — Organisationen, die ihre Ressourcen gut verwalten, sind oft wettbewerbsfähiger. Zum Beispiel half intelligentes Datenmanagement 53 % der Hersteller, einen Wettbewerbsvorteil für ihre Unternehmen zu schaffen, so eine Studie von IBM. 
• Steigerung des Mitarbeiterengagements — Die optimale Nutzung der Zeit, Fähigkeiten und Kompetenzen der Mitarbeiter kann die Moral und die Arbeitszufriedenheit steigern. 

Dennoch haben die meisten Organisationen Schwierigkeiten, ihre Ressourcen zu verwalten, was oft tiefgreifende Konsequenzen hat. In einer Analyse von 16.000 Projekten stellte Bent Flyvbjerg, Co-Autor von How Big Things Get Done, fest, dass nur 8,5 % der Unternehmen in der Lage waren, ihre geplanten Budgets und Zeitpläne einzuhalten.

Auch die unzureichende Nutzung von Ressourcen kann negative Folgen haben, insbesondere bei Großprojekten. Wenn beispielsweise Ölplattformen nur 77 % ihrer Produktionsressourcen nutzen, erleidet die Branche laut einer McKinsey-Studie jährlich einen Umsatzausfall von 200 Milliarden US-Dollar.  

Dies bringt uns zu der Frage: Wie lässt sich das Ressourcenmanagement verbessern?

Wie kann man das Ressourcenmanagement verbessern? 

Der Schlüssel zu einem effektiven Ressourcenmanagement liegt darin, den Umfang des Projekts und den Ressourcenbedarf gründlich zu verstehen. Um dir dabei zu helfen, findest du hier einige Tipps zur Optimierung des Ressourcenmanagements.

Tipp Nr. 1: Sei proaktiv und behalte den Fortschritt im Auge

In den vorangegangenen Abschnitten hast du die typischen Phasen eines Software-Designprojekts kennengelernt, die Zoran beschrieben hat. Durch die Befolgung eines etablierten Prozesses kann Zoran Last-Minute-Hektik und Ressourcenknappheit bei zukünftigen Projekten vermeiden.

Auch wenn Ressourcenmanager nicht jedes mögliche Ergebnis vorhersehen können, kann proaktives Handeln und vorausschauende Planung ihnen helfen, Ressourcen klug zu verwalten.

Eine Möglichkeit, Ressourcen effizient zu verwalten, ist die Erstellung einer Ressourcenmanagement-Richtlinie. Hier sind einige Fragen, die deine Ressourcenmanagement-Richtlinie beantworten muss:

• Wer ist für das Management von Ressourcen verantwortlich? 
• Wie wirst du den Ressourcenbedarf bewerten?
• Wie wirst du Ressourcen zuweisen?
• Welche Verfahren wirst du einführen, um Ressourcenengpässe zu beheben?
• Welche Tools wirst du verwenden, um die Ressourcenauslastung zu überwachen?

Eine weitere Möglichkeit, proaktiv zu sein, ist die Antizipation zukünftiger Ressourcenbedürfnisse. 

Eine einfache Möglichkeit, zukünftigen Ressourcenbedarf zu antizipieren, ist die Verwendung eines Projektprognose-Tools wie Clockify. Die Software verwendet aktuelle Daten zu Budget, Zeit und Zeitplänen, um Vorhersagen darüber zu treffen, wie sich das Projekt voraussichtlich in Zukunft entwickeln wird.

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Tatsächlich bestätigt eine Fallstudie zur Optimierung des Ressourcenmanagements die Bedeutung der Schätzung des zukünftigen Ressourcenbedarfs zusätzlich. 

Ein IT-Firmeninhaber legt nämlich zu Beginn jedes Monats die monatlichen Schätzungen für Projekte fest, was ihm hilft, die Arbeitsstunden vorherzusagen, die das Team benötigt, um diese Schätzungen zu erreichen. Diese Gewohnheit hilft dem Inhaber, genau zu wissen, wie das Projekt läuft und ob es mehr Zeit in Anspruch nimmt als erwartet. Es hilft auch, eine Zeitmanagement-Kultur im Unternehmen zu etablieren.

Tipp Nr. 2: Offene Kommunikation und Koordination fördern

Obwohl Ressourcen- oder Projektmanager typischerweise für das Ressourcenmanagement verantwortlich sind, ist es wichtig, alle Stakeholder in den Prozess einzubeziehen. Abhängig von der Art des Projekts können die Stakeholder das Projektteam, die Personalabteilung, die Finanzabteilung und die Einkaufsabteilungen umfassen. 

Zusätzlich zur Schaffung eines kollaborativen Umfelds ist es wichtig, die kontinuierliche Kommunikation zwischen diesen Stakeholdern zu fördern.

Kontinuierliche Kommunikation macht es den Teammitgliedern leichter, Ressourcenbedarfe, Herausforderungen und Ideen zur Verbesserung des Ressourcenmanagements auszutauschen.

Laut Michael Shick, PMP und Assistenzprofessor für Projektmanagement an der Western Carolina University, muss die Grundlage für offene Kommunikation bereits in der Projektinitiierungsphase gelegt werden:

"Offene Kommunikation und Feedback tragen dazu bei, Missverständnisse zu verringern, was wiederum eine verbesserte Arbeitsleistung und Produktivität fördern sollte. Darüber hinaus trägt die offene Kommunikation zum Aufbau von Vertrauen und zur Förderung des Verständnisses bei, was die Bedeutung eines offenen Dialogs unterstreicht."

Wir sehen, wie wichtig fortlaufende Kommunikation und Koordination ist, wenn wir uns das oft zitierte Beispiel des Projekts Airbus A380 (des größten Passagierflugzeugs der Welt) ansehen.

Airbus hatte mehrere Designteams und Komponentenhersteller in verschiedenen Ländern mit der Fertigung des Airbus A380 beauftragt. Ein Mangel an klarer und transparenter Kommunikation zwischen den verschiedenen Teams führte zu mehreren Problemen während der Flugzeugproduktion. Infolgedessen litt das Projekt unter Verzögerungen, Kostenüberschreitungen sowie Material- und Personalmangel.

Tipp Nr. 3: Verfolge und überwache die Ressourcenauslastung regelmäßig

Die Ressourcenüberwachung und -kontrolle spielen eine entscheidende Rolle, um sicherzustellen, dass du die Ressourcen auf die bestmögliche Weise nutzt. 

Aber wie oft solltest du die Ressourcenauslastung überwachen? Eine Umfrage zur Ressourcenauslastung des Resource Management Institute (RMI) zeigt, dass die meisten Organisationen die Ressourcenauslastung auf wöchentlicher oder monatlicher Basis messen. Dies ist auch eine empfohlene Praxis.

Regelmäßiges Monitoring ist auch eine gute Möglichkeit, Probleme wie Unterauslastung oder Überauslastung von Ressourcen sowie ressourcenbedingte Verzögerungen oder Kostenüberschreitungen zu verhindern.

Beispielsweise können Unternehmen durch die Überwachung der Überstunden feststellen, wie diese verteilt werden und ob einige Mitarbeiter mehr Arbeit übernehmen können, damit andere keine Überstunden machen müssen. Dies kann helfen, Burnout vorzubeugen und die Mitarbeiter motiviert zu halten.

Darüber hinaus kann die Zeiterfassung für jede Aufgabe sehr dabei helfen, verschwendete Zeit zu erkennen und bei Bedarf zusätzliche Änderungen vorzunehmen. 

Tipp Nr. 4: Schulen der Ressourcenmanager

Ressourcenmanager benötigen ein breites Spektrum an Fähigkeiten – von projektmanagementbezogenen Kompetenzen bis hin zur Kommunikations- und Personalführungsfähigkeit. 

Eine Umfrage des RMI mit dem Titel Profession of Being an RM/RMO Leader zeigt jedoch, dass 92 % der Organisationen es als schwierig oder sehr schwierig empfinden, qualifizierte Ressourcenmanager zu finden. Und dies ist einer der Schlüsselfaktoren, der ein effektives Ressourcenmanagement behindern kann.

Die gute Nachricht ist, dass, wie bei den meisten anderen Fähigkeiten, Lernen und Üben die Schlüssel zur Beherrschung des Ressourcenmanagements sind.

Durch Investitionen in Schulungen zum Ressourcenmanagement können Organisationen ihre Belegschaft mit den wesentlichen Fähigkeiten ausstatten. Diese Schulungsinitiativen können umfassen: 

• Kurse in Methoden zur Ressourcenzuweisung, 
• Projektmanagement-Frameworks und 
• Entwicklung von Soft Skills.

Laut Elizabeth Harrin, erfahrene Projektmanagerin und Autorin von Managing Multiple Projects, liegt eine der größten Herausforderungen darin, sicherzustellen, dass alle Teammitglieder, insbesondere die weniger erfahrenen, die Möglichkeit zum Lernen haben. 

"Wir alle hätten gerne die besten, erfahrensten und am besten ausgebildeten Mitarbeiter in unseren Projekten, aber das würde bedeuten, dass Junior- und weniger erfahrene Mitarbeiter nie die Chance bekommen würden, ihre Fähigkeiten zu üben. Wenn Sie möchten, dass Ihre Mitarbeiter langfristig bei Ihnen bleiben, sollten Sie nach Möglichkeiten suchen, ihnen Erfahrungen zu bieten, die ihre Fähigkeiten erweitern und ihnen helfen, sich als Fachkräfte weiterzuentwickeln."

Ressourcen mit Clockify verwalten 

Warum benötigst du Tools wie Clockify für das Ressourcenmanagement? Hier ist ein zwingender Grund: Die oben erwähnte RMI-Umfrage zur Ressourcenauslastung ergab, dass der Mangel an Automatisierungstools einer der größten Hinderungsgründe für ein effektives Ressourcenmanagement ist. 

Überraschenderweise gaben 57 % der Befragten an, sich trotz der Verfügbarkeit von Ressourcenmanagement-Tools auf Tabellenkalkulationen zu verlassen.

Als Ressourcenmanagement-Software strafft Clockify verschiedene Aspekte des Ressourcenmanagements. Von der Planung von Aufgaben bis zur Verfolgung des Projektfortschritts gibt es viele Funktionen, die dir helfen, das Ressourcenmanagement zu beschleunigen. Sehen wir uns an, wie das funktioniert.

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Die Zeiterfassungssoftware, die Millionen benutzen. Clockify ist eine Zeiterfassungs-App mit digitalen Stundenzetteln, mit der du Arbeitszeiten für Projekte erfasst.

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Clockify ermöglicht es dir, deine Projekte und Meilensteine zu planen und zu visualisieren. Du kannst:

• Deine Projekte nach Kunden organisieren, 
• Aufgaben innerhalb dieser Projekte erstellen und 
• Die Zeitpläne für jede Aufgabe und jedes Projekt festlegen.

Mit Clockify kannst du schnell feststellen, wer in deinem Team beschäftigt und wer für neue Zuweisungen verfügbar ist. Später kannst du ganz einfach neue Aufgaben zuweisen und Arbeitspläne definieren. Diese Transparenz ist entscheidend für die Ressourcenzuweisung und stellt sicher, dass die Arbeit gleichmäßig verteilt wird.

Teste Clockify noch heute

Clockify bietet Zeiterfassungsfunktionen – damit dein Team seine Stunden genau protokollieren kann. Diese Funktion hilft dir, den Arbeitsfortschritt, die Produktivität und die Zeitauslastung zu überwachen.

Dieses Tool ermöglicht es dir außerdem, Budgets für jede Aufgabe und jedes Projekt festzulegen. Anschließend kannst du die tatsächliche mit der geschätzten Zeit und den Ausgaben verfolgen und vergleichen, um das Ressourcenmanagement zu optimieren.

Fazit: Vorausschauend planen und verfolgen, um das Ressourcenmanagement zu optimieren

Angesichts der Einschränkungen in Bezug auf Zeit, Geld und Personal in der heutigen Geschäftswelt ist ein effektives Ressourcenmanagement der Schlüssel zum Projekterfolg. 

Um sicherzustellen, dass du deine Ressourcen optimal nutzt, solltest du Folgendes beachten: 

• Verstehe den Projektumfang, 
• Plane vorausschauend, 
• Weise Ressourcen klug zu und 
• Verfolge die Ressourcennutzung kontinuierlich. 

Durch die Implementierung der von uns aufgeführten Strategien kannst du nicht nur das Ressourcenmanagement optimieren, sondern auch die Produktivität steigern und dir einen Wettbewerbsvorteil verschaffen.

Vor allem solltest du deine Ressourcen strategisch scharf im Auge behalten und in die Schulung von Ressourcenmanagern investieren. Nun bist du auf dem besten Weg, deine Unternehmensziele zu erreichen.